Channel Módulo Gerencial Tutorial Atualizado com a versão 4.02
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Sumário INTRODUÇÃO... 4 Propósito... 4 Público Alvo... 4 MÓDULO GERENCIAL... 5 Portal do Gestor do Portfólio... 7 Permissões de Acesso... 7 ESCRITÓRIO DE PROJETOS... 8 Documentos e templates... 8 Formulários padrão... 8 Documentos compartilhados...12 Relatórios... 13 Apontamentos de horas...13 Relatório de atividades em multi-projetos...23 Alocação de recursos humanos...24 Mapa de alocação...25 Painel de controle...27 Resultados financeiros de projetos...29 Relatório de controle previsto x real...31 Relatório de projetos por ciclo do BSC...33 Estatísticas de trabalho...35 Relatório de projetos...36 MENU ADMINISTRAÇÃO... 37 Cadastro de painéis de controle... 37 Ações sobre os painéis de controle...37 Incluir painel de controle...38 Configurar painel de controle...38 SUPORTE AO USUÁRIO... 52
Introdução Propósito Esse tutorial tem como objetivo o entendimento da utilização do Channel para o gerenciamento de projetos. Público Alvo Esse documento destina-se aos usuários responsáveis pela gestão, planejamento, controle e execução de projetos. 4 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Módulo Gerencial O Channel é um sistema que permite o alinhamento estratégico dos projetos, investimentos e operações da empresa. Esta ferramenta engloba soluções para a gestão estratégica, tática e operacional do portfólio de projetos da empresa, conforme a ilustração 1. Figura 1 - Gestão estratégica, tática e operacional do Channel Para um melhor entendimento, pode-se dizer que o sistema está subdividido em 4 Módulos. A imagem 2 representa a divisão dos módulos do Channel. Figura 2 - Divisão dos módulos do Channel Channel Relatórios e Painéis de Controle 5
Para que o controle de todas as funções do sistema seja realizado de forma satisfatória, o sistema dispõe de consultas gerenciais e painéis de controle que poderão ser configurados de acordo com a necessidade da organização. Este tutorial tem como objetivo instruir o usuário Gestor do Portfólio a visualizar e acompanhar os resultados da organização com o auxílio dos relatórios gerenciais e painéis de controle. 6 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Portal do Gestor do Portfólio O Channel apresenta visões diferenciadas de acordo com o perfil do usuário. A Visão Gerencial apresenta as informações referentes a programas, projetos e operações de forma consolidada. É a visão default do gestor e gerente de projetos. A figura 9 apresenta a visão gerencial. Figura 3 - Visão do Gestor do Portfólio Permissões de Acesso As formas de visualização diferem de acordo com o perfil do usuário. Gestor: O usuário com perfil de gestor pode consultar os programas, projetos e operações sobre a responsabilidade de qualquer usuário do sistema pertencente a sua área e subáreas. Para alterar a área na qual o Gestor pertence utilize o menu Administraçao-> Cadastro de Usuários. Gerente de Projetos: Os usuários com perfil de gerente de projetos ficam limitados a visualizar os programas, projetos e operações sobre sua responsabilidade. Channel Relatórios e Painéis de Controle 7
Escritório de Projetos O Escritório de projetos é parte da organização que tem por objetivo o gerenciamento organizado e planejado das atividades de gerenciamento de projetos. Um escritório de projetos pode ter como atividades o fornecimento de informações e conhecimento para o gerenciamento de projetos ou até mesmo o gerenciamento do projeto propriamente dito. Esta função do sistema tem como objetivo fornecer conhecimento e padrões para os gerentes de projetos e organizar as informações dos projetos em forma de relatórios. Nos próximos capítulos serão representados e detalhados todos os itens do Menu Escritório de Projetos. Documentos e templates A consulta aos documentos e templates está acessível através do Menu Escritório de Projetos-> Documentos e Templates, conforme a figura 4. Figura 4 - Menu de acesso aos documentos e templates Formulários padrão Neste item de Menu é possível que os gestores acessem os modelos de formulários do escritório de projetos, bem como, através dos atalhos editar sua estrutura, preencher e visualizá-los. Uma vez na tela de consulta, será apresentada a listagem de todos os formulários das áreas nas quais o usuário logado no sistema tem permissão de acesso, conforme figura 5. Figura 5 - Listagem de formulários de projetos 8 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Incluir formulários Para incluir um novo formulário padrão, pressione formulário de cadastro de informações gerais, conforme a imagem 6.. Será exibido o Figura 6 - Formulário de cadastro de novo formulário Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome de cadastro do formulário Uma vez criado, ao gerar um novo formulário em qualquer projeto ou operação cadastrada no sistema, o gerente terá como opção importar os formulários do Escritório de Projetos. Ações sobre os formulários de projetos Ver formulário: pressione para visualizar o formulário; Preencher formulário: Pressione para preencher o formulário; Estrutura do formulário: Pressione para editar os campos do formulário; Editar: Pressione para editar as informações gerais do formulário; Remover: Pressione para remover o formulário. Estrutura do formulário Após incluir um novo formulário é necessário editar ou criar a sua estrutura. A configuração da estrutura do formulário é acessível através do botão de ação existente na tela de Formulários. Ao acessar o botão imagem abaixo:, será apresentada a estrutura atual do formulário, conforme a Channel Relatórios e Painéis de Controle 9
Incluir Grupo Na estrutura do formulário, o grupo tem como função de agrupador de campos. Um campo pode ou não estar vinculado a um grupo de informações. Pressione para acrescentar um novo grupo, será exibida a seguinte tela: Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: 10 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do grupo de campos Nro. de colunas Obrigatório Permite que a visualização do conteúdo dentro do grupo seja quebrada em colunas. Informe o número de colunas. Incluir campo Para realizar a inclusão de um novo campo, pressione direito da tela. Será apresentada a seguinte caixa de informações: no canto superior Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Nome que será atribuído ao formulário. Obrigatório Opcional Define se este campo terá preenchimento obrigatório. Caso seja ativado, não será possível salvar o preenchimento do formulário sem haver informação neste campo. Grupo Opcional Associa o campo criado a um grupo de informações criado. Para criar um novo grupo pressione no atalho Novo grupo. Tipo Obrigatório Define o tipo de informação contida no campo que está sendo cadastrado. Para maiores detalhes consulte o próximo item deste manual. Formatação Obrigatório Define o formato da informação preenchida neste campo. Para visualizar o exemplo, clique em Exibir Exemplo. Alinhamento Obrigatório Define o alinhamento no contexto do formulário. Aplicado a Obrigatório Define se o alinhamento configurado no item anterior será aplicado apenas ao campo ou ao seu conteúdo. Tipos de campos O item tipo de campo define qual será o conteúdo exibido neste campo do formulário. Existem várias possibilidades de tipo, são elas: Data: exibe no formulário um campo do tipo data com formato de preenchimento pré-definido (dd/mm/aaaa). Documento: permite que seja carregado um arquivo, com qualquer extensão. Na visualização do formulário será exibido um link para baixar o arquivo. Channel Relatórios e Painéis de Controle 11
Hora: exibe no formulário um campo do tipo hora com formato de preenchimento pré-definido (hh:mm). Imagem: permite que seja carregada uma imagem. Na exibição do formulário será exibida a imagem redimensionada no tamanho disponível na página. Múltipla escolha: permite que sejam cadastradas opções para a escolha no preenchimento. Ao selecionar esta opção serão exibidos os campos para cadastro das alternativas, uma delas poderá conter campo auxiliar. No seu preenchimento será possível selecionar várias alternativas. Numérico inteiro: exibe no formulário um campo do tipo numérico com formato de preenchimento pré-definido em número inteiro. Numérico decimal: exibe no formulário um campo do tipo numérico com formato de preenchimento pré-definido em número decimal. Rótulo: permite que seja cadastrado um rótulo. Este campo deve ser usado para definir títulos ou instruções que não necessitem de preenchimento. Texto curto: disponibiliza na área de preenchimento do formulário um campo para inserção de texto com limitação em 80 caracteres. Texto longo: disponibiliza na área de preenchimento do formulário um campo para inserção de texto sem limitação de caracteres e com possibilidade de formatação. Única escolha: permite que sejam cadastradas opções para a escolha no preenchimento. Ao selecionar esta opção serão exibidos os campos para cadastro das alternativas, uma delas poderá conter campo auxiliar. No seu preenchimento será possível selecionar apenas uma alternativa. Documentos compartilhados A área destinada para a documentação dos projetos tem como objetivo criar uma base de conhecimento para o armazenamento e recuperação de informações adquiridas ao longo de todos os projetos cadastrados no sistema. Uma vez na tela de consulta, será apresentada a árvore de todas as pastas e os documentos contidos no escritório de projetos, conforme figura 7. Figura 7 - Listagem dos documentos compartilhados 12 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Ao publicar um documento, a visualização pode ser restringida de acordo com o perfil do usuário. Todos os documentos ficarão disponíveis para os usuários com permissão de acesso através do menu Ferramentas-> Conhecimento-> Documentos. Relatórios A consulta aos relatórios gerados pelo sistema está acessível através do Menu Escritório de Projetos-> Relatórios, conforme a figura 8. Figura 8 - Menu de acesso aos relatórios do Escritório de Projetos Apontamentos de horas Ao selecionar o Menu Apontamentos de Horas serão exibidas as opções de relatórios das horas apontadas. Estes relatórios estão acessíveis através do menu Escritório de Projetos-> Relatórios-> apontamentos de horas, conforme a ilustração 9. Figura 9 - Menu de acesso aos relatórios de apontamentos de horas Relatório geral Através do Relatório Geral é possível visualizar os apontamentos de horas de projetos, operações e projetos e operações, aplicando os diversos filtros disponíveis. Channel Relatórios e Painéis de Controle 13
As informações obtidas são os totais de horas e custos de cada tipo de atividade e operação, bem como, os totais em projetos, operações e geral. Figura 10 - Relatório geral de apontamentos de horas Filtrando por Projeto e Operação Colaborador: serão listados dos os usuários cadastrados no sistema associados ou não em projetos e operações. Tipo de hora: permite que as horas listadas sejam horas normais, extras ou totais. Área Operacional: permite que sejam visualizadas apenas as horas de projetos ou operações associadas à determinada área ou subáreas. Para exibir sub-áreas deve-se selecionar o campo correspondente. Cliente: serão listados todos os clientes cadastrados no sistema e a opção todos. Quando selecionado um cliente específico, serão listados os apontamentos de projetos do cliente. Início/Fim: os dados apresentados no relatório obedecerão ao intervalo de tempo selecionado. Filtrando por Projeto Programa: Serão listados todos os programas cadastrados. Quando selecionado um programa, exibe apenas os apontamentos de horas para projetos deste programa. Projeto: Serão listados todos os projetos cadastrados. Quando selecionado um projeto, exibe apenas os apontamentos de horas deste projeto. Filtrando por Operação 14 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Tipo da operação: Serão listados os tipos de operações cadastrados e a opção Todos. Quando selecionado um tipo de operação, exibe apenas os apontamentos das operações cadastradas com o tipo selecionado. Operação: Serão listadas todas as operações cadastradas e a opção Todos. Quando selecionada uma operação, exibe apenas os apontamentos desta operação. Rubrica: Serão listadas todas as rubricas cadastradas e a opção Todos. Quando selecionada uma rubrica, exibe apenas os apontamentos da rubrica. Ticket: Serão listados todos os Tickets cadastrados e a opção Todos. Quando selecionado um ticket, exibe apenas os apontamentos deste ticket. Atalhos Na parte superior direita da tela são exibidos atalhos para os seguintes relatórios: Relatório de Produtividade Relatório Projetos Relatório Operações Relatório projetos Através do Relatório de Projetos é possível visualizar os apontamentos de horas de projetos ou programas aplicando os diversos filtros disponíveis. As informações obtidas são os totais de horas, custos de cada tipo de atividade e os totais parciais, conforme a ilustração 11. Figura 11 - Relatório de apontamentos de horas por projeto Filtros disponíveis Colaborador: serão listados dos os usuários cadastrados no sistema. Tipo de hora: permite que as horas listadas sejam horas normais, extras ou totais. Channel Relatórios e Painéis de Controle 15
Área Operacional: permite que sejam visualizadas apenas as horas apontadas para projetos associados à determinada área ou subáreas. Para exibir subáreas deve-se selecionar o campo correspondente. Programa: Serão listados todos os programas cadastrados. Quando selecionado um programa, exibe apenas os apontamentos de horas para projetos deste programa; Projeto: Serão listados todos os projetos cadastrados. Quando selecionado um projeto, exibe apenas os apontamentos de horas deste projeto; Início/Fim: os dados apresentados no relatório obedecerão ao intervalo de tempo selecionado. Atalhos Na parte superior direita da tela são exibidos atalhos para os seguintes relatórios: Relatório de Produtividade Relatório Geral de apontamentos Relatório de Operações Relatório operações Através do Relatório de Operações é possível visualizar os apontamentos de horas de operações aplicando os diversos filtros disponíveis. As informações obtidas são os totais de horas, custos de cada tipo de solicitação da operação e os totais parciais, conforme a ilustração 12. Figura 12 - Relatório de apontamentos de horas por operações Filtros disponíveis Colaborador: serão listados dos os usuários cadastrados no sistema. Tipo de hora: permite que as horas listadas sejam horas normais, extras ou totais. Início/Fim: os dados apresentados no relatório obedecerão ao intervalo de tempo selecionado. 16 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Cliente: serão listados todos os clientes cadastrados no sistema e a opção todos. Quando selecionado um cliente específico, serão listados os apontamentos de projetos do cliente. Área Operacional: permite que sejam visualizadas apenas as horas apontadas para operações associadas à determinada área ou subáreas. Para exibir subáreas deve-se selecionar o campo correspondente. Tipo da operação: Serão listados os tipos de operações cadastrados e a opção Todos. Quando selecionado um tipo de operação, exibe apenas os apontamentos das operações cadastradas com o tipo selecionado. Operação: Serão listadas todas as operações cadastradas e a opção Todos. Quando selecionada uma operação, exibe apenas os apontamentos desta operação. Rubrica: Serão listadas todas as rubricas cadastradas e a opção Todos. Quando selecionada uma rubrica, exibe apenas os apontamentos da rubrica. Solicitação: Serão listados todos as solicitações cadastradas e a opção Todos. Quando selecionada uma solicitação, exibe apenas os apontamentos desta solicitação. Atalhos Na parte superior direita da tela são exibidos atalhos para os seguintes relatórios: Relatório de Produtividade Relatório Geral de Apontamentos Relatório de Projetos Relatório de produtividade A produtividade é a relação entre o resultado útil de um esforço produzido e o resultado planejado. Neste relatório pode-se listar a produtividade dentro de um intervalo de tempo estabelecido, para um recurso específico, para um tipo de operação ou atividade específico, entre outros. Todas estas iterações possíveis para o usuário são realizadas através dos filtros apresentados na parte superior da tela. Para medir a produtividade é comparada a carga horária disponível para o recurso às horas empenhadas em projetos o operações, conforme a ilustração 13. Channel Relatórios e Painéis de Controle 17
Figura 13 - Relatório de produtividade Campos apresentados Recurso: nome do usuário ou colaborador. Carga Horária: carga horária diária disponível de acordo com o cadastro do usuário. Dias Úteis: dias úteis com horas apontadas para o usuário. Média: média de horas produtivas diária (somatório de horas apontadas/dias úteis). Total: total de horas apontadas e porcentagem em projetos e operações. Custo Total: custo total dos apontamentos de horas do recurso utilizando como base o cadastro de usuários. Mais dados: atalho para exibição dos apontamentos para projetos (imagem 14), apontamentos para operações (imagem 15) e apontamento de horas (imagem 16). Figura 14 - Relatório de apontamento de horas por projeto Neste relatório é apresentado o detalhamento dos apontamentos em projetos, alocação para cada projeto número de horas e custo das horas do recurso. Figura 15 - Relatório de apontamento de horas por operações Neste relatório é exibido o detalhamento de horas apontadas para operações, tipo de operação, alocação em relação às horas totais de operações, horas e custo das horas apontadas pelo recurso. 18 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 16 - Relatório de apontamento de horas por datas Neste relatório são apresentados dos detalhes dos apontamentos realizados para o recurso selecionado. Atalhos Relatório Geral de Apontamentos Relatório de Projetos Relatório de Operações Gráfico de custos por projeto Para visualizar o gráfico de custos por projeto, pressione o ícone canto superior direito do relatório. existente no Será exibida uma janela auxiliar contendo os gráficos, conforme a ilustração 17. Channel Relatórios e Painéis de Controle 19
Figura 17 - Gráfico de custos por projeto Neste conjunto de gráficos é visualizada a distribuição dos custos e trabalho dos apontamentos listados no relatório. O primeiro gráfico traz a distribuição dos custos separados por projeto ou operações. No segundo gráfico são visualizados os custos com trabalho separados por projetos ou operações. Gráfico de custos por cliente Para visualizar o gráfico de custos por cliente, pressione o ícone superior direito do relatório. existente no canto Será exibida uma janela auxiliar contendo os gráficos, conforme a ilustração 18. 20 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 18 - Gráfico de custos por cliente Neste conjunto de gráficos é visualizada a distribuição dos custos e trabalho por cliente dos apontamentos listados no relatório. O primeiro gráfico traz a distribuição dos custos organizados por cliente. No segundo gráfico são visualizados os custos com trabalho organizados por cliente. Relatório de controle de horas dos colaboradores O relatório de controle de horas dos colaboradores permite que sejam monitoradas as horas apontadas por cada recurso, em projetos ou operações. Figura 19 - Relatório de controle de horas dos colaboradores Campos apresentados Área: exibe a área na qual o recurso está associado; Channel Relatórios e Painéis de Controle 21
Matrícula: exibe a matrícula do recurso exibido (se estiver informada no cadastro do usuário; Colaborador: exibe o nome do recurso relacionado; Horas ideais: exibe de acordo com o período aplicado no filtro a carga horária ideal considerando dias uteis (segunda-feira à sexta-feira); Horas apontadas: exibe o número de horas apontadas pelo recurso seja em projetos ou operações; Horas faltantes: diferença entre as horas ideais e horas apontadas. Atalhos Na parte superior direita da tela é exibido atalho para a exportação do conteúdo apresentado para Excel. Relatório de apontamentos por tipo de atividade O relatório de apontamentos por tipo de atividade permite que sejam monitoradas as horas apontadas por cada recurso, em projetos ou operações, considerando o tipo de atividade associada. O tipo de atividade é uma classificação que pode ser usada para agrupar os apontamentos dos recursos. Exemplos de tipos de atividade: reuniões, treinamentos, manutenção, desenvolvimento, etc. Figura 20 - Relatório por tipo de atividade Campos apresentados Agrupador: organiza os apontamentos por tipo de atividade; Descrição da atividade: comentário vinculado ao apontamento de horas; Número de horas: quantidade de horas apontadas; 22 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Tempo em minutos: quantidade de tempo em minutos correspondente ao apontamento realizado; Custo: custo associado ao apontamento de acordo com o valor/hora cadastrado para o recurso. Na parte superior direita da tela é exibido atalho para a exportação do conteúdo apresentado para Excel. Relatório de atividades em multi-projetos O relatório de atividades em Multi-Projetos permite que sejam visualizadas as atividades de vários projetos agrupadas por recurso ou as atividades agrupadas por projetos. Todas estas iterações possíveis para o usuário são realizadas através dos filtros apresentados na parte superior da tela. A ilustração 19 representa o conteúdo apresentado no relatório. Figura 21 - Relatório de atividades em multi-projetos Após aplicar o filtro selecionado, são apresentadas na tabela as seguintes informações: Nome do recurso: Nome do usuário/colaborador. Número de itens: Será exibida a quantidade de itens pendentes para o recurso com data de início planejada para o intervalo aplicado no filtro do relatório, ou em aberto. Com um clique simples do mouse sobre o recurso, as atividades são detalhadas, conforme a descrição abaixo: Nome da atividade: nome da atividade para qual o recurso está alocado. Nome do projeto: nome do projeto que pertence a atividade. Data de início: data de início planejado para a atividade. Data de fim: data de finalização planejada para a atividade. %: porcentagem concluída da atividade. Último comentário: último comentário referente a atividade. Channel Relatórios e Painéis de Controle 23
Ações: permite visualizar os recursos alocados e editar/visualizar a atividade de acordo com as permissões do usuário logado no sistema. Exportar para Excel Assim como os demais relatórios do Channel, também é possível exportar par Excel o relatório de atividades em multi-projetos. Para realizar a exportação, pressione no ícone superior direito da tela. existente no canto Gráfico Gantt de Recursos Através do relatório de atividades em multi-projetos é possível visualizar o Gráfico Gantt dos recursos alocados nas atividades dos vários projetos, de acordo com o filtro aplicado. A imagem 20 representa o Gantt de recursos gerado pelos dados do relatório. Figura 22 - Gráfico Gantt de Recursos Serão relacionados os nomes dos recursos e ilustradas as suas atividades no diagrama de acordo com o período selecionado no filtro do relatório. Alocação de recursos humanos O relatório de alocação de recursos humanos exibe o calendário de alocação de cada recurso selecionado no filtro, considerando todas as atividades para as quais o recurso está alocado e as horas ilustrando de forma diferenciada recurso superalocado, não alocado e alocado. A ilustração 21 mostra um exemplo de relatório de alocação de recursos humanos gerado. 24 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 23 - Relatório alocação de recursos humanos Filtros Os filtros disponíveis são os seguintes: Recurso: permite selecionar os recursos apresentados no relatório; Incluir atividades reservadas: inclui atividades ainda não liberadas; Incluir atividades em planejamento: inclui atividades de projetos ainda não em execução; Incluir atividades finalizadas: inclui atividades que já foram finalizadas; Período: intervalo de tempo que será exibida a alocação no relatório. Dados apresentados Em destaque na parte superior estão: nome do recurso e o tempo total alocado no período. No calendário propriamente dito, são exibidos os dias da semana de todo o período e em cada célula da tabela a data, horas alocadas e o status da alocação. A alocação pode assumir os seguintes status: Superalocado: destacado em vermelho. As horas alocadas para esta data são superiores às horas disponíveis no cadastro do usuário; Alocado: destacado em amarelo. Existem horas alocadas para esta data, porém ainda não ultrapassaram o seu tempo de disponibilidade; Não alocado: destacado em cinza. O recurso não possui horas alocadas para esta data. Mapa de alocação O Mapa de Alocação exibe de forma ordenada os recursos selecionados no filtro e suas horas alocadas dentro de uma escala de tempo, considerando todas as atividades para as quais o recurso está alocado. Channel Relatórios e Painéis de Controle 25
A ilustração 22 mostra um exemplo de relatório de alocação de recursos humanos gerado. Figura 24 - Mapa de alocação Filtros Os filtros disponíveis são os seguintes: Área: permite a exibição do mapa de alocação dos recursos associados a uma área e suas subáreas; Recurso: permite selecionar os recursos apresentados no mapa; Incluir atividades reservadas: inclui atividades ainda não liberadas; Incluir atividades em planejamento: inclui atividades de projetos ainda não em execução; Incluir atividades finalizadas: inclui atividades que já foram finalizadas; Período: intervalo de tempo que será exibida a alocação no mapa. Dados apresentados O Mapa de alocação exibe em uma distribuição temporal o nome do recurso, o total de horas dentro do período da seção e as horas parciais ordenadas por dia. A alocação pode assumir os seguintes status: Superalocado: destacado em vermelho. As horas alocadas para esta data são superiores às horas disponíveis no cadastro do usuário; Alocado: destacado em amarelo. Existem horas alocadas para esta data, porém ainda não ultrapassaram o seu tempo de disponibilidade; Não alocado: destacado em cinza. O recurso não possui horas alocadas para esta data. 26 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Painel de controle O Painel de Controle tem como objetivo obter as principais informações dos projetos, como o seu status, de forma resumida. Este meio de visualização traz informações gerenciais que permitem uma rápida análise da performance e facilitam na tomada de decisões. É utilizado como ferramenta para análise da magnitude de variações do cronograma o método do Valor Agregado E.V.A. A ilustração 23 exibe um modelo de Painel de Controle. Figura 25 - Painel de controle Filtros Projeto: informe o nome ou parte do nome do projeto para visualizar apenas um projeto. Cliente: serão listados todos os clientes cadastrados no sistema e a opção todos. Quando selecionado um cliente específico, serão listados os projetos desse cliente. Área Operacional: permite que sejam visualizadas apenas as horas apontadas para operações associadas à determinada área ou subáreas. Para exibir subáreas deve-se selecionar o campo correspondente. Programa: permite que sejam visualizados apenas os projetos de determinado programa no painel de controle. Gerente: permite que sejam visualizados os projetos de um gerente específico. Medindo sobre: exibe na tabela as informações com base no planejamento atual ou com na linha de base. Ações: ícones de atalho para visualização do Gantt e Escopo do projeto, bem como, o recálculo do E.V.A do Projeto. Dados Apresentados Ao selecionar o filtro de acordo com o padrão que se deseja visualizá-lo, serão exibidos os dados no formato de tabela. Cada coluna apresentada contém as seguintes informações: Channel Relatórios e Painéis de Controle 27
Projeto/Gerente: descrição do projeto e nome do gerente do mesmo. %: porcentagem concluída do projeto. Valor Planejado: Valor planejado é o custo do trabalho que foi planejado até a data atual. Para o cálculo do valor planejado, considera-se a porcentagem de conclusão planejada para a data atual e os custos envolvidos de acordo com o que foi agendado. Valor Agregado: Valor agregado é a quantidade de custo planejado para as atividades que foram realizadas até a data atual. O valor agregado não será maior que o VP Valor Planejado. Custo Real: Custo real é o total de custos apontado para o projeto até a data atual. IDC/CPI: O Índice de desempenho de custo mede a eficiência de um projeto. É a razão entre o valor agregado e o custo real. Um índice de desempenho de custo maior ou igual a 1, é representado na cor verde e indica que os recursos do projeto estão sendo utilizados de forma eficiente. IDCr/SPI: O índice de desempenho de prazos é a medida de eficiência ao atender o cronograma de um projeto, é a razão entre o valor agregado e o valor planejado. Um Índice de Performance de Cronograma maior ou igual a 1, é representado na cor verde e indica ritmo eficiente de avanço no cronograma. Orçamento Linha de Base: Valor total orçado para o projeto. Poderá ser apresentado o valor da linha de base do projeto ou do planejamento atual do projeto, de acordo com o filtro aplicado. Estimativa de Término Otimista: Cálculo baseado na análise do melhor cenário para o projeto considerando. Os valores são obtidos da razão entre o valor encontrado na linha Base ou no planejamento atual (dependendo do filtro aplicado) e o valor do CPI (para custos) ou SPI (para prazo). Estimativa de Término Pessimista: Cálculo baseado na análise do pior cenário para o projeto. Ações: o o o Recalcular E.V.A do projeto: atualiza o cálculo do E.V.A; Ver Gantt: atalho para a exibição do Gantt do projeto selecionado; Escopo do Projeto: atalho para a visualização do escopo do projeto selecionado. Gerar Log de Projetos A geração do log de projeto consiste em executar a atualização do cálculo do E.V.A. para todos os projetos listados. 28 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Gantt de Projetos Através do Painel de Controle é possível visualizar o Gráfico Gantt de todos os projetos da seleção do relatório de forma compilada. A imagem 24 representa o Gantt de projetos gerado pelos dados do relatório. Figura 26 - Gráfico Gantt de Projetos DICA: Crie o seu próprio Painel de Controle com as informações que necessita, associando os usuários que deseja dar permissão de acesso através do Menu Administração-> Cadastro de Painéis de Controle. Resultados financeiros de projetos O relatório de resultados financeiros do projeto tem como objetivo comparar as metas de lucro propostas para cada projeto com o realizado. Neste relatório é exibido o progresso atual do projeto, seus custos, a comparação da taxa de retorno prevista e real e seu lucro atua, conforme a ilustração 25. Channel Relatórios e Painéis de Controle 29
Figura 27 - Resultados financeiros de projetos Filtros Área: permite que sejam visualizados apenas os resultados financeiros dos projetos de determinada área ou subáreas. Para exibir subáreas deve-se selecionar o campo correspondente. Programa: permite que sejam visualizados apenas os resultados financeiros de determinado programa. Cliente: permite que sejam visualizados apenas os resultados financeiros de projetos de determinado cliente. Início/Fim: permite que sejam visualizados os resultados financeiros considerando as atividades executadas em determinado intervalo de tempo. Status: permite que sejam visualizados os resultados financeiros de projetos de acordo com o seu status, podendo ser: todos, em proposta, em execução, finalizado, cancelado, em aprovação, suspensos e em planejamento. Gerente: permite que sejam visualizados os resultados financeiros de projetos de determinado gerente. Tipo de Projeto: permite que sejam visualizados os resultados financeiros de determinado tipo de projeto. Dados Apresentados Dados do Projeto: Exibe o nome do projeto, tipo de projeto, gerente do projeto e cliente. Resultado: análise do resultado esperado em relação ao resultado realizado. 30 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Inicio/Termino: início e fim planejados para o projeto. %: porcentagem concluída do projeto. Vl Proposta: valor da proposta considerando a margem de lucro cadastrada para o projeto. O cadastro de margem de lucro do projeto é realizado no menu Administração-> Cadastro de Projetos-> Editar Registro-> Editar Margens do Projeto. R$ previsto: orçamento previsto para o projeto de acordo com a linha de base. R$ real: custo real do projeto para o período selecionado. Tr. Previsto: taxa de retorno prevista em função dos valores configurados nas margens do projeto Tr. Real: taxa de retorno real considerando os valores realizados no projeto. Lucro: Diferença entre os custos planejados e custos realizados no projeto considerando as margens do projeto. Relatório de controle previsto x real O relatório de controle previsto x realizado permite o controle dos valores programados e realizados para o cronograma, valor e trabalho. A ilustração 26 mostra o relatório de controle previsto x real. Figura 28 - Relatório de controle de previsto x real dos projetos Filtros Nome: permite que seja apresentado o control de um projeto especifico. Para selecionar o projeto deve-se inserir caractere(s) existente(s) no nome do mesmo. Área: permite que seja visualizado apenas o controle dos projetos de determinada área ou subáreas. Para exibir subáreas deve-se selecionar o campo correspondente. Programa: permite que seja visualizado apenas o controle de determinado programa. Channel Relatórios e Painéis de Controle 31
Cliente: permite que seja visualizado apenas o controle de projetos de determinado cliente. Medido sobre: exibe na tabela as informações com base no planejamento atual ou com na linha de base. Status: permite que seja visualizado o controle de projetos de acordo com o seu status, podendo ser: todos, em proposta, em execução, finalizado, cancelado, em aprovação, suspensos e em planejamento. Gerente: permite que seja visualizado o controle de projetos de determinado gerente. Início/Fim: início e fim planejados para o projeto de acordo com a linha de base ou o planejamento atual. Dados Apresentados Projeto/Gerente: nomes do projeto e gerente do projeto. %: porcentagem concluída do projeto. CRONOGRAMA Alerta: exibe em sinalizadores em cores diferenciadas indicando se o cronograma está de acordo com o planejado. Início Planejado: início planejado para o projeto de acordo o filtro aplicado (linha de base ou planejamento atual). Término Planejado: término planejado para o projeto de acordo o filtro aplicado (linha de base ou planejamento atual). Início realizado: data de inicio efetivo do projeto Término realizado: data de término efetivo do projeto. VALOR (R$) Planejado: valor orçado para o projeto de acordo com o filtro aplicado (linha de base ou planejamento atual). Realizado: valor realizado para o projeto de acordo com o filtro de período selecionado. Variação: diferença entre os valores planejado e realizado. Um valor negativo indica que o projeto ultrapassou o valor orçado. TRABALHO Planejado: quantidade de trabalho planejada para o projeto de acordo com o filtro aplicado (linha de base ou planejamento atual). Realizado: quantidade de trabalho realizada para o projeto de acordo com o filtro de período selecionado. 32 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Variação: diferença entre a quantidade planejada e realizada de trabalho. Um valor negativo indica que os gastos com trabalho formam maiores que o planejado. Ações: o Escopo do projeto: atalho para a visualização do escopo do projeto selecionado. Relatório de projetos por ciclo do BSC O relatório de projetos por ciclo de BSC tem por objetivo acompanhar a evolução dos projetos agrupados pelo ciclo do BSC nos quais eles estão associados. A figura 27 representa os dados que são exibidos neste relatório. Figura 29 - Relatório de Projetos por Ciclo do BSC Filtros: Ciclo do BSC: permite que seja selecionado o ciclo do BSC para qual deseja-se exibir o acompanhamento. Objetivo Estratégico: permite que seja selecionado o objetivo estratégico do ciclo de BSC selecionado. Medindo sobre: exibe na tabela as informações com base no planejamento atual ou com na linha de base. Dados Apresentados Objetivos: exibe cada objetivo do cliclo do BSC, ou o objetivo selecionado no filtro da consulta. Abaixo do objetivo, são listados os programas, projetos ou iniciativas relacionados. Para detalhar o contudo, pressione sobre os nomes Projeto, Programa ou Iniciativa listados. Projeto/Gerente: nome do gerente do projeto; Valor Planejado: valor planejado para o projeto até a data atual; Channel Relatórios e Painéis de Controle 33
Valor Agregado: valor das atividades planejadas executadas no projeto até a data atual; Custo Real: custo real do projeto até a data atual; IDC CPI: índice de controle de custos do projeto; ICOr SPI: índice de controle de prazos do projeto; Orçamento Linha de Base: orçamento considerando a última linha de base gerada no projeto; Est. Térm. Otimista: estimativa de termino considerando o melhor cenário para o projeto; Est. Térm. Pessimista: estimativa de termino considerando o pior cenário para o projeto; Ações: o Gráfico Gantt: atalho para acesso ao gráfico gantt das atividades do projeto. Exportar para Excel Assim como os demais relatórios do Channel, também é possível exportar para o Excel o conteúdo do relatório de projetos por ciclo do BSC. Para realizar a exportação, pressione no ícone superior direito da tela. existente no canto Imprimir No relatório de projetos por ciclo do BSC é possível imprimir o conteúdo exibido na tabela de dados. Para realizar a impressão deve-se pressionar no ícone existente no canto superior direito da tela, será exibido o preview da impressão conforme a imagem 28. 34 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 30 - Impressão do relatório de projetos por ciclo de BSC Para realizar a impressão, pressione em de impressão., serão solicitadas as configurações Estatísticas de trabalho O relatório de estatísticas de trabalho apresenta a variação do prazo previsto para a execução do projeto e o realizado ordenado pelos classificadores do projeto. Para que sejam apresentadas as informações relativas às estatísticas de trabalho, é necessário que os projetos sejam associados a classificadores. Os classificadores de projetos funcionam como marcadores que possibilitam uma análise posterior de acordo com o tipo de classificador, conforme a ilustração 29. Figura 31 - Relatório de estatísticas de trabalho Esta consulta é ordenada pelos classificadores cadastrados no sistema, portanto, apenas serão apresentados os dados dos projetos que estão associados a classificadores. Filtros Classificador: permite que o conteúdo seja filtrado pelo classificador de projeto cadastrado no sistema. Channel Relatórios e Painéis de Controle 35
Área: permite que os dados do relatório sejam filtrados por área e subáreas. Para incluir subáreas selecione o campo indicado. Projeto: permite que sejam apresentadas as estatísticas de um projeto específico. Serão listados apenas os projetos que tenham classificadores associados. Recurso: permite que seja selecionado um único recurso para a apresentação do relatório. Dados Apresentados Nome: nome do classificador cadastrado. Prazo previsto (média): média de horas previstas para todas as atividades associadas ao classificador. Prazo real (média): média de horas realizadas para todos as atividades associadas ao classificador. Variação: variação entre o prazo previsto e realizado. Um valor negativo indica que o realizado foi menor que o previsto. Relatório de projetos O relatório de projetos lista todos os projetos cadastrados no sistema. O usuário poderá visualizar os projetos permitidos de acordo com sua área de lotação. Figura 32 - Relatório de projetos Para realizar a exportação, pressione no ícone superior direito da tela. existente no canto 36 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Menu Administração Cadastro de painéis de controle Os painéis de controle são artifícios para agrupar informações importantes para o gerenciamento do portfólio e disponibilizá-las de forma gráfica para os gestores da organização. Qualquer usuário com perfil gestor ou gerente pode cadastrar painéis de controle no Channel. O cadastro está acessível através do menu Administração->Cadastro de painéis de controle, conforme a figura 30. Figura 33 - Menu de acesso ao cadastro de painéis de controle Uma vez no cadastro, será apresentada a listagem de todos os painéis de controle do sistema, conforme figura 31. Figura 34 - Listagem dos painéis de controle cadastrados Ações sobre os painéis de controle Publicar/despublicar: pressione para publicar o painel de controle, uma vez publicado ao pressionar novamente o painel será despublicado. Configurar: Pressione para configurar o painel de controle selecionado. Associar usuários: pressione para associar os usuários que terão permissão de visualização do painel de controle. Associar editores: pressione para associar os usuários que terão permissão para a edição do painel de controle. Editar: pressione para editar o cadastro do painel de controle. Channel Relatórios e Painéis de Controle 37
Remover: pressione para remover um painel de controle cadastrado. Incluir painel de controle Para incluir um novo painel de controle deve-se selecionar a opção, será exibido o formulário de inserção de novo painel de controle conforme a ilustração 32. Figura 35 - Formulário novo painel de controle Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do painel de controle. Este nome será visualizado pelo usuário juntamente com os demais portais do sistema. Descrição Opcional Descrição do painel de controle Configurar painel de controle Assim que o painel de controle foi cadastrado, é necessário configurá-lo. Na configuração do painel será determinado o layout do painel que será exibido para os usuários associados ao painel. Para realizar a configuração pressione imagem 33., será exibido o configurador de acordo com a 38 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 36 - Configurador do painel de controle Na figura 34 os itens existentes na tabela à esquerda são as opções de componentes que irão formar o layout do painel. Para criar o painel basta movê-los em direção a área desejada e ajustá-los no tamanho desejado. Componentes O Layout do painel é montado pela composição de componentes. Estes componentes irão definir o conteúdo e formato que a informação será exibida. Posicionar Para inserir um novo componente, pressione, com o mouse sobre o componente desejado arraste-o até o local em que deseja que seja exibido. Para modificar o tamanho do espaço reservado para o componente, dê um clique simples sobre qualquer borda da imagem e altere o seu tamanho. Configurar Para inserir o conteúdo no espaço reservado para o componente, pressione. Serão exibidos os ícones de configuração, conforme a imagem 34. Figura 37 - Configuração de componentes Channel Relatórios e Painéis de Controle 39
Editar: Pressione para editar o componente; Excluir: Pressione para excluir o componente. Assim que as configurações forem efetuadas, pressione em confirmar a edição do painel. para Caixa de texto O componente caixa de texto permite a inserção de conteúdo no formato de texto. Esta informação é estática e pode ser alterada pelos usuários com permissão de edição do painel. Ao realizar a edição do componente de caixa de texto será exibido o formulário conforme a imagem 35. Figura 38 - Formulário de configuração do componente caixa de texto Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Título que será exibido na parte superior da caixa de texto Texto Opcional Conteúdo a ser exibido na caixa de texto Imagem O componente de imagem permite a inserção de conteúdo no formato de imagem. Esta informação é estática e pode ser alterada pelos usuários com permissão de edição do 40 Channel Relatórios e Painéis de Controle
painel. Ao selecionar a edição do componente de figura será exibido o formulário conforme a ilustração 36. Figura 39 - Formulário de configuração do componente de imagem Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Legenda Opcional Legenda da imagem a ser exibida Arquivo Obrigatório Busca o arquivo da imagem a ser exibida. São permitidos arquivos com extensão.jpg,.jpeg,.gif ou.png. Indicador O componente de indicador permite a exibição de indicadores do BSC ou de Projetos. Esta informação é dinâmica, ou seja, os indicadores são atualizados automaticamente pelo sistema de acordo com a sua evolução. Ao selecionar a edição do componente de indicador será exibido o formulário conforme a ilustração 37. Figura 40 - Formulário de configuração do componente de indicador Channel Relatórios e Painéis de Controle 41
Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Definir Título Obrigatório Usar título do indicador: Será exibido como título do componente do indicador o próprio nome dado ao indicador; Definir um título: Modelo de visualização do indicador Obrigatório Permite que defina o default para a exibição do indicador como: velocímetro, área, barra ou linha. Aparência do gráfico Obrigatório Seleção do tamanho e cor do gráfico a ser exibido. Pressione em Localizar indicador para que seja apresentado o segundo passo da configuração, conforme a ilustração 38. Figura 41 - Formulário de configuração do componente de indicador - Localizar Indicador Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição BSC Obrigatório Seleciona se o indicador usado será relativo a projetos ou objetivos do BSC Planos Obrigatório Selelciona o plano do BSC a ser usado Objetivos Obrigatório Pressione em Indicadores para que os indicadores do objetivo selecionado sejam exibidos Ao pressionar em Indicadores será exibido o formulário de seleção dos indicadores cadastrados para o objetivo, conforme a ilustração 39. 42 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 42 - Formulário de configuração do componente de indicadores - Selecionar do indicador Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Indicadores Obrigatório Selecionar o indicador desejado Para realizar a inserção, pressione Selecionar e em seguida salve a edição do indicador. Caso selecionar a inserção de indicador de projetos, será exibido o formulário conforme a ilustração 40. Channel Relatórios e Painéis de Controle 43
Figura 43 - Formulário de configuração de indicador Projetos Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Projeto Obrigatório Define que o indicador utilizado será de projeto Áreas Obrigatório Seleciona a área a que o projeto pertence Projetos Obrigatório Lista os projetos. Objetivos Obrigatório Para visualizar os indicadores pressione em Buscar, selecione o objetivo e pressione em Indicadores. Assim que pressionado em Indicadores é exibido o próximo formulário, conforme a ilustração 41. 44 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 44 - Formulário de configuração de indicadores do projeto Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Indicadores Obrigatório Selecionar o indicador desejado Link O componente de links permite exibir no painel de controle links de páginas relacionadas com o conteúdo exibido, esta informação é estática apenas os usuários com permissão de configuração dos painéis podem alterá-la. Ao selecionar a edição do componente de indicador será exibido o formulário conforme a ilustração 42. Figura 45 - Configurar link de painel de controle Channel Relatórios e Painéis de Controle 45
Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Nome que será exibido no campo do link. URL Obrigatório Endereço para qual a página será redirecionada. Visualização Obrigatório Permite que a página seja aberta na mesma seção ou em uma nova página. Lista de Projetos Com o componente de lista de projetos podem ser criados atalhos para os projetos desejados, esta informação é estática apenas os usuários com permissão de configuração dos painéis podem alterá-la. Ao selecionar a edição do componente de lista de projetos será exibido o formulário conforme a ilustração 42. Figura 46 - Configurar lista de projetos Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Título da caixa de exibição da lista Projetos Vinculados Obrigatório Lista de projetos já associados Para associar novos projetos à lista, pressione em Adicionar Projetos, será exibido o formulário de adição de projetos conforme a ilustração 44. 46 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 47 - Adicionar lista de projetos Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Área Obrigatório Seleção da área a que o projeto pertence, para listar os projetos, pressione buscar. Projetos Obrigatório Seleção ou remoção dos projetos da listagem. Para selecionar pressione em Adicionar. Maps O componente Maps permite que sejam adicionados mapas ao painel de controle, esta informação é estática apenas os usuários com permissão de configuração dos painéis podem alterá-la. Ao selecionar a edição do componente de Mapas será exibido o formulário conforme a ilustração 45. Channel Relatórios e Painéis de Controle 47
Figura 48 - Configurar mapa Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Título do gráfico exibido no painel de controle Centralização Mapa Obrigatório Centraliza o mapa na região escolhida Projetos Vinculados Opcional Lista os projetos associados ao mapa Para referenciar os projetos no mapa, destacando a região para qual ele representa, pressione em Adicionar Projeto, será exibido o formulário conforme a ilustração 46. 48 Channel Relatórios e Painéis de Controle
Figura 49 - Configurar mapa - Adicionar Projeto Será exibida a listagem de formulários do projeto, para associá-los mova-os para a direita. Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Latitude Obrigatório Coordenada de latitude da região que deseja marcar para o projeto. Este valor deve ser expresso em decimais. Longitude Obrigatório Coordenada de longitude da região que deseja marcar para o projeto. Este valor deve ser expresso em decimais. Painel de Controle É possível ainda adicionar atalhos para outros painéis de controle cadastrados no sistema. Para isso, deve-se selecionar o componente de Painel de Controle e configurálo. Será exibido o formulário de configuração conforme a ilustração 47. Channel Relatórios e Painéis de Controle 49
Figura 50 - Configurador de painel de controle Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Título do campo que será exibido o atalho para os painéis de controle. Painel de Controle Obrigatório Seleção dos painéis de controle a serem exibidos. Gantt de programa Componente que permite a inclusão de um Gantt de Projetos de um determinado programa. Para configurar o componente basta arrastá-lo até a área de configuração, pressionar no botão configurar e editar as informações conforme tela abaixo: Figura 51 - Configurar gantt de programa Para configurar o programa desejado basta selecioná-lo e na seqüência clicar em Ok. Gráfico de programa Componente que permite a visualização dos custos planejados e realizados dos projetos vinculados ao programa. Para configurar o componente basta arrastá-lo atá a área de configuração, pressionar no botão configurar e editar as informações conforme a tela abaixo: 50 Channel Relatórios e Painéis de Controle