Aula 2 Governança do projeto Papéis e Responsabilidades Objetivos da Aula: Nesta aula, iremos conhecer os diversos papéis e responsabilidades das pessoas ou grupos de pessoas envolvidas na realização de um projeto no campo empresarial (stakeholders). Iremos também identificar uma estrutura de governança para que o projeto possa ser mais bem administrado, e, além disso, vamos identificar funções e responsabilidades dos envolvidos em um projeto. Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender os diferentes papéis e responsabilidades de inúmeros stakeholders fundamentais de serem identificados quando da gerência de um projeto. 1. Papéis e Responsabilidades Projetos são planejados e executados por pessoas. Portanto, para que o projeto seja bem sucedido é importante definir uma estrutura formal para os indivíduos envolvidos. Esta providência faz com que as pessoas tenham claro entendimento das suas responsabilidades e autoridades que têm para realizar as atividades do projeto. A forma de se organizar o projeto varia com o tamanho e a natureza de cada um. Projetos grandes podem exigir dedicação integral da equipe para um único projeto. Em projetos menores, os trabalhos podem ser executados em apenas uma parte do tempo do qual as pessoas dispõem, o que permite com que um mesmo indivíduo possa trabalhar em mais de um projeto simultaneamente ou dedicar parte do seu tempo ao projeto e o restante às 14
atividades de rotina. 2. Os interessados (Stakeholders) Os stakeholders são pessoas, grupos de pessoas ou organizações ativamente envolvidas com o projeto ou cujos interesses possam ser positiva ou negativamente afetados pela execução do projeto ou sua conclusão. Desta definição, podemos depreender que os stakeholders podem ter interesse no sucesso (ou no insucesso) do projeto. Para assegurar o sucesso do projeto é importante identificar e classificar estas pessoas, suas necessidades e expectativas, bem como a forma como elas podem contribuir para prejudicar o projeto, ou ainda traçar um plano para lidar com todas elas. Note que nem todos os stakeholders fazem parte da equipe do projeto. Os stakeholders podem ser classificados nos seguintes grupos: Os diretamente relacionados com o projeto como, por exemplo, fornecedores de bens ou de informações, usuários do produto do projeto, áreas da empresa participantes da equipe do projeto, etc; Os que têm influência nas condições do projeto como, por exemplo: órgãos do governo, organizações reguladoras; Pessoas, grupos de pessoas ou organizações que têm interesse no projeto em algumas situações como uma forma de atingir seus próprios objetivos. 3. Categorias de Stakeholders Uma vez que tenhamos identificado os diversos stakeholders, podemos classificá-los em categorias de acordo com o seu grau de influência para alavancar os prós, os neutros e aqueles que podem prejudicar o projeto. Desta forma, podemos construir uma matriz (como mostrado a seguir) com categorias e quantificar a posição e o grau de influência que o stakeholder possui. 15
C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 Stakeholder -2-1 0 1 2 Grau de Influência Estratégia (alto, médio, baixo) Tratamento de Legenda: C1 Nesta coluna, vamos identificar o stakeholder que pode ser uma pessoa, um departamento ou setor da empresa ou ainda uma organização externa. C2 até C6 Nestas colunas, vamos classificar a posição do stakeholder com relação ao projeto. Neste caso, -2 significa que o stakeholder é frontalmente contrário ao projeto, 0 significa que é indiferente (neutro) e +2 que é completamente favorável. C7 - Nesta coluna, vamos identificar o grau de influência que ele tem para favorecer ou prejudicar o projeto. C8 Nesta coluna, vamos identificar estratégias para lidar com cada stakeholder. Vamos verificar que aqueles que têm posição extrema (-2 ou +2) devem ser acompanhados por alguém da equipe do projeto. Uma outra forma de se analisar e definir estratégias de acompanhamento dos stakeholders é mostrada bem abaixo. O que O que ele pode conhecemos facilitar? sobre o Stakeholder? O que ele Estratégia de pode dificultar Gerenciamento (barreiras)? (Como lidar?) Qualquer das formas ou uma combinação das duas deve ser aplicada pela equipe do projeto para não ser surpreendida por atitudes inesperadas dos stakeholders. 16
4. Quem são os Stakeholders? Stakeholders podem incluir: 1. O Patrocinador - geralmente o maior interessado. É a pessoa-chave para garantir recursos ao projeto; 2. O Gerente do projeto aquele que tem a responsabilidade de assegurar o sucesso do projeto; 3. O usuário (cliente final) - que é a pessoa ou o grupo de pessoas que irá usar o produto do projeto; 4. Os membros da equipe - que são os responsáveis por executar as atividades do projeto; 5. Departamentos ou áreas dentro da empresa executora do projeto; 6. Organizações externas interessadas no resultado do projeto. 5. Importância dos Stakeholders Clientes (internos e externos) são considerados stakeholders importantes. O estabelecimento dos objetivos do projeto com base nas necessidades e expectativas dos interessados aumenta as chances de sucesso do projeto. Também o adequado gerenciamento das expectativas é importante e muitas vezes difícil de ser realizado, pois pode tratar de interesses divergentes. Encontrar o equilíbrio para estas divergências é fator-chave para o sucesso do projeto, já que as expectativas e recursos disponíveis podem não ser compatíveis. Projetos que não tenham um claro vínculo com a alta administração da empresa podem encontrar dificuldade em obter recursos para sua execução. 6. Principais stakeholders Um projeto típico pode apresentar os seguintes stakeholders: Patrocinador (Sponsor); 17
Gerente do projeto; Membros da equipe; Cliente (Solicitante); Usuário; Organização executora; Fornecedores e contratados; Agências governamentais; Organizações ambientalistas; Cidadãos; Lobistas; Etc. Vamos analisar papéis e responsabilidades de cada um destes stakeholders. 6.1 O Patrocinador (Sponsor) Um dos stakeholders mais importantes é Patrocinador. Ele deve ter influência na empresa de forma a assegurar com que o projeto receba prioridade e recursos suficientes. Normalmente, é um alto executivo da empresa com claro interesse na conclusão bem sucedida do projeto e que, em grande parte dos casos, recebe o produto do projeto. O patrocinador detém o maior grau de autoridade no projeto e são dele as decisões importantes em caso de divergência. Ele dá apoio e suporte à equipe do projeto e aprova as entregas intermediárias. Em alguns casos, o Patrocinador delega algumas destas atribuições à outra pessoa dentro ou fora da equipe do projeto. 6.1.2 Características desejáveis do Patrocinador 6.1.2.1 Conhecimentos Princípios e práticas de administração de projetos; Responsabilidades associadas com a função de patrocinador; 18
Conhecimentos de elaboração e avaliação de propostas; Conhecimento do Plano Estratégico da empresa. 6.1.2.2 Habilidades Liderança Relacionamento interpessoal Boa comunicação 6.1.2.3 Responsabilidades do Patrocinador Funções Gerais: Articular a alta administração para que o projeto receba recursos e prioridade; Assegurar com que as especificações e requisitos sejam alcançados. Na Fase de Iniciação: 1. Definir necessidades e objetivo do projeto; 2. Assegurar suporte e apoio a equipe. Na Fase de Planejamento: 3 Revisar e aprovar o Plano do Projeto; 4 Participar das atividades de planejamento; 5 Buscar e aprovar recursos para o projeto frente à diretoria da empresa. Na Fase de Execução: - Indicar pessoas por intermédio do gerente do projeto; - Participar da reunião de partida; - Participar das reuniões de revisão do projeto; - Fornecer aprovações a produtos intermediários do projeto; - Apoiar na solução de problemas. 19
Na Fase de Fechamento: - Participar da reunião de identificação de lições aprendidas. 6.2. Administrador (Gerente) do Projeto O gerente é responsável pela qualidade dos produtos do projeto e pela sua conclusão com sucesso. Suas responsabilidades incluem a elaboração do plano do projeto, a execução das atividades planejadas e o término no prazo, dentro do orçamento e dos níveis de qualidade aceitáveis. Normalmente, o gerente do projeto é indicado nas fases iniciais de modo a participar integralmente das definições do projeto. Ele é responsável por organizar o projeto em subprojetos, gerenciar os seus aspectos rotineiros, desenvolver planos de execução de atividades, resolver problemas de planejamento ou de execução, além de monitorar e reportar progresso. 6.2.1. Responsabilidades do Gerente do Projeto Funções Gerais: Implementar políticas e procedimentos na condução do projeto; Buscar a obtenção de recursos necessários para a realização das atividades do projeto; Manter a equipe motivada e providenciar treinamento quando necessário; Estabelecer níveis de qualidade aceitáveis para o projeto; Identificar e homologar ferramentas para serem usadas no projeto; Influenciar as expectativas dos clientes, do Patrocinador e de outros envolvidos com o projeto por meio do desenvolvimento de planos e acordos em detrimento dos objetivos do projeto; Assegurar o comprometimento dos envolvidos no projeto. 20
Na Fase de Iniciação: Desenvolver a proposta de projeto incluindo os seus critérios de sucesso; Conduzir análise de custo/benefício quando necessário; Assegurar com que o escopo do projeto reflita adequadamente o objetivo e as medidas de performance do projeto; Estabelecer a estrutura, organizar as pessoas e definir papéis e responsabilidades no projeto; Documentar as premissas e as restrições do projeto. Na Fase de Planejamento Desenvolver e manter planos detalhados de execução; Criar os instrumentos de medição de performance do projeto; Dar suporte à equipe na elaboração dos planos; Assegurar com que os Planos do Projeto sejam aprovados; Alocar recursos para as atividades de planejamento. Na Fase de Execução Gerenciar e monitorar as atividades do projeto tendo como base os planos detalhados de orçamento e cronograma, fornecendo orientação aos membros da equipe; Monitorar continuamente o desempenho do projeto para identificar mudanças que possam afetar o resultado final do projeto; Comunicar com freqüência e regularidade o progresso do projeto para os níveis hierárquicos de diretoria da empresa ou simplesmente ao cliente; Assegurar com que as mudanças necessárias sejam incorporadas no projeto e que os planos sejam atualizados; Atualizar o plano de gerenciamento do risco e estabelecer ações de prevenção ou mitigação conforme necessário; Obter aprovações para produtos intermediários produzidos. Na Fase de Fechamento 21
Desenvolver planos de ação para entregas (deliverables) ainda não aprovados; Obter aprovação formal para produtos entregues; Efetuar o fechamento de contratos; Elaborar o Relatório de Fechamento e Avaliação do Projeto, incorporando Lições Aprendidas; Arquivar todos os documentos do projeto; Celebrar sucesso com o Patrocinador e a equipe. Habilidades do Administrador do Projeto Liderança: Habilidades estratégicas, conceituais e analíticas; Tomada de decisão; Adaptabilidade e flexibilidade; Habilidade de formação de equipe. Habilidades interpessoais: Habilidade de orientação e consultoria; Habilidade de negociação num contexto de interesses conflitantes. Habilidades de comunicação: Habilidades de apresentação e comunicação escrita; Habilidades de discussão de assuntos complexos com nãoespecialistas. Habilidades de gerenciamento de projetos: Planejamento de atividades e alocação de recursos; Gerenciamento do risco; Gerenciamento de problemas; Gerenciamento do tempo; Gerenciamento de finanças; 22
Gerenciamento de pessoas; Trabalho em equipe; Gerenciamento da qualidade; Monitoramento e relatórios; Documentação e guarda de registros. O conhecimento técnico do produto do projeto é crítico para se ganhar credibilidade em relação à equipe e perante os pares e superiores. 6.3 Equipe do Projeto A equipe é liderada pelo gerente e trabalha para realizar as atividades previstas no plano do projeto. É desejável que a equipe seja formada por pessoas ligadas às áreas que serão afetadas pela execução ou pelo produto do projeto. A composição da equipe poderá variar à medida que o projeto avance em suas fases. A seleção de pessoas com o conhecimento e habilidades necessárias para a execução das atividades é vital para o sucesso do projeto. Sem estas capacidades presentes na equipe, é grande a chance de fracasso do projeto. Os conhecimentos e habilidades necessárias devem ser claramente definidas pelo gerente do projeto. 6.3.1 Responsabilidades da equipe Funções Gerais Identificar soluções técnicas e alternativas; Implementar as soluções encontradas; Dar suporte às atividades de monitoramento do projeto. Na Fase de Iniciação 23
Fornecer estimativas para a elaboração da proposta; Assegurar com que as especificações sejam adequadas para o objetivo do projeto; Analisar os requisitos com relação à consistência e disponibilidade de recursos. Na Fase de Planejamento Desenvolver a documentação técnica do projeto; Identificar ferramentas e métodos aplicáveis ao projeto. Na Fase de Execução Submeter os relatórios de status ao gerente do projeto; Conduzir as atividades de acordo com o estabelecido no plano do projeto; Identificar e documentar riscos; Participar das reuniões de avaliação do progresso do projeto; Realizar as atividades de testes e ensaios nos produtos do projeto. Na Fase de Fechamento Identificar e documentar lições aprendidas. 6.4 Cliente (Usuário) Os usuários do produto do projeto são responsáveis por expressar suas necessidades e expectativas de modo claro e completo. O cliente principal do projeto, por sua vez, é responsável pela aplicação do produto do projeto e pela realização dos benefícios previstos na fase de iniciação. Responsabilidades do Usuário 24
Funções Gerais Articular os requisitos dos usuários; Propor alternativas de solução. Na Fase de Iniciação Definir os requisitos e características esperadas para o produto do projeto. Na Fase de Planejamento Revisar e validar o plano do projeto. Na Fase de Execução Validar os produtos intermediários. Apoiar testes e ensaios. Participar de reuniões de revisão do projeto. Na Fase de Fechamento Assinar as aprovações de deliverables; Participar da reunião sobre Lições Aprendidas. Síntese Vimos que um projeto tem alguns aspectos comuns para os envolvidos. As atividades são realizadas pela equipe do projeto e observadas pelos que têm interesse no projeto os stakeholders. Satisfazê-los é um mantra da equipe e principalmente do Administrador do projeto. Para isto, é necessário que estes interessados sejam adequadamente gerenciados. A correta identificação e classificação dos stakeholders em favoráveis ou desfavoráveis ao projeto bem como o desenvolvimento de estratégias 25
para lidar com estes interesses pode fazer a diferença entre sucesso e insucesso do projeto. Os quatro Stakeholders primários seriam, a princípio: O Patrocinador (gerente geral do projeto); O Administrador (gerente do projeto); A equipe; e O Cliente (Usuário). Referências Bibliográficas ADAMS, J. R.; CAMPBELL, P. Roles and responsibilities of the Project manager. NEW YORK: PMI, 1996. DISNMORE. PAUL. Human factors in project management. NEW YORK: American Management Association (amacon), 1984 Bibliografia Complementar Gerência de Projetos David I. Cleland e Lewis R. Ireland, Reichmann e Affonso Editores, 2002 26