Nome: N. Série: Gestão do custo do projeto A gestão do custo é representada pelos processos necessários para cumprimento do orçamento. São eles o Planejamento dos Recursos, a Estimativa dos Custos, o Orçamento dos Custos e o Controle dos Custos. Planejamento dos Recursos Utiliza a EAP, informações históricas (Benchmark), a declaração do escopo e a descrição dos recursos físicos necessários para a realização das tarefas, este processo determina quais recursos serão alocados. Os recursos podem ser pessoas, máquinas ou materiais. O resultado deste processo é a lista de recursos para cada tarefa da EAP. Estimativa de Custos Os custos são originados pela utilização de recursos, sejam eles de qualquer natureza. Com a EAP, lista de recursos necessários e seus requisitos, taxas de custo dos recursos, estimativas de duração das tarefas e informações históricas, monta-se a estimativa de custos do projeto. O plano de gestão do custo será o resultado deste processo. O PLANO DE GESTÃO DOS CUSTOS formaliza todos os procedimentos a serem adotados para efetiva administração dos custos do projeto. Devem estar documentados a forma de gerenciamento dos custos, como lidar com as alterações nos custos, plano de contingência para uma necessidade de investimento ou capital imprevista, periodicidade de revisão do orçamento, periodicidade de revisão do plano de 1
gerenciamento de custos e responsáveis pela gestão dos custos e controle dos mesmos. Orçamento dos custos Neste processo utiliza-se a EAP, o cronograma do projeto e a estimativa de custos do projeto. Cada tarefa será valorizada com seu respectivo custo previsto, e o resultado será uma linha de base para acompanhamento do desempenho do projeto, assim como o fluxo de caixa do mesmo. Controle dos Custos Os dados capturados com o andamento do projeto, no apontamento do cronograma, por exemplo, a linha de base do custo, os relatórios de desempenho, as solicitações de alterações e o plano de gerenciamento de custos são os componentes utilizados no controle dos custos. Qualquer alteração nos custos do projeto, seja por solicitação direta de alguma parte envolvida, seja como decorrência indireta de alteração das outras gestões, como alteração nos prazos, por exemplo, deverá ser documentada, ser de conhecimento dos responsáveis pelo projeto, e ainda receber aceite dos mesmos. O sistema de controle de alterações nos custos definido no plano de gerenciamento de custos deverá ser respeitado. O controle dos custos envolve, portanto: Acompanhar a evolução dos custos do projeto, capturar informações para mensurar os desvios no projeto através da comparação do realizado com a linha de base, não permitir alterações nos custos previstos sem a devida autorização dos responsáveis pré-definidos no plano de gestão dos custos, propor correções e alterações necessárias conforme o plano de gestão de 2
custos e manter as partes envolvidas cientes das alterações em curso. Uso de ferramentas de software para a gestão do custo do projeto O Gantt Project 2.0.10 que é a versão utilizada neste curso de Aplicativos para Projetos, não disponibiliza recursos para o gerenciamento de custos do projeto de acordo com as pesquisas realizadas sobre a ferramenta portanto para realizar a gestão de custos automática através do software é necessário usar outra ferramenta, neste caso exemplificamos o uso do MS Project usado para o gerenciamento da maioria dos projetos, entretanto o software é pago e pode prejudicar o próprio custo do projeto. Recomenda-se o uso de planilhas eletrônicas geradas a parte para o controle do fluxo de caixa do projeto, nos trabalhos realizados com o Gantt Project. Gerenciamento do Valor Agregado EVM (Earned Value Management) do Projeto É um método de medição e registro do desempenho de projetos baseado em gastos planejados, gastos reais e desempenho técnico alcançado a uma data. O método de medição do desempenho do Valor Agregado fornece o cálculo de variações e índices de desempenho. A partir dessas medições, definir o estado atual e o desempenho do projeto, e predizer o desempenho futuro, baseado no desempenho anterior do projeto. 3
Retorno do investimento em projetos de software R$ 00 R$ 00 Meses: 2 6 8 10 Análise Design Implem. Testes Implan. 12 1 Saldo: R$ 200 R$ 200 R$ 200 R$ 200 R$ 200 Total: - R$ 200 - R$ 00 - R$ 600 - R$ 800 - R$ 1000 - R$ 600 - R$ 200 Ilustração 1: Fluxo de caixa tradicional. Um projeto de software é um investimento. O cliente investe uma certa quantidade de recursos na expectativa de obter um retorno dentro de um corto prazo. Este retorno pode se materializar de diferentes formas, tais como: Aumento de vendas Melhoria na qualidade de seus produtos Racionalização da produção Redução de custos Abertura de um novo canal de relacionamento com os clientes A grande maioria dos projetos pode ser desenvolvida de modo que subconjuntos de funcionalidades possam ser entregues de tempos em tempos, permitindo que o software seja utilizado pelos seus usuários rapidamente. Assim, no primeiro release os usuários terão acesso apenas a um subconjunto de funcionalidades que gera algum tipo de benefício. No segundo release, os usuários passarão a contar com mais funcionalidades e novos benefícios e assim segue o projeto até a conclusão. A cada release os usuários têm acesso a novas funcionalidades e novos benefícios. Esta estratégia tem diversas vantagens em relação a estratégia
de ter apenas um release ao final do projeto, como é frequente no desenvolvimento tradicional, pois trabalhar com releases curtos é uma forma de melhorar o fluxo de caixa do projeto. R$ 50 R$ 100 R$ 150 R$ 200 R$ 300 R$ 00 R$ 00 Meses: 2 6 8 10 Release1 Release2 Release3 Release Release5 12 1 Saldo: R$ 200 R$ 200 R$ 200 R$ 200 R$ 200 Total: - R$ 150 - R$ 250 - R$ 300 - R$ 300 - R$ 200 R$ 200 R$ 600 Ilustração 2: Fluxo de caixa sugerido ao implementar a metodologia XP. 5