1. Objetivos e Metas Material de Apoio para Fechamento PDV Diminuir a porcentagem de erros, otimização do tempo de trabalho e de controle de informações. 2. Metodologia Padronização da forma de fechamento dos caixas no Sistema Xpert; - Treinamento dos GR s dos padrões corretos de como devem incluir as informações no sistema, transferindo este conhecimento para seus comandados. 3. Cronograma do Projeto Projeto já iniciado. 4. Guia de apoio: Cargos Operador (a) de Caixa. O operador de caixa sempre estará operando no Caixa Turno. Funções disponíveis: Saque O saque é exclusivamente em DINHEIRO. Situações normais 1ª-Retirada de dinheiro (espécie) da gaveta para deposito (Banco ou cofre) se efetua um SAQUE DINHEIRO com o valor, informando no histórico seu lugar depositado (destino: Brinks, Itaú ou Banco do Brasil). 2ª- Retirada de dinheiro (espécie) da gaveta para pagamento de despesa (compra se uso ou autorizadas), se efetua um SAQUE DINHEIRO com o valor, informando no histórico tipo de despesa e NF. Exemplo: Obs.: O operador só deve efetuar o saque do valor real que ele tem em caixa.
No momento do fechamento do turno, deve ser conferido as informações de venda a prazo (todos os cupons assinados pelos clientes a prazo), cartões (Sitef, POS, etc.) e cheque (a vista e a prazo) e informar cada um deles. Caminho: CAIXA > FECHAMENTO > FECHAMENTO DE CAIXA Vinculação de cliente de Cheque. Todo pagamento via cheque, deve ser vinculado com o cliente cadastrado informando CPF ou CNPJ do cadastro no momento do lançamento no sistema, seja em recebimentos ou em venda normal.
Recebimento diversos no Turno conta 253: Em caso de quitação no turno, o operador vai dar entrada em Recebimentos Diversos, informar os dados do cliente conforme orientação abaixo: Caminho: Financeiro > Recebimento diversos: O campos Cliente na janela acima deve ser informado. Para facilitar a identificação dos recebimentos, segue abaixo o modelo de como lançar os dados: Exemplo: Cód. Do Cliente: 001 Nome do cliente: Transportadora X Valor R$ 10,00 Demonstrativo de como ele fica no caixa turno: Obs.: Todas as quitações são lançadas na conta 253-Recebimentos de Clientes.
Vale colaborador: No caso que seja necessária emissão de vales ao colaborador, o mesmo deve ser lançado no Caixa Turno ao qual foi detectada a necessidade. Procedimento correto para emissão do vale: O vale dever ser lançado no turno: Funcionários > Adicionar Vales Funcionários Informar a qual colaborador vai o vale e valor. NO ITEM HISTORICO DEVE SER INFORMADO SOMENTE O DATA E TURNO QUE FOI O VALE, CASO SEJA INFORMADO ALGO A MAIS DO QUE ISSO, O VALE SERÁ DESCONSIDERADO (RESPONSÁBILIDADE DE GF).
O vale será impresso em folha A4 e devidamente assinado: Exemplo da vale:
Gerente Filial O Gerente de Filial opera o Caixa Geral, onde aparecerão os saques efetuados pelos operadores de caixa, ele confrontará os valores depositados e despesas com os saques do turno. Tudo estando de acordo o mesmo efetuará os repasses da seguinte forma: Depósitos em Dinheiro (Brinks / Itáu / Branco do Brasil): - Fazer um rapasse do valor conforme depósito, exemplo: Dados: Valor R$1.000,00 Depositado: Cofre Brinks Data Caixa: 01/11/14 Turno: T1
Para repasses de Bancos, deve seguir a parâmetro de nomenclatura como este exemplo: Banco: Banco do Brasil Data Caixa: 01/11/2014 Turno: 01 Valor R$ 15.000,00 Obs: Todas as filiais continuarão enviando as planilhas de depósitos por e-mail para conciliação bancária.
Despesas Administrativas Med: O Gerente de Filial deve informar as despesas no Caixa Geral da seguinte forma: Caminho: Financeiro > Pagamentos Diversos: Exemplo de despesa: Compra de Galão de 20 litros. Empresa: Agua Boa Ltda. NF: 00 Valor R$ 9,00. Obs.: Todas as despesas são lançadas na conta 235-Pagamentos Diversos Caixas. Vale Gerente de Rede ou Operacional é lançada também na 235. Atenção: As eventuais perdas com assalto devem ser lançadas nesta conta (235), onde o comprovante será o B.O..
Despesas de produtos para revenda: Para despesas onde os produtos são para revenda na loja de conveniência, deve ser feito um repasse no Caixa Geral com os dados da NF como exemplo abaixo: Exemplo: Empresa Gelo Mil Ltda. NF: 000 Valor R$ 100,00. No envio de caixas por e-mail, neste caso de produto para revenda, o espelho deve ser enviado junto com a NF escaneada no caixa para conferencia. Observação importante: O gerente da filial só pode fazer dois tipos de lançamentos no Caixa Geral: Repasse: De valores ou de NF s de produtos para revenda. Lançamento na conta 235: Despesas de uso consumo do posto.
Verificação do Caixa Geral: Após os repasses de dinheiro e o lançamento das despesas, o GF deve verificar o Caixa Geral para se certificar se tudo está de acordo. Em caso de tudo estar certo, os valore de Saldo Anterior, Período e Atual devem estar zerados. Exemplo: Caminho: Gerencial > Relatórios > Caixas > 7-Fechamento de Caixa Geral: Caixa Geral exemplo: Informações Adicionais Para situações adversas as demonstradas acima, favor entrar em contato com a Matriz para verificação e orientação.