DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE GESTÃO DE ESTOQUE EM UMA EMPRESA BENEFICIADORA DE VIDROS EM TERESINA PI GEDAÍAS RODRIGUES VIANA 1 FRANCISCO DE TARSO RIBEIRO CASELLI 2 FRANCISCO DE ASSIS DA SILVA MOTA 3 FRANCISCO FRANCIELLE PINHEIRO DOS SANTOS 4 Resumo A gestão de estoques objetiva manter o equilíbrio em relação ao nível ótimo da demanda, produção e aquisição de insumos sendo fundamental para controle dos custos de produção e aquisição. O presente trabalho consistiu no desenvolvimento de uma planilha eletrônica para controle de estoques de matérias-primas em uma empresa beneficiadora de vidros. Foi desenvolvida uma planilha com todas as matérias-primas classificadas de acordo com suas características e tamanhos de corte disponíveis utilizando tendo característica dinâmica para atualização constante e interface intuitiva de fácil consulta pelos colaboradores. O desenvolvimento e implantação da planilha possibilitou maior velocidade na localização de insumos, integração dos dados do estoque ao sistema de requisição de materiais da empresa e redução no número de pedidos não atendidos. Palavras chave: Estoque, Gestão, Custos 1 Introdução Um dos componentes mais importantes do ativo de uma indústria é o estoque. O controle de estoque é importante devido sua representatividade na gestão dos custos: um gerenciamento inadequado ou mesmo inexistente sistema de estoque aumenta os custos para a empresa no que diz respeito a manutenção, degradação, obsolescência ou mesmo perda total da matéria-prima. O presente artigo foi desenvolvido a partir de uma vivência numa indústria beneficiadora de vidros com o objetivo de introduzir um sistema de gerenciamento de estoque de matérias-primas. A partir do conhecimento dos tipos e das quantidades de matéria-prima existentes na empresa é que se identifica a viabilidade do plano de corte ou mesmo do máximo aproveitamento. O gerenciamento do estoque das matérias-primas está diretamente relacionado com o departamento de vendas e o departamento de planos e corte na empresa objeto deste estudo. A partir do conhecimento dos tipos, tamanhos e espessura da matéria-prima é que é possível se estabelecer um plano de produção sem que este seja afetado pela falta de determinado item em estoque. O relatório da posição de estoque permite a compra de materiais nas quantidades mais econômicas minimizando os custos. 1 Universidade Federal do Piauí UFPI Graduando em Engenharia de Produção 2 Universidade Federal do Piauí UFPI Mestre em Eng. de Produção 3 Universidade Federal do Piauí UFPI Mestre em Eng. Química 4 Universidade Federal do Piauí UFPI Doutor em Eng. Química
2 2 Referencial Teórico De acordo com Garcia et al. (2006) a gestão de estoque é, essencialmente, a ação de gerir recursos ociosos que tem valor econômico e que cuja função é suprir as necessidades de material numa instituição. Já segundo Slack et al. (2007) o estoque é um acumulo de insumo ao longo do sistema de produção independente de sua localização surgindo pela inequação entre fornecimento e demanda. As principais funções positivas do estoque segundo Garcia et al. (2006) são a garantia do abastecimento das matérias-primas para a empresa (reduzindo demora, atraso ou mesmo a não entrega do produto para o cliente), proteção contra a sazonalidade do suprimento, a economia de escala, o uso de lotes econômicos, a flexibilização do processo e o imediato atendimento das necessidades da empresa. Para Viana (2000) a gestão dos estoques é um conjunto de atividades que se propõe a atender as necessidades da empresa, com o máximo de eficiência possível e ao menor custo possível, tudo isso através do maior giro executável para o capital investido em materiais. O balanceamento entre os estoques e o consumo é a principal função da gestão de estoques. Segundo Oliveira (1999:181), o estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica. É portanto a soma dos produtos que foram adquiridos pela empresa para serem transformados ou revendidos. Além do controle dos custos, a administração de estoque está relacionada com a decisão de quando e quanto reabastecer, através da compra das matérias-primas que participam do processo da empresa para que estes estoques atendam a demanda. Para Ballou (1993), os pontos principais da gestão dos estoques são: a melhoria dos serviços de atendimento ao consumidor; os estoques agem como amortecedores entre a demanda e o suprimento; podem proporcionar economia de escala nas compras e; agem como proteção contra aumento de preços e contingências. A economia de escala que se obtém ao se comprar mostra a importância de se examinar os níveis de estoques antes de fazer uma nova compra, pois, caso a empresa tenha uma grande quantidade de estoque e não realiza uma análise para se verificar isso, as economias geradas pelas compras de lotes maiores são perdidas por custos elevados na manutenção destes. Para gerir adequadamente os estoques é necessário se conhecer todos os custos que envolvem o seu controle. Alguns dos custos que estão relacionados aos estoques segundo Garcia et al. (2006) podem ser classificados em:
3 a) Custo de pedir: são os custos fixos administrativos referente ao processo de aquisição da quantidade necessária para reposição do estoque. São medidos em termos monetários por pedido; b) Custos de manter estoque: todos os custos necessários para manter um número determinado de mercadorias por um período de tempo determinado que devem ser mensurados monetariamente por unidade e também por período. Este custos incluem os custos de armazenagem, deterioração, custo de seguro, e obsolescência e o custo de oportunidade, que significa o custo de investir em outro investimento que não a empresa. c) Custo total: é a soma dos dois custos anteriores: o controle de estoques tem como meta estabelecer o nível adequado de abastecimento para equilibrar e o custo de pedir e o custo de manter estoques é o ideal. Desse modo podemos compreender que a gestão de estoque objetiva o controle das entradas e saídas dos produtos buscando o menor cuspo possível de imobilização e assegurando a disponibilidade dos bens aos clientes. 3 Metodologia A partir do levantamento das dificuldades de uma empresa, optou-se pelo estudo de gestão de estoques. O passo seguinte foi o estudo bibliográfico e documental sobre técnicas e modelos de gestão de estoques para tentar se identificar quais melhorias poderiam ser desenvolvidas na empresa. Posteriormente foi identificado a necessidade de criar um banco de dados que pudesse registrar a entrada, saída de materiais, bem como manter o registro de inventário de forma fácil e acessível para os colaboradores. Outro fator observado foi a necessidade de integrar tal controle ao sistema gerencial da empresa, o que levou a escolha do MS Excel 2013 como plataforma para criação do controle. A partir disto foi elaborado um mapofluxograma da empresas e um levantamento do inventário para se criar uma planilha de controle e um mapa de disposição de materiais dentro da empresa. 4 Resultados e Discussões 4.1 Levantamento do inventário O processo para criação do sistema de controle de estoques consistiu inicialmente no levantamento dos tipos de insumos disponíveis na empresa e tipologia de produtos que lá são fabricados. A partir do levantamento destes dados foi elaborado uma classificação das matérias-primas de acordo com sua cor, vidros fantasias, laminados, reflexivos e vidros pintados onde também foi feita uma divisão de acordo com as espessuras e tamanhos das chapas disponíveis para corte.
4 4.2 Mapa de fluxo do estoque Foi feito o mapofluxograma do processo produtivo de forma a identificar as etapas críticas e também melhores rotas de distribuição das placas facilitando o seu manuseio e transporte. Desta forma a alocação das chapas foi determinada de acordo com as necessidades do processo buscando reduzir o tempo de transporte e riscos de perdas e acidentes devido o manuseio das placas. 4.3 Desenvolvimento da planilha de controle Buscou-se desenvolver uma planilha objetiva que dispusesse de forma imediata as quantidades e características das chapas para o corte ou venda por meio do programa MS Excel 2013. A escolha do software se deu devido a facilidade de acesso a este, domínio por parte dos operadores e possibilidade da integração, exportação e importação de dados com sistema de gestão da produção utilizado pela empresa. O esquema da planilha é mostrado na figura 01. Figura -01 Esquema da planilha de controle da matéria-prima Fonte: Elaboração própria A planilha foi desenvolvida para ser de simples leitura por não ser utilizada apenas pelo responsável por fazer os planos, como também pelos vendedores, já que eles podem vender uma placa inteira ou apenas uma parte desta e também pelo sócio-diretor que a usa para verificar a hora de se fazer mais compras. A planilha de estoque é atualizada diariamente reduzindo erros de informação sobre o estoque. Através desta planilha, foi possível integrar o estoque das matérias-primas ao sistema gerencial da empresa. Com isso, a integração com o menu das vendas e pedidos foi melhorada, podendo uma melhor sincronização e maior acurácia na produção.
5 4.3.1 Desenvolvimento da planilha de localização Devido ao elevado número de placas, muitas vezes elas estão sobrepostas, misturadas ou escondidas. Como os colaboradores não são especializados em lidar com a matéria-prima, muitas delas passam despercebidas. Com isto a empresa acaba perdendo produção por não saber localizar onde estão determinadas matérias-primas. Para minimizar estes erros foi desenvolvida uma planilha de localização. Nesta planilha, estão todas as matérias-primas que foram distinguidas através de cores. Há a informação sobre o tamanho e a quantidade na própria célula. Há menções sobre os referenciais do galpão para agilizar a localização das matérias-primas conforme figura 02. Figura 02 Esquema mapa de localização de matéria - prima Fonte: Elaboração própria Depois que a planilha foi desenvolvida, houve a diminuição da mudança, devolução e exclusão de pedidos. O colaborador que realiza os planos de estoque tem maior controle sobre os tamanhos de chapas disponíveis de determinada espessura para ir para o plano de corte. Com isso, obtém-se melhor aproveitamento do plano de corte, ocasionando menor perda de matéria-prima. 5 Conclusão A administração de estoques é fundamental para a sobrevivência das organizações devido ter influência direta sobre os custos produtivos e nível de serviço ao cliente. Pode-se concluir que a planilha desenvolvida auxiliou na gestão de matérias-primas, contribuindo para o aumento da eficiência e produtividade, fornecendo informações com maior acurácia e em tempo real sobre os estoques além de organizar melhor a disposição dos insumos. Apesar da aceitação e implantação do sistema pela empresa, o trabalho se limita a analisar os impactos reais e possíveis melhorias que ainda
6 podem ser desenvolvidos através planilha. Além do acompanhamento e melhoria, também é sugerido como trabalho futuro, a criação de uma rotina de cálculos que gerem indicadores para uma possível classificação ABC do estoque e margens de contribuição individual de cada tipo de componente nos custos da organização. Referências BALLOU, R. H. Logística empresarial. São Paulo: Atlas, 1993. GARCIA, E. S.; DOS REIS, L. M. T. V.; MACHADO, L. R.; FERREIRA FILHO, V. J. E. Gestão de estoques: otimizando a logística e a cadeia de suprimentos. Editora E-papers, 2006. OLIVEIRA, Á. G. de. Contabilidade financeira para executivos. 5ª Ed. FGV, São Paulo, 1999. SLACK, N., CHAMBERS, S., HARLAND, C., HARRISON, A.,JOHNSTON, R.. Administração da Produção, São Paulo SP: Editora Atlas S.A., 1997. VIANA, J. J., Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.