Roteiro para utilização do GEP Versão de referência: GEP V1.00 Índice analítico I Apresentação... 2 I.1 Controles básicos do sistema;... 2 I.2 Primeiro acesso... 2 I.3 Para trocar a senha:... 3 I.4 Áreas de acesso... 3 II Menu do sistema... 3 III Controle de recursos... 4 III.1 Lançamento de Horas trabalhadas... 4 III.2 Lançamento de horas especiais:... 6 III.3 Autorização de lançamentos especiais (externas ou dia anterior)... 7 IV Cadastros Gerais... 7 IV.1 Cadastro de clientes... 7 IV.2 Cadastro de contatos... 8 IV.3 Cadastro de projetos (ou serviços)... 9 V Controle de produção... 10 V.1 Controle por projeto... 10 V.2 Controle mensal por projeto... 12 V.3 Valores a pagar no mês, por pessoa... 12 VI Controle das contas dos projetos... 14 VI.1 Conceito básico de contas de projeto ou serviço... 14 VI.2 Lançamentos de despesas e receitas... 15 VI.3 Controle de custos acumulados... 16 VI.4 Fluxo de caixa... 17 Pág.: 1/ 17
I Apresentação O GEP Gestor de Escritório de Projetos é uma ferramenta indispensável para o controle de desempenho destas organizações. Baseado no controle dos recursos alocados a cada fase do projeto, ele permite que o gerente e demais participantes tenham uma visão em tempo real sobre o andamento do projeto. Isto permite medidas de controle onde necessário, de modo a garantir melhores condições de sucesso para o projeto. E significa segurança aos participantes, dados confiáveis para a elaboração de novas propostas e melhores condições de trabalho para todo o grupo de projeto. I.1 Controles básicos do sistema; O sistema baseia-se no controle de recursos humanos e materiais despendidos para a realização de cada fase e/ou especialidade do projeto. No seu nível mais detalhado ele permite o acompanhamento de certas atividades específicas, tais como reuniões. Porém o nível de detalhamento deste controle será estabelecido em cada escritório, pelo administrador do sistema. I.2 Primeiro acesso Para seu primeiro acesso o administrador do sistema deverá lhe fornecer um login e a senha padrão GEP Clique no ícone do programa e será apresentada a tela de login: Após inserir o login e senha recomendamos que altere sua senha. Pág.: 2/ 17
I.3 Para trocar a senha: Sistema de Gerenciamento de Projetos V 1.01 Clique em Segurança no menu e selecione Alterar Senha Digite a senha atual e a nova senha, confirme e clique em OK. I.4 Áreas de acesso O menu do sistema vai manter destacadas as áreas do sistema a que o administrador do sistema forneceu acesso. Verifique com ele caso haja necessidade de alteração de algum ponto. II Menu do sistema Ao abrir o sistema ele apresenta uma série de opções no menu. Nem todos os itens do menu estarão disponíveis pois cada grupo de usuário tem permissão de acesso apenas a determinadas funções, conforme perfil atribuído pelo administrador do sistema. Projetos: permite gerenciar as fases e especialidades que poderão ser inseridas na composição dos projetos nos contratos. Produção: abre acesso ao controle de andamento dos projetos e ao lançamento das horas trabalhadas. Contabilidade: área destinada ao lançamento de pagamentos e receitas, realizadas e previstas, bem como controle de fluxo de caixa, geral ou por projeto. Clientes: destinado ao cadastramento dos dados de clientes, efetivos ou potenciais. Eles serão eventualmente vinculados aos contratos. Colaboradores: para cadastro de todos os possíveis colaboradores do escritório, sejam prestadores de serviços externos (copiadoras etc.), fornecedores ( de material de escritório, equipamentos etc.), pessoal de apoio técnico (subcontratados das diferentes especialidades de projeto) ou outros, Contatos: permite consultar a lista geral de contatos do escritório, sejam clientes ou colaboradores Pessoal: para cadastro de pessoal, salários, tipos de contratos de trabalho e respectivos encargos. Contratos: destinado ao cadastro e consulta dos contratos em geral cada contrato é vinculado a um projeto mas pode existir mais de um contrato Pág.: 3/ 17
para um mesmo projeto. Neste cadastro, se for o caso, devem ser estipuladas as fases e as especialidades, seus valores e estimativas de horas a serem aplicadas Segurança: área de acesso exclusivo do administrador do sistema, para gerenciamento de grupos de usuários e respectivos perfis, bem como inserção de novos usuários e emissão de novas senhas III Controle de recursos III.1 Lançamento de Horas trabalhadas Ao iniciar o trabalho no dia o usuário deve acessar o GEP através do caminho: Produção/Lançamento/Projeto/ Hoje. As opções Serviço Externo e Dia anterior são destinadas ao lançamento de horas trabalhadas fora do escritório ou correções sobre o dia anterior, mas dependerão de uma autorização do gerente de projeto para sua validação. O sistema pede a confirmação de sua senha e apresenta a hora de entrada. Ela será utilizada para contabilizar os recursos aplicados no dia. Clique em OK e inicie sua jornada normalmente. Se quiser, pode encerrar o programa, até o momento de alocar os recursos, ou de uma saída temporária, tal como o almoço. Neste caso siga de novo no menu caminho: Produção/Lançamento/ Projeto/ Hoje. Surge a tela de tipo de lançamento: Pág.: 4/ 17
Nela deve ser selecionado se é o início de intervalo, retorno, lançamento parcial de horas trabalhadas ou de saída. Neste caso o sistema vai apresentar a tela de lançamentos do dia, para preenchimento do quadro de horas. Importante: a opção Lançar horas trabalhadas permite o lançamento em um único projeto, fechando a tela logo depois. Já a opção saída permite o lançamento em vários projetos, porém ao sair o programa encerra a contagem do tempo no dia. Caso o usuário retome o trabalho ele deve reiniciar o GEP. Selecione o Projeto, Fase e Especialidade de cada projeto no qual foram utilizadas as horas de trabalho e preencha o quadro. O sistema apresenta o total Pág.: 5/ 17
de horas não alocadas no dia e no caso de ter sido informada a opção SAÌDA, obriga a distribuição de todas as horas alocadas. O sistema adota um arredondamento de 15 minutos a favor do funcionário. È possível inserir comentários sobre o trabalho, tal como o nome dos arquivos utilizados ou destacar que houve uma reunião. Estes dados serão acessados pelo coordenador do projeto. A definição de projetos, fases e especialidades é feita apenas pelo coordenador de projetos. Estarão listados apenas os serviços que foram cadastrados e estão em andamento. Serviços fora de andamento ou fases não cadastradas só podem ser inseridos pelo administrador do sistema ou pelo coordenador, conforme a política do escritório. III.2 Lançamento de horas especiais: Horas de serviços externos, tais como reuniões com clientes ou acompanhamento de licenciamento devem ser lançadas à parte, através do menu: Produção/Lançamento/Serviço Externo Após o sistema confirmar sua senha, será apresentada a tela específica, onde devem ser lançados o início e o término da atividade e, opcionalmente, sua descrição. Note que estas horas somente serão computadas após a autorização pelo coordenador do projeto, sendo recomendável sempre inserir a descrição e justificativa. Pág.: 6/ 17
III.3 Autorização de lançamentos especiais (externas ou dia anterior) Em geral apenas o coordenador de projeto, ou o administrador do sistema, tem acesso à área de autorização. Através do caminho no menu Produção/Lançamento/Autorização e mediante confirmação de senha, abre-se a tela onde cada lançamento especial estará listado, podendo ser aprovado ou rejeitado. IV Cadastros Gerais O acesso aos cadastros de clientes, colaboradores e contratos deve ser configurado pelo administrador do sistema. Recomendamos que tenha acesso a ele o grupo de coordenadores de projeto e o da secretaria. IV.1 Cadastro de clientes O cadastro de clientes deve incluir todos aqueles que se relacionam comercialmente com o escritório, não importando se existe ou não contrato. Isto vai permitir acompanhar o resultado do relacionamento com estes clientes, Pág.: 7/ 17
independendo dos contratos efetivados. Os campos obrigatórios estão sublinhados. Clique aqui para inserir os contatos deste cliente IV.2 Cadastro de contatos Clicando-se no ícone de telefone abre a tela para inserção de contatos relativos a esta empresa. Estes contatos tanto podem ser acessados por este mesmo caminho como estarão presentes na lista geral de contatos dos escritório Menu Contatos Pág.: 8/ 17
IV.3 Cadastro de projetos (ou serviços) Projetos devem ser vinculados a clientes, daí a obrigatoriedade de cadastrar estes antes dos projetos. O Código do cliente deve ser alfabético, com duas letras, já o código do contrato deve ter dois algarismos. As fases são opcionais, mas, se for o caso, devem ser cadastradas através do botão FASES, ao qual, opcionalmente, podem ser associadas especialidades (por exemplo, projeto estrutural, de instalações etc.). Os dados relativos a data de início de projeto e prazo são importantes pois permitem a publicação deste projeto para o lançamento de recursos aplicados. Pág.: 9/ 17
V Controle de produção O GEP apresenta diversas possibilidades de acompanhamento da produção, tanto por projeto como de todos os projetos. Também pode resumir o desempenho de projetos já encerrados, permitindo que seja utilizados como referência para estimativas de novos serviços V.1 Controle por projeto O controle por projeto oferece a opção de verificar o andamento por fase ou por categoria ou totalizar os custos do projeto, mesmo que não esteja encerrado. Após seguir o caminho do menu abre a tela onde deve ser selecionado o projeto. Caso se queira consultar um projeto já encerrado basta clicar na caixa de seleção. Pág.: 10/ 17
O resultado pode ser visualizado na tela, mostrando o quadro por fase, relacionado com o prazo de encerramento e total estimado e trabalhado, com percentuais para facilitar a análise. Já a totalização por categoria mostra a distribuição percentual das horas até a data. Pág.: 11/ 17
V.2 Controle mensal por projeto Sistema de Gerenciamento de Projetos V 1.01 Através do caminho do menu surge a tela para selecionar o projeto a ser apresentado, logo depois qual a fase, ou todas as fases. Através de um botão seleciona-se a visualização em tela (com possibilidade de impressão) ou impressão direta de relatório. V.3 Valores a pagar no mês, por pessoa. Para o cálculo dos valores brutos a pagar aos funcionários e colaboradores, o GEP emite o valor das horas totais trabalhadas no Mês. Este relatório pode ser encaminhado ao contador para emissão dos recibos fiscais adequados e cálculo dos encargos. Seleciona-se o caminho do menu: A tela seguinte seleciona-se o mês desejado: Pág.: 12/ 17
Clicando em imprimir o sistema oferece a visualização, que pode ser confirmada para impressão: A minuta fornece o valor bruto a ser pago A CADA FUNCIONÁRIO,. Pág.: 13/ 17
VI Controle das contas dos projetos Embora o GEP não seja um sistema destinado ao controle contábil completo, ele permite organizar os dados para posterior consolidação pelo contador da empresa. Ao mesmo tempo fornece aos gerentes uma visão completa de todos os recursos aplicados ao projeto, tais como despesas de material, deslocamentos, promoção de negócios etc. Em geral o acesso a toda estas funções é restrito aos grupos de usuários Secretaria e/ou Coordenadores ou Gerência. VI.1 Conceito básico de contas de projeto ou serviço O GEP trabalha com o conceito de centro de custos por projeto ou serviço, onde os lançamentos são apropriados conforme sua origem, para as receitas, ou destino para as despesas. Dois aspectos importantes são as a contas ENCARGOS e ADMINISTRAÇÃO. Elas são geradas automaticamente pelo sistema e enquanto a primeira absorve os encargos gerados pelos projetos (tais como INSS etc), a segunda recebe as despesas específicas deste gênero de atividade, tal como aluguel, promoção de negócios etc. A conta ENCARGOS recebe uma receita virtual decorrente de todos os encargos dos projetos. A cada lançamento de hora trabalhada de um projeto, o valor indicado pelos encargos é transferido como receita para esta conta. Isto porque há uma diferença entre o custo contábil e a despesa efetiva. Note-se que os impostos,sempre que forem diretamente vinculados à receita devem, preferencialmente, ser lançados na conta de cada projeto, na sua proporção correta. Já os Impostos ou taxas genéricos, como a taxa de alvará, devem ser debitados da conta de administração. O lançamento do efetivo pagamento destes encargos deve ser efetuado na conta ENCARGOS, como uma despesa específica. O seu contador deve orientar estes lançamentos, os quais podem ser feitos em bloco, respeitando-se apenas suas datas diferenciadas, já que a despesa já foi rateada entre os projetos na forma adequada. Devem ser incluídas nestas despesas as retenções para pagamentos de décimo - terceiro salário, férias e outras, conforme o planejamento idealizado para a operação do escritório. Este conceito permite uma visão mais precisa dos custos do projeto, pois os custos de encargos são retenções para pagamentos futuros, mas são lançadas na conta do projeto imediatamente. O fluxo de caixa do escritório porém, vai contemplar o quadro real e permitir um planejamento dos pagamentos efetivos conforme a conveniência da empresa. Isto porque no quadro do faturamento do escritório estas transferências de encargos são expurgadas, pois a conta ENCARGOS não gera receita real, ou seja na soma do total de faturamento elas não estão incluídas. Já no quadro de despesas futuras elas são consideradas para permitir um fluxo de caixa correto. Por outro lado, a conta ADMINISTRAÇÃO pode ter receitas, tais como aplicações financeiras. Neste caso deve ser criado um contrato de serviço com um Pág.: 14/ 17
banco, por exemplo, onde serão lançadas estas rendas e, eventualmente, seus prejuízos... VI.2 Lançamentos de despesas e receitas Através do menu CONTABILIDADE podem ser efetuados lançamentos de despesas ou receitas. È possível definir um novo tipo de despesa através do botão ao lado da caixa de seleção. Este cadastro também é acessível diretamente pelo caminho no menu: CONTABILIDADE/DESPESAS. Pág.: 15/ 17
VI.3 Controle de custos acumulados O menu CONTABILIDADE/ACUMULADO abre uma caixa de diálogo para a definição do período que se deseja abranger: O relatório mostra as despesas e receitas por projeto, inclusive das contas ADMINSTRAÇÃO e ENCARGOS. Porém na totalização de custos, do faturamento acumulado e na previsão de faturamento os valores transferidos para esta conta de ENCARGOS não se incluem. Eles estão presentes, porém na previsão de despesas. Exclusive a conta ENCARGOS Inclusive a conta ENCARGOS Pág.: 16/ 17
VI.4 Fluxo de caixa Sistema de Gerenciamento de Projetos V 1.01 O relatório de fluxo de caixa permite acompanhar o desempenho por projeto ou de todos os projetos do escritório, em um determinado período. A barra de rolagem apresenta o quadro mês a mês. Na visão por projeto também é possível ter uma leitura mês a mês. Pág.: 17/ 17