GUIA DO PROTOCOLO SALDANHA PARA AUDITORIA DO PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA

GUIA DO PROTOCOLO SALDANHA PARA AUDITORIA DO PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA Odilon Machado de Saldanha Júnior Belo Horizonte 2009

2 GUIA DO PROTOCOLO SALDANHA PARA AUDITORIA DO PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA O Programa de Conservação Auditiva (PCA) visa prevenir ou estabilizar as perdas auditivas ocupacionais por meio de um processo dinâmico, com oportunidades de melhoria contínua, o qual desenvolve atividades planejadas e coordenadas entre as diversas áreas envolvidas na organização. A auditoria do PCA é uma de suas atividades, e deve atuar como um elemento de integração em que são reunidas e interpretadas as informações de todas as outras atividades do programa. A ausência de um protocolo para auditoria do PCA alinhado à legislação brasileira justifica a importância do presente trabalho. O presente protocolo foi criado pelo fonoaudiólogo Odilon Machado de Saldanha Júnior, sendo apresentado e defendido como dissertação de Mestrado em Administração pela FEAD Centro de Gestão Empreendedora, em agosto de 2009. A referida dissertação pode ser obtida na íntegra no endereço http://www.oficionet.com.br/index.php?secao=servicos&opcao=auditoria Trata-se de uma ferramenta de análise situacional do desempenho do Programa de Conservação Auditiva (PCA) nas organizações em relação à legislação brasileira e destina-se a quantificar adequações e qualificar falhas neste processo, subsidiando decisões gerenciais para implantação de ações corretivas e de oportunidades de melhorias, bem como para comparar resultados em momentos subsequentes. Esse protocolo poderá ser usado: Em auditoria inicial de reconhecimento; Durante o desenvolvimento das atividades do PCA, em períodos predeterminados (semestral ou no máximo anualmente); Após a implantação de melhorias;

3 Em processo de auditoria corporativa para certificações, como por exemplo, da OHSAS 18.001; Para mensuração do capital intelectual em aquisições ou fusões empresariais; Como rol de documentação para organização de evidências de atendimento legal em relação ao PCA; Para fiscalização pelos órgãos públicos (Ministério da Saúde, Ministério da Previdência e Assistência Social, Ministério Público e Ministério do Trabalho e Emprego). Essa proposta poderá ser aplicada por auditores internos ou externos junto aos profissionais das áreas envolvidas com o PCA na organização, sendo pressuposta a utilização integral do protocolo. O protocolo para auditoria do PCA está apresentado no formulário em anexo e é composto por uma lista de verificação e metodologia de aplicação que, a seguir, serão descritas. 1. Lista de Verificação para Auditoria do PCA A lista de verificação proposta está organizada pelas atividades desenvolvidas pelo PCA: Análise de Riscos para Perdas Auditivas Ocupacionais; Gestão de Diagnósticos Audiológicos; Gestão de Medidas de Controle Individual; Gestão de Medidas de Controle Coletivo; Gestão de Equipamentos de Proteção Individual; Gestão de Tributos Trabalhistas e Previdenciários; Gestão do Conhecimento; Auditoria.

4 Todas as atividades do PCA devem estar integradas para a ação preventiva se concretizar. A seguir será apresentado o Fluxograma das Atividades do PCA, demonstrando como tais atividades se relacionam. PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA (PCA) 1 ANÁLISE DE RISCO PARA PERDAS AUDITIVAS OCUPACIONAIS 2 GESTÃO DE DIAGNÓSTICOS AUDIOLÓGICOS 5 GESTÃO DE EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL 7 GESTÃO DO CONHECIMENTO 1.1. Nível Individual 1.2. Nível Coletivo 6 GESTÃO DE TRIBUTOS PREVIDENCIÁRIOS E TRABALHISTAS 3 GESTÃO DE MEDIDAS DE CONTROLE INDIVIDUAL 4 GESTÃO DE MEDIDAS DE CONTROLE COLETIVO 8 AUDITORIA A lista de verificação deste protocolo possui diversos itens de controle para cada atividade do PCA, sendo todos passíveis de serem auditados de acordo com as principais legislações brasileiras relacionadas ao PCA: Legislação Trabalhista: Normas Regulamentadoras (NR) 6, 7, 9 e 15; Legislação Previdenciária: Ordens de Serviço (OS) 608 e 621 e Instruções Normativas (IN) sobre Aposentadoria Especial. A apresentação da lista de verificação no formulário do protocolo, conta com os itens de controle numerados e dispostos na coluna com título: "Apresente evidências que comprovam a conformidade com a legislação brasileira em relação à(ao)". É importante ressaltar que na lista de verificação proposta: Os itens de controle são caracterizados por um assunto e se dividem internamente por subitens que os compõem; Todos os itens de controle são referenciados por uma ou mais legislações, as quais são descritas na coluna Referência Legal ;

5 Estão apresentadas as interpretações do autor sobre a intenção dos legisladores, pelas quais se tornaram, muitas vezes, necessárias decisões em relação ao atendimento de uma lei ou outra, frente às divergências legais existentes; As legislações foram respectivamente valorizadas pela hierarquia das normas jurídicas 1, pelas legislações tecnicamente mais abrangentes e/ou com caráter mais preventivo; Deverão ser realizadas revisões à medida que são introduzidos novos aspectos legais, pois a lista apresentada contempla aspectos da legislação brasileira atual. 2. Metodologia de Aplicação do Protocolo para Auditoria do PCA A metodologia de aplicação do protocolo para auditoria do PCA compõe-se por três etapas: Avaliação da Aplicabilidade; Verificação da Conformidade; Mensuração de Desempenho do PCA. 2.1. Avaliação de Aplicabilidade Esta primeira etapa consiste na avaliação da aplicabilidade dos itens de controle propostos pela lista de verificação para auditoria do PCA na organização a ser auditada. Consideram-se os conceitos: Aplicável e Não Aplicável. 1 Segundo Pereira (2005), para Segurança e Saúde Ocupacional no Brasil, há um encadeamento hierárquico de três espécies normativas, em nível de subordinação descendente, quais sejam: Constituição (norma hierárquica superior), Lei ou norma equiparada (espécie normativa mediadora) e Normas de Higiene (que explicitam o conteúdo dos deveres criados em lei).

6 Para a avaliação da aplicabilidade, a descrição de seus conceitos e o critério de pontuação são: Conceito Descrição Pontuação Aplicável O Item de Controle se Aplica à Organização 3 Não Aplicável O Item de Controle Não se Aplica à Organização 0 Tabela 1: Critério de pontuação para Avaliação de Aplicabilidade Por meio dessa pontuação, os itens de controle com o conceito Não Aplicável deixam de ser considerados na mensuração de desempenho do PCA. 2.2. Verificação de Conformidade Esta segunda etapa consiste na verificação da conformidade dos itens de controle da lista de verificação para auditoria do PCA com a legislação brasileira na organização a ser auditada. Para todos os itens de controle da lista de verificação são propostos, entre colchetes ([...]), documentos onde devem ser procurados registros das evidências de auditoria: Formulário(s); Certificado(s); Notificação(ões); Relatório(s); Procedimento(s) Interno(s); Exame(s) audiométrico(s) individual(is) ou em sequência;

7 Encaminhamento(s); Prontuários Médicos; Outros. Consideram-se os conceitos: Conformidade, Implantação com Oportunidades de Melhorias, Implantação Inadequada e Não Conformidade. Para a verificação da conformidade, a descrição de seus conceitos e o critério de pontuação são: Conceito Descrição Pontuação Conformidade Implantado Adequadamente 3 Implantação com Oportunidades de Melhorias Implantado com Oportunidades de Melhorias 2 Implantação Inadequada Parcialmente Implantado, Necessita de Ações Corretivas 1 Não conformidade Não Implantado 0 Tabela 2: Critério de pontuação para Verificação da Conformidade

8 Em relação à verificação da conformidade, é importante ressaltar que: Os conceitos Conformidade e Implantação com Oportunidades de Melhorias descrevem situações de atendimento integral, enquanto que Implantação Inadequada e Não Conformidade caracterizam inadequações em relação à legislação brasileira. É desejável que exista uma gradação de resultados como forma de estímulo ao progresso nas questões auditadas. A lista de verificação de auditoria proposta apresenta a interpretação do autor sobre a intenção dos legisladores. Portanto, em caso de dúvidas, o auditor deverá recorrer à legislação descrita na coluna Referência Legal ou em outras fontes e fazer seu próprio julgamento sobre a conformidade. Da mesma forma, o auditor estará livre para buscar outros registros de evidências para os itens de controle da lista de verificação, além daqueles propostos pelo autor, descritos entre colchetes ([...]). Cada item de controle se compõe pelo conjunto dos seus subitens. Portanto, somente deverá ser considerada conformidade quando houver o atendimento de todos os subitens de um mesmo item de controle. Nas situações Implantação com Oportunidades de Melhorias, Implantação Inadequada e Não Conformidade, devem ser descritas as propostas de ações corretivas no espaço determinado para esse fim, no final do formulário do protocolo para auditoria do PCA. Contudo, as informações e observações do relatório final não precisam se limitar à lista de verificação. Deverá ser considerado o período desde a última auditoria ou o período do início da implantação do PCA. 2.3. Mensuração de Desempenho Esta terceira etapa consiste na mensuração do desempenho de cada atividade e do desempenho global do PCA na organização a ser auditada. Trata-se de conclusões quantitativas, com a apresentação dos resultados expressos em porcentagem (%), em relação ao atendimento da legislação brasileira.

9 Para mensuração de desempenho de cada atividade do PCA, em seu respectivo formulário, é proposto: A. Soma-se o total de pontos da coluna Aplicabilidade ; B. Soma-se o total de pontos da coluna Conformidade ; C. Aplica-se a equação: Total de pontos da coluna Conformidade x 100 Total de pontos da coluna Aplicabilidade Já para a mensuração de desempenho global do PCA, em seu respectivo formulário, considerando o total de pontos de todas as atividades é proposto: A. Soma-se o total de pontos da coluna Total de Aplicabilidade ; B. Soma-se o total de pontos da coluna Total de Conformidade ; C. Aplica-se a equação: Total de pontos da coluna Total de Conformidade x 100 Total de pontos da coluna Total de Aplicabilidade Sobre a mensuração de desempenho do PCA é importante ressaltar que: Não existiu por parte do autor a intenção de creditar valores diferenciados de importância para os itens de controle da lista de verificação, ou mesmo das atividades do PCA, uma vez que todos tratam de requisitos legais. Ou seja, cada item de controle, tanto na mensuração de desempenho de cada atividade quanto na mensuração de desempenho global do PCA, tem o mesmo impacto quantitativo nas médias de resultado.

10 A conclusão quantitativa deve se somar com a análise qualitativa das situações de Implantação com Oportunidades de Melhorias, Implantação Inadequada e Não Conformidade, que serão descritas no formulário. 3. Formulário O formulário do protocolo para auditoria do PCA está apresentado como anexo a este guia. 4. Considerações Finais Sobre a Sistemática Atual de Auditoria para o PCA É comum encontrarmos situações nas quais os protocolos ainda vislumbram auditorias voltadas para as atividades que servem de feedback para o PCA, sendo valorizados, exclusivamente, aspectos técnicos sobre a realização de exames audiométricos (calibração de audiômetro, habilitação do profissional que realiza os exames, por exemplo), monitoramento ambiental (calibração dos dosímetros) e periodicidade das auditorias. Nesta situação, ficam excluídas as verdadeiras atividades preventivas, isto é, as Medidas de Controle Coletivo e Individual, os EPI e a Gestão do Conhecimento. Outro ponto a ser levantado é que muitas organizações ainda levam em conta os dados auditivos como indicador único da efetividade das ações do PCA na empresa. No entanto, para uma completa avaliação do PCA, torna-se necessário mensurar o desempenho frente à legislação brasileira e resultados dessas atividades, como, por exemplo, o alcance dos treinamentos na população de trabalhadores, o número de medidas de controle para redução da exposição ao ruído desenvolvidas e o conhecimento e envolvimento dos trabalhadores nos processos relativos à conservação auditiva.

11 Sobre os Protocolos Internacionais de Auditoria para o PCA Na pesquisa realizada, todos os protocolos para auditoria do PCA encontrados apenas apresentaram listas de verificação, sem propor nenhuma referência a modelos de mensuração de resultados, apesar das vantagens que essas análises podem proporcionar para melhoria contínua dos programas. Tais protocolos, embora sejam amplamente utilizados no Brasil e terem se tornado base de diversos estudos, enfatizam, principalmente, elementos de formalismo da gestão em detrimento de aspectos alinhados à legislação brasileira. Esse fato pode ser a justificativa de certa estranheza ao nos depararmos com os resultados da aplicação desses modelos, isto é, uma determinada organização pode atender todos os itens de controle de determinado assunto de um protocolo, sem necessariamente ter atendido nenhuma premissa legal. Tal situação possivelmente gera o desestímulo de diversas organizações para manterem um processo de auditorias periódicas. A Auditoria Interna como Ferramenta para o Sucesso do PCA Durante o desenvolvimento do PCA, as atividades se tornam mais complexas, com mais interações que determinam o envolvimento progressivo com áreas da organização e, consequentemente, com a alta direção. Logo, o processo de auditoria interna do programa não deve ficar aprisionado em setores de base. No início da Implantação do PCA, enquanto as soluções têm demandas menos elaboradas e envolvem atividades relacionadas a diagnósticos, gestão de EPI e treinamento, o processo de auditoria pode ser coordenado por gerentes de áreas como a Medicina, Engenharia de Segurança do Trabalho ou Recursos Humanos.

12 Já com a implantação de atividades mais desenvolvidas, as medidas de controle coletivo, por exemplo, que causam muitas vezes o redimensionamento da organização do trabalho e demandam investimentos maiores com a implantação de métodos de proteção em equipamentos, faz-se necessária a coordenação da auditoria do PCA pela gerência de área industrial como uma estratégia fundamental para se atingir esses objetivos. Em programas maduros, ao se tratar das atividades do PCA de maior complexidade, que demandam maior integralidade de gestão, como a atividade relacionada à gestão de tributos trabalhistas e previdenciários relacionados à segurança do trabalho, torna-se conveniente a proposição da coordenação da auditoria para a alta administração. Portanto, diante das questões apresentadas e da experiência do autor deste trabalho, conclui-se que é fundamental para o sucesso da gestão do PCA, que a coordenação das auditorias internas siga a escala de poder nas organizações. Sobre a proposta de Protocolo de Auditoria para o PCA Embora a legislação brasileira tenha obtido grande avanço nas últimas duas décadas no que diz respeito às ações relacionadas à conservação auditiva nos ambientes de trabalho, ainda hoje muitas empresas não possuem o conjunto de ações coordenadas de forma necessária para garantir a eficácia do PCA, tanto do ponto de vista preventivo, quanto no que diz respeito à atenção à legislação. A utilização do presente protocolo poderá representar um grande avanço para a sistematização das ações relacionadas ao PCA nas organizações com foco nas exigências atuais da legislação brasileira.