CSC.Breves. Para quê? Em termos globais, pretende-se com a implementação do CSC.UC:

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1 #1 CSC.Breves Boletim bimensal de divulgação do projecto de implementação do Centro de Serviços Comuns da Universidade de Coimbra O que é? O Centro de Serviços Comuns da Universidade de Coimbra (CSC.UC) constitui uma alteração significativa na relação da Administração com as Unidades Orgânicas e Serviços da Universidade de Coimbra. Pressupõe a utilização de métodos comuns e a partilha de recursos e dados, numa lógica de gestão por processos, de eficiência e de orientação para os resultados. Previsto nos estatutos da Universidade de Coimbra (DN n.º 43/2008), a filosofia que se encontra subjacente à sua implementação centra-se num modelo organizacional integrado e coerente, dotado de flexibilidade de actuação, agilidade e capacidade de ajustamento, numa perspectiva de desenvolvimento centralizado de actividades comuns. O CSC.UC encontra-se em fase de implementação, e é constituído por 6 serviços: Gestão de Sistemas e Infra-estruturas de Informação e Comunicação (GSIIC) Director: Mário Bernardes Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho (GESASST) Director: Mário Carvalhal Gestão Académica (GA) Directora: Susete Araújo Gestão de Recursos Humanos (GRH) Gestão do Aprovisionamento, Logística e Património (GALP) Directora: Isabel Santos Gestão Financeira (GF) Director: Sérgio Vicente Para quê? Em termos globais, pretende-se com a implementação do CSC.UC: Acesso soàin informação Actualização da informação sobre o projecto: Newsletters da Administração e da UC (disponíveis em Página Web da UC Página Web da Administração da UC CSC.Breves # próxima edição em Novembro Uniformizar os Sistemas de Informação utilizados, os procedimentos e os métodos de trabalho; Reduzir custos, através de economias de escala, da standardização e da concentração; Aumentar a qualidade, a eficiência e a produtividade, através da automatização e aplicação de melhores práticas; Aumentar a especialização, através do incremento de competências; Optimizar a utilização de recursos (materiais, humanos e financeiros); Incrementar o controlo financeiro e operacional; Estabelecer acordos de nível de serviço; Permitir que as Unidades foquem a sua actividade no ensino e investigação; Promover a monitorização dos resultados e desempenho.

2 Quando? A entrada em funcionamento dos serviços do CSC encontra-se prevista para as seguintes datas: Quem? O processo de selecção dos futuros trabalhadores do CSC.UC, actualmente em curso, compreende várias etapas: Outubro de 2010 Gestão de Sistemas e Infra-estruturas de Informação e Comunicação Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho Janeiro de 2011 Gestão Académica Gestão de Recursos Humanos Gestão do Aprovisionamento, Logística e Património Gestão Financeira Cronograma global do projecto: 2008 Estudo de viabilidade 2009 Início do desenho Como? A fase de implementação do CSC.UC foi estruturada sobre três estruturas dinamizadoras: 1) Comité de Acompanhamento Objectivo: Responsável pelo acompanhamento e gestão global do projecto. António Gomes Martins Célia Cravo Isabel Monteiro João Gabriel Silva Manuel Santos Rosa Margarida Mano 2) Grupos de Reflexão 2010 Desenho detalhado e implementação Migração, estabilização e optimização Objectivo: Identificação de serviços, interlocutores e requisitos de interface para cada um dos Serviços do CSC; validação dos trabalhos desenvolvidos pelas consultoras. Constituição de um grupo por Serviço, com representantes das Administrações da UC, FCTUC e FMUC, e representantes das Faculdades não autónomas. 3) Grupos de Trabalho Objectivo: Elaboração de proposta de desenho dos novos processos; Acompanhamento dos trabalhos das consultoras. Composição definida de modo dinâmico, em função dos processos e procedimentos a acompanhar, integrando representantes das 3 Administrações e das Faculdades não autónomas. A desenvolver Em curso Concluído 1) Definição das competências estratégicas, técnicas e comportamentais necessárias, para cada um dos Serviços do CSC.UC 2) Realização de workshops no Pólo II, com o objectivo de elaborar o mapeamento geral de competências dos diversos trabalhadores que exercem funções em actividades consideradas nucleares em administração, bem como o levantamento do nível de interesse dos participantes nas diferentes áreas que compõem a Administração da UC 3) Preenchimento de um inquérito para levantamento de competências estratégicas, técnicas e comportamentais. Nesta fase, o inquérito relativo a cada um dos Serviços do CSC.UC apenas será preenchido pelos trabalhadores que já desenvolvem actividade nas áreas em causa (por exemplo, só preenche o inquérito de GRH quem já trabalha em GRH). Até ao momento já foram realizados os inquéritos relativos à Gestão de Recursos Humanos, Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho, Gestão de Sistemas e Infra-estruturas de Informação e Comunicação e Gestão Académica 4) Análise dos inquéritos e mapeamento das competências estratégicas, técnicas e comportamentais existentes. Já realizado para os seguintes Serviços: GRH, GESASST, GSIIC. Processo em curso para a Gestão Académica 5) Comparação entre as competências necessárias para cada Serviço e as competências actualmente existentes entre os trabalhadores da área 6) Caso o n.º de trabalhadores existente em determinada área não seja suficiente, ou caso não existam trabalhadores com o perfil necessário, é solicitado o preenchimento do inquérito para levantamento de competências estratégicas, técnicas e comportamentais aos trabalhadores que nos workshops indicaram estar muito interessados nesse Serviço e que têm o perfil necessário (formação académica de base e experiência profissional), mas que no momento não desempenham funções na área em causa. Já realizado para GESASST e GSIIC 7) Elaboração de mapas com proposta de equipas Onde? Num cenário ideal todos os Serviços que compõem o CSC.UC ficariam localizados no mesmo edifício. Como numa fase inicial essa solução não é viável, dada a existência de limitações em termos de infra-estruturas, a localização no momento de entrada em produtivo de cada um dos Serviços será a seguinte: Pólo I (FMUC, Palácio dos Grilos, Colégio das Artes e CIUC): GESASST GSIIC GA GRH; Pólo II (Unidade Pedagógica Central): GF GALP GSIIC. Está ainda prevista a existência de postos de atendimento no Pólo I, Pólo II e Pólo III. Estes Postos garantirão atendimento na área académica e na área de recursos humanos, dispondo também de postos de tesouraria. Actividades em curso Para cada um dos Serviços que compõem o CSC.UC estão a ser definidos: Os processos (descritivo das actividades e fluxograma; splits das actividades) A estrutura orgânica Os recursos humanos (levantamento de competências; definição de competências necessárias; proposta de constituição de equipas; identificação de necessidades de formação) Os espaços físicos Os sistemas de informação de suporte (parametrização e implementação) Os níveis de serviço a assegurar

3 #2 CSC.Breves Boletim bimensal de divulgação do projecto de implementação do Centro de Serviços Comuns da Universidade de Coimbra Entrada em funcionamento dos primeiros serviços No decorrer do mês de Outubro entraram em funcionamento os seguintes Serviços do CSC.UC: Gestão de Sistemas e Infra-Estruturas de Informação e Comunicação (GSIIC); Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho (GESASST). Os regulamentos destes Serviços, publicados em Diário da República, estão disponíveis na página Web da Administração, em Entrada em funcionamento dos próximos serviços De acordo com o cronograma de implementação do CSC.UC, os seguintes Serviços entram em funcionamento em Janeiro de 2011: - Gestão Académica (GA); - Gestão de Recursos Humanos (GRH); - Gestão Financeira (GF); - Gestão de Aprovisionamento, Logística e Património (GALP). Plataforma informática de gestão dos processos No dia 29 de Novembro realizou-se uma reunião no Salão da Reitoria da Universidade de Coimbra que teve como objectivo a apresentação aos Directores das UOs da plataforma informática de gestão dos processos. GESASST Director de Serviço Mário Carvalhal Acesso à informação Actualização da informação sobre o projecto: Newsletters da Administração e da UC (disponíveis em Página Web da UC Página Web da Administração da UC Página Web do CSC.UC /csc_adm/ CSC.Breves # próxima edição em Fevereiro Estrutura orgânica Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios Divisão de Segurança, Saúde e Ambiente Caracterização e área de actuação 1- O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho (GESASST), previsto no artigo 11.º do Regulamento n.º 423/2009, é uma direcção de serviços da Administração da Universidade de Coimbra que se integra no seu Centro de Serviços Comuns. 2- O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho desenvolve a sua actividade no domínio da gestão e manutenção do edificado e da gestão da segurança, do ambiente e segurança e saúde no trabalho. Página Web

4 Director de Serviço Mário Bernardes GSIIC Estrutura orgânica Divisão de Infra-Estruturas de TIC Divisão de Sistemas de Informação Caracterização e área de actuação 1- O Serviço de Gestão de Sistemas e Infra-Estruturas de Informação e Comunicação (GSIIC), previsto no artigo 12.º do Regulamento n.º 423/2009, é uma direcção de serviços da Administração da Universidade de Coimbra que se integra no seu Centro de Serviços Comuns. 2- O Serviço de Gestão de Sistemas e Infra-Estruturas de Informação e Comunicação desenvolve a sua actividade no domínio da concepção e planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, da infra-estrutura de rede, de servidores e de bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão naqueles domínios, bem como no apoio aos utilizadores numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente: a) Apoiar a definição das políticas e estratégias para a área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC); b) Apoiar a concepção e acompanhar projectos estratégicos na área das TIC; c) Monitorizar e gerir a qualidade das actividades relativas às TIC e realizar auditorias de segurança; d) Executar as políticas, estratégias e projectos definidos, gerir e operar as infra-estruturas bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores na área das TIC; e) Executar outras actividades que, no domínio da gestão de sistemas e infra-estruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pela Administração. Página Web Actividades em curso Estabilização das estruturas orgânicas; Negociação dos splits de actividades entre a Administração e as Faculdades; Definição das equipas de trabalho para cada um dos serviços, na sequência do processo de levantamento de competências; Parametrização e implementação dos sistemas de informação de suporte; Definição dos acordos de nível de serviço. Plano de comunicação e gestão da mudança No âmbito do projecto de implementação do CSC.UC têm sido dinamizadas algumas iniciativas que pretendem promover o envolvimento de todos os trabalhadores, merecendo especial destaque as seguintes: Newsletter da UC e da Administração da UC Publicação de artigos mensais com o resumo das principais actividades realizadas; Reuniões de projecto Dinamização de reuniões de equipas de trabalho, com elementos da Administração e das Faculdades; realização de reuniões do comité de acompanhamento com os Directores das Faculdades; ChangeSurvey Realização de um questionário à mudança, designado ChangeSurvey. O referido questionário teve como principais objectivos: - Diagnosticar o ambiente de motivação para a mudança nos trabalhadores não docentes da UC, que desenvolvem actividade nas áreas funcionais abrangidas pelo Centro de Serviços; - Possibilitar a tomada de consciência de quais as variáveis de Gestão da Mudança a controlar e de como estão a ser sentidas, percepcionadas e vividas pelos diversos actores do Centro de Serviços; - Recolher percepções sobre o processo de transformação e reestruturação (clareza de estratégia e objectivos, suporte tecnológico, qualidade dos processos, envolvimento das lideranças, comunicação, adequação de competências, monitorização das actividades, resultados), para que sirva de Informação de Gestão e de apoio a decisões. O questionário foi aplicado a uma amostra que constituída por trabalhadores representativos dos diferentes serviços e, em termos globais, os resultados revelaram, antes de mais, um elevado grau de concordância pela opção estratégica da criação de um Centro de Serviços e uma grande confiança nas capacidades individuais de cada um em enfrentar os novos desafios que o novo enquadramento coloca. Consulte os resultados detalhados na newsletter de Setembro, disponível em Teambuilding Realização de 6 acções de Teambuilding que contaram com a participação dos trabalhadores que irão integrar a nova estrutura da Administração, bem como de alguns trabalhadores das Faculdades, que farão o interface com o Centro de Serviços. Estas acções pretenderam criar um clima de motivação e entusiasmo nos participantes, proporcionando o convívio num contexto diferente e, simultaneamente, promovendo a melhoria dos processos de comunicação e relacionamento das equipas de trabalho. FAQ s perguntas frequentes e respostas Disponibilização da 1.ª versão da lista de FAQ s. Para saber mais consulte a página Web da Administração em.

5 #3 CSC.Breves Boletim bimensal de divulgação do projecto de implementação do Centro de Serviços Comuns da Universidade de Coimbra Serviços CSC.UC Já se encontram a funcionar os seis Serviços do CSC.UC: Para mais informações Newsletters da Administração e da UC (disponíveis em Página Web da UC Página Web da Administração da UC Página Web do CSC.UC /csc_adm/ Gestão de Recursos Humanos Divisão de Formação e do Desenvolvimento Divisão de Recursos Humanos Gestão Financeira Responsável: Sérgio Vicente Divisão de Contabilidade Financeira Divisão de Candidaturas, Projectos e Actividades Divisão de Orçamento e Conta Tesouraria Gestão de Aprovisionamento, Logística e Património Responsável: Isabel Santos Divisão de Compras Divisão de Logística e Património Gestão Académica Responsável: Susete Araújo Divisão de Planeamento e Inserção Profissional Divisão de Graduação e Formação Unidade de Atendimento Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho Responsável: Mário Carvalhal Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edíficios Divisão de Segurança, Saúde e Ambiente Gestão de Sistemas e Infra-estruturas de Informação e Comunicação Responsável: Mário Bernardes Divisão de Infra-estruturas de TIC Divisão de Sistemas de Informação Saiba mais sobre estes Serviços em. Missão CSC.UC Prestar serviços de suporte às Unidades da UC desenvolvendo actividades comuns que garantam a eficiência, eficácia e orientação para os resultados.

6 ANS Com a implementação do CSC.UC, a relação entre a Administração e as Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços, passa a basear-se em acordos de níveis de serviços prestados, medidos e monitorizados através de indicadores de performance, aos quais estão associadas metas negociadas com os utilizadores desses serviços. Neste contexto foram definidos indicadores para os seis Serviços: GRH GF GALP GA GSIIC GESASST O acompanhamento do desenvolvimento e aplicação dos ANS é da responsabilidade do Comité de Acompanhamento, conforme previsto no Artigo 23º do Regulamento da Administração. Considerando que o primeiro semestre de 2011 coincide com a fase de optimização e estabilização dos processos, prevista na planificação inicial do projecto de implementação do CSC, e que essa fase será crucial para os ajustamentos necessários ao nível das equipas de trabalho, dos equipamentos, das instalações e dos sistemas de informação de suporte, foi definido um cronograma para a entrada em funcionamento dos ANS. Aceda a mais informação nos Destaques da página Web da Administração, em: LUGUS Plataforma informática de gestão dos processos Já se encontra disponível o sistema de informação de interface com CSC.UC: LUGUS. Através do LUGUS podem ser feitos pedidos de compras, solicitados abonos de bolsas diversas, solicitadas deslocações em serviço, pedidos de constituição e reconstituição de Fundo de Maneio, de apoio especializado à concretização financeira de candidatura a projectos, de apoio financeiro especializado à contratualização de prestações de serviços e de apoio especializado à organização financeira de congressos e similares. Podem ainda ser feitos pedidos genéricos, que não estejam enquadrados em nenhuma das categorias anteriormente mencionadas. Outros processos serão sucessivamente disponibilizados neste sistema ao longo do ano, por exemplo os pedidos de recrutamento e selecção de docentes e investigadores e pedidos de economato. Este é um passo muito importante para a agilização do funcionamento administrativo da UC, pois vai permitir executar com mais rapidez tarefas que são actualmente baseadas largamente em papel, pretendendo-se facilitar e simplificar o relacionamento das UOs e UECAFS com a Administração. Por outro lado, este sistema passa a permitir que cada pessoa acompanhe, através de uma simples consulta pela Internet, a fase de execução dos seus pedidos. Poderá aceder ao LUGUS, a partir de qualquer computador com um navegador Web, através do endereço: As credenciais de autenticação (nome de utilizador e password) para acesso à plataforma são as mesmas que são utilizadas para acesso à rede sem fios ou ao correio electrónico. Equipa CSC.UC Equipa de projecto CSC.UC (Dezembro de 2009) Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra Foi publicado em Diário da República, no dia 5 de Janeiro de 2011, o Regulamento n.º 4/2011, relativo ao Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra. Este Regulamento encontra-se disponível na página Web da Administração, em. Equipa CSC.UC ( Fevereiro de 2011)