Por Márcio Raphael
ÍINDICE Fórmulas... 3 Funções... 6 Funções Soma, Média, Máximo e Mínimo... 6 Funções Maior e Menor... 7 Função Se... 8 Exercício... 9 Função Se Aninhada... 10 Função Concatenada... 10 Sobre o autor... 11 2
FÓRMULAS Quando você trabalha com valores numéricos no Excel, você pode calculá-los usando fórmulas matemáticas adaptadas para o Excel. Por exemplo: =20+95-30/20*50 Ao digitar uma fórmula, comece sempre com o sinal de igual (=), pois é ele que vai dizer ao Excel que o que você está digitando é uma fórmula. Operadores matemáticos: + adição - subtração * multiplicação / divisão ^ elevação No exemplo acima, a fórmula foi usada com números inteiros, essa opção lhe dá o resultado correto, mas não é a mais recomendada na maioria dos casos. Veja a seguir, um exemplo mais recomendado de fórmula: =B2+C2*D2/E2 Neste caso, ao invés de colocarmos o número inteiro, colocamos o nome da célula onde está o número calculado. Esse recurso é chamado de referência. Dica: Usando o Auto-preenchimento, numa seqüência de células, você faz a fórmula na primeira célula e preenche as células adjacentes. O resultado é calculado automaticamente. E mais: depois dá fórmula pronta, você pode mudar o conteúdo das células calculadas que o resultado da fórmula é atualizado automaticamente. 3
Referência Relativa e Absoluta Na criação de uma fórmula, podemos usar duas maneiras diferentes para fazer referência a uma célula. A Referência Relativa é a utilização do nome real da célula dentro de uma fórmula ou função, como visto no exemplo acima. Este recurso deixa as células livres na fórmula. Quando você usa o recurso de auto-preenchimento, as referências de cada fórmula autopreenchida se adapta à posição da célula preenchida. Em outras palavras, depois da primeira fórmula ou função ser escrita, basta usar o auto-preenchimento para aplicá-la às células adjacentes. Na figura abaixo, o auto-preenchimento irá calcular automaticamente a Média dos alunos que estão abaixo do aluno de nome Josicleide. Alça que realiza, através do clique e arraste, o auto-preenchimento No exemplo acima, as fórmulas auto-preenchidas tiveram suas referências modificadas de acordo com a linha em que elas estavam. Isso acontece porque o Excel, a cada célula auto-preenchida, incrementa mais uma coluna ou linha nas referências da fórmula ou função da linha anterior. A Referência Absoluta prende a referência impedindo que o auto-preenchimento altere seu estado. Para que isso aconteça, você deve bloquear a referência colocando o caractere cifrão ($) na referência a ser definida como absoluta. Veja um exemplo: =B2+$C$2 No exemplo acima, a referência B2 é relativa, ou seja, será alterada para B3, B4, B5, etc. quando usarmos o auto-preenchimento. A referência C2 é absoluta, portanto, não sofrerá alteração. $C$2 Ao bloquear a Célula, coloque o cifrão ($) antes da letra e antes do número da referência. 4
Alça que realiza, através do clique e arraste, o auto-preenchimento Os preços em Dólar são multiplicados por um único valor, o Dólar Comercial Os resultados são corrigidos automaticamente com a mudança de valor do Dólar Comercial No exemplo acima, o Preço R$ teve em sua fórmula uma referência absoluta à célula C4 ($C$4). Com isso, o auto-preenchimento manteve esta referência intacta nas fórmulas das células abaixo, possibilitando que todas as linhas da coluna Preço $ fossem multiplicadas pela única linha da coluna Dólar Comercial. 5
FUNÇÕES Funções são fórmulas automáticas que o Excel oferece para economizar tempo e facilitar a o manuseio do poder de desenvolvimento de soluções pelo usuário. Por exemplo: Ao invés de você digitar =B2+C2+D2+E2+F2, você só digita =soma(b2:f2). Vamos aprender as funções Soma, Média, Máximo, Mínimo, Maior, Menor, Se. Todas as funções podem ser inseridas de maneira automática através do menu Inserir Função ou através do botão, mas nesse tutorial você vai aprender a escrever a função diretamente na célula, maneira mais simples de faze-la. Funções Soma, Média, Máximo e Mínimo Esse grupo de funções possui a mesma maneira de ser escrita, a única diferença entre elas é no que elas fazem e o nome delas. Soma soma um intervalo de células; Média calcula a média de um intervalo de células; Máximo retorna o valor máximo de um intervalo de células; Mínimo retorna o valor mínimo de um intervalo de células; A sintaxe, estrutura, dessas funções é : =função(intervalo), veja dois exemplos: =soma(a1:e2) soma os valores que estão nas células A1 até E2. =soma(a1;e2) soma os valores que estão nas células A1 e E2. Obs.: A maneira de escrever é igual para todas as funções, mudando somente o nome da função usada. repare que nos intervalos dos exemplos acima, foram usados : e ; para criar o limite do intervalo, onde: : até ; e 6
Funções Maior e Menor Essas duas funções possuem a mesma maneira de serem escritas, diferindo somente nas suas formas de aplicação. Maior: retorna o 2, 3, 4... etc. maior valor de um intervalo de células. Menor: retorna o 2, 3, 4... etc. menor valor de um intervalo de células. A sintaxe, estrutura, dessas funções é : =função(intervalo;k), sendo K igual a ordem procurada. Veja os exemplos: =maior(a1:e2;2) procura o 2 maior valor das células A1 até E2. =menor(a1:e2;3) procura o 3 menor valor das células A1 até E2. repare que nos intervalos dos exemplos acima, o : marcou o limite do intervalo calculado e o ; separou os critérios: : separador de intervalo ; separador de critérios Obs.: O separador de intervalo : representa até, como na função Soma, por exemplo. Há casos em que o intervalo possui células avulsas, onde há necessidade do separador de intervalos que represente o e. Neste caso, colocamos o intervalo entre parênteses ( e ), veja o exemplo: =maior((a1;a3;b5;d6);3) procura o 3º maior valor das células A1, A3, B5 e D6. 7
Função SE Essa função é totalmente diferente, pela sua maneira de escrever e sua funcionalidade. Se: executa um teste (que normalmente é um critério de escolha ou um limite, dependendo da situação), se esse teste for bem sucedido, a função retorna um valor verdadeiro, caso contrário, se o teste der falso, a função retorna um valor falso. A sintaxe, estrutura, dessas funções é : exemplos: =se(teste;verdadeiro;falso). Veja dois =se(b2>50; bom ; ruim ) se na célula B2 tiver um número maior que 50, o resultado será Bom, caso contrário, Ruim. =se(b2>=100; ótimo ; ruim ) se na célula B2 tiver um número maior ou igual a 100, o resultado será Ótimo, caso contrário, Ruim. Quando você escrever o teste, use bem os operadores de comparação! < menor que > maior que < = menor ou igual a > = maior ou igual a = igual a < > diferente de 8
EXERCÍCIO Digite a planilha abaixo e faça o que se pede: B11: Use a função Máximo usando as notas dos bimestres no intervalo da função. B12: Use a função Mínimo usando as notas dos bimestres no intervalo da função. E11: Use a função Maior usando as notas dos bimestres no intervalo e 2 na ordem da função. E12: Use a função Menor usando as notas dos bimestres no intervalo e 2 na ordem da função. Média: Calcule a Média das notas de cada aluno. Situação: Se a média for maior ou igual a 6, o aluno será APROVADO, caso contrário, será REPROVADO. Sintaxe das funções: Soma Média Máximo Mínimo Maior Menor =função(intervalo) =função(intervalo;ordem) Se =função(teste;verdade;falso) 9
Função Se Aninhada A função Se possui somente duas opções de resultado: Verdadeiro ou Falso. Em casos onde precisamos ter mais de duas alternativas, precisamos usar uma função Se como valor Verdadeiro ou Falso. Veja o exemplo: Solução Função para o INSS do primeiro funcionário: Problema Para calcular o INSS de cada funcionário, é necessário testar se seu salário é menor que 500,00, entre 500,00 e 1000,00 ou maior que 1000,00 reais. Três possíveis casos de resposta para uma única célula. =SE (B4 < 500 ; B4*$G$4 ; SE (B4 < 1000 ; B4*$G$5 ; B4*$G$6) ) Lembrete: A sintaxe da função Se é =se(teste;verdadeiro;falso). A solução acima resolve, inicialmente, se o salário é menor que 500 reais. Se esse primeiro teste for verdadeiro, ele cai no resultado Verdadeiro calculando o INSS com base na célula G4. Se o salário for maior que 500 reais, a função SE cai no resultado Falso onde há outra função SE que testará se o salário é menor que 1000 reais. Se este segundo teste for verdadeiro, ele cai no resultado Verdadeiro calculando o INSS com base na célula G5. Se o salário for maior que 1000 reais, a função SE já terá descartado os dois testes e cairá no resultado Falso da segunda função SE, onde o INSS será calculado com base na célula G6. Após o primeiro INSS ser calculado, basta usar o auto-preenchimento para que o Excel calcule o INSS dos demais funcionários. Função Concatenada Podemos usar uma função como parâmetro de outra, aumentando as possibilidades na solução de problemas. Veja os exemplos: =SOMA(MÉDIA(D4:D6);B4:B9) Soma o valor da Média das células D4 até D6 com o valor das células B4 até B9. =SE (B4<500 ;SOMA(A1:A10);MÉDIA(A1:A10)) Se o valor da célula B4 for menor que 500, será calculada a soma de A1 até A10, caso contrário, será calculada a média de A1 até A10. 10
Sobre o autor Márcio Raphael Rigues, hoje, é Diretor Executivo do Grupo Rapha Soluções e ministrou aulas de introdução à informática básica e intermediária, Excel avançado, design digital, webdesign, manutenção de computadores, redes de computadores, Linux básico, OpenOffice e programação de computadores de 2001 a 2007 em diversos cursos. Universitário, iniciou o curso de Licenciatura Plena em Computação em 2005 e hoje cursa o 6º período com 22 anos. 11