ENTIDADE AUDITADA: ESE, ESS, ESTG, ESCE e ESA NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001.2008 DATA (S) DA AUDITORIA: 15.04..2011 ÂMBITO: Sub-processo Biblioteca DURAÇÃO: 1dia REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais x 1,2 4.2 Requisitos da Documentação X 3,7 5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 Comprometimento da Gestão 5.2 Focalização no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planeamento 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação X 5.6 Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos X 6.2 Recursos Humanos X 6.3 Infraestrutura X 8,9,10 6.4 Ambiente de Trabalho 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto 11 7.2 Processos Relacionados com o Cliente X 12 13 7.3 Concepção e Desenvolvimento 7.4 Compras X 4 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço X 6 7.6 Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição X 8.3 Controlo do Produto Não Conforme X 8.4 Análise de Dados X 8.5 Melhoria X 5, * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO RUBRICA Rosa M.M.Venâncio (Auditor Coordenador) Ana Paula Vale (Auditor Técnico) GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 1 de 5
Filomena Del Rio (Especialista Convidado) Carla Rocha (Auditor em Formação) RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objectivo avaliar o Subprocesso Biblioteca (BIB), das Escolas, Escola Superior de Educação (ESE), Escola Superior de Tecnologias e Gestão (ESTG), Escola Superior de Saúde (ESS), Escola de Superior de Ciências Empresariais (ESCE) e Escola Superior Agrária (ESA), do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC), e a sua conformidade com os requisitos dos normativos de referência. O plano de auditoria, previamente enviado às Escolas e Serviços foi cumprido. De salientar ainda que os gestores do subprocesso BIB receberam a informação atempadamente e comparecerem à reunião de abertura, com excepção do gestor da ESCE.. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. E ressalva que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório, nomeadamente a avaliação da possibilidade das constatações referidas para uma das Escolas se verificarem noutras Escolas do IPVC. É de salientar, o interesse e o envolvimento da Gestão de Topo, dos Gestores de Processo e de todos os colaboradores entrevistados. A auditoria recaiu essencialmente na correspondência entre as actividades, documentos e registos definidos na matriz dos processos e as práticas e documentos existentes nas Escolas. Procurou-se ainda verificar se as não conformidades e observações das auditorias internas referentes a este Processo nas diversas escolas, foram adequadamente tratados ou se permanecem em aberto. È de salientar o esforço que o Grupo de Gestores do subprocesso BIB para a eliminação/correcção das NC e Obs. detectadas nas anteriores auditorias. Com o propósito de melhorar o SGQ foram formuladas algumas oportunidades de Melhoria: Consolidar a colaboração entre os colaboradores das bibliotecas a fim de actualizar o acervo bibliográfico do IPVC e permitir o acesso dos utilizadores. Efectuar a correlação entre a bibliografia recomendada e mencionada nos Conteúdos programáticos das Unidades Curriculares e a documentação disponível na Biblioteca. Efectuar uma análise do relatório de satisfação dos utilizadores e tomar medidas no sentido de aumentar o nível de participação GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 2 de 5
Enriquecer o Plano de Melhorias do Subprocesso com acções diferenciadas por escolas, que visem a melhoria do funcionamento dos Serviços de Documentação e Informação tendo presente a realidade/particularidade das bibliotecas do IPVC. Integrar nos serviços da Biblioteca a utilização da plataforma LMS, Moodle Utilização de ferramentas Web 2.0, para promoção da Biblioteca, nomeadamente, utilização das redes sociais, para criar hábitos de utilização dos documentos. Registo sistemático dos serviços que são utilizados de forma a encontrar indicadores que traduzam a real utilização da Biblioteca (nº de computadores utilizados, requisições, taxa de utilização da biblioteca para leitura em presença, etc) Registo sistemático das situações em que a Biblioteca não é capaz de dar resposta aos seus utilizadores, para ser possível encontrar eventuais falhas Disponibilização de tutoriais para possam ser utilizados nos sentido de auto-formação Sessão de Formação de utilizadores, para que estes possam melhor utilizar os recursos disponíveis Melhorar a comunicação entre a Biblioteca e os Coordenadores dos Cursos, no sentido de avaliarem a colecção e fazerem propostas para o melhoramento/actualização da mesma Melhorar a comunicação entre a Biblioteca e os coordenadores dos Projectos. Os docentes disponibilizarem recursos a serem colocados no ambiente virtual da Biblioteca Na ESCE, a GT/GQ devem avaliar a pertinência do gestor do sub processo passar a ser alguém que exerça funções na Biblioteca Com o intuito de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, o Gestor Institucional do subprocesso BIB, com os GP, deve proceder à análise e acompanhamento da implementação de acções correctivas para as não conformidades identificadas neste relatório e não somente à sua correcção Nas páginas seguintes descrevem-se as constatações anotadas ao longo da Auditoria na forma de 9 Não Conformidades e 4 Observações NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS * Requisito Descrição 1 X 4.1 Na matriz do processo o plano de melhorias não está de acordo com o processo GDO Existe uma coluna com anotações que não está prevista. 2 X 4.1. A codificação do impresso não está correcta onde se lê S-01/02 deveria ler-se GMS-01/02 3 x 4 x 4.2 7.4 Na matriz do processo, folha controlo de registo Compilação/Indexação não é clara a forma como são indexados os registos; Clarificar o termo manual pois pode confundir-se com o conceito de indexação manual ou automática Em nenhuma das UO se verificou existir indicações para a avaliação de fornecedores. A organização deve assegurar que o produto comprado está conforme os requisitos de compra. GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 3 de 5
5 X 8.5 6 X 7.5 Não foi evidenciada nenhuma definição de acções decorrentes análise do nível de participação do inquérito de avaliação dos utilizadores. Não há evidencias de que essa analise tenha sido realizada (por exemplo e acta) ESE Não foi evidenciada a comunicação de recepção de documentos (livros, monografias) É prática a comunicação verbal s/ anotações 7 x 4.2 8 X 6.3 ESE Os recibos emitidos na biblioteca da ESE são diferentes dos adoptados pelo processo GEF ESTG Sistema de Detecção de Furtos não está em funcionamento. A reparação é importante que seja efectuada para maior controlo do acervo. 9 X 6.3 ESCE Não há qualquer sistema de controlo anti-roubo. ESCE: Ainda não solucionou o problema do software de apoio às actividades. Na auditoria de 15.10.2009 foi referenciado como oportunidade de melhoria Instalar na Biblioteca da ESCE um 10 X 6.3 software de apoio às actividades inerentes ao empréstimo domiciliário e todas as outras actividades decorrentes deste processo Ex.: A catalogação/registo de obras, num ficheiro Excel~. 11 X 7.1 ESCE Procedimento de aquisição não é cumprido o estipulado neste procedimento porque não há qualquer intervenção da biblioteca nas aquisições, nomeadamente ao nível da informação sobre a existência ou não da obra solicitada para aquisição. É o BU que desenvolve todo o procedimento de aquisição. Não há controlo de duplicação de obras. 12 X 7.2 ESCE: Apesar de já estar regulamentado ainda não estão a aplicar as sanções previstas perante o não cumprimento. 13 X 7.2.3 Não é efectuada a difusão da informação de obras entradas na biblioteca. GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 4 de 5
NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 5 de 5