GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS EM SAÚDE. Os custos das instituições

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1 GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS EM SAÚDE Os custos das instituições Dra Janice Donelles de Castro - Professora do Faculdade de Ciências Econômicas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Programa de Pós Graduação em Economia Primavera 2012

2 Os custos das instituições 2 OS CUSTOS DAS INSTITUIÇÕES Como vimos anteriormente, para realizar as avaliações econômicas, precisamos conhecer os custos e os resultados de uma ação. Na área da saúde, muitos têm se ocupado com o estudo dos resultados, mas poucos com o estudo dos custos, que por sua vez, abrangem diversos aspectos, muitos deles difíceis de serem mensurados, como a dor, por exemplo. Além disso, os custos podem ter diferentes significados para instituições públicas e privadas. Consideramos que o ponto de partida é conhecer a estrutura dos custos das instituições onde as ações de saúde são realizadas, onde o processo de trabalho ocorre. Essas informações serão usadas para melhor gerenciar, racionalizando o uso dos insumos e apoiando o planejamento a médio e longo prazo. O que é a estrutura de custos da instituição? Todas eles tem a mesma estrutura? Em primeiro lugar devemos considerar que a estrutura de custos é específica de cada instituição, de cada empresa e reflete a "...estrutura administrativa, o padrão tecnológico empregado na produção, o número de pessoas ocupadas nas diferentes atividades (diretamente produtivas ou não), a estrutura comercial, a política de vendas praticada, e assim por diante. A estrutura de custos identifica a participação de cada um dos seus elementos no conjunto do gasto da empresa, instituição, num determinado período. (VASCONCELOS, 1996:7)

3 Os custos das instituições 3 A melhor forma de captar a participação de cada um desses elementos de custos, em cada empresa, é através dos chamados: "sistemas de custeio". Apesar de seguirem normas gerais devem ser criados para cada instituição, considerando suas especificidades. O uso desses sistemas pelas empresas privadas é bastante antigo, existem há mais de "... um século, e foram desenvolvidos com o objetivo de gerarem informações sobre oportunidade de melhoria de desempenho das empresas, em termos de resultados econômicos. (NAKAGAWA, 1993) Os sistemas de custeio tem como principais objetivos: 1. Planejar as atividades 2. Gerenciar os resultados 3. Definir o preço de venda do produto 4. Facilitar o uso contábil das informações. (BEULKE:1997; CRC-SP:1995; VASCONCELOS:1996) LEIA MAIS BEULKE, R. & BERTÓ, D.J. Gestão de custos e resultados na saúde: hospitais, clínicas, laboratórios e congêneres. São Paulo: Saraiva, NAKAGAWA, M. Gestão estratégica de custos: conceitos, sistemas e implementação. São Paulo: Atlas, NAKAGAWA,M. Introdução à controladoria: conceitos, sistemas, implementação. São Paulo: Atlas, 1995.

4 Os custos das instituições 4 Planejamento das atividades Para planejar as atividades de médio e longo prazo são usadas as informações do sistema de custos e do sistema orçamentário. Nesse caso, o planejamento operacional prevê a sequência de atividades, o consumo de recursos e os prazos de execução. A informação obtida deve ser produzida e divulgada com agilidade e servir à avaliação de desempenho que será feita com base na comparação entre o uso planejado e o executado dos recursos. É usada no processo de decisão para orientar a execução das atividades e corrigir desvios. Gerenciamento de resultado ou administração dos recursos As empresas e demais instituições sempre possuem um objetivo, uma missão, que deve ser atingido. Nesse processo consomem os recursos disponíveis. O uso dos recursos escassos deve ser gerenciado para se obter os melhores resultados. OS SISTEMAS DE CUSTEIO PODEM SER USADOS PARA GERENCIAR O RESULTADO DAS EMPRESAS, OU SEJA, O LUCRO OU O PREJUÍZO OBTIDOS NO PROCESSO DE PRODUÇÃO. Normalmente os resultados obtidos pelas empresas são afetados por dois fatores: 1. Os mercadológicos, ou a relação entre oferta e demanda no mercado, e 2. os custos de produção.

5 Os custos das instituições 5 As empresas individualmente tem menor capacidade de modificar a sua situação de mercado, exceto nos casos em que atuam como monopolistas ou oligopolistas (ver SAIBA MAIS). Em relação ao gerenciamento dos custos é mais fácil alterar sua posição, e uma empresa com menores custos é mais competitiva. Gerenciar os custos depende de modificações feitas dentro da própria estrutura da empresa, como, por exemplo, estabelecer a melhor relação entre preços, custos e volumes adicionais, modificar os horários e uso das instalações, diminuir os espaços ociosos; ou, ainda alterar o mix de produtos. SAIBA MAIS Monopólios são caracterizados por existir apenas um vendedor que domina oferta (Unicidade), normalmente o produto não tem substituo próximo (Insubstitubilidade), nesses casos existem barreiras impeditivas à entrada de novas firmas no mercado através de disposições legais, direitos de exploração (Barreiras). As firmas monopolistas tem poder em relação as variáveis preço e quantidades, dessa forma são capazes de manter sua posição no mercado, maximizando seus lucros Oligopólios são mais comumente encontrados na realidade, e possuem algumas características diferentes entre eles, mas normalmente existe um pequeno numero de concorrentes ou firmas que dividem o mercado, a concorrência entre elas pode levar a necessidade de diferenciação do produto, cujas características intrínsecas permanecem as mesmas. Ocorrem rivalidade e acordos entre as empresas lideres para criar barreiras a entrada de novos concorrentes.

6 Os custos das instituições 6 Definição do preço de venda O preço de um bem ou serviço é determinado, em condições normais, pelos seus custos de produção e pela interação entre a oferta e demanda no mercado. Portanto, conhecer a estrutura de custos para a produção de um bem ou serviço possibilita a determinação do preço de venda com bases confiáveis, ou seja, acima do custo de produção, gerando lucro para a empresa. É necessário determinar os custos unitários dos produtos e, a partir deles, definir o preço de venda, por isso a importância de dimensionar e controlar os custos em cada setor relevante da empresa, para determinar as margens de lucro para os produtos a partir dos custos unitários totais e dos preços de venda efetivos. Uso contábil das informações Para quantificar o resultado do período é fundamental a informação de custos dos bens ou serviços produzidos. Como podemos notar, a principal preocupação dos autores - quanto às aplicações de um sistema de custeio - não é apenas em relação à determinação dos preços, mas, principalmente, quanto a sua utilização enquanto fonte de informações para o controle, avaliação e planejamento das atividades das instituições. (BEULKE:1997; CRC-SP:1995; VASCONCELOS:1996)

7 Os custos das instituições 7 Onde buscar as informações sobre custos? A contabilidade geral é a principal fonte de informações das empresas para obter dados sobre a composição de seus custos. Normalmente, estas informações estão discriminadas pelos grupos contábeis e pelos centros de custos, com os valores em moeda constante e, ainda, associadas ao sistema orçamentário, o que permite checar o grau de execução das metas estabelecidas. OS SISTEMAS DE CUSTOS SÃO IMPLANTADOS PELAS EMPRESAS QUE DESEJAM IDENTIFICAR OS SEUS ACERTOS, ERROS E MEDIR OS DESVIOS EM RELAÇÃO AS METAS ESTABELECIDAS NO PLANEJAMENTO, POR ISSO É RELEVANTE A IDENTIFICAÇÃO DE CADA SETOR DA EMPRESA, POIS ASSIM É POSSÍVEL REALIZAR AS INTERVENÇÕES E MUDANÇAS DE RUMO ONDE É NECESSÁRIO.(BEULKE;1997:19). Conceitos dos sistemas de custeio Os sistemas de custeio utilizam alguns conceitos como os de custo contábil, custo fiscal e custo gerencial. Isso facilita a análise dos resultados que se pretende obter. (CRC - SP:1995). O custo contábil objetiva identificar os custos e determinar a margem de lucro e o preço final. Com sua evolução, passou a informar os custos por áreas e departamentos, medindo áreas de responsabilidade e aproximando-se das noções de orçamento. O custo fiscal, por sua vez é decorrente da necessidade de adequar o custo contábil à legislação tributária. O custo gerencial, o mais complexo dos três, introduz instrumentos, como moeda-forte; relativiza determinados conceitos contábeis, tais como custo de reposição em vez de custo histórico e discute outros aspectos fiscais que não podem ou não devem ser considerados no custeio.

8 Os custos das instituições 8 Utilização de sistemas de custeio na saúde A ideia da utilização de sistemas de custeios dentro das empresas privadas está bem disseminada, e as empresas que buscam uma maior competitividade certamente utilizam este instrumento. No entanto, segundo Beulke (1997:14-15), (...) a quase totalidade das instituições de saúde no país desconhece a sua estrutura de custos (...) e ainda afirma que estas instituições são (...) grandes desperdiçadoras de custos (...) que resulta diretamente da inexistência de um sistema técnico, detalhado e consistente de custos (...). ESTA SITUAÇÃO NÃO É DIFERENTE NO SETOR PÚBLICO, AFORA AS EXCEÇÕES DE ALGUNS HOSPITAIS E RAROS SERVIÇOS DE ATENÇÃO BÁSICA, A MAIORIA NÃO CONHECE A SUA ESTRUTURA DE CUSTOS AINDA ATUALMENTE. Por que isso ocorre? Não é de se estranhar que assim seja, uma vez que os sistemas de custeio foram desenvolvidos para melhorar a competitividade das empresas privadas. A principal razão está na diferença de objetivos entre as empresas privadas e as instituições do setor público. As últimas não têm como objetivo a obtenção de lucro com suas atividades, pois cumprem uma função social. No entanto, isto não significa que o custo destas atividades não deva ser estudado para que seja possível otimizar o gasto público, através da intervenção e modificação na estrutura de custo, quando necessário.

9 Os custos das instituições 9 Quais são os aspectos essenciais no cálculo de custos? 1. ciclo operacional, deve (...) ser entendido como o somatório de tempos envolvidos, desde a contratação dos fatores de produção e distribuição até o recebimento do valor transacionado (...). 2. reposição dos insumos físicos, sem a qual a instituição será inviabilizada no médio prazo. 3. necessidade de diminuir as distorções provocadas pelo desembolso de recursos em diferentes etapas do ciclo de produção, atualizando-se os valores nominais dos diferentes períodos para o momento de avaliação. 4. a avaliação do resultado deve observar se a atividade realizada permite preservar a substância patrimonial e o valor do dinheiro no tempo. Boa gestão de resultados Para obter-se a boa gestão de resultados devem ser observados os seguintes pontos: uso racional dos tempos e espaços administração de estocagem recebimento dos valores sazonalidade análise de viabilidade econômica financeira dos investimentos definição do mix de produtos e serviços ofertados. (BEULKE;1997:25-27)

10 Os custos das instituições 10 Quais os aspectos importantes para a compreensão dos sistemas de custeio? A implantação de um sistema de custeio pressupõe o atendimento de alguns requisitos como, por exemplo, o levantamento sistemático das rotinas administrativas, dos insumos usados e dos produtos produzidos, tornando possível definir as funções de produção associadas a cada produto, e também a criação de um sistema de informações eficiente. Além disso, é preciso conhecer o significado de determinados conceitos, como veremos a seguir: a. Existe diferença entre despesa e custo? A despesa é o montante de recursos gastos num determinado período de tempo; não há a preocupação com o produto gerado por ela. O custo é o valor de todos os bens e serviços usados para produzir outros bens e serviços durante um determinado período de tempo. Quando pensamos em custo, estamos nos referindo, sempre, ao gasto que incorremos para produzir alguma coisa. b. O que é custo direto? Qual a diferença entre custo direto e indireto? O custo direto é aquele identificado com o produto final. Neste caso, não é necessário nenhuma forma de rateio. Um exemplo seria os custos de pessoal e matéria-prima para produzir determinado bem ou serviço. O custo indireto é aquele que não é identificado apenas com um produto ou serviço, mas com mais de um ou com todos. Os custos indiretos devem ser rateados entre todos os produtos e serviços produzidos. Um exemplo seriam os custos de aluguel, energia e combustível.

11 Os custos das instituições 11 c. Qual a razão para calcular o custo médio unitário? É o valor total gasto, num determinado período, para produzir bens e serviços, dividido pelo número de unidades desses bens e serviços produzidos. Pode ser obtido em relação ao custo direto, indireto e total. Serve para determinar o preço e a quantidade produzida. d. O que é custo operacional, qual a diferença entre custo operacional e custo não operacional? O custo operacional é o valor dos bens e serviços, consumidos na produção de outros bens e serviços, num determinado período. O custo não operacional, por outro lado, é parte do total de gasto mas que não é considerado no cálculo do custo total devido a dificuldades técnicas. Tem-se como exemplo o pagamento de pessoal à disposição de outros órgãos, a depreciação, os investimentos.