Atendimento On Line Foco Cliente Utilizando O Sistema Web Contábil 21/05/2010 IDEAL. Última Atualização: 01/2010

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1 Atendimento On Line Foco Cliente Utilizando O Sistema Web Contábil 21/05/2010 IDEAL Última Atualização: 01/2010 Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com

2 :: Módulo Documentos O módulo Documentos serve para que você possa gerenciar os arquivos disponibilizados para os clientes no site. Com isto, você poderá disponibilizar em arquivo no site, todos aqueles documentos que normalmente são enviados de forma impressa, diminuindo o tempo e o custo de remessa. Este módulo apresenta três abas: Publicação onde é possivel efetuar a publicação de arquivos, Tipos para que você possa configurar quais os tipos de documentos poderão ser publicados e Arquivos para que você possa gerenciar os arquivos já publicados. Existem até o momento duas formas de publicação de arquivos: Publicação Individual: para publicação de um arquivo por vez; Publicação Múltipla: para publicação de vários arquivos de uma vez, desde que sejam do mesmo tipo de documento..:. Aba Publicação Acessando esta aba será apresentada a tela de Publicação Individual : Tela Publicação de Documentos Indiviual Os passos para a Publicação Individual são: 1- Selecionar o Cliente para o qual será publicado o Arquivo; 2- Selecionar o Tipo de Documento que será publicado. Obs: A lista de Tipos de Documentos poderá variar para cada Cliente, conforme a configuração realizada em ADM / Clientes / Documentos. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 2

3 Tela Publicação de Documentos Individual Após esse processo deverão ser informados os dados do arquivo que será publicado, conforme imagem acima. Você deverá informar: Item 01: Onde foi selecionado o cliente; Item 02: Onde foi selecionado o tipo de documento a ser enviado; Item 03: O Título que será apresentado para o cliente; Item 04: Informe a Periodicidade deste documento. Ex.: Mês, Decêndio, Bimestre etc; Item 05: Informe o ano; Item 06: Informe a data de vencimento (salvo os casos onde não haja vencimento); Item 07: Informe o valor da guia a ser enviada; Item 08: Anexe ao sistema o arquivo que será enviado; Item 09: Validar nome do arquivo (veja explicação clicando sobre como funciona esta validação ); Item 10: Informe o limite de acessos (deixando em branco o acesso será ilimitado); Item 11: Informe data de expiração (para documentos com vencimento é necessáio preencher este campo com a mesma data do documento a vencer), para que não fique disponível um documento vencimento ; Item 12: Texto a ser incluído no aviso de publicação enviado por ; Item 13: Este item permite que seja enviado ao cliente um Aviso imediato do novo documento disponível no site; Item 14: Ao clicar em Gravar o documento e o aviso serão enviados. Após concluído processo o sistema apresentará uma mensagem de confirmação, conforme imagem a seguir: Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 3

4 Observações Importantes Sobre Avisos de Publicação: - O objetivo destes avisos é o de informar aos clientes sobre a disponibilidade de arquivos no site; - Os avisos são enviados por , para os Usuários do Cliente selecionados; - Atualmente o sistema emite 5 tipos de Avisos relacionados a Publicação de Arquivo: 1: Aviso Imediato de Publicação de Arquivo: - Este aviso pode ser emitido logo após a publicação, bastando para isso selecionar a opção Avisar imediatamente ; - Sugerimos que este tipo de aviso seja utilizado apenas para publicações de arquivos que os clientes estejam esperando com urgência, a fim de evitar o encher a caixa postal deles, provocando incômodos; 2: Resumo Diário de Arquivos Publicados - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 20 horas, para os Usuários dos Clientes para os quais tenham havido publicações durante o dia. - Neste aviso são relacionados todos os arquivos publicados durante o dia, mesmo que já tenham sido avisados através de Aviso Imediato 3: Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados (para o Cliente do escritório). - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 3 horas, para os Usuários dos Clientes para os quais hajam arquivos de pagamento, cujo vencimento seja na próxima data útil e que não tenham sido acessados no site nenhuma vez. 4: Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados (para o Colaborador do escritório) - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 4 horas, para os Colaboradores do Escritório, onde estes estejam ligados a publicação de arquivos de pagamento, cujo vencimento seja na data útil e que não tenham sido acessados no site nenhuma vez. 5: Aviso de Documento Cancelado/Excluído do sistema - Este aviso tem a função de arlertar/comunicar o cliente do escritório quando algum documento é removido/excluído. # Reenvio do Aviso de Publicação Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados - Este aviso pode ser emitido a qualquer momento, quantas vezes for necessário - Lembramos que o uso deste reenvio deve ser feito quando o cliente solicitar novamente o envio do aviso evitando o encher a caixa postal deles, provocando incômodos; Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 4

5 # Protocolo / Extrato do arquivo disponibilizado - O Protocolo de arquivo, permite ao cliente do escritório verificar os principas dados relacionados ao arquivo disponibilizado no site, trazendo segurança ao colaborador/departamento responsável pelo envio. Dica: - O sistema WEB Contábil conta diversos filtros para facilitar a busca por documentos/arquivos disponibilizados para o cliente do escritório. Tais como: Por nomenclatura (ordem alfabética crescente/descrescente); Por extensão do arquivo (PDF, DOC, XLS, JPG, TXT); Por Cliente/Empresa; Por tipo de documento; Por data de publicação (pré definidas); Por data de vencimento (pré definidas); Arquivos baixados e não baixados Arquivos com vencimento (pagamentos) e sem vencimento (relatório); Observações Importantes Sobre Gerenciamento de Arquivos Publicados: - Apesar dos avisos de publicações, é importante que se crie o procedimento de verificar a possível existência de arquivos de pagamento não acessados pelos clientes, a fim de evitar problemas à sua empresa. Este procedimento é possível acessando ADM / Documentos / Arquivos, e também está descrita neste manual...:. Publicação Múltipla Na Publicação Múltipla deve-se indicar um tipo de Documento e o sistema irá listar todos os clientes que tenham esse tipo de documento vinculado (como serviço prestado ao mesmo). Tela Publicação de Documentos Múltipla Após esse processo deverão ser informados os dados do documento a ser publicado. Conforme imagem acima Informando: - Periodicidade do documento - Procurar onde este arquivo foi salvo e Anexá-lo a cada cliente listado - Informar se este arquivo terá ou não Limite de acessos (deixando em branco o sistema entenderá que não há limite de acessos) - Data de Expiração que deixará de ser visualizada pelo cliente. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 5

6 - Clicar em Gravar Atenção: Neste caso a publicação será feita de forma que todos os títulos sejam do mesmo tipo de documento para diversas empresas..:. Aba Tipos No Módulo Documento / AbaTipos, é possível visualizar os tipos de documentos (Títulos) cadastrados para sua empresa. Tela Tipos de Documentos É possível Editar cada tipo de documento a sua formatação (visualização). Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 6

7 É possível Cadastrar um novo Tipo/Título de Documento para publicação de arquivos. Tela Tipos / Ações Possíveis / Criar Novo Tipo de Documento Em Tipos / Ações Possíveis Informe os seguintes dados abaixo e obtenha um novo tipo/título de documento. Título: Informe o nome do tipo de arquivo que irá ser incluído nas opções de envio aos clientes do escritório; Sistema: Informe o software utilizado para gerar a guias e demais relatórios em seu escritório; Departamento Responsável: Vincule o departamento responsável por este tipo de documento. Periodicidade: Em qual período é disponibilizado este arquivo (Ex.: Diário, Decendial, Mensal etc) Pessoa Responsável: Este vínculo é necessário para que o sistema saiba quem receberá um aviso caso o cliente não realize o acesso, se tratando de um arquivo do tipo pagamento (veja maiores detalhes em tipos de aviso página 21, 4º aviso) Obs* Os dados dentro do Quadro vermelho só se aplicam aos arquivos TEXTO. Formas de Tributação: Vincule quais formas de tributação poderão receber este tipo de arquivo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 7

8 .:. Aba Arquivos O Módulo Documentos / Aba Arquivos permite o gerenciamento de arquivos publicados aos clientes. Sendo possível as conferências atráves de filtros como: Somente Relatorios / Pagamentos, Todos os arquivos / Somentes os não baixados, Publicados entre / Com vencimentos entre. Tela Listagem de Arquivos É possivel ver nesta tela se o documento publicado se trata de um Relátorio ou Pagamento, para a visualização clicar sobre o titulo do documento. Será listado as seguintes informações : Data de Referência, Acessos, Data da Publicação, Em caso de pagamento a data do Vencimento e o Razão Social do Cliente. Em Documentos / Arquivos / Ações ( ) : Descrever estes ícones e suas ações Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 8

9 Em Documentos / Arquivos / Ações: É possível enviar (reenviar) ou acompanhar os avisos já enviados sobre este arquivo ao cliente. Em Extrato é possivel conferir o arquivo, o (cliente) e quando recebeu o aviso sobre o arquivo disponibilizado. Vendo o Status. Clicando no detalhes aparecerá a mesma mensagem enviada para o cliente com os dados de quando foi enviado e quem o recebeu e oque esta disponibilizado pelo sistema. Sendo possível ter acesso ao Extrato do Aviso Ou ao Extrato de Acessos: Em Ações o segundo ícone é responsável por fornecer todas as informações sobre o arquivo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 9

10 Tendo como opção Emitir o Protocolo deste envio de arquivo Onde será apresentado: O Protocolo do arquivo disponibilizado com opções de Imprimir ou Enviar por , ou apenas visualizar. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 10

11 Em Ações o terceiro ícone é responsável por excluir/remover o arquivo disponibilizado para o cliente do escritório. Ao selecionar esta opção informe o motivo e selecione os usuários que receberão um aviso imediato informando o cancelamento do arquivo publicado. Aguarde a confirmação do sistema. Verifique que na listagem de arquivos disponibilizados o mesmo se encontra se em destaques (negrito em tom vermelho). O arquivo não mais está disponível para o cliente do escritório, mas o colaborador do escritório tem acesso ao arquivo e demais informações relacionadas. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 11

12 :: Módulo Atendimento O módulo Atendimento serve para que você possa gerenciar as solicitações e atendimento disponibilizados para os clientes no site. Com isto, todos aqueles atendimentos que normalmente são feitos por telefone, ou de forma impressa, será feito pelo site onde o cliente do escritório faz o preenchimento do formulário, insere anexo (se necessário) e envia as informações para se gerar esta solicitação, diminuindo o tempo e o custo de remessa, bem como centralizando e evitando o desencontro de informações. Este módulo apresenta duas abas: Solicitação onde é possivel visualizar as solicitações feitas ao seu escritório, Opções para que você possa configurar quais os tipos de solicitação poderão ser feitas ao seu escritório pelo cliente atravéz do site. Existem até o momento dezoito solicitações criadas (padrão) para disponibilizar aos clientes, podendo incluir e excluir solitações conforme necessidade de atendimento do escritório..:. Aba Solicitação Esta opção permitirá o gerenciamento do atendimento as solicitações do Usúarios do Escritório, que terão acesso ao Site. Tela Atendimento / Solicitações Nesta tela é possível verificar as solicitações feitas pelos Clientes do Escritório, e todo processo desde sua abertura ao status. Para visualizar as informações fornecidas clique em (detalhes), onde encontrasse os detalhes da Solicitação. A ferramenta Solicitação de Serviços conta com uma função que permite que seus clientes enviem arquivos para sua equipe através do seu site ( UP Load ). Assim eles podem enviar de forma mais segura os anexos que geralmente eram enviados via . Por que utilizar: Segurança: o arquivo está anexo a uma solicitação, que como você sabe, está vinculada a um protocolo eletrônico, diferentemente de anexos a s. Disponibilidade: Qualquer usuário de sua empresa que tenha acesso às solicitações do cliente poderá acessar este arquivo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 12

13 na área administrativa de seu site ( ADM ), módulo Atendimento, aba Solicitações, será apresentada a tela abaixo: Verifique que a solicitação vem acompanhada de um ícone informando que há um anexo relacionado ao protocolo. Ao acessar o ícone (detalhes), desta solicitação, Verifique que os dados informados terão a opção Arquivo Anexo. Basta clicar sobre este e acessar/baixar o arquivo (como mostra a imagem). O arquivo poderá ser salvo e acessado quando necessário. Nesta tela é apresentado o conteúdo da solicitação onde é necessário alterar o status da mesma após sua conclusão. Podendo tambem acompanhar o hitórico sobre esta clicando sobre o título da solicitação. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 13

14 Como utilizar: Selecione o módulo Atendimento, aba Opções. Identifique na listagem o tipo de solicitação de serviços que você necessita da opção anexar arquivo. Selecione o ícone Editar Formulário. Abaixo das linhas de configuração dos campos de formulário, estará a área de configuração do Envio de Arquivo para este formulário. ( Veja imagem abaixo ) Habilite o campo Envio de Arquivo, dê a nomenclatura desejada ao campo, e informe se seu uso será requerido (obrigatório). Grave a alteração. O sistema irá trazer a confirmação em tela, junto com algumas recomendações quanto ao uso. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 14

15 Confirme a ação. O sistema irá disponibilizar em seu site o formulário já alterado com a nova funcionalidade. No momento em que ocorrer uma solicitação por parte de seu cliente e algum anexo for relacionado, a tela apresentada Veja abaixo como o cliente irá utilizar: O cliente ao entrar em seu site e selecionar uma solicitação de serviços com campo de Envio de Arquivos habilitado, irá encontrar esta opção no final do formulário: Basta preencher e anexar o conteúdo desejado. O sistema irá validar e confirmar o envio. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 15

16 .:. Aba Opções Esta opção permite a liberação e o cadastro das solicitações disponíveis ao Cliente do Escritório. A Web Contábil disponibilza na àrea administrativa / Atendimento / Opções: Solicitações de atendimento (Formulários on-line), para disponibilizá-lo ao cliente do escritório é necessário cadastrar os dados de atendimento a esta solicitação em Bloqueada,para Liberada., feito isto altere o Status da Solicitação de Para editar o Formulário, nesta opção é possível editar e adequar o formulário. Em editar as etapas envolvídas é possível distribuir fases da solicitação conforme a necessidade e atuação de seu escritório. E em exclui solicitação. Tela Cadastro de Tipos de Solicitações Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 16

17 .:. Aba Opções / Editar Formulário ( ) Esta opção permite editar e adequar o formulário, acresecentando ou excluindo itens (Ordem), indicando o Nome do Campo criado, em Tipo de Campo (o mesmo já esta configurado para preenchimento conforme necessidade do campo criado), em Requerido ao fazer o vincúlo a este item será de preenchimento obrigatório, em Excluir é possível excluir o Campo. Tela Criação de Formulários Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 17

18 .:. Aba Opções / Editar Etapas Envolvidas ( ) Esta Ação permite distribuir fases da solicitação conforme a necessidade e atuação de seu escritório. Onde é possivel distribuir a solicitação por etapas, responsável pela etapa, dar prazo para conclusão da solicitação e deixar o cliente com acesso ou não ao andamento de sua solicitação ao vincular em Pública, e excluir estapas. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 18

19 :: Módulo Ferramentas Neste módulo é apresentado três abas sendo elas Cáculos: responsável pelo recálculo de DARF; Modelos: que permite a criação da Declaração de Faturamento e IRRF, que permite ao escritório disponibilizar ao cliente sua declaração do imposto de renda (para maiores informações sobre a contratação deste serviço entre em contato com suporte@webcontabil.com.br ).:. Aba Cálculos Esta opção permite o recálculo e envio da darf, já no formato PDF. Tela Aba Cálculos Para esta ação é necessário informar o Cliente, o Tipo da Darf, o código da guia já virá preenchido, preencha o período de apuração. Em seguida forneça os dados para o recálculo; data de venciemnto, valor e data para o pagamento (as datas respeitam o calendário de obrigações contábeis). Ao preencher os dados clique em calcular. Será apresetanda a tela abaixo.: Tela Dados da Darf Clique em Gerar e Publicar Darf. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 19

20 Informe o Limite de acessos permitidos a está darf, e Data de expiração, esta não deve ser superior a um dia após o vencimento do documento, também há possibilidade de informar os usuários da empresa que foi disponibilizado um novo documento, selecione as pessoas a serem informadas. E clique em avançar. Observação.: Documentos com data de vencimento devem ter o item Data de Expiração preenchidos (Ex.: data de vencimento 20/12/2008, data de expiração 21/12/2008). Tela Aviso de Publicação Aguarde a confirmação: O envio da Guia irá ocorrer como uma nova publicação de arquivo, enviando um aviso a empresa de que existe um novo arquivo disponível para ser acessado. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 20

21 .:. Aba Modelos Em Ferramentas / Modelos, é possível fazer a Declaração de Faturamento. Preenchendo os dados da tela apresentada ao clicar em Exibir, será apresentada a Declaração de Faturamento já em PDF. Tela Declaração de Faturamento.:. Aba Apontamentos Em Ferramentas / Apontamentos é possível acompanhar e lançar dados da folha de pagamento. Preencha os campos da tela apresentada: Configurações; Cadastrar códigos de Evento. Após, é possível exportar dados da folha ou importar SEFIP. Listar funcionários de cada empresa e lançar alterações na folha, caso necessário. Você também pode emitir relatório da folha, ou seja, depois de fechar a folha é possível realizar a impressão e enviar ao cliente. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 21

22 .:. Aba Notas Fiscais Em Ferramentas Notas é possível acompanhar e lançar dados da Nota Fiscal. Preencha os campos da tela apresentada: Cadastro de Notas Fiscais. Após, é possível a qualquer momento editar ou excluir as informações já gravadas; imprimir ou exportar para excel. :: Módulo Agenda Este Módulo permite um canal direto de comunicação entre seus usuários do escritório, clientes e grupos de clientes, onde toda tarefa em atendimento fica registrada permitindo acompanhar o andamendo e conclusão da mesma. Sendo que toda comunicação pode ser acompanhada e ao longo do uso servirá como um "Histórico" de mensagens já que não há a possibilidade de exclusão do conteúdo. Permitindo a procura das mensagens por um filtro objetivo (categorias, grupos, assuntos).:. Aba Mensagens Esta opção permite o envio de mensagens entre usuários do escritório (intranet) e entre os usuários e seus clientes ou grupo de clientes (extranet), onde é possível aconpanhar as mensagens atravéz de filtros (Preferências ) e Legendas. Tela Mensagens Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 22

23 .:. Aba Tarefas Nesta opção pode-se acompanhar as tarefas em andamento ou as já concluídas, de forma que o sistema indica quando foi criada, qual a previsão, oque esta sendo solicitado, quem solicitou, o status da tarefa e Editar ( ) os dados da tarefa. Tela Tarefas.:. Aba Tarefas / Editar ( ) Minhas Tarefas Esta opção permite verificar os dados tarefa, permitindo a visualização do conteúdo e alterar seu status quando concluído ou cancelado. É possível também acompanhar as mensagens anteriores relacionadas a esta trafefa Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 23

24 :: Módulo Suporte Esta opção permite um canal direto de atendimento com a Web Contábil, onde o atendimento pode ser solicitado aos departamentos de Suporte e Financeiro, seja uma dúvida, sugestão ou reclamação. O atendimento ocorre atravéz do envio de mensagens (registradas) permitindo o acompanhamento (histórico) das mensagens anteriores. Para enviar uma mensagem é necessário apenas selecionar o destinatário, assunto e objetivo do contato. Clique em enviar e aguarde o retorno com a reposta a mensagem enviada.tela Contato com o Suporte É possível através da aba Tutoriais visualizar todas as funcionalidades do sistema WEB Contábil. IMPORTANTE: Os treinamentos relacionados ao Sistema WEB Contábil são ministrados em turmas abertas (presencial/gratuito), via Skype ou In Company, com carga horária dependendo da programação e valores à consultar. Após participar dos treinamentos você pode agendar sessões de Consultoria. Sugerimos realizar projetos personalizados para verificar se os objetivos foram alcançados e quais as dificuldades encontradas para colocar a teoria em prática, fixando assim ainda mais o aprendizado. Solicite a visita de um dos nossos Consultores. Maiores informações e inscrições para treinamentos: Acesse nosso site Contato: (11) / (11) ramal 4 suporte@webcontabil.com.br Skype: suporte.webcontabil - juliana.webcontabil Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 24