CURSO: Orientações. MÓDULOS: Orientações/Calendário/Links. Curso 3/ Contato com o suporte: Nome.: Empresa.: Data.: / / .

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1 CURSO: Orientações MÓDULOS: Orientações/Calendário/Links Curso 3/ Contato com o suporte: Tel.: ramal 4 Fax.: ramal 211 Cellular: : suporte@webcontabil.com.br / suporte@webcontabil.com Skype (chat).: suporte.webcontabil / roberto.webcontabil / juliana.webcontabil Através da área administrativa.: opção Suporte Através do site WEB Contábil.: opção Suporte Nome.: Empresa.: Data.: / / .: Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com

2 A WEB CONTÁBIL Nossa empresa, no mercado desde 2001, está sediada em São Paulo (SP), mas mantém atualmente relação com diversas outras empresas parceiras pelo País, que nos representam nos assuntos comerciais e/ou de suporte operacional. Podemos definir nossa empresa como um grupo que se mantém ligado às necessidades operacionais e de relacionamento dos profissionais contábeis para com seus clientes, buscando desenvolver e apresentar soluções simples e com custo acessível a todos. Sendo assim, trabalhamos cada vez mais no aperfeiçoamento e desenvolvimento de soluções que possam valorizar nosso trabalho. Somos especializados em sites para o ramo contábil PROPOSTA DE TRABALHO Nosso objetivo é de que os escritórios e/ou profissionais contábeis não tenham apenas um site estático (cartão de visitas), simplesmente com as opções padrões Quem Somos, Onde Estamos, O que fazemos, Etc.). Entendemos que este tipo de site, além de trazer um índice muito baixo de retorno, despresa o principal público do escritório: Seus Clientes. Estes já conhecem as informações que constam no site, e por esta razão, não o visitam. Assim, propomos aos contabilistas, apresentar em seu domínio (site), além da parte institucional (empresa), uma série de funcionalidades, valorizando o site, e possibilitando aos clientes acessar informações diversas, solicitar serviços, ou até mesmo acessar documentos contábeis em arquivos. Este site pode se tornar um escritório virtual, facilitando e muito a relação Contabilista X Clientes. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 2

3 VANTAGENS São inumeras as vantagens que o sistema oferece, tanto para os profissionais prestadores dos serviços contábeis como para seus clientes. Dentre elas podemos citar como principais as seguintes: Vantagens aos Clientes : Acesso prático e rápido a uma grande quantidade de orientações; Calendário de eventos e obrigações; Relação links diversos; Solicitaçãode serviços de uma forma prática e objetiva; Possibilidade de acesso instantâneo a documentos; Obtenção de respostas e relatórios em tempo real; Tudo isto, em qualquer computador conectado à Internet. Vantagens aos Profissionais : Disponibilização de um escritório virtual personalizado; Maior agilidade na prestação dos serviços; Redução nos custos de operação; Ampliação da disponibilidade dos serviços (24 horas); Acompanhamento e controle das solicitações realizadas; Aplicativos que possibilitam o auto-atendimento on-line; Apresentação de um conteúdo interessante, inclusive personalizado; Sugestão de conteúdo por nossa equipe; Possibilidade de apresentação de conteúdo próprio; Personalização do sistema, conforme sua estrutura real; Integração periódicas de implementações no sistema. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 3

4 IMPORTÂNCIA DO ATENDIMENTO VIRTUAL O crescimento da informatização no ambiente empresarial é evidente, e a internet, com certeza, se mostra como o maior referencial deste processo. Cada vez mais, os profissionais têm aproveitado as facilidades de divulgação, pesquisa e principalmente de comunicação que este universo virtual possibilita. Exemplos disso são o uso de s, transferência de arquivos, entre outros. Assim, é importante que as empresas disponibilizem aos seus clientes opções de atendimento na internet, o que se mostra interessante às duas partes, se avaliarmos os seguintes fatores: Disponibilidade de informações, nos mais diversos padrões; Facilidade na atualização destas informações, sempre que necessário; Possibilidade de prestação de serviços, sem a necessidade de interferência humana; Possibilidade de comunicação, com informações objetivas, filtradas através de formulários; E o mais importante, tudo a disposição 24 horas por dia. Considerando o valor que a internet representa na sociedade atual e principalmente futura, a opção que ora apresentamos é uma solução necessária para os que pretendem se manter atuantes no mercado. No entanto devemos chamar sua atenção de que no mercado eletrônico, assim como no mercado real, não é suficiente ESTAR, é necessário AGIR. Gostaríamos então de lhe pedir um momento de atenção para que possamos apresentar uma opção para a AÇÃO de sua empresa no mercado virtual: Web Contábil O QUE É UM SITE WEB CONTÁBIL O modelo que propomos é um site desenvolvido para ser mais do que uma apresentação institucional, reunindo múltiplas funcionalidades objetivando a interação entre os profissionais do ramos contábil e seus clientes, trazendo vantagens em termos de interatividade, agilidade no atendimento e custos operacionais. A qualquer hora do dia ou da noite, seus clientes poderão acessar guias e/ou relatórios contábeis, declarações de imposto de renda, etc. Estes documentos que em geral são impressos e enviados aos clientes, passarão a ficar disponíveis para eles, no site do contador. Sempre que queiram, os clientes também poderão pesquisas informações atualizadas da área contábil, além de orientações sobre procedimentos contábeis. O site servirá ainda, como um canal de comunicação, pois o cliente poderá solicitar serviços através dele, de forma objetiva, e o escritório poderá disponibilizar o resultado da solicitação ao cliente. Analisando nosso trabalho, o contador perceberá que: Não basta estar na internet, é preciso interagir com seu cliente. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 4

5 PRINCIPAIS OBJETIVOS São muitos os objetivos buscados através da utilização do sistema, tanto para os profissionais prestadores dos serviços contábeis como para seus clientes. Dentre eles podemos citar como principais os seguintes: Acesso prático e rápido a uma grande quantidade de orientações; Solicitação de serviços de uma forma prática e objetiva Possibilidade de acesso instantâneo a documentos; Disponibilização de um escritório virtual personalizado; Maior agilidade na prestação dos serviços; Redução nos custos de operação; Ampliação da disponibilidade dos serviços (24 horas); Possibilidade de apresentação de conteúdo próprio; Personalização do sistema, conforme sua estrutura real; Utilização de futuras implementações sem custo adicional; Tudo isto, em qualquer computador conectado à Internet. Logicamente, para chegar a estes objetivos é necessário um empenho de ambas as partes, em um processo que costumamos chamar de reeducação do atendimento. Seguindo esta linha de pensamento é que nos propomos a orientar aos profissionais, tentando facilitar este processo e ampliar os resultados conquistados. AMBIENTES DISPONIBILIZADOS A apresentação dos sites Web Contábil se faz através dos seguintes ambientes: Área Institucional: Conhecida como Site, é onde o Escritório apesenta a empresa, seus serviços, etc. Esta área pode ser desenvolvida por nós, tendo como base o material (textos, imagens, etc.) disponibilizado pelo Escritório. Este ambiente também reúne diversas funcionalidades que possibilitam a interatividade com os Clientes, possibilitando que estes possam acessar informações, seus documentos, solicitar serviços, etc. Área de Administração: O acesso a esta área permitirá a operação, o controle e a gerência das ferramentas do sistema, funcionando como um painel de controle das funcionalidades do site. Sendo assim, este acesso será restrito aos usuários do escritório. Área de Cadastro: Onde os clientes irão definir quais pessoas poderão acessar as informações disponibilizadas no site ( definição de usuários), assim como configurar as limitações de seus respectivos acessos. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 5

6 ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO A Área de Administração (ADM) do sistema é o ambiente por onde você poderá configurar e controlar todas as ferramentas Web Contábil integradas ao seu site. :: Acesso O acesso a este ambiente é controlado através de senhas individuais para cada usuário do escritório. Acesse o endereço: será apresentada uma tela conforme imagem ao lado. Informe o Login e a senha e clique em Entrar. A Senha de Acesso é criada pelo sistema, num padrão placa de automóvel ( AAA9999 ) e enviada para o do usuário. :: Tela Inicial Acessando a Área de Administração será apresentada a tela abaixo: Tela Inicial da Área de Administração. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 6

7 :: Estrutura e Navegação A Área de Administração é dividida em Módulos, cada um deles se sub-dividindo no que chamamos de Aba(s). Na parte superior da tela, são apresentados os Módulos ( Escritório / Documentos / Atendimento / Calendário / Orientações / Links /Ferramentas). E o Módulo Clientes: Na parte inferior da tela, são apresentados os Módulos (Agenda e Suporte) Ao acessar um dos Módulos será(ão) apresentada(s) a(s) Aba(s) relacionadas. Cada Aba dá acesso a uma tela contendo Ações Possíveis. Estas ações são acessadas através de um menu de Ações Possíveis ou através de Ícones, como por exemplo: = Editar dados = Excluir registro :: Níveis de Operação (Permissões) Cada uma das Ações Possíveis no sistema tem sua relacionada permissão, o que possibilita configurar o que cada Usuário do Escritório poderá ou não fazer. Existem três níveis padrão de usuários do escritório: Administração, Supervisão e Operação. O sistema prevê um conjunto de permissões para cada um desses, no entanto este conjunto pode ser individualizado por usuário, caso seja necessário. A definição do nível padrão é configurada no cadastramento do usuário. Este conceito será apresentado mais detalhadamente, neste manual, na descrição da rotina de cadastramento de usuários do escritório. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 7

8 [[ Seu site como um diferencial de atendimento Módulo Calendário.:. Aba Eventos Esta Ação permite verificar os eventos da área contabil (obrigações do calendário), disponibilizando aos clientes atravéz do site, e tendo a possíbilidade de incluir eventos particulares. Tela Eventos Sendo conteúdo Universal (onde a Web Contábil disponibiliza o conteúdo do evento) e Particular (onde a empresa inclui o evento). Sendo possível acompanhar os dias atravéz das cores que envolvem o dia no calendário. :: Legendas do Calendário HOJE (a data atual estará em azul) FERIADO (feriado estará em vermelho) EVENTO (dias com evento estarão em amarelo) PAGAMENTO (pagamentos estarão em amarelo com borda vermelha).:. Aba Eventos / Ações Possíveis / Vincular Novo Evento Permite vincular eventos contábeis conforme a Região (Estado) que atende, mês (em vigor) e fazer um filtro sobre o assunto desejado. Após localizar o evento faça o vinculo..:. Aba Eventos / Criar Novo Evento Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 8

9 Em Criar Novo, é possível criar um evento Particular informando seus clientes sobre até mesmo um feriado (informando o Tipo, Titulo, Descrição e Estados a serem informados). Após o preenchimento grave as informações. Tela Eventos / Criar Novo Evento Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 9

10 :: Módulos Orientações O módulo Orientações serve para que você possa gerenciar as matérias e informaçãoes disponibilizadas para os clientes no site. Com isto, você poderá disponibilizar no site, todos aqueles informativos, noticias. manchetes que normalmente são acessados em jornais on- line ou comprados em bancas, com isto a diposição de seu cliente em seu site, deixando-o mais informativo e atrativo não só aos seus clientes, mas também aos clientes em potencial que param para ler uma boa matéria e assim ficar bem informado. Este módulo apresenta cinco abas: Matérias onde é disponibilizado todos os dias dez matáras pela Web Contábil, pare serem liberadas ao site connforme sua avaliação, Dúvidas para que você possa cadastrar as dúvidas mais freqüentes, Destaques para que você deixe as principais matérias já publicadas em destaque a seus clientes, Manchetes onde as matérias vem acompanhadas de imagem e estão em foco em seu site, Extrutura onde é possível ver oque esta cadastrado em relação ao módulo Orientações. O conteúdo em Orientações do sistema Web Contábil é descrito por dois ícones: Conteúdo Universal, onde o conteúdo é disponibilizado pela Web Contábil ( na sua área administrativa). Conteúdo Particular, onde o conteúdo é fornecido por seu escritório Existem duas formas de publicação de matérias (informações): Publicação Restrita: Onde o contéudo da Matéra está restrito somente aos clientes de sua empresa. Pubblicação Pública: Onde qualquer visitante de seu site (cliente em potencial) tem acesso. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 10

11 .:. Aba Matérias A opção Aba Matérias, permite a visualização e acesso as matérias disponibilizadas em sua área administrativa, sendo incluída a ela dez matérias todos os dias. Elas estão indicadas pela data de publicação, pelo tipo de conteúdo, sendo Conteúdo Universal, onde o conteúdo é disponibilizado pela Web Contábil e Conteúdo Particular, onde o conteúdo é fornecido por seu escritório, período de acesso e visualização e status: Liberado (matéria liberada em seu site para visualização) Bloqueado (matéria bloqueada na visualização de seu site) Expirado (matéria que estava cadastrada por um determinado período e este expirou) E em Ações Possíveis, é possível cadastrar uma nova matéria (conteúdo particular) Tela Matérias Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 11

12 .:. Aba Matérias / liberando matéria Para liberar a matéria clique sobre o título, será apresentada a tela baixo onde é necessário víncular a matéria a um Grupo (forma de tributação a que a matéria se direciona) e categoria (que condiz com seu conteúdo), feito isto informe se esta ficará em destaque e o período. Grave e o status será modificado para Liberado. Tela Matérias Ações Possíveis.:. Aba Matérias/ Ações Possíveis Criar nova matéria Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 12

13 Esta opção permite criar nova matéria (conteúdo particular ), onde a tela será apresentada abaixo: Tela Matérias / Ações Possíveis criar nova matéria Preencha passo a passo os itens: título, fonte, resumo da matéria, insira o corpo da matéria, o status deve estar liberado, no item matéria pública indica se o conteúdo será acessado por todos ou só por clientes de seu escritório, destaque (se esta ficará em destaque, se sim vincule clicando dentro do quadro ao lado. Informe o período em que a matéria ira ficar em seu site. Por último vincule a matéria a uma categoria e a um grupo natural (conforme conteúdo apresentado). Grave, a matéria será inserida na lista de matérias. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 13

14 .:. Aba Dúvidas Esta opção permite a criação de dúvidas freqüentes onde seus clientes poderão visualizar no site, tendo maior conhecimento sobre diversos assuntos (estes os mais freqüentes em seu escritório), evitando assim o custo de uma ligação ou desencontro de informações. Tela Dúvidas Nesta tela é possível verificar as dúvidas cadastradas, realizar filtro do conteúdo conforme opção de busca desejada, sendo esta feita atravéz do Conteúdo (universal ou particular), período ou por palavra chave. Sendo que em ações possíveis pode-se cadastrar nova dúvida. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 14

15 .:. Aba Dúvidas / Ações Possíveis Esta opção permite a criação de Dúvidas, onde com informação disponível no site o cliente se mantém infornado e evita gastos desnecessários com ligação de seu escritório para o cliente e vice e versa. Tela Dúvidas Cadastrar Nova Dúvida Preencha a o Título da pergunta e sua respctiva resposta nos campos indicados, informe a fonte responsável pela resposta. Víncule a uma categoria e grupo (ao qual se refere a dúvida criada). Grave as informações após o preenchimento. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 15

16 .:. Aba Destaques Esta ação permite a visualização do que esta em destaque no site. Permitindo Excluir Editar seu conteúdo. e Tela Destaques.:. Aba Destaques / Ações Editar ( ) Esta ação permite a edição dos destaques de forma a programar a data em que este estará disponível no site. Após as alterações de data necessárias, grave as alterações. Tela Editar Destaques.:. Aba Manchetes Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 16

17 Esta opção permite disponibilizar no site matérias acompanhas de imagens (estas diponibilizadas pela Web Contábil) Tela Manchetes.:. Aba Manchetes / Alterar ( ) Chamada Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 17

18 Nesta opção é possível alterar a manchete e imagem referente a ela. Tela Alterar Manchetes Na tela clic no campo altera. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 18

19 .:. Aba Manchetes / Alterar Ao clicar no item alterar na tela anterior surgirá a tela abaixo onde é necessário fazer a escolha dentre as matérias sugeridas pela Web Contábil, feita a escolha clique sobre a matéria (leia seu conteúdo) e vincule a matéria a posição. Para alterar a imagem clique sobre a imagem atual e uma nova tela surgirá com novas opções de imagens, onde ao fazer a escolha e clicar sobre a nova imagem a alteração será feita. Tela Alterar Manchetes.:. Aba Extrutura Nesta opção é possível acompanhar a extrutura das matérias disponibilizadas no site. Verificando s há matéria Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 19

20 de um conteúdo ou categoria em específico. Podendo Editar e ver quais são as matérias e Excluir. Em Ações Possíveis, pode-se Criar um novo Grupo / Categoria. Tela Extrututa.:. Aba Extrutura / Ações Possíveis / Criar Novo Grupo A Opção Criar Novo Grupo, lhe permitirá criar um grupo para matérias distintas conforme sua categoria, assunto ou conteúdo, até para facilitar a busca sobre oque há no site. Digite o nome que irá atribuir ao Novo Grupo em seguida clque em inserir. Pronto está concluída a inclusão do novo grupo. Tela Extrutura Ações Possíveis Criar Novo Grupo :: Módulo Links O módulo Links serve para que você possa colocar em seu site diversas sugestões de links úteis e/ou interessantes, para que os visitantes possam utilizá-los como atalhos de acessos. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 20

21 Você pode cadastrar os links que quiser ou aproveitar as sugestões pré-cadastradas por nossa equipe, liberando-as em seu site. Este módulo apresenta duas abas: Links e Estrutura que passaremos a apresentar detalhadamente a seguir:.:. Aba Links Esta opção permitirá o gerenciamento dos Links, que serão apresentados em seu site. Tela de Pesquisa de Links Esta tela apresenta uma ferramenta de filtro onde você poderá pesquisar links cadastrados que poderão ser apresentados em seu site. Você deverá indicar: - Se a pesquisa deverá ser feita no Conteúdo Particular ( ), no Conteúdo Universal ( ), ou nos dois; - A palavra ou termo que deve ser pesquisado. Clique em Exibir e o sistema irá apresentar uma listagem com os resultados de sua pesquisa, da seguinte forma: Site: título do site a ser acessado pelo link apresentado; Conteúdo: se o link apresentado faz parte do Conteúdo Particular ( ) ou do Conteúdo Universal ( ); Visitar: para que você possa visitar ( )o site antes de liberá-lo; Vincular: para que você possa vincular ( ) e liberar o link para ser apresentado em seu site; Status: informando se o link está liberado ( ) ou bloqueado ( ) para ser apresentado no site. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 21

22 .:. Aba Links / Vincular e Liberar Link ( ) Para liberar um link apresentado na listagem em seu site, clique no ícone Vincular. O sistema apresentará a seguinte tela: Tela de vinculação e liberação de links Selecione se quer este link em destaque no seu site, a quais categorias o link deverá estar vinculado e clique em Gravar..:. Aba Links / Ações Possíveis / Cadastrar novo Link Tela de edição do Cadastro da Empresa Selecionando a opção Cadastrar novo Link será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta preencher os dados e clicar no botão Gravar..:. Aba Estrutura Esta opção permitirá o gerenciamento dos grupos e categorias de links úteis que serão apresentados no site. O objetivo disto é de facilitar a pesquisa de links no site e verificar apenas os que estão vinculados a uma categoria ou assunto. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 22

23 Tela de Pesquisa de Links Esta tela apresenta a estrutura de Grupos e suas relacionadas Categorias. O sistema já traz uma estrutura padrão pré-cadastrada, mas esta pode ser alterada e personalizada como você quiser. O sistema irá apresentar uma listagem da seguinte forma: Grupo: nome do grupo; Categorias: listagem das categorias que fazem parte de cada grupo e a quantidade de links vinculados; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados ( ) ou Excluir ( ). No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Criar novo que possibilitará o cadastramento de novos grupos. Tela Ações Possíveis / Criar Novo Grupo Grupo.:. Anotações /Exercícios: Deixar o site atualizado com matérias diárias. ( ) / realizar processo e descrever: Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 23

24 Manter o Calendário em dia ( ) / realizar processo e descrever: Colocar no site conteúdo de uso diário do cliente ( ) / realizar processo e descrever: Anotações:.:. Dicas: Ler o manual, Participara de cursos de reciclagem, Utilizar o produto nas tarefas diárias, Divulgar para o cliente, Colher informações e sugestões sobre o sistema, Melhor do que saber o que o sistema faz, é saber o que ele não faz, Reeducar minha forma de atender utilizando o serviço oferecido pelo sistema, Reeducar meu cliente, Mostrar segurança e conhecimento, Sugerir / criticar sempre que necessário, Incentivar o uso aos demais colaboradores, Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 24