ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS APLICADA AO ESTÁGIO CURRICULAR

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1 ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS APLICADA AO ESTÁGIO CURRICULAR Júlio Miranda Pureza, Dr. Luiz Veriano O. Dalla Valentina, Dr. Gabriela Kunde Edel, Adm. Centro de Ciências Tecnológicas FEJ, Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC C. P. 631, CEP , Joinville Santa Catarina, Brasil RESUMO Neste trabalho é considerada a utilização da metodologia de análise e melhoria contínua de processos no estágio curricular dos cursos de Engenharia. Como resultado, são identificadas e avaliadas as diferentes etapas e os pontos críticos do processo como um todo. São ainda apresentadas propostas para solucionar os problemas identificados. 1- INTRODUÇÃO No atual ambiente econômico, em função do desdobramento dado pelo movimento da qualidade, do surgimento de novas tecnologias de informação e do acirramento da concorrência, tem-se exigido das empresas novas formas de gerenciamento. Formas estas focalizadas na busca do maior valor agregado, na compreensão e satisfação efetiva das necessidades dos clientes. Por outro lado, a aceleração dos processos de renovação tecnológica, a crescente informatização e o enxugamento das empresas têm ampliado as restrições à entrada de novos profissionais da área tecnológica no mercado de trabalho. Os formandos são cada vez mais exigidos em termos de formação técnica e tais exigências devem ser respondidas por um processo constante de adaptação de currículos e programas dos cursos de Engenharia. O estágio curricular é a forma de colocar em prática os conhecimentos teóricos recebidos na Instituição de Ensino além de ser um instrumento de integração do estudante ao mercado de trabalho, onde ele complementa seu ciclo de aperfeiçoamento técnicocientífico e de relacionamento humano. É baseado num princípio de aprendizagem progressiva com a realização de atividades relacionadas à sua profissão. Este trabalho foi desenvolvido tomando por base a estrutura do estágio curricular do Centro de Ciências Tecnológicas FEJ da Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC. A FEJ é uma instituição pública que oferece cursos de graduação em Engenharia Civil, Engenharia Elétrica, Engenharia Mecânica, Bacharelado em Ciências da Computação, Tecnólogo em Processamento de Dados, Licenciatura em Física e Tecnólogo Mecânico (modalidade Produção Industrial de Móveis) nos quais o estágio curricular é disciplina obrigatória do último semestre. Neste ponto, o estágio pode se tornar uma arma crucial para a avaliação do processo de formação dos estudantes, fornecendo elementos para projetos de modernização de currículos e programas das disciplinas. De fato, além da abertura de perspectivas para o formando o estágio pode servir como o melhor indicador para os colegiados de curso da dinâmica do mercado. Neste trabalho, propomos uma metodologia para o funcionamento dos estágios curriculares, com vias a um trabalho de melhoria contínua nos cursos de Engenharia. 97

2 2- METODOLOGIA DE ANÁLISE E MELHORIA CONTÍNUA DE PROCESSOS A qualidade total é uma forma de gerenciamento que busca, através de um processo de gestão mais dinâmico e de parceria entre as pessoas que fazem funcionar uma organização, satisfazer as necessidades individuais dos principais interessados (clientes, funcionários, acionistas, fornecedores, governos e comunidade). Este modelo, denominado de gerenciamento pela qualidade total (TQC), desenvolveu-se no Japão a partir dos conceitos de especialistas americanos (Shewart, Deming e Juran) após a II Guerra Mundial. Falconi Campos define esta abordagem da seguinte maneira: O TQC no modelo japonês é um sistema gerencial que, com o envolvimento de todas as pessoas em todos os setores da empresa, visa satisfazer suas necessidades, através da prática do controle da qualidade (Campos, 1992). O TQC japonês apresenta como aspectos fundamentais: o envolvimento de todos os empregados, ligados principalmente ao movimento dos CCQ e a extensão dos programas de educação e treinamento; filosofia da melhoria contínua; forte orientação para o cliente. A melhoria contínua complementa e anima os princípios da orientação para o processo e do enfoque no cliente. Além disso, reconhece que qualquer processo, produto ou prática nem sempre atinge a perfeição e que tanto as expectativas do cliente como a qualidade dos competidores não permanecem estáticas. Um aperfeiçoamento é necessário para a organização ganhar e conservar uma base de clientes ou para manter-se competitiva. O ciclo de melhoramento contínuo, via PDCA (Deming, 1990) (ver figura 01), assegura que a organização possa aprender com os resultados e que padronize, através de um sistema de gerenciamento da qualidade documentado, aquilo que faz bem feito de modo a melhorar as operações e os resultados, baseada no que aprende. A ênfase dada é para que isto seja feito de uma maneira planejada, sistemática e conscienciosa, para criar um clima que se difunda por toda a organização. Análise do Processo Execução e Controle do Processo D DO Melhoria do Processo 1 Conhecimento do Processo Implantação e Normalização 7 Seleção do Problema / Oportunidade CHECK C P A PLAN ACT 6 2 Planejamento de Ações 5 Avaliação de Alternativas Busca e Avaliação de Causas Geração de Alternativas 3 4 Figura 01 - Ciclo PDCA 98

3 Com base no ciclo PDCA (Figura 01), desenvolve-se uma metodologia de análise e melhoria de processos aplicada ao problema em questão que é dividida em duas fases principais: de análise e de melhoria do processo. Na fase de análise, ocorre a definição do processo com a identificação dos clientes internos e externos, do mapeamento do fluxo de atividades e informações, bem como dos recursos utilizados. Na fase de melhoria do processo, são priorizadas as oportunidades de aperfeiçoamento, geradas e selecionadas soluções para sua implantação. Ainda na fase de melhoria, é executado o plano de ação, objetivando garantir um procedimento de manutenção periódica, assegurando assim a continuidade do processo de melhoria contínua. 3- MELHORIA CONTÍNUA E ESTÁGIO CURRICULAR No contexto de um procedimento de melhoria contínua para estágio curricular, cabe mapear os subprocessos envolvidos (Harrington, 1993), com o objetivo de identificar pontos críticos, as causas dos problemas observados e buscar soluções adequadas. Neste aspecto um procedimento fundamental é a elaboração de um mapa do processo estágio curricular, o que facilita a identificação dos elementos envolvidos e o pleno entendimento das relações fornecedor/cliente em cada etapa. O estágio curricular na FEJ é apresentado na Figura 02. O processo envolve os seguintes agentes: Supervisor: profissional designado pela empresa para supervisionar o estagiário. Professor de estágio: responsável pela disciplina e que conduz o estágio em cada um dos cursos. Professor orientador: escolhido pelo estagiário e pelo professor de estágio, responsável pela orientação do estagiário e pelo enquadramento do trabalho à filosofia do estágio curricular. Coordenação de Estágios: órgão que organiza, coordena e centraliza as informações dos estágios na instituição. Relatório de Estágio: documento que registra as atividades desenvolvidas e que inclui uma avaliação do estagiário pelo supervisor. Ao final, é feita uma apresentação oral para uma banca que inclui o professor orientador e o supervisor. Por outro lado, são identificáveis sete etapas bem definidas: 1. Busca do estágio: a coordenação de estágios faz a divulgação junto às empresas da região e encaminha os estudantes para seleção. 2. Matrícula na disciplina e termo de compromisso: o processo se torna oficial junto à instituição de ensino e à empresa. 3. Plano de estágio: é feita uma previsão do que será realizado. Sua elaboração é feita em conjunto pelo estudante, supervisor e orientador. 4. Desenvolvimento do estágio: periodicamente o estudante deve discutir com o orientador sobre o andamento do estágio. Os orientadores são estimulados a realizar visitas periódicas à empresa para discutir o andamento do trabalho. 5. Relatório de estágio: o estudante deve preparar, com ajuda do orientador, o relatório final do estágio de acordo com padrões definidos, que incluirá uma avaliação do aluno pelo supervisor e uma avaliação do curso como um todo pelo supervisor e estudante, apontando deficiências identificadas durante o estágio. 6. Apresentação do relatório de estágio. 7. Correções ao relatório. Após uma análise do mapa do processo, identificamos três pontos a serem trabalhados em um projeto de melhoria contínua: a adequação do plano de estágio, o papel do professor orientador e os procedimentos de realimentação. 99

4 Busca de Estágio Coordenação de Estágios Matrícula e Termo de Compromisso Empresa (RH) Coordenação de Estágios Registro Acadêmico Elaboração do Plano de Estágio Empresa (supervisor) Prof. de Estágio Desenvolvimento do Estágio Supervisor Correções ao Relatório Prof. de Estágio Apresentação do Relatório de Estágio Empresa (supervisor) Prof. de Estágio Prof. Convidado Preparação do Relatório de Estágio Supervisor Figura 02 Mapeamento do Processo Estágio Curricular 4- ADEQUAÇÃO DO PLANO DE ESTÁGIO E O PAPEL DO ORIENTADOR A elaboração do plano de estágio é o subprocesso chave do estágio. À exceção de algumas grandes empresas, não existem procedimentos padrão para o planejamento do trabalho a ser realizado e o estagiário é visto como mais um funcionário, porém sem as expectativas e exigências que pesam sobre os outros. Isto cria uma relação de não comprometimento do estagiário com a empresa e dos superiores imediatos com o mesmo, o que minimiza os resultados do trabalho. Esta situação se torna crítica no caso em que a empresa se vê na contingência de admitir o estagiário ao final do processo, de modo que se perde a oportunidade de avaliação das potencialidades do estagiário e de um treinamento mais eficaz. Deste modo, as etapas de busca do estágio e elaboração do plano devem ser 100

5 conduzidos pelo orientador, que se torna assim um elemento de ligação efetivo entre a instituição e a empresa, viabilizando ações de longo prazo. No contexto do estágio em questão, o orientador deve ser o executor de uma atividade com objetivos bem definidos: Viabilidade do plano de estágio, bem como de sua adequação para a formação de um profissional para tal empresa. Criar perspectivas de continuidade do trabalho realizado pelo estagiário após o final do processo, ainda que não haja uma intenção a priori por parte da empresa em absorver o estudante ao fim do curso; Garantir consistência ao plano, evitando falta de objetividade no trabalho a ser desenvolvido e eventuais alterações. Durante o semestre, o orientador tem sua participação no processo reduzida que será conduzido pelo supervisor enquanto o orientador assume uma posição de avaliador e consultor. Para isto são importantes as seguintes ações: realização de reuniões periódicas, ao menos quinzenais, com o estudante; realização de pelo menos duas visitas à empresa para entrevista com o supervisor e o estudante no local de trabalho. Tais procedimentos não fazem, de modo algum, parte da cultura vigente dos estágios e das relações entre as instituições de ensino e as empresas em geral. Por outro lado, não há de forma geral um comprometimento dos professores ao trabalho de estágio, de maneira que o papel dos orientadores no estágio constitui provavelmente a principal dificuldade para a melhoria dos resultados. Nesta perspectiva, é importante dar aos professores condições para a realização de tal programa, através de uma maior assistência por parte da instituição com a formulação de planilhas para o acompanhamento do processo, de um trabalho de uniformização de comportamento, linguagem e procedimentos dos orientadores. Dentro da estrutura da FEJ-UDESC, tal trabalho seria realizado pelos professores de estágio a partir de diretrizes definidas pela coordenação de estágios. 5- PROCESSOS DE REALIMENTAÇÃO A realimentação do processo (ver figura 03) é uma conseqüência direta de um trabalho bem desenvolvido pela instituição durante o estágio pois pode intensificar os vínculos entre a instituição de ensino superior e as empresas da região, abrindo perspectivas interessantes: Processo mais rápido e direto de perceber as demandas do mercado com relação à instituição, seja em termos de minicursos de atualização, seja em termos de alteração nos currículos dos cursos. Proceder um acompanhamento mais eficaz do trabalho a ser realizado pelo estudante, melhorando sua performance e, consequentemente, suas possibilidades de fixação na empresa e futuro oferecimento de vagas para a instituição de ensino. Criar laços de parceria entre a instituição de ensino superior e as empresas, ampliando as possibilidades de realização de projetos e consultorias. Há ainda duas ações interessantes que devem ser consideradas: Questionário sucinto de avaliação do curso pelo supervisor da empresa a ser entregue ao orientador durante a apresentação do relatório de estágio. Ao final de cada semestre tais questionários devem ser discutidos pela coordenação de estágios e pelos coordenadores de curso, de modo a fornecer elementos para a melhoria dos processos e adequação curricular. Realização periódica, de encontros com representantes das empresas que oferecem estágios com o objetivo de discutir as estruturas e deficiências dos cursos oferecidos. 101

6 Realimentação dos Currículos Currículo do Curso Processo Estágio Curricular Produto: Profissional Formado Realimentação do Processo Estágio Mercado de Trabalho (Empresas) Figura 03 - Processo de Realimentação. 6- CONCLUSÃO Este trabalho constitui uma iniciativa de sistematizar os processos desenvolvidos em uma instituição de ensino superior utilizando procedimentos típicos de qualidade, normalmente utilizados pelo setor de produção. Deste modo, a aplicação de tais técnicas permitem o mapeamento e entendimento dos subprocessos do processo Estágio curricular, possibilitando definir uma sistemática de análise e melhoria contínua. Nesta perspectiva foram identificados os pontos cruciais para o desempenho do processo, em especial definir como fator crítico da qualidade do estágio o papel do professor orientador durante a realização do mesmo. Tal sistemática pode ser facilmente estendida aos demais processos de uma instituição de ensino superior, possibilitando sua contínua adequação às alterações do mesmo. 6- REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CAMPOS, V.F. TQC no Estilo Japonês. Belo Horizonte: Fundação Cristhiano Ottoni, DEMING, W.E. Qualidade, a Revolução da Administração. São Paulo: Marques Saraiva,

7 HARRINGTON, H.J. Aperfeiçoando Processos Empresariais. São Paulo: Makron Books, NORMAS DO ESTÁGIO da FEJ/UDESC. Joinville: Coordenação de Estágios,