Gerenciamento de Projeto: Executando o Projeto III Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI rbritto@ufpi.edu.br
Sumário Realizar Aquisições Realizar a Garantia de Qualidade Distribuir Informações Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas
Realizar Aquisições É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. A equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores.
Realizar Aquisições - Entradas As entradas deste processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Documentos de aquisição; Critérios para seleção de fontes; Lista de fornecedores qualificados; Propostas de fornecedores; Documentos do projeto; Decisões de fazer ou comprar; Ativos de processos organizacionais.
Critérios para Seleção de Fontes Os critérios de seleção de fontes podem incluir: Informações sobre a competência; Capacidade, Datas de entrega; Custo dos produtos; Custo do ciclo de vida; Conhecimentos técnicos; Abordagem do contrato exigidos do fornecedor.
Documentos do Projeto Os documentos do projeto que são frequentemente considerados incluem: Registro de riscos; Decisões contratuais relacionadas a riscos.
Acordos de Cooperação Sempre que houver um acordo de cooperação, os papéis do comprador e do fornecedor já terão sido decididos pela administração executiva. Em alguns casos, o fornecedor pode já estar trabalhando com base em algum tipo de contrato provisório financiado pelo comprador ou em conjunto pelas duas partes. O esforço do comprador e do fornecedor nesse processo é preparar coletivamente uma declaração do trabalho da aquisição que atenda aos requisitos do projeto.
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, entre outros: Listagens de fornecedores em potencial e previamente qualificados; Informações sobre experiências passadas relevantes com os fornecedores, tanto positivas como negativas.
Realizar Aquisições - Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnicas deste processo são: Reuniões com licitantes; Técnicas de avaliação de propostas; Estimativas independentes; Opinião especializada; Publicidade; Pesquisa na internet; Negociações das aquisições.
Técnicas de Avaliação de Propostas Em aquisições complexas, um processo formal de revisão da avaliação será definido pelas políticas de aquisição do comprador. O comitê de avaliação fará uma seleção para aprovação da administração antes da adjudicação. A seleção de fontes será feita com base nas respostas dos fornecedores a critérios de ponderação previamente definidos.
Técnicas de Avaliação de Propostas
Estimativas Independentes Para muitos itens de aquisição, pode-se optar por preparar estimativas independentes para se comparar com as propostas dos licitantes. Diferenças significativas nas estimativas de custos podem ser uma indicação de que a declaração do trabalho da aquisição foi: Deficiente; Ambígua; Os fornecedores em potencial não entenderam corretamente ou não responderam totalmente à declaração do trabalho da aquisição.
Negociações das Aquisições Esclarecem a estrutura, os requisitos e outros termos das compras de modo que seja possível obter um acordo mútuo antes de assinar o contrato. Os assuntos tratados englobam: Responsabilidades; Autoridade para fazer mudanças; Legislação e termos aplicáveis; Abordagens comerciais e técnicas de gerenciamento; Direitos de propriedade; Financiamento de contratos; Soluções técnicas; Cronograma geral; Pagamentos e preços.
Realizar Aquisições As saídas deste processo são: Fornecedores selecionados; Adjudicação do contrato de aquisição; Calendários de recursos; Solicitações de mudanças; Atualizações do plano de gerenciamento do projeto; Atualizações dos documentos do projeto.
Adjudicação do Contrato de Aquisição Os principais componentes do documento de contrato variam, mas em geral incluem: Declaração do trabalho ou entregas; Linha de base do cronograma; Relatórios de desempenho; Período de desempenho; Papéis e responsabilidades; Local de desempenho do fornecedor; Definição de preços; Termos de pagamento; Local de entrega;
Adjudicação do Contrato de Aquisição Os principais componentes do documento de contrato variam, mas em geral incluem: Critérios de inspeção e aceitação; Garantia; Suporte ao produto; Limitação de responsabilidade; Remuneração e retenções; Penalidades; Incentivos;
Adjudicação do Contrato de Aquisição Os principais componentes do documento de contrato variam, mas em geral incluem: Seguros e seguros-desempenho; Aprovações de subcontratadas subordinadas; Tratamento de solicitações de mudanças e Mecanismos de rescisão e de resolução alternativa de disputas. O método alternativo para resolução de disputas pode ser decidido com antecedência como parte da concessão da aquisição.
Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros: Linha de base de custos; Linha de base do escopo; Linha de base do cronograma; Plano de gerenciamento das aquisições.
Atualizações dos Documentos do Projeto Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros: Documentação dos requisitos; Matriz de rastreabilidade de requisitos; Registro de riscos.
Fluxo do Processo
Realizar a Garantia de Qualidade É o processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle da qualidade. Busca garantir que sejam usados os padrões de qualidade e definições operacionais apropriados. O departamento de garantia da qualidade, ou organização similar, em geral supervisiona as atividades de garantia da qualidade.
Realizar a Garantia de Qualidade - Entradas As entradas deste processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Métricas da qualidade; Informações sobre o desempenho do trabalho; Medições de controle da qualidade.
Plano de Gerenciamento do Projeto Contém as seguintes informações que são usadas para garantir a qualidade: Plano de gerenciamento da qualidade. O plano de gerenciamento da qualidade descreve como a garantia da qualidade será realizada dentro do projeto. Plano de melhorias no processo. O plano de melhorias no processo detalha os passos para analisar os processos e identificar as atividades que aumentam o seu valor.
Informações sobre o Desempenho do Trabalho As informações sobre o desempenho das atividades do projeto são coletadas regularmente durante o projeto. Os resultados de desempenho que podem apoiar o processo de auditoria incluem, entre outros: Medições do desempenho técnico; Andamento das entregas do projeto; Progresso do cronograma; Custos incorridos.
Medições de Controle da Qualidade As medições de controle da qualidade são os resultados das atividades de controle da qualidade. São usadas para analisar e avaliar os padrões e processos de qualidade da organização executora.
Realizar a Garantia de Qualidade Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnicas deste processo são: Ferramentas e técnicas de planejar a qualidade e realizar o controle da qualidade; Auditorias da qualidade; Análise de processos.
Auditorias da Qualidade É uma revisão estruturada e independente para determinar se as atividades do projeto estão cumprindo: As políticas; Os processos; Os procedimentos da organização e do projeto. Podem ser programadas ou aleatórias, e podem ser realizadas por auditores internos ou externos. Podem confirmar a implementação de solicitações de mudanças aprovadas, incluindo ações corretivas, reparos de defeitos e ações preventivas.
Auditorias da Qualidade Os objetivos de uma auditoria da qualidade são: Identificar todas as boas/melhores práticas que estão sendo implementadas; Identificar todas as lacunas/deficiências; Compartilhar as boas práticas utilizadas ou implementadas em projetos similares na organização e/ou no setor; Oferecer apoio proativo de forma positiva para melhorar a implementação de processos, a fim de ajudar a equipe a aumentar a produtividade e Destacar as contribuições de cada auditoria no repositório de lições aprendidas da organização.
Análise de Processos Segue as etapas descritas no plano de melhorias no processo para identificar as melhorias necessárias. Examina os problemas ocorridos, as restrições encontradas e as atividades sem valor agregado identificadas durante a operação dos processos. A análise de processos inclui a análise de causas-raiz.
Realizar a Garantia de Qualidade Saídas As saídas deste processo são: Atualizações em ativos de processos organizacionais; Solicitações de mudanças; Atualizações no plano de gerenciamento do projeto; Atualizações nos documentos do projeto.
Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros: Plano de gerenciamento da qualidade; Plano de gerenciamento do cronograma; Plano de gerenciamento dos custos.
Atualizações nos Documentos do Projeto Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros: Relatórios de auditorias de qualidade; Planos de treinamento; Documentação dos processos.
Fluxo do Processo
Distribuir Informações É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto e em todos os processos de gerenciamento. O foco aqui é principalmente no processo de execução, que inclui: Implementação do plano de gerenciamento das comunicações; Resposta a solicitações inesperadas de informações.
Distribuir Informações - Entradas As entradas deste processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Relatórios de desempenho; Ativos de processos organizacionais.
Relatórios de Desempenho São usados para distribuir informações sobre o andamento e o desempenho do projeto. Devem estar disponíveis antes das reuniões do projeto e devem ter o máximo de precisão e atualização possível. As previsões são atualizadas e republicadas com base nas medições de desempenho do trabalho fornecidas durante a execução do projeto.
Relatórios de Desempenho As informações de previsão costumam ser geradas usando métodos de valor agregado, mas é possível usar outros métodos: Analogia com projetos anteriores; Nova estimativa do trabalho restante; Inclusão do impacto de eventos externos no cronograma.
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, entre outros: Políticas, procedimentos e orientações relativas à distribuição de informações; Modelos; Informações históricas e lições aprendidas.
Distribuir Informações Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnicas deste processo são: Métodos de comunicação; Ferramentas de distribuição de informações.
Ferramentas de Distribuição de Informações As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como: Distribuição de documentos impresso; Sistemas manuais de arquivamento; Comunicados de imprensa; Bancos de dados eletrônicos com acesso compartilhado;
Ferramentas de Distribuição de Informações As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como: Email; Fax; Correio de voz; Telefone; Videoconferência.;
Ferramentas de Distribuição de Informações As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como: Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos; Softwares de apoio a reuniões e escritórios virtuais; Portais e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.
Distribuir Informações Saídas A única saída deste processo são as Atualizações em ativos de processos organizacionais. Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Notificações das partes interessadas; Apresentações do projeto; Feedback das partes interessadas; Documentação das lições aprendidas.
Fluxo do Processo
Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões: Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas para aumentar a probabilidade de aceitação do projeto; Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões; Esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas.
Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas - Entradas As entradas deste processo são: Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas; Plano de gerenciamento do projeto; Registro das questões; Registro das mudanças; Ativos de processos organizacionais.
Registro de Mudanças É usado para documentar as modificações que ocorrem durante o projeto. Essas mudanças e seu impacto no projeto em termos de tempo, custo e risco devem ser comunicadas às partes interessadas apropriadas.
Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, entre outros: Requisitos de comunicação da organização; Procedimentos de gerenciamento das questões; Procedimentos de controle das mudanças e Informações históricas sobre projetos anteriores.
Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnicas deste processo são: Métodos de comunicação; Habilidades interpessoais; Habilidades de gerenciamento.
Habilidades Interpessoais O gerente de projetos aplica as habilidades interpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes interessadas. Por exemplo: Estabelecimento de confiança; Solução de conflitos; Escuta ativa; Superação da resistência à mudança.
Habilidades de Gerenciamento As habilidades de gerenciamento usadas pelo gerente de projetos incluem, entre outras: Habilidades de apresentação; Negociação; Habilidades de redação; Capacidade de falar em público.
Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Saídas As saídas deste processo são: Atualizações em ativos de processos organizacionais; Solicitações de mudanças; Atualizações no plano de gerenciamento do projeto; Atualizações nos documentos do projeto.
Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: As causas das questões; Os motivos por trás das ações corretivas escolhidas; As lições aprendidas com o gerenciamento das expectativas das partes interessadas.
Atualizações nos Documentos do Projeto Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros: Estratégia para gerenciamento das partes interessadas; Registro das partes interessadas; Registro das questões.
Fluxo do Processo