339 MELHORIA NO PROCESSO DO SISTEMA DE CONTROLE DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS EM UMA INDÚSTRIA Karoline de Andrade Souza 1, Flávio Edmundo Novaes Hegenberg 1, Josiane Regina de Abreu 1, José Carlos Tomé de Freitas 1, Miguelangelo Geimba Lima 1 e Luciele Cristina Pelicioni 1 RESUMO: A finalidade deste estudo foi analisar a ferramenta que controla os treinamentos em uma empresa multinacional, visando auxiliar na manutenção de seu banco de dados contribuindo para o crescimento da organização e seus colaboradores. Ao analisar os resultados da pesquisa feita com os instrutores que utilizam o sistema, pode-se perceber um alto índice de divergência na administração do sistema. Percebeu-se que a maioria desconhece todas as finalidades da ferramenta e isso refletiu nos resultados da organização. Na pesquisa realizada pode-se abordar os pontos a serem desenvolvidos, gerando uma melhoria para área de recursos humanos e para os instrutores. O sistema é de extrema importância para a companhia, porém os colaboradores necessitam de novos conhecimentos para administrá-lo. Concluiu-se que o treinamento é um programa essencial dentro da organização e deve ser controlado, devendo sempre manter o banco de dados atualizado. Palavras-chave: Recursos Humanos. Sistema de gestão. Software. Improvement in people training and development system in a multinational company ABSTRACT: The purpose of this study was to analyze the tool that controls the training in a multinational company, aiming to assist in maintaining your database contributing to the growth of the organization and its employees. By analyzing the results of the survey of instructors using the system, you can realize a high rate of divergence of system administration. It was noticed that the majority ignores all purposes of the tool and this reflected in the results of the organization. In the study can address the points to be developed, leading to an improvement in the area of human resources and instructors. The system is of utmost importance to the company, but it requires that new knowledge is applied to employees who administer them. We conclude that training is a key program within the organization and should be controlled and should always keep the database updated. Keywords: Human Resource, Management System, Software. Recebido em 12 set. 2014 Aceito em 19 nov. 2014 1 Faculdade de Tecnologia São Francisco FATESF flavio.leeds@gmail.com
340 1 INTRODUÇÃO Para Techizawa et al. (2006) as grandes organizações multinacionais e numerosas empresas brasileiras consideram o treinamento e desenvolvimento de pessoas o fator decisivo para o seu futuro, motivo pelo qual fazem constar do seu plano estratégico a intenção em investir em programas que lhes proporcionam um bom clima organizacional e garantia de retorno financeiro. Bergamini e Beraldo (2008) abordam que o processo de avaliação de desempenho humano nas organizações vai verificar se o ser humano está verdadeiramente interessado em contribuir com o seu desenvolvimento e dos outros seres humanos. Pode-se caracterizar a Avaliação de Desempenho, em termos institucionais, como o processo que prevê oportunidades mais definidas em entendimento entre as pessoas, propondo a revisão e atualização permanente do seu próprio desempenho. Para Ivancevich (2008) a função dos recursos humanos (RH) não se limita apenas ao arquivamento, à organização e à manutenção de registros. Quando a estratégia de gestão de RH está integrada na organização, esta exerce importante papel na identificação dos problemas de recursos humanos da empresa e na criação da solução. Para que a organização seja bem sucedida, é preciso pessoal disposto a aprender e assumir riscos. O RH tem como finalidade auxiliar a empresa nos treinamentos realizados e assumir a gestão de um sistema corporativo que enfatize os recursos necessários na hora de treinar pessoas. O objetivo do presente trabalho foi analisar o sistema que gerencia os treinamentos de uma multinacional do ramo de fabricação de dispositivos médicos-hospitalares, buscando verificar as oportunidades de melhoria, quando da atualização do seu banco de dados, permitindo o planejamento da demanda solicitada. 2 MATERIAL E MÉTODOS A empresa estudada no presente trabalho é uma multinacional que tem por atividade principal a fabricação e a comercialização de soluções em dispositivos médico-hospitalares, tanto para diagnósticos quanto para cirurgias e tratamentos. Essa empresa está situada na cidade de São José dos Campos SP, e iniciou suas atividades em 1958 expandindo sua capacidade produtiva ao longo dos anos. Atualmente, seu ramo é a fabricação de agulhas. Esse produto é produzido por processo semi-automático, utilizando o aço inoxidável, que é adquirido por fornecedor certificado. As
341 agulhas são produzidas com as mais variadas formas, tipos de ponta, diâmetro e comprimentos, para satisfazer as necessidades dos cirurgiões das mais diversas especialidades. No Brasil a empresa conta com clientes como hospitais, clínicas e médicos, com participação no mercado nacional de aproximadamente 30%, além de exportar para diversos países. Recentemente, a diretoria iniciou um programa com a liderança, dando a oportunidade a todos os funcionários de esclarecer suas dúvidas, em conversa informal, com os diretores da empresa. Durante o programa foram detectados alguns pontos que precisam ser melhorados, como o pacote de benefícios que perdeu sua flexibilidade durante os anos e a co-participação na previdência. Uma das grandes iniciativas dessa companhia é a responsabilidade social, pois participa e encoraja seus funcionários a exercitarem a cidadania em ações voluntárias, em projetos sociais e culturais que beneficiam diretamente a comunidade. Objetivos e metas são continuamente revisados para garantir o atendimento de padrões mundiais e assegurar o crescimento da companhia de forma segura e sustentável. Redução de resíduos, consumo consciente de água e energia e redução do uso de papel são alguns dos indicadores da saúde, segurança e meio ambiente. A certificação ISO 14.001 reitera o compromisso para com o meio ambiente e a comunidade. Atualmente, a empresa estudada tem 1080 funcionários, divididos nas áreas de manufatura e suporte e 153 executivos, sendo 55% mulheres e 45% homens. A idade média dos funcionários é de 34 anos e o tempo médio de casa de seis anos, conforme mostra a Figura 1. A tecnologia apresentada pela companhia tem proporcionado a aquisição de novos produtos e aumento de capital. Considerada uma empresa de alta qualidade possui produtos com alto preço, perdendo assim o mercado de hospitais públicos. Uma das grandes iniciativas da empresa foi a produção de produtos de segunda linha, sem perder a qualidade buscando atender ao público de classe baixa. Ao adquirir novos produtos a empresa necessita aumentar seu quadro de funcionários, tornando o controle do RH peça chave para o sucesso da empresa.
342 Figura 1- Estrutura organizacional da área produtiva da empresa. A área de recursos humanos (RH) tem por finalidade aproximar os funcionários da organização e para isso a empresa conta com dois pontos de instalação, um no escritório, para os funcionários administrativos e outro na fábrica, perto dos funcionários da produção. No entanto, a empresa conta somente com o RH de apoio, responsável somente por treinamento e abertura de vagas, já o processo de contratação, demissão e benefício é feito por um RH central que atende as três companhias do grupo. Treinamentos e desenvolvimentos de pessoas é uma função do RH, e que tem como apoio toda a gerência, pois são os supervisores que avaliam as necessidades de treinamentos na companhia, e que estão diretamente ligados aos funcionários e sabem de suas necessidades para um trabalho de qualidade. Diante desse cenário foi verificado um problema na área de treinamento de pessoas referente a falta de padronização do Sistema de Controle dos Processos, de atualização dos registros dos treinamentos realizados pelos colaboradores. O sistema de controle de treinamento é um sistema global utilizado por todos os colaboradores, gestores, gerentes e diretores. Esse sistema é uma central, onde todos recebem instruções para a execução de suas atividades. No programa encontra-se a opção de relatório, o qual consegue visualizar dados dos funcionários, status do treinamento, tais como data final, instrutor e hora total (o campo que mostra o total de horas de treinamento de cada colaborador e o total de horas de treinamento que houve em toda a organização). Esse último item está inativo, pois os instrutores que administram esse software não foram treinados e instruídos. Sempre que ocorre um treinamento seja presencial ou não, o instrutor responsável pelo treinamento deve inserir todas as informações no sistema, ou se não possuir acesso delegar a um colaborador da área de recursos humanos, mas essa prática não vem sendo realizada nos
343 dias de hoje, pois muitos treinamentos presenciais não são lançados, fazendo com que se perca todo o controle de quantidade/ homens treinados dentro da organização. O sistema empregado possibilita que os colaboradores sejam treinados em seu próprio computador, necessitando somente de acesso a rede. Utiliza-se de uma assinatura digital. Esse tipo de treinamento é aplicado em normas e procedimentos, e é usado com maior frequência nas áreas técnicas. Ultimamente, o sistema tem perdido sua real capacidade, uma vez que muitos colaboradores não entendendo que se trata de um instrumento próprio para treinar pessoas, criam mecanismos para apenas baixar pendências, assinando eletronicamente sem ler a norma e os procedimentos, causando muitas não conformidades em auditorias. A organização contém um grande número de colaboradores, desta maneira necessita de um banco de dados para o controle dos treinamentos. A ferramenta denominada complice Wire é um sistema eletrônico de gerenciamento de treinamento através de um website. É utilizada por todas as organizações do grupo. Foi colocada em prática na companhia no ano de 2010, substituindo um sistema robusto e sem campo para a função horas de treinamento. No ano de 2014 passou por uma nova reformulação, fazendo com que todas as suas funções fossem ativadas. A organização possui uma ferramenta que apresenta diversas funções para controle de treinamentos, como criar grupos de usuários, possibilitando definir um tipo de treinamento para diversas pessoas de uma mesma área com os mesmos interesses, criar currículos de funções por usuários, ou seja, cada funcionário tem sua descrição de cargo e os treinamentos que devem ser realizados dentro do sistema, e sua principal função é obter informações imediatas da situação de treinamento de todos os funcionários, ou seja, gerar relatórios com horas, treinamentos e todo processo de desenvolvimento de uma indivíduo dentro da companhia. Nesse sistema os funcionários podem realizar treinamentos de normas através do sistema, sempre que o usuário tiver um treinamento a ser realizado será notificado via e-mail, com o link que o direcionará á leitura do treinamento. O software possui um módulo para controle de treinamentos de colaboradores, e tem como função, além de treinar, gerar relatório fazer com que a empresa saiba quantas horas/ homens houve de um determinado treinamento. Uma das vantagens do sistema é que o processo de gerenciamento segue o padrão da companhia, o próprio colaborador que criar o treinamento é responsável por transportar os dados para o sistema e obter os resultados de aceitação do curso.
344 É possível também que todos os funcionários tenham acesso a treinamentos já realizados, podendo, assim, fazer uma busca quando estiver com dúvida em algum processo. Pode-se dizer que é um sistema enxuto, porém com grandes funções sendo as principais: avaliação de consistência do treinamento, eliminação de papel, uso de assinatura eletrônica; tem uma melhor interface e a visualização imediata da situação de treinamento por usuários. A organização trabalha com uma ferramenta capaz de suportar todas as suas necessidades diárias, porém a falta de conhecimento no sistema aplicado faz com que o banco de dados perca toda sua confiabilidade tornando um sistema não seguro e que não responde a todas as necessidades da empresa, não atingindo seu real objetivo que é treinar pessoas de uma forma mais rápida, gerar relatórios de confiança com total de horas/ homens treinados. Dessa forma, uma pesquisa foi realizada com alguns instrutores de treinamentos internos que utilizam o sistema, para analisar o perfil e os pontos a serem melhorados. Um dos fatos mais considerados nessa pesquisa foi o grau de dificuldade em manter o banco de dados organizado. 3 RESULTADOS E DISCUSSÃO A partir dos resultados obtidos pela pesquisa de qualificação dos colaboradores, foi possível observar alguns fatores determinantes que influenciam no departamento de recursos humanos. Após a coleta de dados pode-se perceber que a variação de tempo de empresa entre os instrutores de treinamento não é relativa ao conhecimento sobre a ferramenta. Identificou-se que a maioria dos colaboradores possui de um a cinco anos de empresa, tendo uma responsabilidade maior que os demais, pois os desafios são impostos a todos os momentos. De uma forma geral todos executam as mesmas atividades no que diz respeito a treinamento, seja presencial ou via sistemas. A pesquisa abordou o tempo que esses colaboradores utilizam o sistema como instrutores para executar suas atividades diárias. Pode-se observar que a grande maioria já utiliza o sistema desde a sua implementação há dois anos, porém ao analisar se os mesmos receberam algum tipo de treinamento quando a tarefa foi delegada, percebe-se que há uma grande falha do RH, em transmitir uma função importante e não dar conhecimento necessário, para que seus colaboradores pudessem executar uma tarefa completa. Essa pesquisa mostrou que há uma falha tanto do departamento de RH quanto do sistema da qualidade que é responsável pela gerência do treinamento. Em um estudo feito com os líderes das áreas de RH e Qualidade, pode-se perceber que estes não tem
345 conhecimento total sobre a ferramenta imposta pela empresa, e por esse motivo enfrentam o problema com controle de horas. Após a avaliação dos resultados, observou-se que a companhia, não apresenta instrutores 100% capacitados na ferramenta que administra o treinamento, há uma falha no processo de capacitação de instrutores. O nível de satisfação dos instrutores em relação a companhia, também foi avaliado e mostrou que 60% dos colaboradores acreditam ser ótimo trabalhar na companhia, 25% consideram excelente fazer parte desse grupo e 15% acham bom fazer parte da empresa. O interessante foi que nenhum dos entrevistados considera a empresa ruim para se trabalhar. Após as análises verificou-se que o treinamento é uma ferramenta importante dentro de qualquer organização, todos os envolvidos no processo acreditam que treinar é essencial para que o trabalho seja executado com sucesso e o fato de adquirir novos conhecimentos faz com que os colaboradores tenham a visão que é preciso fazer certo, que quando a empresa pensa em treinar, pensa em qualidade, em clientes e descarta a necessidade de retrabalho. A pesquisa também buscou analisar através dos instrutores, a nota que estes dariam para os treinamentos realizados via sistema, que são estudos de apenas leituras de normas ou procedimentos, aqueles que não necessitam de instrutor para aplicá-los, pois o próprio colaborador através de seu computador faz a leitura e conclui o treinamento. Observou-se que 80% dos instrutores deram notas entre 6 e 8 e os 20% restantes acreditam que é um método ótimo para a companhia pois deram nota entre 9 e 10. Verifica-se que do ponto de vista dos instrutores o sistema é eficiente para treinar os colaboradores, pois minimiza o tempo de paradas na linha produtiva, além de gerar resultados positivos tanto quanto o treinamento realizado pelos instrutores. Outro ponto analisado mostrou que 100% dos entrevistados acreditam que os treinamentos presenciais são mais produtivos e apresentam os melhores resultados. Treinamento realizado com os instrutores possibilita enfatizar o problema, já que a dinâmica do curso se desenvolve acima das dúvidas apresentadas, pois nem sempre os treinamentos tecnológicos, esclarecem as dúvidas dos colaboradores. Para que o controle apresente maior eficiência no sistema que gerencia os treinamentos, estes devem ser lançados no banco de dados, para que seja gerado um relatório de confiança sempre que solicitado. Percebe-se que há uma grande falha no processo, provavelmente um plano de melhoria poderia resolver o problema. De acordo com a pesquisa cerca de 50% dos instrutores não registram os treinamentos no sistema, fazendo com que os dados sobre
346 treinamento se percam, como: quantidade de colaboradores treinados, horas de treinamento, o instrutor e até mesmo o tema abordado. Os instrutores que utilizam o sistema como forma de controle de treinamento dizem que a ferramenta atende a todas as necessidades do RH. Observa-se que 60% dos instrutores apresentam conhecimento básico no sistema e não conhecem todas as suas funções, 40 % conhecem de forma intermediária e nenhum possui treinamento avançado na ferramenta e conhece todas as suas capacidades. Para se ter um banco de dados que funcione com precisão as primeiras ações a serem tomadas são revisar todo o escopo do sistema e treinar todos aqueles que serão instrutores de treinamento. O estudo realizado na empresa trouxe a oportunidade da abertura de uma nova área, que será responsável por todo o sistema e treinamento e desenvolvimento de pessoas. Essa área deverá contar com uma gerente de treinamento, um coordenador do sistema e técnicos que já trabalham com o sistema na empresa na área de qualidade, estes migrarão para a área de treinamento, e serão os responsáveis pela nova reestruturação do sistema, possibilitando uma maior credibilidade nos relatórios, adquirindo novas oportunidades de melhoria dentro da empresa. Com abertura dessa nova área, o RH, estará diretamente ligado com a área de treinamento, não mais dependendo do sistema da qualidade para adquirir informações necessárias do banco de dados. Para que ocorram as mudanças necessárias no processo de controle de treinamento e avaliação da abertura de uma possível área para atender somente o desenvolvimento de pessoas, as atividades da equipe de RH deverão ser redistribuídas, o departamento de recursos humanos, terá a necessidade de 3 pessoas focadas no processo de treinamento. Os funcionários necessários para que a área proposta seja eficiente são: 1)Assistente de RH: será líder do projeto, responsável por trazer os resultados ao gerente, terá que lançar todos os treinamentos no sistema, gerar relatório, além de desenvolver oportunidades de melhoria; 2) Estagiária do centro de documentações: coletar os dados das listas de presença, coletar as avaliações de reação dos treinamentos, criar codificações específicas para cada grupo de treinamento e atualizar o sistema e 3)Assistente operacional: sua responsabilidade dentro do projeto é a criação de um subsistema para controle de horas e de funcionários capacitados. Ao redistribuir as tarefas, acredita-se que um treinamento deve ser oferecido aos instrutores, pois precisam ficar alinhados com o processo de mudança de registro de treinamento dentro da companhia, sabe-se que esse processo de controle é importante para
347 todos dentro de uma organização, através desse será possível desenvolver um controle para o tempo de parada das linhas de produções. A primeira etapa do projeto estará concentrada nas necessidades de modificações que o sistema deve passar para obter o melhor desempenho possível, pois de acordo com Chiavenato (2009) a montagem de um sistema de informação de recursos humanos requer análise e avaliação da organização ou de seus subsistemas e das suas respectivas necessidades de informação. Um sistema de informação deve identificar e envolver todas as possibilidades de treinamento propostas pela organização. Analisando as necessidades de mudança o primeiro ponto a ser organizado dentro do sistema é o campo código que se encontra inativo, impossibilitando o agrupamento das atividades, Deve ser criado uma codificação por tipos de treinamentos, agrupando por áreas de fabricação, facilitando a contabilidade final por área a ser treinada. Um portal de intranet, subsistema, será desenvolvido para que todos os colaboradores envolvidos com treinamentos tenham informações de uma forma mais rápida e segura. Essa ferramenta deverá conter: lista de presença formatada, avaliação de reação ( os colaboradores devem avaliar se o treinamento foi adequado às suas necessidades, se o instrutor dominava o assunto, se o local era apropriado), as salas que a empresa dispõem para os treinamentos, datas da realização dos treinamentos, as apresentações, nome dos instrutores e contatos. Avaliando as necessidades da empresa, o sistema ficando sob responsabilidade de uma nova área que será focada em treinamentos, os colaboradores que forem responsáveis pelo sistema, também deverão ser responsáveis por treinar todos os instrutores no sistema, além de reformular os treinamentos que já foram lançados. Após, finalizada essa etapa, serão responsáveis por alinhar o sistema com os seus usuários. Quando, todos os treinamentos estiverem divididos por códigos, a lista de presença deverá sofrer alterações também, antes de ser enviada para o arquivo. Precisará ser avaliada pela área de RH, e será de grande importância para o controle adequado do sistema. A Figura 2 mostra um guia para organização de conduta de treinamentos presenciais. O fluxograma deverá ser seguido pelos instrutores e por todos os envolvidos no treinamento. Quando for administrado por uma consultoria externa, deverá também conter o registro do curso no CompliceWire, essa deverá ser uma tarefa conduzida por uma pessoa do RH, já que o acesso ao sistema é limitado para instrutores internos. Para que não se perca o controle, os dados destes treinamentos deverão seguir a política de gerenciamento de treinamento da companhia e todo registro em papel do treinamento deverá ficar em responsabilidade do centro de documentações da organização, caso haja uma falha no sistema haverá a
348 comprovação da realização do treinamento arquivada, podendo ser um backup do banco de dados. Necessidade De treinamento presencial Prepara o treinamento Criar aula no sistema, com código da área. Preencher e imprimir a lista de presença Envia a lista para o RH para dar baixa no sistema Realiza o treinamento Arquiva lista de presença no CEDOC FIM Digitar a lista no sistema Figura 1 - Guia para organização e conduta de treinamentos presenciais. 4 CONCLUSÕES O estudo realizado em uma organização multinacional mostrou que o sistema que controla os treinamentos de seus colaboradores deve ser reestruturado, buscando benefícios para a área de Recursos Humanos e ao sistema da qualidade que, atualmente, administra esse banco de dados, diminuindo o acúmulo de problemas relacionados ao controle de treinar e desenvolver pessoas, conforme identificado. O sistema que faz o gerenciamento dos treinamentos encontra-se hoje com divergências, após análise pode-se concluir que representa uma ferramenta adequada dentro da organização, e que precisa adaptar-se às necessidades da empresa. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BERGAMINI, W. C e BERALDO, R. G. D. Avaliação de desempenho humano na empresa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008. CHIAVENATO, I. Recursos humanos: o capital humano das organizações. 9. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009. IVANCEVICH, M. J. Gestão de recursos humanos. 10. ed. Porto Alegre: Mcgraw-hill Interamerican, 2008. TECHIZAWA, T. et al. Gestão com pessoas: uma abordagem aplicada a estratégia do negócio. 5eEd. Rio de Janeiro: FGV, 2006.