1 de 12 msgq CONTAS A RECEBER MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CONTAS A RECEBER CONTAS A RECEBER 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 4. PROCEDIMENTOS... 2 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA... 2 4.2 PROVISIONAMENTO E LANÇAMENTO DAS RECEITAS... 3 4.3 GERAÇÃO DE BOLETOS E RECIBOS... 4 4.4 CONCILIAÇÃO E QUITAÇÃO DOS RECEBIMENTOS... 6 5. REGISTROS... 8 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO... 10 7. ANEXOS... 11 7.1 FLUXOGRAMA DO PROCESSO... 12 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição CARLA TORQUATO E ELAINE JOSÉ FINANCEIRO ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1
2 de 12 1. OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para gerenciamento das contas a receber, demonstrando como são realizados os lançamentos de provisão, quitação e conciliação das receitas da FecomercioSP. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN. 04 Solicitação de Pagamento JUR. 05 Contencioso Cível ADM. 01 Locação de Espaços SA. 04 Motoboy SA. 05 - Expedição 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência Este procedimento não se aplica às receitas que há necessidade de repasses para um terceiro e àquelas originadas do encontro de contas (entradas e saídas). 2
3 de 12 Produtos que atualmente seguem este procedimento 1. Estacionamento parceiro atual ICO 2. Pesquisas parceiro atual CNC 3. Qualicorp Aluguel 4. Locação de Espaço 5. Porto Seguro 6. CNC Contribuição Regulamentar Sesc / Senac 4.2 Provisionamento e Lançamento das Receitas Alguns recebimentos que são previstos no orçamento anual, regidos por contratos ou parcerias, com exceção daqueles que possuem repasses de valores recebidos para Sindicatos ou terceiros, são incialmente provisionados e posteriormente gerados e conciliados, seguindo estimativa de recebimento prevista no orçamento anual. Todos os recebimentos são gerados e conciliados no sistema Star Soft. NOTA 1 Vale ressaltar que algumas receitas não são provisionadas, conforme apresentado a seguir: Receitas com valores variáveis Na primeira quinzena do ano, todas as receitas são lançadas no sistema Star Soft (Módulo Contas a receber/utilização de Previsões de Entrada) com a estimativa dos valores para recebimento mensal, 3
4 de 12 baseando-se no valor do orçamento aprovado (vide procedimento operacional FIN. 01 Orçamento) e, igualmente dividido para os meses do ano. Este procedimento é feito no sistema Star Soft (contas a receber/utilização de Previsões de Entrada) e a contabilidade não o reconhece de forma integral, ou seja, regime de caixa, o reconhecimento é efetuado na confirmação do recebimento em conta bancária da FecomercioSP. Receitas com valores fixos Por e-mail, é recebido pelo Financeiro o documento do fato original (Ex.: contrato, acordo, termo entre outros). Com base no documento é realizado no sistema Star Soft o lançamento total do recebimento, gerando-se os boletos correspondentes, conforme detalhamento no item 4.3.1. Após a emissão dos boletos é realizada de forma manual a conciliação e conferência se as informações descriminadas em contrato (valores e datas de vencimento) estão de acordo com o lançamento feito em sistema. Como o lançamento descrito é feito em sua totalidade e, tem como base um documento específico, a contabilidade reconhece o mesmo de forma integral, ou seja, regime de competência. 4.3 Geração de Boletos e Recibos Os boletos e recibos emitidos podem ser enviados por e-mail, motoboy ou por Correios. Nos dois últimos casos, o Financeiro deve respeitar os procedimentos operacionais, SA. 04 Motoboy e SA. 05 Expedição, respectivamente. Para as receitas que possuem um documento de origem (dossiê contrato, acordo, termo entre outros) que estabelece os valores a cobrar, formas de pagamento e datas de vencimento, são gerados boletos contendo o número do contrato ou outro documento relacionado com a devida 4
5 de 12 padronização das instruções de multas e juros, além do alerta para a cobrança judicial (após 30 dias do vencimento) realizada através do procedimento operacional JUR. 05 Contencioso Cível. Quando ocorrem inadimplências relacionadas a contratos de locação de espaços, vide procedimento operacional ADM. 01 - Locação de Espaços - CFE, é encaminhada à Assessoria Jurídica uma planilha contendo o histórico de tentativas de cobrança para a realização da cobrança judicial, conforme o JUR. 05. Os recibos de pagamento são gerados com obrigatoriedade de constar o número do contrato ou documento a que se refere, além de manter a padronização da validação do mesmo. Pode-se incluir no campo Observação especificações para identificar um evento, convênio ou outra necessidade relacionada àquele pagamento. NOTA 2 Receitas variáveis estimadas no orçamento Para estes casos não será emitido boleto, pois a variação do recebimento não permite este procedimento antecipado. Porém, após a identificação do pagamento em conta corrente, o sistema Star Soft emite um recibo para envio à outra parte ou somente arquivamento do Financeiro de acordo com as condições gerais do recibo e natureza do pagamento. Para receitas fixas contratuais ou em longo prazo Neste caso, têm-se diferentes mecanismos de trabalho para recebimento de pagamentos já previstos em contrato: 1. Emissão dos boletos e recibos que são enviados mensalmente com um prazo de aproximadamente 10 a 15 dias antes do vencimento do boleto; 5
6 de 12 2. Depósito bancário em conta corrente da FecomercioSP, onde é emitido o recibo em até 24 horas posterior ao depósito bancário, salvo depósitos feitos em feriados ou emendas dos mesmos. Para locações de espaço com intermediário Neste caso, os boletos e recibos emitidos são impressos, assinados e digitalizados pelo Financeiro, e enviados ao intermediário via e-mail. Os originais, no entanto, devem ser arquivados junto com os contratos originais relacionados. 4.4 Conciliação e Quitação dos Recebimentos É rotina do Financeiro a consulta e emissão dos extratos bancários, bem como seu devido arquivamento em diretório específico da área para posterior identificação da receita em planilha da Relação de Títulos a Receber, considerando o nome do produto/cliente/parceiro que reproduz o extrato da conta. Os extratos bancários são emitidos sempre com data do dia anterior. Quando este processo é feito após um final de semana ou feriado, por exemplo, os extratos são emitidos de um período maior. Além disso, os extratos de todas as contas corrente da FecomercioSP, sejam elas do Banco do Brasil ou da Caixa Econômica Federal, são emitidos manualmente. Porém, os extratos bancários da conta corrente do Banco do Brasil, bem como o upload dos arquivos retornos e a impressão do relatório de cobrança são também realizados diariamente através do gerenciador financeiro do próprio site do banco. A conciliação pelo sistema Star Soft ocorre quando existem boletos emitidos ou DOCs, TEDs e transferências realizadas via sistema. 6
7 de 12 Após conferência dos extratos bancários emite-se também o relatório de contas a receber do sistema Star Soft provisionadas para um período de 15 dias anterior e posterior à data de cada extrato pertencente à referida conciliação. Com os documentos emitidos, é realizada, de forma manual, a conciliação entre as informações apresentadas em relatório do sistema com o que está sendo quitado no dia. De forma individual e posterior à conferência manual do relatório de contas provisionadas, é realizada a quitação no sistema Star Soft, conferindo-se a conta contábil e o CRDI e CRDII (Centros de Custo) relacionado. O valor recebido deve estar de acordo com o valor provisionado, porém, caso isto não ocorra, se faz necessário editar o documento no Star Soft conforme valor do recibo/contrato. Para as receitas que não foram provisionadas é realizada a geração do registro das mesmas em sistema atentando-se ao mês de competência, CRD s e contas contábeis. Ao concluir este processo é emitido um relatório de quitação, onde se verifica se o valor quitado está de acordo com o valor recebido pelos bancos. Os boletos emitidos por outros sistemas que não o Star Soft são creditados em contas específicas, facilitando a sua identificação. Isso acontece apenas com as receitas da Arrecadação, conforme procedimento operacional FIN. 03 Arrecadação. Desta forma, é realizado um lançamento em movimentação de entrada com o valor total daquele dia ou período, por conta e receita, conforme o valor correspondente ao relatório emitido pelos outros sistemas, identificando-se a receita em planilha repasse de contribuição FIN. 03 Arrecadação. Para os casos em que ocorrer divergência de valores, recebimento de valor a maior ou a menor, no momento de efetuar a quitação do documento em sistema, a baixa do recebimento é feita pelo próprio valor recebido e se faz necessário lançar a diferença no campo Acréscimo ou Abatimento. 7
8 de 12 No caso de valores a maior, gera-se um saldo em aberto na contabilidade. Desta forma, o próprio Financeiro deve realizar uma solicitação de pagamento, vide procedimento operacional FIN. 04 Solicitação de Pagamento, especificando o ocorrido e justificando o motivo da devolução. Porém, quando o valor for a menor gera-se como pendente a diferença do valor na contabilidade. Feito isso, o Financeiro entra em contato com a outra parte para lhe posicionar sobre o ocorrido e solicitar o pagamento remanescente, um boleto ou depósito bancário. Em casos de locação de espaço, vide procedimento operacional ADM. 01 Locação de Espaços CFE, com intermediação, a empresa contratada é quem faz esta cobrança. Caso o pagamento da diferença não seja efetuado, o problema é encaminhado para a Assessoria Jurídica tomar as devidas providências através do procedimento operacional - JUR. 05 - Contencioso Cível. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Planilha da Relação de títulos A receber por data de Recebimento (relatório movimentação de entrada, extratos bancários) Arquivo Físico Star Soft chave das áreas: Administração financeira e unidade de pessoas acesso no Sistema 3 anos Permanente Sim Arquivo Morto 8
9 de 12 Dossiê Contrato de Locação (contrato e aditivo assinados, e-mail de encaminhamento, recibos, boletos, prorrogação, energia e avarias) Recibo de Contas Mensal Ico Estacionamentos Pesquisas Parceiro Atual CNC CNC Contribuição Regulamentar Sesc/Senac Arquivo Físico Diretório Específico da área Arquivo Físico Diretório Específico da área Arquivo Físico Diretório Específico da área chave das áreas: Administração financeira e unidade de pessoas acesso na Rede chave das áreas: Administração financeira e unidade de pessoas acesso no Rede chave das áreas: Administração financeira e unidade de pessoas acesso na Rede Número de Contrato 3 anos Permanente Sim 3 anos Permanente Sim 3 anos Permanente Sim Arquivo Morto Arquivo Morto Arquivo Morto 9
10 de 12 Qualicorp Aluguel (IPTU, Energia, manutenção de elevador) Porto Seguro Inadimplentes Arquivo Físico Diretório Específico da área Arquivo Físico Diretório específico da área Diretório específico da área chave das áreas: Administração financeira e unidade de pessoas acesso na Rede chave das áreas: Administração financeira e unidade de pessoas acesso na Rede acesso na Rede 3 anos Permanente Sim 3 anos Permanente Sim Permanente sim Arquivo Morto Arquivo Morto 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO 10
11 de 12 Versão Data Comentários 1.0 01/10/2014 Edição Inicial 7.ANEXOS 11
FINANCEIRO Gestor: 12 de 12 7.1 Fluxograma do Processo P1 Contas a Receber FECOMERCIO SP SP1 Contas a Receber Início P1 T7 Encaminhar lista de inadimplentes para Assessoria Jurídica (JUR. 05) + T1 Provisionar recebimentos T2 Lançar receitas no Star Soft Necessário emissão de boletos? N T6 Identificar pagamento em conta corrente através da emissão dos extratos bancários Inadimplência? S N Contratos de Locação de Espaços? S T8 Informar empresa contratada para que seja realizada a recobrança S N T3 Gerar boletos no Star Soft ou nos outros sistema de acordo com o tipo de receita T10 Emitir relatório de contas a receber via Star Soft T11 Realizar conciliação entre relatório e extratos bancários T4 Enviar boletos por e- mail, motoboy ou Correios (SA. 04 ou SA. 05) + T9 Emitir recibo via Star Soft Enviar para outra parte ou somente arquivar Recebido valor a maior? N S T14 Lançar diferença no Star Soft através do campo Acréscimo T15 Realizar Solicitação de Pagamento (FIN. 04) T5 Arquivar bolertos originais assinados, quando necessário + FIM PARCIAL T2 Lançar diferença no Star Soft através do campo Abatimento T3 Realizar cobrança junto à outra parte atarvés de boleto ou depósito bancário FIM 12