Instrumentos de Gestão Docente: Tiago Pinho Mestrado em Logística Carla Domingues Daniel Ferreira Mário Oliveira Sílvia Pereira 1 WMS Sistema de Gestão de Armazém RFID Identificação por Radiofrequência Gestão de Frotas Leitura Óptica EDI Electronic Data Interchange VMI Vendor Managed Inventory Compras Electrónicas Sistemas Integrados de Gestão 2 1
A tecnologia avança a grande velocidade, contribuindo para criar novas regras de actuação entre os intervenientes no sector logístico. No entanto, estas regras implicam, também, o recurso ao desenvolvimento de novas soluções, por forma a garantir a competitividade das empresas. Para que a tecnologia contribua para o aumento real da produtividade, não basta instalar equipamentos nos veículos. Torna-se necessário analisar a empresa do ponto de vista interno e externo, no seu relacionamento com os seus clientes e fornecedores e integrar as informações relevantes nos sistemas. 3 Sistema da informação que planeia, programa e controla todas as operações do armazém. Chegada do veiculo Recebimento dos materiais Arrumação Separação dos pedidos Reposição e controle de stock Inventário Programação e controle de frotas Base de dados estruturada, onde todos os artigos e localizações estão referenciados e respectivamente associados. 4 2
Quando é dada a entrada de item em armazém, o seu código único é lido com a ajuda de um leitor e a sua informação detalhada é registada na base de dados. O artigo fica imediatamente disponível no sistema e pode ser de seguida arrumado numa zona devidamente identificada. Todos os processos internos são controlados com a ajuda de terminais, que lêem simultaneamente os códigos dos objectos e as suas localizações respectivas. A leitura do código de destino é sempre obrigatória para assegurar a de forma rápida e fácil o rastreio do produto. 5 Expedição imediata das mercadorias recebidas para os locais de depósito; Revisão repetida da localização dos stocks; Gestão do espaço para uma utilização e rentabilização máxima. 6 3
Sistema de gestão em tempo real; Evita roturas de stocks (emissão de alertas); Relatórios de estatísticas de fluxos; Redução de erros; Evita paralisação da empresa para realização de inventários; Optimização de processos e utilização dos espaços. Diminuir o custo Aumento da produtividade Melhorar a integração do processo de armazenagem com os demais processos Melhorar o atendimento ao cliente 7 A identificação por radiofrequência (IDRF) é um sistema automático de identificação que possibilita a transmissão de dados recorrendo a marcas/identificadores (tags) portáteis para leitores com a capacidade de processar tais dados. As marcas são microchips, de dimensões muito reduzidas, por vezes microscópicas, que se encontram conectados a uma antena e que possuem a capacidade de transmitir informação de identificação tipicamente, um código único universal. Os dados transmitidos pelas marcas de radiofrequência (RF) podem incluir informação sobre a identificação ou a localização, bem como outra relativa às características (propriedades) do produto etiquetado. 8 4
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Aumentam a competitividade; Reduzem a intervenção humana; Diminuem o capital de trabalho; Processamento da informação em tempo real; Nenhuma linha visual é necessária; Aumentar a disponibilidade dos produtos e identificar as áreas problemáticas na cadeia de abastecimento; Dinamizar a eficiência da logística e reduzir o roubo e a falsificação; Aumentar a precisão do inventário e optimizar a projecção de estimativas comerciais ; Reduzir os custos de manutenção e concentrar-se nas excepções de processos dispendiosos. 11 O material pode ser facilmente rastreado. Violação da integridade física: uma etiqueta possui dados específicos do material em que está localizada. Se esta for trocada e colocada noutro produto os dados por ela transmitidos já não vão corresponder à realidade e pode provocar danos à empresa. Cópia de etiquetas: se uma pessoa tiver conhecimentos sobre criação de etiquetas, pode copiar dados de uma etiqueta alheia, usando um leitor, e criar uma nova com os mesmos dados. Um exemplo: alguns carros fabricados actualmente possuem um dispositivo com RFID que faz com que não seja necessário o transporte da chave. Facilmente um ladrão pode copiar a etiqueta deste dispositivo e fazer a cópia desta. O roubo seria simples e discreto. Vigilância da etiqueta: obtenção de dados das etiquetas para uso indevido sem envolver fisicamente a etiqueta. Exemplo: um assaltante pode rastrear os dados bancários de uma pessoa e, sabendo que esta possui grande quantia de dinheiro, obriga-la a levantar dinheiro numa ATM. 12 6
Tanto os sistemas como as pessoas são importantes numa organização, mas os sistemas estão cada vez mais superando, em qualidade e velocidade, a capacidade de processamento de informações. Exemplo: Leitura humana dados código de barras de dados vs Leitura óptica de 13 Há alguns anos atrás, quando um motorista saía os portões da transportadora com um camião, ele tornava-se a pessoa mais importante da empresa, tanto o veículo como a carga ficavam nas suas mãos. Todavia a necessidade de uma gestão logística mais eficiente aliada ao crescente número situações indesejáveis (roubos, engarrafamentos, ) obrigou o mercado de transportadores utilizar ferramentas de gestão. 14 7
15 Comunicação económica, fiável e segura; Monitorização em tempo real de todos os veículos; Total controlo sobre a actividade dos condutores; Melhor planeamento de rotas, cargas e actividades; Menor tempo de resposta; Redução de custos de operação Melhoria de qualidade do serviço prestados; Aumento da produtividade; Aumento da segurança e controlo dos veículos e condutores. 16 8
17 Exemplos de equipamentos É um rastreador que funciona tanto por sinais de telemóvel (GSM/GPRS) como por GPS. 18 9
Para instalações semi permanentes utilizando, ou não, o adaptador para o Isqueiro do carro em caso de falta de energia. Tem a capacidade de gravação até 16.000 registos, numa memória Flash de 4 Mb (Mega Byte). Tem uma particularidade funciona em situações extremas de temperatura; entre -10 graus para +60 graus. 19 Exemplo de pagina na internet (Ver actividades diárias, alertas de zona, de velocidade, de uso fora de horário de trabalho, quilometragem, etc) 20 10
21 Esta tecnologia é utilizada na identificação dos leitores e documentos. A sua aplicação é transversal a vários módulos (Catalogação, Empréstimo e Inventário). 22 11
Uma redução significativa do tempo de recolha de dados; Uma diminuição de erros relativamente à introdução manual de dados. Linguagem igual em toda a cadeia. As quais resultam numa: Maior fiabilidade nos dados recolhidos; 23 Produtor Matéria-Prima 1º Intermediário 2º Intermediário Centro Distribuição Cliente Final Super M. ID Produtos No. Lotes (N) No. Lotes (N) No. Lotes (N) ID Novos Prod. ID Agregações Data de Produção Data de Produção Data de Produção (PV) No. Lote Data de Validade Data de Validade Data de Validade Data de Produção SCCC (N) SCCC (N) SCCC (N) Data de Validade SCCC No. Encomendas No. Encomendas No. Encomendas No. Encomendas Retirado da Pagina de CODIPOR 24 12
789 107 221055 7 QR-code 25 Países aderentes Países Membro Números EAN atribuídos directamente pela EAN Retirado da Pagina de CODIPOR 26 13
ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO: Contém até 12 dígitos que são lidos e identificados contendo: a descrição do produto, o nome do fornecedor, o preço, a quantidade em stock, de entre outras informações. 5601072210557 3 dígitos (cedidos pela EAN): País(560 Portugal) 5, 4 ou 3 dígitos Empresa (107) 4, 5 ou 6 dígitos Produto (221055) 1 dígito (obtido pelo cálculo algoritmo): Dígito de controlo (7) 27 28 14
Algumas considerações a ter em conta na hora de criar um código de barra. Tamanho Cores (Barras escuras em fundos claros) 29 30 15
É um sistema que permite a troca electrónica de mensagens/documentos estruturados (normalmente associados às transacções) entre organizações, de computador para computador, segundo normas definidas. Encomenda Confirmação Encomenda Cliente Aviso de expedição Entrega Aviso de recepção Fornecedor Factura 31 Substituição do uso de documentos em papel; Automatizar procedimentos, onde a comunicação ágil reduz o tempo de realização e finalização dos mesmos, fomentando uma maior efectividade e possibilitando vantagens competitivas para as organizações; Facilitar a integração dos dados de empresas. 32 16
A utilização de EDI reduz os custos de processamento e pessoal, dado que elimina ou reduz as seguintes actividades: inserção de dados redundantes; reconciliação manual de diferentes documentos; correcção de erros relacionados com a inserção incorrecta de dados; envio por correio ou fax de documentos; arquivo e distribuição de documentos; liberta o pessoal de tarefas administrativas repetitivas. A utilização de EDI reduz os custos de stock, dado que ao reduzir o ciclo de encomenda e incerteza associada, permite reduzir stocks de segurança. 33 Ao nível estratégico, a utilização do EDI não deve ser como um mecanismo de redução de custos, mas sim uma nova forma de fazer negócio e um factor de integração da cadeia de abastecimento, pois: potencia a reengenharia/redesenhar de processos internos; permite reduzir lead-times; melhora a capacidade de resposta aos clientes, pois disponibiliza informação em tempo real; permite suportar sistemas de gestão de materiais de uma forma automática, como sejam o MRP ou o JIT; permite estreitar a relação com os parceiros denegócio ou outras organizações que fazem parte da cadeia logística; potencia que a organização compita numa base global/internacional; permite a toda a organização utilizar a mesma informação, que é simultaneamente correcta e actualizada; muitas vezes é um requisito obrigatório. 34 17
EDI - Desvantagens Custos iniciais de implementação; Necessidade de maior segurança para os dados; Incompatibilidade com os sistemas existentes e com as interfaces com o consumidor; Necessidade de adaptação dos funcionários. 35 EDI O EDI é uma evolução natural, que combina a potência da informática e das telecomunicações para substituir a documentação de papel enquanto suporte de dados em actividades e serviços comerciais. EDI é o comércio sem papéis, o caminho mais curto entre os sistemas informáticos dos parceiros comerciais. 36 18
37 VMI - Vendor Managed Inventory Objectivo Fazer com que os fornecedores, por meio de um sistema de EDI, verifiquem as necessidades do cliente por um produto, no momento certo e na quantidade certa. 38 19
VMI - Vendor Managed Inventory Stock gerido pelo fornecedor através da informação recebida de forma contínua sobre os movimentos de stock (ou da procura); Na prática, o fornecedor passa a ser responsável por manter os níveis de inventário do cliente em valores pré-estabelecidos. O fornecedor passa a ter acesso aos dados de inventário do cliente (normalmente via EDI) e é responsável por criar ordens de compra para o seu próprio material. 39 VMI - Vendor Managed Inventory Os stocks totais (fornecedor + Cliente) são inferiores, pois não há duplicação de stocks e há visibilidade dos consumos. Requer um esforço significativo e know-how logístico por parte do fornecedor, liberta recursos do lado do cliente e cria laços mais fortes. Obviamente, existem benefícios e riscos associados a um programa de VMI. Para aperfeiçoar os benefícios, é importante que, como em qualquer programa, as actividades sejam bem planeadas, executadas e lideradas. 40 20
FORNECEDOR E COMPRADOR COMPRADOR FORNECEDOR Reforça a parceria entre as empresas. Redução dos tempos na cadeia de abastecimento. Melhor atendimento ao cliente final, ao ter melhor disponibilidade do material em inventário. Melhor timing das ordens de compras. Estabilidade no inventário e menor risco de falta de materiais. Redução do custo de emissão e processamento de pedidos. Melhoria do nível de serviço. Pode manter o foco no serviço ao cliente final. Redução do risco. Melhor previsão da procura, já que tem acesso a dados detalhados de inventário e consumo do comprador. Maior facilidade de incorporar promoções no plano de inventário. Redução de erros. Redução de custos de transporte, posse e de aprovisionamento 41 Resistência: os vendedores do fornecedor podem ser contrários a um sistema que tira o poder de venda das suas mãos. Complexidade: o sistema de EDI deve ser testado exaustivamente para garantir que os dados são de confiança. Aceitação: os funcionários envolvidos nas duas empresas devem conhecer os objectivos e processos do VMI, já que a relação fornecedor-comprador muda. Tempo: o VMI envolve um tempo de aprendizagem considerável. As empresas envolvidas devem ter isto claro e aceitar a curva de aprendizagem. Excesso ou Falta de Inventário: devem existir regras claras para casos nos quais sobre ou falte material, e quando o comprador quer mudar os níveis de inventário. Comunicação: aumenta a dependência de comunicação entre fornecedor e comprador. Devem-se definir novos processos entre as empresas. 42 21
Necessidade de utilizar tecnologias avançadas, o que traz um acréscimo de custos; A extrema confiança que terá que existir entre as duas partes; A aceitação por parte dos funcionários de ambas as partes da sua responsabilidade; Aumento de custos para o fornecedor; Inexistência de regras claras em relação aos custos com a gestão de stocks; A implementação do EDI. 43 O VMI integra-se na cadeia de abastecimento como forma de estabelecer uma real colaboração e partilha de informação entre o fornecedor e o cliente e com isso, não só permite reduzir o nível de stock ao longo da cadeia como proporciona uma redução de custos. 44 22
- O que é um Sistema de Gestão Integrado? Conjunto de partes interligadas e interdependentes, que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objectivo e efectuam determinada função produzindo um ou mais resultados. 45 O SGI é, actualmente, uma ferramenta de grande importância para as empresas que tem como principal objectivos: permitir uma maior fluidez em toda a organização, melhorando o reconhecimento e a compreensão das responsabilidades e inter-relações organizacionais. Integrar toda a gestão da empresa com a obtenção de informação em tempo real, acelerando assim o processo de decisão. 46 23
Ou seja: - Uma organização que trabalhe com um SGI, aumenta a eficiência operacional e melhora o seu desempenho geral, diminuindo os riscos e tornando claro as responsabilidades. 47 24
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- O que são compras electrónicas? As compras electrónicas consistem na aquisição de bens e serviços, a qualquer hora e a partir de qualquer local, através de um conjunto de soluções, usando a internet. 55 - Consiste na implementação de um portal electrónico de forma a possibilitar uma entidade a criação da sua encomenda e submetêla ao fornecedor com os seguintes objectivos: Gerar poupanças e aumentar a eficiência do processo de aquisição; Aumentar a transparência do procedimentos; Aprofundar o conhecimento da estrutura das despesas e dos processos de aquisição existentes; Melhorar os tempos de resposta em relação as solicitações internas e ao próprio mercado; Adoptar práticas inovadoras; 56 28
http://www.regaletes.com/microscopio-usb-p-693.html 58 29