- ENQUADRAMENTO -
O que é o Sistema de Gestão da UC? É o conjunto de todos os documentos, procedimentos, sistemas de informação e outras ferramentas de apoio ao planeamento, execução, monitorização e melhoria contínua das atividades desenvolvidas na Universidade de Coimbra, com vista à satisfação global das diferentes partes interessadas, e tendo como principal objetivo a excelência da instituição em todas as áreas de atuação.
Qual é o âmbito do Sistema de Gestão da UC? O âmbito do SG é representado através dos macroprocessos que cobrem todas as áreas de atuação da UC e que são os seguintes: Gestão de Atividades de Relações Internacionais (P013); Gestão Académica (P026); Gestão de Recursos Humanos (P061); Gestão, Manutenção e Melhoria do Sistema de Gestão (P062); Planeamento e Avaliação (P063); Apoio à Gestão do Conhecimento na UC (P064); Gestão de Eventos (P065); Gestão Financeira (P066); Gestão do Edificado, Segurança, e Ambiente (P068); Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação (P070); Apoio à Comunidade Universitária (P074); Promoção e Avaliação da Atividade Científica e Tecnológica (P077); Gestão da Qualidade Pedagógica (P078); Gestão de Imagem, Media e Comunicação (P080); Gestão de Projetos (P100); Gestão das Atividades Técnico-Jurídicas (P185).
Qual é o âmbito do Sistema de Gestão da UC? (continuação) Estes macroprocessos desdobram-se em procedimentos que orientam o funcionamento da UC, definindo o quê, quem, quando e como. Numa fase inicial o Sistema de Gestão (SG) começou por ser implementado apenas ao nível da Administração da UC. Atualmente, e sobretudo desde 2011, o SG abrange todas as áreas de atuação da UC, desde as missões (investigação, ensino e transferências de conhecimento) aos recursos (pessoas, economico-financeiros, infraestruturas, organizacionais), ainda que com diferentes níveis de implementação.
Como está organizado o SG da UC?
Como está organizado o SG da UC?
Como está organizado o SG da UC? (continuação) O SG da UC está organizado de acordo com as diferentes etapas do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). A imagem anterior mostra cada um dos macroprocessos, bem como alguns procedimentos, integrados nas diferentes etapas do ciclo PDCA ou ciclo de melhoria contínua. Quais os principais documentos orientadores do SG? O SG tem como principais documentos orientadores o Plano Estratégico e de Ação da UC (que se desdobra em Planos de Ação das UO/UECAF/Serviços) e o Manual do Sistema de Gestão. Este último inclui informação sobre o âmbito, macroprocessos, política da qualidade, estruturas responsáveis pela gestão estratégica e operacional do SG, etc.
Quais são as principais ferramentas do SG? Plano estratégico e de ação Macroprocessos, procedimentos, instruções de trabalho, guias de orientação e impressos (disponíveis na área privada da UC / menu documentos) Sistemas de Informação de apoio à gestão administrativa dos processos e à sua monitorização p.ex. Lugus; SAP; Nónio Plataforma SIM@UC plataforma eletrónica para submissão e tramitação de elogios/sugestões/reclamações Auditorias internas da qualidade Inquéritos à satisfação dos utilizadores dos serviços Inquéritos pedagógicos Reflexão dos docentes Relatórios de autoavaliação dos cursos Relatório da UO Estudos de benchmarking (por exemplo acompanhamento de rankings universitários internacionais)
A implementação e avaliação do sistema de gestão da UC é importante? SIM, porque é um requisito legal [RJIES art. 147º; RJAES art. 17º, 18º, 19º; Diplomas de modernização administrativa; ] Potencia e estimula os processos de melhoria contínua da instituição Promove os processos de comunicação interna Promove o envolvimento de todas as partes interessadas Financeiramente é um processo muito mais vantajoso do que a acreditação de cada um dos ciclos de estudo em funcionamento É, cada vez mais, uma questão estratégica e fator de competitividade
Quais são os próximos passos? Continuar a preparar a avaliação do SG pela A3ES (processo que não se esgota com a visita dos dias 10, 11 e 12 de nov.) considerando os referenciais para sistemas internos de garantia da qualidade Dar continuidade à identificação e implementação de oportunidades de melhoria E de forma global Melhorar a articulação entre Subsistemas UO/UECAF/Serviços S G U C