Produção - White Paper Este documento descreve como um mercado dinâmico pode ser aproveitado para conseguir uma posição vantajosa. Tópicos: Como se responde à necessidade de efectuar mudanças à última da hora Flexibilidade permanente no planeamento da produção Como capitalizar oportunidades tomando decisões em conjunto com parceiros Exemplos de como a Microsoft Business Solutions está a colaborar com fabricantes, com o objectivo de aumentar a sua capacidade de resposta Um resumo das soluções Microsoft Business Solution Índice Beneficiar com a mudança 1 Como transformar a mudança em benefício? 2 Como é que a flexibilidade o torna mais produtivo? 3 Como é que a colaboração pode ajudar? 4 Microsoft Business Solutions 8 Conclusão 9 Para mais informações 9 Glossário 11 Beneficiar com a mudança Ao longo da última década, as novas tecnologias trouxeram aos fabricantes a oportunidade de fazer novos negócios. Os produtores utilizam a tecnologia para responder à crescente procura de produtos personalizados, para se tornarem mais competitivos, para conseguir negócios globais e gerir negócios com mais eficiência. Mas o ritmo mais rápido dos negócios requer uma resposta mais rápida. Este documento resume a visão da Microsoft Business Solutions sobre a forma como os fabricantes de hoje podem ganhar este desafio. Explica como e porquê acreditamos que é possível aproveitar o dinamismo do mercado para conseguir ainda mais benefícios. Apresenta exemplos de fabricantes que se tornaram mais reactivos e mais lucrativos, com as soluções Microsoft Business Solutions. White Paper, 01.01.2003 1
Como transforma a mudança em benefício? As coisas mudaram muito desde 1909, quando o fabricante pioneiro Henry Ford disse: Qualquer cliente pode ter o carro pintado da cor que desejar, desde que seja preto. Então nesta última década, a produção mudou de forma abismal. Quando todos, desde os órgãos de decisão aos parceiros e clientes, têm acesso em tempo real 4 a informações relevantes, é mais fácil a reorganização, para conseguir responder a novas exigências e em constante alteração. Os órgãos de decisão podem aumentar a eficiência operacional, adaptando a produção às exigências do mercado. A sua empresa pode tornar-se mais reactiva ao mercado, trabalhando Era normal a cadeia de valor 1 preocupar-se apenas com a eficiência: obter o máximo de saída da produção. Hoje em dia, as palavras-chave são flexibilidade e velocidade. Para poder competir no mercado de produção actual, tem de ter flexibilidade contínua.2 A sua empresa tem de se ajustar continuamente a um mercado volátil em constante pro-activamente com os seus parceiros. Pode conseguir a fidelidade dos clientes com produtos personalizados, mas também com informações sobre produtos relacionados. (Por exemplo, pode ajudar os seus parceiros a desenvolver uma nova linha de produção, assegurando uma mais rápida introdução dos novos produtos no mercado.) alteração. No passado, podíamos prever alterações. Hoje em O aumento da concorrência global, a aceleração das alterações tecnológicas e as exigências dos clientes criaram um ambiente mais complexo, mais incerto e de aplicação intensiva de conhecimento. Como resposta, os fabricantes procuram aumentar a flexibilidade," escreveram Qingyu Zhang e Mei Cao na revista APICS. 3 dia a velocidade e a constância das alterações requerem a capacidade de lidar com o inesperado. É necessário lidar com desenvolvimentos não previstos, tais como a dissolução de um canal de distribuição, ou súbitas alterações na procura. É necessária uma flexibilidade permanente. 1 Gestão da cadeia de valor: gestão da rede de partes envolvidas numa relação fornecimento/procura, que contribui para o movimento de materiais do fornecedor para o cliente, passando pela produção. 2 Flexibilidade permanente: capacidade de responder rápida e eficientemente a uma variedade de exigências de mercado, optimizando o fluxo de informação dentro da empresa e para parceiros e clientes. 3 "Building Flexibility into the Organization," APICS Magazine, November/December 2001 4 Tempo real: operações que ocorrem de acordo com a percepção humana do tempo. Por exemplo, quando uma pessoa regista uma factura num sistema de software comercial e esta se torna instantaneamente visível para todos os utilizadores desse sistema. White Paper, 01.01.2003 2
Como é que a flexibilidade o torna mais produtivo? O planeamento flexível aumenta a eficiência Se nunca existissem alterações de última hora na produção ou mudanças na procura do mercado, não haveria necessidade de alterar a produção. Os fabricantes sempre tiveram que ser flexíveis. Mas no passado, esta flexibilidade tinha a ver com a optimização interna do processamento de Tomar decisões correctas requer transparência 6. Os órgãos de decisão devem ter acesso directo a informações on-line para poderem reorganizar a produção de modo a responder às novas exigências em constante mudança, incluindo alterações de última hora. As empresas necessitam de planificar para conseguir uma utilização óptima de recursos e processos, com base em previsões de procura do mercado. Por exemplo, se previrmos várias encomendas que irão ter processos de fabrico comuns, podemos juntar as ordens de produção para obter uma maior eficiência. encomendas e do fluxo dos materiais. Hoje é necessário ser continuamente flexível para nos ajustarmos às rápidas alterações e exigências do mercado. A transparência ajuda-o a responder às alterações na procura Também é importante estar preparado para alterar os processos de produção rapidamente, com base em "A gestão tem de alterar o modo como vê e serve os mercados," escreve o consultor de gestão de cadeias de valor R. Michael Donovon. "Os métodos de ontem já não são suficientes, especialmente para as empresas que procuram aumentar a sua quota de mercado. À medida que cada vez mais empresas desenvolvem novos modelos de cadeias de valor, a exigências de um cliente individual. Se lida directamente com os clientes, tem de responder aos seus pedidos pessoais, para conseguir a sua fidelidade. Assim, quanto mais próxima do mercado for a sua posição na cadeia de valor, mais terá de lidar com alterações de última hora requeridas por clientes. gestão tem de tomar as decisões correctas ou arrisca-se a ficar para trás." 5 Uma forma de responder rapidamente a exigências de clientes é através da produção Just-in-Time (JIT) 7 5 "E-Supply Chain: Prerequisites to Success," IT Toolbox Supply Chain, October 2001 6 Transparência: um nível de acesso a informações que permitem às empresas coordenar a interacção com a cadeia de fornecimento para obter o máximo de eficiência e adaptar planificações às necessidades do mercado. 7 Just-in-Time: método de fabrico que dá a maior importância ao funcionamento do sistema, onde os materiais são trazidos para o White Paper, 01.01.2003 3
. A produção JIT depende da colaboração dos fornecedores para melhorar a previsão da procura e sincronizar a entrega. Ajuda a reduzir o inventário e a aumentar a velocidade de produção. Existe, no entanto, um lado menos bom. Um inventário menor tem as suas consequências quando ocorre o inesperado e não há produtos alternativos em stock. O que, juntamente com alterações inesperadas em encomendas de clientes, requer um processo de decisão mais rápido. É necessário alterar processos de produção rapidamente (por exemplo, criar alternativas para quando ocorrem avarias em máquinas ou alterar a estratégia de aprovisionamento 8 para certos componentes. As suas informações devem ser suficientemente transparentes e a sua organização suficientemente flexível para alterar rapidamente processos de produção. Tem de ser possível alterar todos os planos gerais de produção com base em exigências de mercado, e responder a necessidades individuais de clientes. Um bom exemplo Marel Marel, um fabricante líder na indústria de maquinaria de processamento de alimentos, conseguiu reduções bastante significativas no inventário e em tempo de processamento, com a ajuda de Microsoft Business Solutions. Agora podem optar entre processos mais eficientes e mandar produções ou sub-produções para empresas sub-contratadas fora do país. Como é que a colaboração pode ajudar? A transparência dentro da empresa permite uma flexibilidade permanente no planeamento da produção. Outro factor decisivo na optimização do planeamento é a troca de informações com os parceiros, através da colaboração na cadeia de valor. 9 Para responder às exigências de um mercado cada vez mais imprevisível, é necessário promover uma melhor colaboração com os parceiros. Produzir produtos mais variados. Processar encomendas individuais mais eficazmente e a um ritmo mais rápido. A combinação destas exigências implica que não é possível fazer tudo sozinho. Não só é necessário trabalhar mais eficientemente em todos os departamentos, como também pro-activamente com local de trabalho apenas quando são necessários. Para tal, cada operação tem de ser sincronizada com as operações seguintes. 8 Estratégia de aprovisionamento: Uma aproximação estruturada aos processos de decisão de compra, no qual são equacionados os custos e benefícios relativos a produzir internamente, fazer outsource ou simplesmene abandonar 9 Colaboração na cadeia de valor (Supply Chain Collaboration, SCC): optimização do fluxo de informação e capacidades de selfservice através da automatização e interacção com parceiros e clientes. Electronic Data Interchange (EDI): a transferência electrónica de dados, entre empresas que normalmente utilizam diferentes sistemas. White Paper, 01.01.2003 4
os seus parceiros. Uma rápida e eficaz troca de informações ajuda a responder ao ritmo veloz das exigências do mercado. fornecedor, o que os ajuda a responder mais eficazmente aos clientes. Também lhes oferece informação em tempo real acerca de necessidades dos clientes, o que lhes permite planificar melhor. Se "A visibilidade interna das informações empresariais cruciais é apenas o primeiro passo na optimização da cadeia de valor," escreve Seema Phull. 10 "Para usufruir totalmente dos benefícios da optimização de o planeamento revelar que não têm capacidade interna para satisfazer o pedido do cliente, podem produzir num esquema de outsource 12 num dos seus parceiros. processos internos, os negócios devem também ter Também é possível responder à rapidez dos negócios em conta a necessidade de comunicação interempresarial, efectiva e atempada, com parceiros comerciais." Um bom exemplo Southfield Packaging A Southfield Packaging capitalizou novas Responder a oportunidades Quando existe uma boa troca de informações com parceiros, a planificação torna-se mais eficiente e a capacidade para responder rapidamente a alterações inesperadas aumenta. Uma boa troca de informações actualizadas permite tomar decisões concertadas que o ajudam a aumentar a flexibilidade e a tirar partido das oportunidades. oportunidades com a ajuda de Microsoft Business Solutions. Esta empresa colabora com os seus fornecedores em projectos que não seriam rentáveis se fossem suportados pelos fornecedores independentemente. A solução permite à Southfield trabalhar de perto com os fornecedores, ligando os materiais desses fornecedores no centro de produções à sua informação de gestão financeira, oferecendo-lhes assim uma visão em tempo real, à Por exemplo, algumas empresas estão a utilizar o XML como base para um intercâmbio de dados electrónicos (Electronic Data Interchange - EDI) 11 de baixo custo com parceiros que utilizam diferentes sistemas informáticos comerciais. Recebem informações actualizadas acerca do inventário do 10 "Shining the Light on Supply Chain Management," Midrange Enterprise, January 2001 11 EDI: transferência electrónica de dados, frequentemente entre empresas que utilizam diferentes sistemas. distância de apenas um clique de rato. colaborando com as chamadas empresas virtuais 13. Por exemplo, diferentes entidades comerciais de diferentes empresas podem usar Tecnologia Web 14 12 Outsource: fornecer serviços ou produzir através de outro fornecedor ou fabricante, com o objectivo de reduzir custos. 13 Empresas virtuais: grupos de funcionários de empresas diferentes que colaboram num determinado trabalho, mas que regressam às suas empresas uma vez concluída a tarefa. 14 Tecnologia Web: tecnologia que torna possível efectuar processos de negócio através de uma rede de computadores. White Paper, 01.01.2003 5
para trabalhar em conjunto temporariamente no lançamento de um produto novo e altamente especializado sem grandes investimentos em R&D, produção e vendas. Um bom exemplo Centor Products A Centor Products, um fabricante de calhas para portas de correr, melhorou o seu serviço a clientes detectando problemas antes de estes afectarem os clientes. O sistema fornecido pela Microsoft Business Solutions oferece aos funcionários em toda a A informação de qualidade aumenta a fidelidade do cliente A transparência ajuda a conseguir uma maior flexibilidade em processos de tomada de decisão, incluindo decisões em conjunto com outras empresas. Isto acaba por contribuir para aumentar a qualidade das suas ofertas aos clientes. Quando toda a gente na empresa tem acesso a informações exactas e actualizadas, os serviços fornecidos aos clientes melhoram. O gestor de produção pode determinar exactamente que encomendas são afectadas se houver alterações num qualquer ponto da produção. Os funcionários do back office podem responder instantaneamente a pedidos de informações de clientes relativamente à situação de encomendas. E é sempre possível fornecer aos clientes informações precisas quanto à data, hora e custo de entregas. empresa o acesso a informações em tempo real como vendas facturadas, encomendas abertas e níveis de inventário. David Bovet e Joseph Martha escrevem, sobre aquilo que eles chamam rentabilidade líquida: Uma cadeia de valor tradicional é pensada para satisfazer a exigência de clientes com uma linha fixa de produtos, relativamente indiferenciados, com uma saída do tipo one-size-fits-all e um serviço médio para clientes medianos. Uma rede optimizada vê cada cliente como um cliente único. 15 É possível passar o valor da informação aos clientes através de uma interacção personalizada. Hoje, muitas empresas oferecem aos seus clientes um selfservice on-line personalizado onde podem, por exemplo, criar e configurar encomendas e consultar o estado actual dessas encomendas. As empresas começaram a utilizar portais 16 para oferecer aos seus fornecedores, funcionários e clientes, acesso a Ajudar os clientes a ajudarem-se a si mesmos Num livro recentemente publicado acerca de como aumentar lucros a partir da cadeia de distribuição, 15 Value Nets: Breaking the Supply Chain to Unlock Hidden Profits, Mercer Management Consulting, 14 Abril, 2000 16 Portais: soluções cooperativas que utilizam a Internet para oferecer interacção self-service e acesso a informação para parceiros comerciais e clientes através da Internet. White Paper, 01.01.2003 6
informações personalizadas e funcionalidades que correspondam às suas necessidades específicas. O acesso on-line ajuda a desenvolver a fidelidade dos clientes oferecendo-lhes informações actualizadas e precisas, e visibilidade sobre a cadeia de valor. Transformando a sua informação num bem que pode oferecer aos seus clientes, transforma o seu conhecimento e experiência numa vantagem competitiva poderosa. White Paper, 01.01.2003 7
Microsoft Business Solutions da Internet: Optimização das interacções pela automatização das aquisições e vendas a fornecedores e clientes chave sem ter de implementar um complexo sistema EDI (Intercâmbio de dados electrónicos). Acesso self-service 24 horas por dia de qualquer parte do mundo para clientes, fornecedores, funcionários e parceiros. Capacidade de colaboração com clientes e fornecedores importantes, incluindo outsourcing e cooperação sob a forma de empresas virtuais. Um planeamento efectivo com a Microsoft Business Solutions Todos os sistemas Microsoft Business Solutions são totalmente integrados. As áreas de aplicação de gestão financeira, produção, distribuição, customer relationship management, e-business e integração de informações são todas centralizadas. Isto torna mais fácil administrar e adaptar a sua solução. A Microsoft Business Solutions oferece a flexibilidade necessária para uma constante optimização do negócio. Permite identificar rapidamente as máquinas de maior capacidade e os funcionários com mais tempo livre. Torna possível adaptar o processo de fabrico à procura actual, através das estratégias Just-in-Time, make-to-stock, make-to-order ou uma A Microsoft Business Solutions ajuda-o a gerir processos distribuídos por diferentes departamentos e zonas geográficas. O acesso a informações actualizadas sobre material e cash flow garante uma rápida visão geral do negócio e oferece uma base necessária para a tomada de decisões cruciais. A lógica de um negócio integrado a partir do sistema informático de gestão ajuda a aproveitar o potencial combinação delas. A Microsoft Business Solutions também permite colaborar com parceiros e clientes, porque a sua tecnologia suporta a troca de informações e a integração de processos de fabrico. E ainda, torna fácil e rápido conhecer o progresso de uma determinada encomenda em todo o processo sem ter de procurar produtos no inventário ou na linha White Paper, 01.01.2003 8
de produção. Os vendedores podem fornecer aos clientes, em qualquer momento, o estado de uma encomenda e os operadores de máquinas podem facilmente ver as consequências de uma reordenação de prioridades. Conclusão Para melhorar a eficiência operacional e aumentar a fidelidade dos clientes num mercado cada vez mais Desde o escritório da administração a quem trata com os fornecedores ou quem lida directamente com eles, todos passam a ter uma visão global do negócio e, ao mesmo tempo, um conhecimento detalhado de produtos e acesso a informações financeiras. Assim conseguirá aproveitar o máximo das capacidades da sua empresa, trabalhar com mais eficácia com parceiros, e desenvolver um espírito de fidelidade junto dos seus clientes. intenso e complexo, é necessária uma permanente flexibilidade. Todos na sua empresa têm de ter acesso a informações em tempo real, que os ajude a melhorar o desempenho das suas tarefas. É necessário tornar as informações do negócio mais flexíveis em termos de planeamento, integração de processos de fabrico com parceiros, e serviços a clientes. O que é realmente necessário para transformar a mudança em benefício? É necessário dotar a sua empresa da capacidade de satisfazer as exigências dos clientes. Tem de explorar as tecnologias para acertar o passo com os seus parceiros. Tem de estar preparado para o imprevisto e para as alterações de última hora do mundo de negócios de hoje. A flexibilidade permanente ajuda a trabalhar com mais eficácia, tanto na empresa como com parceiros e clientes. Permite adaptar a planificação da produção à procura real e satisfaz as necessidades individuais dos clientes em constante mudança. Para mais informações Se desejar mais informações acerca de Microsoft Business Solutions ou se preferir ser contactado por um parceiro local, ligue para o número 21 440 7760 ou visite o nosso website em www.microsoft.com/portugal/mbs. Há que acompanhar a rapidez do mercado para conseguir trocar informações com parceiros. É necessário aumentar a importância do papel de quem quer servir, oferecendo informações on-line aos clientes. Acerca da Microsoft Business Solutions A Microsoft Business Solutions, que é composta por Great Plains, Microsoft bcentral e Navision, oferece um vasto leque de aplicações comerciais concebidas para ajudar pequenas e médias empresas a ficar mais próximas dos seus clientes, funcionários, White Paper, 01.01.2003 9
parceiros e fornecedores. As aplicações Microsoft Business Solutions automatizam processos comerciais end-to-end nas áreas financeira, de distribuição, contabilidade de projectos, comércio electrónico, recursos humanos e salários, produção, cadeia de valor, integração de dado, vendas, e gestão de marketing, e ainda serviços e apoio ao cliente. Pode obter mais informações acerca da Microsoft Business Solutions em http://www.microsoft.com/businesssolutions Copyright 2002 Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. Microsoft e Great Plains são marcas registadas da Microsoft Corporation ou Great Plains, Inc. nos Estados Unidos e noutros países. A Great Plains, Inc. é uma subsidiária exclusiva da Microsoft Corporation. Navision é uma marca registada da Microsoft Business Solutions ApS nos Estados Unidos e noutros países. A Microsoft Business Solutions ApS é uma subsidiária da Microsoft Corporation. Quaisquer nomes de empresas e produtos mencionados neste documento podem ser marcas registadas pelos seus proprietários. Nenhuma parte nem a totalidade deste documento pode ser reproduzida ou transmitida, sob qualquer forma ou através de quaisquer meios, sem prévia autorização da Microsoft Business Solutions ApS. A informação contida neste documento pode ser alterada sem necessidade de aviso prévio. Quaisquer direitos não explícitos neste documento são direitos reservados. Endereço Microsoft Business Solutions Portugal Edifício Plaza I, Quinta da Fonte 2780-730 Paço de Arcos Portugal Tel +351 21 440 7760 Fax +351 441 6054 www.microsoft.com/businesssolutions www.navision.com/pt White Paper, 01.01.2003 10
Glossário Flexibilidade permanente: capacidade de responder rápida e eficientemente a uma variedade de exigências de mercado, optimizando o fluxo de informação dentro da empresa e para parceiros e clientes. Tempo real: operações que ocorrem de acordo com a percepção humana do tempo. Por exemplo, quando uma pessoa regista uma factura num sistema de software comercial e esta se torna instantaneamente visível como tal em todos os utilizadores desse sistema. Electronic Data Interchange (EDI): a transferência electrónica de dados, entre empresas que normalmente utilizam diferentes sistemas. Just-in-Time: método de fabrico que dá a maior importância ao funcionamento do sistema, onde os Colaboração na cadeia de valor (Supply Chain Collaboration, SCC): optimização do fluxo de informação e capacidades de self-service através da automatização e interacção com parceiros e clientes. materiais são trazidos para o local de trabalho apenas quando são necessários. Para tal, cada operação tem de ser sincronizada com as operações seguintes. Gestão da cadeia de valor: gestão da rede de partes envolvidas numa relação fornecimento/procura, que contribui para o movimento de materiais do Outsource: fornecer serviços ou produzir através de fornecedor para o cliente, passando pela produção. outro fornecedor ou fabricante, com o objectivo de reduzir custos. Transparência: um nível de acesso a informações que permitem às empresas coordenar a interacção Portais: soluções cooperativas que utilizam a Internet para oferecer interacção self-service e acesso a informação para parceiros comerciais e clientes com a cadeia de valor para obter o máximo de eficiência e adaptar planificações às necessidades do mercado. através da Internet. Procurement strategy: Uma abordagem estruturada para as decisões de aquisição, na qual os custos e benefícios relativos são pesados quando se decide se produzir na empresa, comprar ao exterior ou desistir Empresas virtuais: grupos de funcionários de empresas diferentes que colaboram num determinado trabalho, mas que regressam às suas empresas uma vez concluída a tarefa. do negócio. Tecnologia Web: tecnologia que torna possível efectuar processos de negócio através de uma rede de computadores. White Paper, 01.01.2003 11