Módulo5 Módulo 5 Planejamento e realização de projeto de mapeamento e modelagem de processos, Responsabilidades, Atividades-chaves, Exercício Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.
Projeto de mapeamento e modelagem Abordagem orientada por hipóteses: Definir os objetivos do projeto Gerar/refinar hipóteses Determinar necessidades de informação Coletar dados Analisar dados Desenvolver recomendações
Entusiasmo com o projeto E N T U S I A S M O Definir os objetivos do projeto Gerar / Refinar hipóteses Coletar dados Analisar dados Desenvolver recomendações Implantação Resultados positivos Resultados negativos TEMPO
Entrevistas Entrevistas são a forma mais eficaz de se obter um entendimento global das questões operacionais e de negócios, e de identificar oportunidades de melhoria Entrevistas permitem que se chegue ao conhecimento Permitem que se "viva os processos em vez de sentar-se a uma mesa e obter conhecimento de segunda mão Permitem desenvolver relacionamentos para coleta de dados adicionais ou para ganhar outras perspectivas ao longo do estudo
Entrevistas bem sucedidas requerem preparação cuidadosa Abordagem definida: Objetivos claros: Por que quero falar com este entrevistado? Parâmetros estabelecidos: Que resultado tenho que obter? Informação sobre o background do entrevistado Guia de entrevista desenvolvido: Perguntas elaboradas para obter produtos desejados Linguagem conversacional Linguagem positiva, não ameaçadora Organizado em fluxo lógico Guia de entrevista testado: Filtrar questões que podem ser respondidas por outros elementos Antecipar respostas às perguntas Identificar testes para cobrir áreas de interesse Local e hora determinados.
Melhores práticas para maximizar o valor das discussões Entenda o objetivo da entrevista no contexto do estudo, como um todo Informe-se suficientemente antes da entrevista para poder entender a perspectiva do entrevistado e escutar bem o conteúdo Evite questões dirigidas que somente confirmam seus pensamentos, opiniões e idéias Use linguagem apropriada, evite jargões e abreviaturas que podem prejudicar a comunicação Tome notas durante as entrevistas e as complemente logo após cada entrevista Repasse a entrevista com o entrevistado ao seu final para evitar mal entendidos e erros Questione profundamente para evitar respostas superficiais Encerre a entrevista cuidadosamente para permitir discussões futuras Resuma suas conclusões, fatos, etc. de forma eficaz para que os seus companheiros de equipe possam compartilhar de seu conhecimento
A estrutura do projeto A estrutura do projeto é baseada em uma matriz de responsabilidades que envolve: Patrocinador do projeto Líder da equipe de projeto Equipe de projeto Estrutura organizacional Donos dos processos
Responsabilidades do patrocinador do projeto Integrar a reorganização dos processos às estratégias competitivas Manter todos os envolvidos focados nos resultados propostos Gerenciar as fases críticas do processo Prover os recursos necessários para a implementação Manter o clima organizacional de forma a suportar a transição Acompanhar a transição para o novo modelo proposto
Responsabilidades dos donos dos processos Turn TV On Does picture come on? No Is TV plugged in? Yes Facilitar a execução das tarefas da equipe de projeto, como entrevistas, análise, detalhamento e implantação, evitando que os obstáculos administrativos impeçam o andamento do projeto Yes Is picture good? Yes No Plug in TV Does picture come on? No Call TV repair man Consensar o projeto com as partes envolvidas Yes No Adjust knobs Watch program Is picture good? Yes No Apresentar e defender o processo de implementação do redesenho perante a direção Visitar os setores da EMPRESA sentindo as principais dificuldades e garantindo credibilidade para o projeto de reorganização dos processos Acompanhar a elaboração dos planos de implantação propostos Coordenar a implantação focando atingir os objetivos
Responsabilidades do líder e da equipe de projeto Estabelecer prioridades, articuladas em termos de valor ao cliente Definir cronograma Comunicar às áreas quando do início dos trabalhos Apresentar hipóteses e formas de comprovação Mapear os processos Realizar análises Elaborar e aplicar questionários Estabelecer benchmarking e metas de desempenho Fazer o redesenho dos processos (automação, consolidação, centralização, descentralização, eliminação, simplificação Elaborar relatórios de progresso Elaborar o relatório final de implementação Definir responsabilidades Validar relatórios com a direção e os donos dos processos
Atividades que vão suportar o desenvolvimento do projeto Tecnologia da Informação Recursos humanos Infra-estrutura Comunicação Negociação com parceiros Etc.
Responsabilidades dos processos de TI Coordenar a adaptação e definição dos sistemas às necessidades da empresa: definindo a arquitetura do sistema estruturando os cronogramas de desenvolvimento orçando o projeto (recursos humanos, equipamentos e outros) decidindo por desenvolver os projetos interna ou externamente capacitando a equipe Gerir os fornecedores de hardware e software especificação, pesquisa/compra de equipamentos, instalação e manutenção estabelecendo contratos com o apoio da frente comercial Assistir os usuários apoiando e treinando o usuário em sintonia com a frente de recursos humanos Sistemas de informação são responsáveis por prover soluções de hardware, software e assistência aos usuários necessárias à implementação de novos recursos.
Responsabilidades dos processos de recursos humanos Promover a transição para o novo organograma implementando e divulgando o novo organograma em consonância com o líder determinando novas atribuições funcionais, por exemplo fazendo a descrição dos novos cargos adequando o quadro de pessoal monitorando o clima interno Ajustar as áreas em função da necessidade de eliminação e criação de atividades nos processos. Capacitar os recursos humanos da organização elaborando o plano de desenvolvimento das pessoas treinando funcionários em suas novas atribuições
Responsabilidades dos processos de infra-estrutura Definir e acompanhar as alterações de layout execução e aprovação de plantas e outros projetos e orçamentos acompanhamento da execução dos trabalhos definição do plano de ação - por exemplo: cronogramas, responsabilidades, orçamentos gestão da implantação - por exemplo: orçado X realizado solução de problemas do dia-a-dia garantia de ambiente de trabalho para as pessoas desalojadas durante a fase de transição e obras Adequar os recursos tecnológicos às necessidades do projeto aquisição de equipamentos detalhamento dos projetos especificação com os futuros usuários coordenação da compra responsabilidade pelo prazo das aquisições
Comunicação A equipe do projeto deve definir um grupo ou um responsável pela comunicação, o qual deve informar continuamente a todos os envolvidos sobre as mudanças que irão afetar relacionamentos internos ou externos à organização. Comunicar as principais mudanças: Enfatizando os motivos e objetivos da reorganização de processos não apenas as mudanças dos processos Informando os meios internos e externos interessados Divulgando novos produtos e serviços Responsabilidades por mensagens transmitidas e recebidas na organização: Estabelecendo os principais pontos a serem comunicados Definindo os métodos de comunicação: reuniões, jornal, circulares Criação de um canal de "feedback" com respostas rápidas que minimizem o potencial de criação de ruído
Negociações com parceiros A equipe do projeto deve definir um grupo ou um responsável pela negociação com parceiros, o qual deve: Buscar novas formas para implantação dos conceitos estabelecidos: Identificando novos parceiros Definindo o perfil dos parceiros Negociando contratos Estabelecendo critérios de qualidade, custo e entrega Propor melhorias nas relações comerciais: Propondo novas formas de interação Otimizando a troca de informações
Comprometimento da equipe Para que o projeto termine com sucesso dentro do prazo, será necessário um forte comprometimento da equipe. Os profissionais alceados no projeto deverão dedicar uma parcela razoável de seu tempo para executar as atividades sob sua responsabilidade É fundamental que os funcionários alocados integralmente sejam desligados de suas atividades do dia-a-dia Funcionários selecionados de cada área deverão ser envolvidos sempre que necessário de acordo com o cronograma de atividades A alta administração deverá acompanhar de perto o desenvolvimento do cronograma garantindo os recursos e minimizando os obstáculos Deverão ser definidos pontos de controle do andamento do projeto e deverão ser realizadas reuniões periódicas com toda a equipe Cronograma de trabalho Até 07/08 Diagnóstico Até 07/10 Processo 1 Até 07/12 Processo 2 Até 07/02 Processo 3 Até 07/03 Relatório Final
Fatores críticos de sucesso Liderança disposta a mudar Existência de liderança capaz de conduzir a mudança com sucesso Re-mapeamento estratégico de processos Gerenciamento da transição Considerar as preocupações das pessoas Dedicação de todas as pessoas envolvidas Projeto de escopo administrável, com viabilidade Tecnológica Econômica Política A forma mais simples e eficaz para implementar fatores críticos de sucesso é inserilos como requisitos nas normas de trabalho Exemplo de fatores críticos de sucesso em um processo de pintura residencial: Paredes secas Materiais (massa, selante, lixa, tinta, etc.) Ferramentas (rolo, pincel, espátula, etc.) Pintor experiente e caprichoso. Fatores críticos de sucesso: são condições essenciais para que um processo de trabalho seja desempenhado com êxito.
Questões-chave da implementação Priorização Implicações organizacionais Iniciar comunicação cedo Integração de processos Comprometimento e propriedade Desenho detalhado Ser honesto e aberto Relacionar mensagens à capacitação/direção Estabelecer expectativas realistas Fornecer comunicações de duas mãos Ser pró-ativo Enviar mensagens repetidamente
Plano de implementação Comunicação com interessados: Funcionários Fornecedores Treinamento Cronogramas Quadro/nível de recursos Desenvolvimento de sistemas Orçamentos Contingências "Donos" dos processos
Envolvimento dos participantes no desenvolvimento do processo Envolver os participantes no desenvolvimento do processo: Envolver pessoas na definição de seus papéis Ajudar a desenvolver senso de propriedade das estratégias Iniciar comunicação de "duas mãos Envolver os "donos" dos processos: Agiliza a tomada de decisões Evita revisões múltiplas A alta administração deve ser força determinante. Não se deve tentar melhorar um processo que deva ser eliminado.
Exercício Indique se cada afirmativa é verdadeira ou falsa: 1) A motivação com o projeto de mapeamento e modelagem de processos não varia durante a realização das diversas etapas do projeto. 2) Observações das atividades de trabalho são a forma mais eficaz de se obter um entendimento global das questões operacionais e de negócios e de identificar oportunidades de melhoria. 3) Os profissionais que realizam atividades nos processos e os donos dos processos devem ser envolvidos durante todo projeto para se evitar revisões múltiplas e garantir que mudanças combinadas realmente sejam realizadas. 4) São exemplos de fatores críticos de sucesso para o projeto de mapeamento e modelagem de processos: liderança disposta a mudar, existência de liderança capaz de conduzir a mudança com sucesso, re-mapeamento estratégico de processos, gerenciamento da transição, considerar as preocupações das pessoas, etc. 5) Um plano de implementação deve ser elaborado, mas ele não necessita ser necessariamente documentado. 6) São responsabilidades da área de TI: coordenar a adaptação e definição dos sistemas às necessidades da empresa, definir a arquitetura do sistema, estruturar os cronogramas de desenvolvimento, orçar o projeto (recursos humanos, equipamentos e outros), decidir por contratar assessoria e/ou desenvolver internamente, capacitar a equipe.
Resposta do exercício Indique se cada afirmativa é verdadeira ou falsa: 1) A motivação com o projeto de mapeamento e modelagem de processos não varia durante a realização das diversas etapas do projeto. F 2) Observações das atividades de trabalho são a forma mais eficaz de se obter um entendimento global das questões operacionais e de negócios e de identificar oportunidades de melhoria. F 3) Os profissionais que realizam atividades nos processos e os donos dos processos devem ser envolvidos durante todo projeto para se evitar revisões múltiplas e garantir que mudanças combinadas realmente sejam realizadas. V 4) São exemplos de fatores críticos de sucesso para o projeto de mapeamento e modelagem de processos: liderança disposta a mudar, existência de liderança capaz de conduzir a mudança com sucesso, re-mapeamento estratégico de processos, gerenciamento da transição, considerar as preocupações das pessoas, etc. V 5) Um plano de implementação deve ser elaborado, mas ele não necessita ser necessariamente documentado. F 6) São responsabilidades da área de TI: coordenar a adaptação e definição dos sistemas às necessidades da empresa, definir a arquitetura do sistema, estruturar os cronogramas de desenvolvimento, orçar o projeto (recursos humanos, equipamentos e outros), decidir por contratar assessoria e/ou desenvolver internamente, capacitar a equipe. V
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