5 Passos Básicos Para Organizar seu DEPARTAMENTO PESSOAL 1
DEPARTAMENTO PESSOAL Algum tempo atrás, somente empresas de grande porte sabiam a importância de manter um departamento pessoal. Mas alguns anos depois, passamos a perceber que cada vez mais empresas de médio e pequeno porte passaram a ter conhecimento da real importância de ter tal departamento. ÍNDICE 03 Introdução 06 Tenha controle e visão dos seus funcionários 07 Calcular horas extras 08 Organize a folha de pagamento 09 Controle as férias 12 Rescisão de contrato 13 Tudo muito bem até agora, mas e o esocial 16 DP e Perfil Comportamental 2
Sem dúvida alguma, o departamento pessoal está conquistando mais espaço dentro das novas empresas, seja para recrutar novos trabalhadores, para auxiliar os trabalhadores atuais, ou ainda, administrar desligamentos ou admissões. 3
Apesar disso, sabe-se que existe a necessidade de profissionais capacitados para atuar com departamento pessoal. Dentre as principais atividades do DP, estão o controle dos funcionários, cálculo de hora extra, folha de pagamento, controle de férias e a rescisão do contrato. 4
Mesmo sendo uma atividade que geralmente é exercida por contadores, ter um gestor supervisionando esses processos diariamente pode ser essencial para sua empresa não receber um processo, pagar encargos trabalhistas, além de manter a melhor relação com os funcionários. 5
1 TENHA CONTROLE E VISÃO DOS SEUS FUNCIONÁRIOS Toda empresa que se importa com seu bemestar, precisa ter controle de todas as principais informações de seus funcionários, desde data de entrada na empresa, quanto tempo está nela, jornada semanal de trabalho, até salário base, mês de férias e outras informações. Ter um banco de dados para consulta individual de cada funcionário pode ser muito benéfico para a empresa. 6
2 CALCULAR HORAS EXTRAS Além de ter o controle sob os principais dados e informações de seus trabalhadores, é preciso ainda controlar as horas trabalhadas e horas extras. Isso permitirá que seja feito o pagamento dos funcionários corretamente, sem o risco de acabar pagando a mais por horas não trabalhadas. Não dar atenção a detalhes como este pode gerar processos trabalhistas futuramente. 7
3 ORGANIZE A FOLHA DE PAGAMENTO $ $ $ Como você deve saber, calcular horas extras é apenas um detalhe de todos os benefícios e encargos que são necessários pagar para ter funcionários trabalhando integralmente. É preciso ainda estar atento a questões como o FGTS, INSS, Férias e outros. Por isso, manter a Folha de Pagamento bem organizada é de suma importância. $ 8
4 CONTROLE AS FÉRIAS Outra etapa que o departamento pessoal precisa cuidar é saber precisamente os meses de férias de seus trabalhadores. Isso fará com que tenha consciência de quantas pessoas estarão disponível e também que duas pessoas com funções parecidas não tirem férias ao mesmo tempo para não prejudicar nenhuma área da empresa. 9
É necessário saber também exatamente o quanto de férias é possível negociar com o funcionário, os dias exatos de férias de acordo com o período de trabalho e número de faltas de seus funcionários. Muitos têm dúvidas quanto ao abono pecuniário, também conhecido no mercado como o ato de vender férias. Em resumo, o abono pecuniário é quando o funcionário escolhe trocar 1/3 (um terço) de seus dias de férias em dinheiro. 10
A escolha do abono pecuniário é do trabalhador e não da empresa. Trata-se de um direito do funcionário e não poderá ser imposto pelo departamento de recursos humanos. 11
5 RESCISÃO DE CONTRATO É preciso ainda tomar muito cuidado na hora de desligar um funcionário da empresa. É importantíssimo que isso seja feito da maneira correta, sem esquecer de nenhum direito do funcionário, desde o aviso prévio até férias proporcionais. 12
TUDO MUITO BEM ATÉ AGORA... MAS E O ESOCIAL? O esocial está deixando muita gente de cabelo em pé, mas a verdade é que poucos sabem exatamente o que esse projeto representa. Em resumo, o esocial é um programa do governo federal que tem como objetivo consolidar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. A ideia é unir todas as obrigações trabalhistas em um só lugar, agrupando informações. 13
Atualmente o empregador precisa enviar os dados sobre seus empregados para diversos órgãos/agências do governo, de forma despadronizada, o que gera maior índice de erro e ineficiência. Vale ressaltar que mesmo com a implementação do esocial, a legislação continuará a mesma. O que vai mudar é a forma como é feita a fiscalização e o controle desses processos. 14
Como a fiscalização agora será online, as empresas vão precisar entregar muitas informações dentro dos prazos exigidos. Caso não cumpram as obrigações, terão de pagar multas que variam entre R$ 100 e R$ 1,500 (ou até 0.2% do faturamento do mês anterior). 15
DP E PERFIL COMPORTAMENTAL Ao longo da história, o trabalho relacionado a Gestão de Pessoas foi designado a diferentes profissionais como advogados, psicólogos, engenheiros, administradores e cada vez mais essa diversidade de profissionais vem aumentando. O mesmo também ocorre com o setor de Departamento Pessoal nas empresas, que na maioria das vezes, é feito pelo setor de RH, Financeiro ou esse serviço é terceirizado, por empresas que oferecem serviços de contabilidade. 16
Basicamente, o Departamento Pessoal é constituído por três setores: admissão, compensação ou permanência e desligamento. O setor de Admissão de Pessoal é responsável por cuidar de todo o processo de integração do funcionário na empresa, dentro dos critérios administrativos e jurídicos. É de sua obrigação adequar nas funções do cargo e efetuar o registro de funcionários, de acordo com a legislação do trabalho. 17
O setor de Compensação ou Permanência de Pessoal cuida de todo controle de frequência, pagamento de salários e benefícios, e também dos pagamentos de taxas, impostos e contribuições. O setor de Desligamento de Pessoal é responsável por todo processo de desligamento do colaborador. Ele é quem faz a quitação do contrato de trabalho e cuida de toda rotina de fiscalização. 18
Porém, o que acontece na realidade é que muitas empresas não têm um setor de Departamento Pessoal, ou acham que é a mesma coisa que Recursos Humanos. Na verdade, são tarefas e atividades totalmente diferentes e com objetivos diferentes. Tarefas mais burocráticas como controle de ponto, férias, folha de pagamento concentram em Departamento Pessoal e o Recursos Humanos fica com a gestão de pessoas. 19
Não podemos esquecer que as pessoas que assumem tais cargos precisam ter habilidades relacionadas as essas tarefas. Como o Departamento Pessoal está voltado para tarefas burocráticas e jurídicas, esse profissional precisa de habilidades relacionadas a concentração, detalhismo, e foco. Já o RH precisa de habilidades voltadas para relacionamento e condução de pessoas. Saber qual a característica comportamental é importante para cada função e ajuda a trazer a pessoa certa de forma mais eficaz. 20
O Departamento Pessoal tem os dados referentes as contratações, número de funcionários, cumprimento de horários, remuneração e custo fixo. Já o RH pode utilizar essas informações para fazer o controle do seu trabalho, trazer metas, utilizar indicadores, entre outros. Uma intervenção muito importante é o Mapeamento de Perfil Comportamental. Quando falamos em comportamento, pensamos que isso é algo que não podemos medir e nem saber o real impacto dentro de uma organização. 21
Contudo, aplicando o mapeamento de perfil comportamental, podemos otimizar produtividade e gestão com dados objetivos. O RH é quem conduz o processo, mas a empresa toda participa, incentiva e anda junto. Mais colaboração, entendimento do outro, equipe funcionando adequadamente e a empresa sabendo atacar exatamente os seus gaps. 22
Entender de perfil comportamental também pode auxiliar o Departamento Pessoal. Como ele é o responsável por todas as questões burocráticas, ele precisa conhecer o seu funcionário para saber como falar com ele. Nem todos recebemos feedbacks (positivos ou negativos) da mesma maneira. Dependendo do perfil do seu colaborador, ele pode levar as críticas para o lado pessoal. 23
Nas empresas, o Departamento Pessoal ainda é a porta de entrada e a de saída dos colaboradores. Portanto, o responsável por esse setor deve estar bem preparado e com profissionais capacitados para desempenhar essas atividades tão delicadas. 24
O Departamento Pessoal e o RH devem andar juntos. Assim, eles conseguem estabelecer uma estratégia mais eficaz para sua empresa. Mesmo que muitas das tarefas relacionadas à pessoas esteja por conta do RH, é essencial que o setor de DP também tenha conhecimento dos colaboradores, pois é de sua responsabilidade falar com o funcionário, seja na hora da contratação, da demissão ou de algum alinhamento de cargos e salários. 25
Os profissionais do Departamento Pessoal devem estar preparados para exercer uma função de orientar as demais áreas da empresa quanto ao correto cumprimento da legislação trabalhista e da previdenciária, acompanhando o seu cumprimento. 26
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