Gerenciamento de Deslocamentos e Viagens

Transcrição

1 MANUAL: Gerenciamento de Deslocamentos e Viagens Administrador do Sistema de Viagens Versão: 1.0

2 Sumário Apresentação Acesso ao sistema Perfis do sistema Configurando o sistema de viagens Cadastro de marca de veículos Cadastro de veículos Cadastro de motoristas Cadastro de aprovadores Configurações Configurações da viagem Configurações das aprovações de viagem Configurações das notificações Notificações... 9

3 Apresentação O Sistema de Gerenciamento de Deslocamento e Viagens tem por objetivo organizar as viagens e deslocamentos dos setores, bem como ordenar o fluxo da disponibilidade e utilização de veículos da Secretaria da Educação. Este manual auxiliará nas questões relacionadas ao administrador do sistema GDV, tais como configurações e cadastros. Atenciosamente Secretaria da Educação 1

4 1. Acesso ao sistema Para acessar o sistema GDV clique neste link A seguinte tela de login do sistema será exibida: Digite seus dados (organização, matrícula e senha) e clique em OK para acessar o sistema. 2. Perfis do sistema O sistema contém os seguintes perfis, divididos conforme as funcionalidades que os usuários terão acesso: Solicitante Usuário que pode fazer a solicitação de viagens para pessoas do mesmo setor que estejam previamente cadastradas no GDV; Aprovador de viagens-coordenação - Aprova as viagens da sua coordenadoria; Aprovador de viagens-departamento - Aprova as viagens do seu departamento; Coordenador Transportes - Este perfil é responsável pela alocação dos motoristas; Diárias - Pessoa responsável por fazer a solicitação das diárias dos motoristas; Administrador - Cadastra veículos, marca de veículos, motoristas, meios de transporte e configurações. 2

5 3. Configurando o sistema de viagens 3.1. Cadastro de marca de veículos Escolha a opção Marca de veículos no menu Deslocamentos e viagens. O sistema exibirá a tela Marca. Neste cadastro é possível pesquisar, incluir, alterar e excluir marcas de veículos. Para incluir uma nova marca de veículo, clique no botão Novo. Preencha as informações da marca de veículo e clique em Salvar Cadastro de veículos Escolha a opção Veículo no menu Deslocamentos e viagens. O sistema exibirá a tela Lista de veículos. Neste cadastro é possível pesquisar, incluir, alterar e excluir veículos. É possível cadastrar veículos da SEDUC e veículos alugados. Para incluir um novo veículo, clique no botão Novo. 3

6 Preencha as informações da marca de veículo e clique em Salvar. IMPORTANTE: Os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório Cadastro de motoristas Escolha a opção Motorista no menu Deslocamentos e viagens. O sistema exibirá a tela Lista de motoristas. Neste cadastro é possível pesquisar, incluir, alterar e excluir motoristas. Para cada motorista poderão ser associados um ou mais carros e poderá ser estabelecido um prazo de vigência em que o motorista dirigiu aquele veículo. Para incluir um novo motorista, clique no botão Novo. 4

7 Preencha as informações do motorista e clique em Salvar. IMPORTANTE: Os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório Cadastro de aprovadores Escolha a opção Aprovadores no menu Deslocamentos e viagens. O sistema exibirá a tela Aprovadores. Neste cadastro é possível selecionar um aprovador padrão para cada departamento e coordenação. Os aprovadores devem estar previamente cadastrados como usuários e ter perfis de aprovador de viagem. 5

8 4. Configurações As configurações definidas nesta seção estão disponíveis apenas para os usuários com perfil de administrador do sistema e serão aplicadas para todos os usuários do sistema. Escolha a opção Configuração no menu Deslocamentos e viagens. O sistema exibirá a tela Formulário de configuração geral Configurações da viagem Aqui será possível definir configurações padrão para as solicitações de deslocamentos e viagens, tais como: endereço de partida, horário padrão para início e retorno da viagem, distância a partir da qual o motorista terá direito a diárias, etc. Para maiores informações sobre cada configuração, clique no ícone. 6

9 Após inserir as informações, clique em Salvar Configurações das aprovações de viagem Aqui será possível definir configurações padrão para as avaliações (aprovação/reprovação) dos deslocamentos e viagens, tais como: distância mínima, a partir da qual é necessário solicitar aprovações para as viagens (para selecionar a necessidade de aprovação para todas as viagens, este campo deverá ser preenchido com o valor 0 (zero)), se o diretor do departamento precisa aprovar as viagens, etc. 7

10 Após inserir as informações, clique em Salvar Configurações das notificações Aqui será possível definir configurações padrão para as notificações, tais como: quais perfis de usuário receberão notificações, se serão enviadas notificações por e- mail, se serão enviadas notificações por aviso na área de trabalho, etc. 8

11 5. Notificações Existem dois tipos de notificação no sistema GDC: Notificações por ; Notificações na área de trabalho. As notificações são enviadas pelo sistema GDV para que os usuários possam receber avisos de suas atividades dentro do sistema, para agilizar o processo de solicitação de deslocamentos e viagens. Também são emitidas notificações para avisar ao solicitante da viagem e ao responsável dos transportes quando estiver próximo da hora da partida. As notificações na área de trabalho estão disponíveis para cada usuário em sua própria máquina de trabalho, clicando no ícone do sistema de notificações na área de notificações do Windows. Estas notificações possuem duas configurações: 1. Notificação discreta: um pequeno balão branco que aparece no canto inferior direito da tela mostrando a mensagem enviada pelo sistema. Esta mensagem ficará sendo exibida por um tempo e poderá ser fechada pelo usuário clicando no ícone X na própria mensagem. 2. Notificação com confirmação: uma mensagem é exibida na tela, na área central, com um botão OK para que o usuário possa garantir sua visualização. 9

12 3. Definindo o tipo de notificação: É possível definir o tipo de notificação você quer utilizar (discreta ou com confirmação de leitura) Na sua tela, no canto inferior direito próximo ao relógio temos um ícone. Clicando com o botão direito, sobre o ícone, irá aparecer o menu: 10

13 a. Se clicar em Sair o sistema de notificações não receberá mais as notificações até que o computador seja reiniciado; b. Se clicar em Exibir todas as notificações será apresentado a seguinte janela: 11