Manual Configuração Contábil MAIO/2013
Sumário Sumário... 2 1. Introdução... 3 2. Funcionalidades... 3 3 Configuração... 3 2
1. Introdução Visa auxiliar o usuário a realizar configuração de uma Nova Empresa no Sistema Contábil. 2. Funcionalidades Detalhar ao usuário o processo para a configuração de uma Nova Empresa no Sistema Contábil. 3. Configuração SISTEMA PARÂMETROS 1. Clicar na Pasta Organização 1.1. Clicar na guia Empresas - No sistema TotalBanco, poderemos operar com um conjunto de empresas (multiempresa), de atividades diversas, operando de forma integrada ou independente. As informações das diversas empresas poderão ser consolidadas nas informações gerenciais ou contábeis. Dentro do sistema TotalBanco a empresa constitui um atributo utilizado fundamentalmente, nos processos legais, uma vez que clientes, gerentes, etc. são codificados de forma única e independente das empresas. O Sistema está centrado no cliente e não na empresa. Onde é utilizada: Em todos os sistemas para identificar a empresa que opera no sistema. Figura 1 Sistema Parâmetros 3
1.2. Clicar na guia Localizações - Endereço onde qualquer empresa processada no sistema exerça uma atividade e que necessite ser controlada de forma discriminada, para fins legais ou de controle gerencial. As localizações terão sempre a mesma codificação no sistema, independente da empresa que ali esteja localizada. Figura 2 - Sistema Parâmetros Local - Código numérico identificador de um endereço para fins do sistema, este código deve ser único e independente da empresa. Descrição do identificador de um endereço para fins do sistema. Região Fiscal - Código da unidade da receita federal responsável pelas atividades da área geográfica do endereço identificado pelo local. Câmara de Compensação - Código numérico da unidade de troca de documentos de cobrança, cheques e etc., entre entidades bancárias. CEP - Código do endereço postal do local. Cidade - Nome da cidade onde se localiza o local físico utilizado pelas instituições do sistema. U.F. - Identificação da Unidade da Federação. Endereço - Identificação do tipo e nome do logradouro do local físico. Número - N do endereço de localização do local físico. Complemento - Dados necessários à especificação do local físico, no número indicado no logradouro. 4
Bairro - Nome do bairro onde fica o local físico. Duplo Clique no campo CEP - A tela permite consultar as informações referentes aos CEP s, por meio de opções de pesquisa. 1.3. Clicar na guia Unidades - A unidade operacional identifica qualquer localização onde a empresa exerça atividade e que necessitem controles independentes sob o ponto de vista legal ou de controle gerencial. A unidade operacional compreende sempre uma unidade de uma empresa no endereço especificado. Uma unidade operacional (gerencial) poderá estar subordinada a outra unidade operacional e está vinculada a uma unidade contábil num processo hierárquico. No caso de Bancos Comerciais as unidades podem ser Agências, Postos de Atendimento Bancário (PAB), Departamentos ou outros Órgãos gerais quaisquer, com controles demonstrativos próprios. Em outras empresas distintas de Banco as unidades operacionais são as filiais. As unidades poderão estabelecer conjunto de interligações e interdependência, centrais de serviços, etc. As unidades com código fixo são as de agência bancária em função do seu número do CGC. Onde é utilizada: Em todos os sistemas para indicar a origem e controle das operações (Agências/PAB, filiais, departamentos). Figura 3 - Sistema Parâmetros 1.4. No Sistema Parâmetros na barra superior clicar em Ferramentas \ Configurações \Carteira Cadastrar linha para contabilidade FI e Fiscal Definição da abertura de alguns sistemas em função de carteiras ou planos, para restringir o acesso, em função de dados, processo não coberto pelo esquema de acesso e segurança, uma vez que não depende da estrutura do sistema, as carteiras não são distinguíveis por transação. A transação é o nível de restrição de maior detalhe nos sistemas de segurança e acesso corporativos. 5
Figura 4 - Sistema Parâmetros Empresa - Abertura interna de um sistema/módulo para controle, agrupamento e emissão de informações de um tipo de atividade, inclusive quanto acesso e segurança. Módulo - Conjunto de sistemas onde será utilizada a carteira/plano. Carteira/Plano - Sigla para discriminação de dados, inclusive acesso e segurança. Descrição - Denominação do plano/carteira. Situação: Ativo Aceita novos dados. Desativado Não aceita novos dados. 6
SISTEMA CONTÁBIL 2. Clicar na Pasta Empresa 2.1 Clicar na guia Empresa Conjunto de Parâmetros identificadores de uma empresa/plano contábil e das características de estruturação das contas que irão compor e dos critérios de fechamento e consolidação de balanços. Abaixo Telas Empresa - Código da empresa titular do processo contábil. Figura 5 Configurações Empresa Plano - Código identificador de um tipo de plano padronizado, comum de diversas instituições. Nível Utilização - O parâmetro determina até que nível do plano base às contas serão copiadas, para o plano a configurar na empresa. Código Estruturados - Quantidade de dígitos que constituem os diversos níveis (1 a 10). A quantidade de dígitos do plano base copiada não pode ser alterada. Cálculo DV até Nível - O nível indica a estrutura numérica da conta e deve ser> ou = o nível maior do código estruturado. Somente o último nível pode ser alfanumérico, isto é, não ser incluído no cálculo do DV. Código Reduzido: Forma - Parâmetro de definição de processo de atribuição do código reduzido para a conta, critério de formação do código e por quem. Manual O código reduzido será informado pelos gestores do sistema. Empresa O código reduzido é gerado pelo sistema de forma automática para cada empresa no sistema. Global O código reduzido é gerado pelo sistema e será único para todas as contas com mesma codificação em todas as empresas. 7
Grupo O código reduzido é gerado pelo sistema tendo como base da codificação os dígitos do grupo contábil a que pertence à conta, no nível de grupo parametrizado. Nível - Nível da conta, indicativo dos dígitos iniciais a serem utilizados na geração do código reduzido, quando o mesmo for atribuído para todas as empresas do grupo. Dígitos - Nº de dígitos, exceto dígito de controle que constituirão o número de dígitos do código reduzido. D.V. - Controle de numeração de códigos reduzidos atribuídos, automaticamente, pelo sistema. Dados globais: Diretório BACEN - Diretório do sistema onde serão gerados os demonstrativos contábeis para remessa ao BACEN, via meio magnético. Empresa Consolidação - Código da empresa, para geração dos lançamentos das movimentações de consolidação das contas da empresa, na geração de um balanço único, agrupando diversas empresas. Período Contábil - Prazo de competência dos movimentos lançáveis para fins de balancete. Diário Fechamento diário. Mensal Fechamento Mensal. D.V. Código Estruturado - Módulo de cálculo do dígito verificador, nas contas estruturadas. No COSIF =7. Processa Lotes em Aberto - Parâmetro indicativo se o sistema deverá ou não processar lotes em que o total dos débitos seja diferente do total dos créditos, quando indicado processa lotes em aberto. Empresa Centralizadora de Singular - Selecionar a empresa que será centralizadora, a partir da qual será iniciado o processamento Multi Empresas. Somente uma das empresas cadastradas poderá ter esta coluna marcada com SIM, todas as demais deverão estar marcadas obrigatoriamente como NÃO. Importante: Variáveis Precisa ser digitado um diretório válido, onde serão salvos os arquivos de log da contabilidade. 8
Figura 6 Sistema Contabilidade 2.2. Clicar guia Centro Contábil - Unidade na estrutura organizacional, responsável por um conjunto de contas, com abertura de um plano de contas gerencial próprio, com controles contábeis, balancetes, extratos, razão, etc. em nível do centro contábil e com fechamento próprio e independente dos demais centros contábeis. Unidade, PAB, departamento, etc. na estrutura da empresa responsável pela administração de um conjunto de contas de um plano contábil, lançáveis através de eventos específicos definidos, tendo balancetes para o conjunto de contas de sua atribuição. 9
Empresa - Código da empresa, titular da contabilidade. Figura 7 - Sistema Contabilidade Plano - Código identificador de um plano padronizado, comum de diversas instituições. Unidade - Unidade ou centro contábil responsável por um conjunto de contas e eventos definido como de sua administração. Dados Operacionais: Data Abertura - Data de início das atividades do centro contábil. 3. Clicar na Pasta Planos 3.1. Clicar na guia Contas - Precisa estar logado na empresa 1 para proceder com a replicação do Plano de contas. Processo de configuração das contas específicas, não definidas no plano base, para uma empresa e um plano da mesma no sistema. CLICAR EM REPLICAR PLANO. 10
Figura 8 - Sistema Contabilidade 4. Clicar na Pasta Interfaces 4.1. Clicar na guia configuração - Processo de definição de arquivos em meio magnético a serem importados e consistidos, para lançar na contabilidade, ou para gerar arquivos em meio magnético para exportação a outros sistemas. Nesta tela são definidos a identificação, periodicidade, localização e critérios a serem adotados quando do processamento do arquivo de interface. 11
Figura 9 Sistema de Contabilidade 5. Clicar na Pasta Integração Contábil 5.1 Clicar na guia configuração. Interface - Sigla de identificação de um arquivo de movimentação contábeis a ser importado pela qualidade. Layout - Identificação do layout configurável que será utilizado na importação o arquivo. Quantidade Máxima de Integrações Diárias - Indica o número máximo de importações de integrações diárias. Formato Nome do Arquivo - Descreve o formato do nome do arquivo texto. 12
Figura 10 - Sistema de Contabilidade 6. Clicar na Pasta Empresa. 6.1. Clicar guia Eventos - Para a replicação de dados deve estar logada a Empresa 1. Parâmetros de configuração de um conjunto de lançamentos pré-definidos a serem digitados ou gerados por importação, na contabilização de um tipo de operação, definindo competências, restrições e autorizações na aceitação e geração dos lançamentos do evento. Figura 11 - Sistema de Contabilidade 13
Empresa - Código da empresa titular do processo contábil. Plano Código identificador de um tipo de plano padronizado, comum de diversas instituições. Sigla - Sigla identificadora de uma parametrização de digitação de um conjunto de lançamentos contábeis (documento). Descrição - Denominação e finalidade do evento. Perfil 1ª Assinatura - Configurar neste campo, sigla do Perfil necessário para a Primeira Assinatura, a ser feita através da WEB. Perfil 2ª Assinatura - Substitui o campo (Perfil Autorizador) será utilizado pela Empresa centralizadora onde esta deve autorizar o lançamento para sensibilizar o Balancete. Sempre que um lançamento for originado por uma singular a empresa centralizadora deverá fazer a 2ª Assinatura. Código Conta - Indicativo do tipo de codificação da conta a ser utilizadora na digitação dos lançamentos. Restrito - Ao sinalizar estamos definindo que o sistema deverá consistir a existência do uso restrito a determinados centros contábeis, para o evento. Replicar - Permite replicar Eventos contábeis para outras empresas do grupo. Figura 12 - Replicação Sigla - Sigla que identifica o Evento Contábil. Descrição - Denominação e finalidade do Evento Contábil. Empresa - Código da empresa para qual será replicado o Evento. 14
Plano - Código identificador de um tipo de plano padronizado, comum de diversas instituições. Nome - Nome que identifica a empresa destinatária do Evento Contábil. Evento Existe - Informa se a empresa já possui ou não o evento configurado em sua base. Replicar - Quando o campo é selecionado e o botão replicar é acionado, o sistema replica o evento automaticamente para a empresa. 15