RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: IPVC Escolas ESE,ESA,ESTG,ESCE e ESS e Serviços Centrais NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 DATA (S) DA AUDITORIA: DURAÇÃO: 1dia ÂMBITO: Académicos (ACA); Cooperação Internacional (CIN); Criação e Reestruturação de Cursos (CRC); Formação (FOR) REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais X Requisitos da Documentação X 3, 7, 8, 9, 11, 12, 21, 22, 23, 28, 29, 30, 31, 33, 35, RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 Comprometimento da Gestão 5.2 Focalização no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planeamento 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação X Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos X 6.2 Recursos Humanos X 6.3 Infraestrutura X 6.4 Ambiente de Trabalho 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto X Processos Relacionados com o Cliente X 5, 15, 17, Concepção e Desenvolvimento X Compras Produção e Fornecimento do Serviço X 10, 13, 14, 16, 20, 32, 34, 38, Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição X 6, 17, 27, Controlo do Produto Não Conforme X Análise de Dados X 8.5 Melhoria X 4, 24, 26 * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO RUBRICA Jorge Dantas ( Auditor Coordenador) Isabel Araújo (Auditora Téncica) Rosa M.M.Venâncio ( Auditora Técnica ) João Pereira ( Auditor em formação) GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 6

2 RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objectivo avaliar os processos Formação (FOR) e Académicos (ACA) e os subprocessos Criação e Reestruturação de Cursos (CRC) e Cooperação Internacional (CIN) nas Escolas do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) - Escola Superior de Educação (ESE),Escola Superior de Agrária (ESA), Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG), Escola Superior de Ciências Empresariais (ESCE) e Escola Superior de Saúde (ESS)-, e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência (NP EN ISO 9001:2008) e requisitos legais e regulamentares aplicáveis. A Equipa Auditora (EA) conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano inicialmente proposto, focando, por amostragem, requisitos/ objectivos requeridos pela norma de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação das actividades; avaliação de disponibilidade de recursos humanos, materiais e de infra-estruturas e verificação de registos e documentação dos processos. Procurou-se ainda verificar se as não conformidades e observações das auditorias internas e externas referentes a estes Processos, nas diversas escolas, foram adequadamente tratados. É de salientar o esforço dos gestores intervenientes para a eliminação/correcção das NC e Obs. detectadas nas anteriores auditorias. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. E ressalva que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório. Apesar dos gestores dos processos e subprocessos terem recebido a informação atempadamente nem todos comparecerem à reunião de abertura. Com o propósito de melhorar o SGQ foram formuladas as seguintes OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Verifica-se a necessidade de prestar atenção à contínua comunicação dentro do sistema da qualidade, nomeadamente entre GT e colaboradores e entre GIP e GP; Reforçar a colaboração entre os colaboradores dos Serviços Académicos/ gestores do Processo ACA e os gestores dos processos FOR e subprocesso CIN, nomeadamente a nível da comunicação entre eles, por exemplo, através da implementação de reuniões conjuntas; Aumentar a frequência das reuniões dos grupos coordenadores dos processos e subprocessos por forma a ajustar, em tempo útil, as alterações de procedimentos e impressos; Promover/convidar os responsáveis pelos órgãos científico e pedagógicos das escolas do IPVC para análise conjunta dos procedimentos/documentos associados aos processos FOR e ACA, permitindo assim uma melhor adequação à nova organização/estrutura; GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 6

3 No processo FOR sugere-se que sejam clarificados os procedimentos quanto à utilização documentação nos cursos de mestrados nomeadamente a Calendarização da Avaliação Contínua e Final, nomeadamente quanto ao(s) formato(s) de divulgação assim como uma clarificação dos procedimentos/registos relacionados com a Distribuição de Serviço Docente; Inclusão no Plano de melhorias acções dirigidas às necessidades dos clientes (Escolas, alunos, docentes e não docentes); Elaboração de actas das reuniões efectuadas com responsáveis/alunos/colaboradores; Repensar /avaliar o procedimento da divulgação das notas parciais aos alunos; Este subprocesso (CIN) encontra-se em reestruturação. Por este motivo, sugere-se que seja efectuada nova auditoria interna mais para a frente no tempo. No sentido de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, o IPVC deve proceder à implementação e análise das acções correctivas para não conformidades (NC) identificadas neste relatório e não somente à correcção das NC. Segue-se, na página seguinte, as constatações anotadas ao longo da Auditoria, num total de 39 registos: 38 - Não Conformidades e 1 - Observações. NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS * Requisito Descrição 1 X 2 X 3 X 4 X (ACA) Na auditoria Externa de Acompanhamento de Dezembro 2010, foi assinalado um PAC relativo à inexistência do Suplemento ao Diploma de Curso. Na F.O. n.º 33/2010 com o registo de que foi aberta, foram identificadas 3 acções correctivas em que as duas primeiras relativas a Divulgação da implementação do SD no IPVC e Formação de monitores para uso do Software possuem como prazo de implementação 31 Março. No entanto nenhuma destas acções foi efectivamente implementada. O cronograma previsto para a implementação do Suplemento ao Diploma não está a ser cumprido (CRC) na matriz do subprocesso CRC, na actividade 1, não está prevista a intervenção do Conselho Pedagógico mas a Agência Nacional de Acreditação dos cursos exige o parecer deste órgão (ACA) Na matriz do processo e na sua lista de documentos constam documentos com datas diferentes dos que se encontram disponíveis na plataforma (exemplos da primeira situação o ACA 03/01 de na listagem e disponível na plataforma com a data de , o que acontece também com o ACA 04/01 com a data na listagem de e disponível com a data de ), bem como um documento ACA 04/05 referenciado 6nessa lista que não está disponível. Também o ACA 09/01 está na listagem de documentos como está na sua segunda revisão datada de e o impresso disponível apresenta a mesma data mas refere que está na terceira revisão. (CRC) O plano de melhoria encontra-se desactualizado existindo acções planeadas e não realizadas, como por exemplo a acção 3, relativa à criação de um impresso único para a creditação de ECTS e competências, que deveria estar implementado em Junho de 2010 e ainda não existem evidências da sua criação e utilização. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 6

4 5 X 6 X 7 X 8 X 9 X 10 X 11 X 12 X 13 X 14 X 15 X 16 X 17 X 18 X 19 X ESE (CRC) A submissão da proposta de criação do Mestrado em Educação - Tecnologias da Educação e Informação não cumpriu todos os trâmites previstos no procedimento, nomeadamente a autorização do Presidente do CTC (FOR, ACA; CIN) Ainda não foram iniciados controlos previstos no PGRCIC; (Ex. ESA) Não foram criadas evidências relativas à amostragem aleatória dos itens previstos no PGRCIC referentes ao processo ACA ESE (FOR)O impresso FOR 01/02 Distribuição de Serviço Docente não está a ser utilizado. ESS (FOR)O impresso FOR 01/02 de Distribuição de Serviço Docente não está codificado, colocou-se a hipótese de um problema de impressão mas constatou--se que não) ESE (FOR) Não foi utilizado o impresso FOR 01/07 do programa da unidade curricular História das Artes Visuais do 1ºano da licenciatura da Licenciatura de Gestão Artística e cultural ESA (FOR) Não foi utilizado o impresso do programa da unidade curricular Enfermagem Veterinária e Animais de Companhia do 3ºano da licenciatura de Enfermagem Veterinária ESE (FOR/ACA) O programa desta unidade de curricular, Enfermagem Veterinária e Animais de Companhia do 3ºano da licenciatura de Enfermagem Veterinária, arquivado nos Serviços Académicos, não está assinado. ESE (FOR) não foi possível aceder ao dossier do curso Licenciatura em Gestão Artística e Cultural. Não existe relatório desta UC nos SAC. ESE (FOR) O mapa de assiduidade da Unidade curricular História das Artes Visuais não está totalmente preenchido campo de horas não está preenchido ESS (FOR) O mapa de assiduidade da Unidade curricular Sociologia I da licenciatura de Enfermagem não está totalmente preenchido (campo de horas) não está preenchido. ESS (FOR) O impresso FOR-05/04 mapa de assiduidade utilizado na escola é uma adaptação da aplicação informática de Gestão Académica. Nem todos os campos do impresso da plataforma do SGQ foram reproduzidos (assinatura de docente). ESE/ESA (FOR/ACA) os colaboradores dos serviços académicos desconheciam a existência deste modelo. ESE (FOR/ACA) O programa da unidade curricular, História das Artes Visuais, prevê a avaliação contínua mas não consta no calendário de avaliação continua. ESE (FOR) Não foi evidenciado a existência de horário de atendimento do docente Jorge Santos. ESE (FOR) Para a Opção I do 1.º ano da Licenciatura de Gestão Artística e Cultural estão previstas 4 unidades curriculares visualizadas pelos alunos no acto da inscrição no entanto apenas funcionou a opção de Inglês. ESE (FOR) O mestrado de Supervisão Pedagógica a unidade de crédito Modelos e Práticas de Avaliação não tem informação no Moodle e a de Seminário de Apoio ao Projecto não está disponível o programa e os sumários. ESE (GMS) As Fichas de Ocorrência abertas aos Processos ACA e FOR na sequência da Auditoria à Escola no dia não estavam totalmente/devidamente preenchidas :Processo ACA FO Nº 12 Constatou-se que os Gestores da Qualidade e do Processo ACA não concordaram com a referência dessa NC mas não foi dado seguimento/informação aos auditores/giq; FO Nº 14 e 17 falta assinatura e data de despacho; FO N.º 18 falta a identificação do responsável; Refere uma acção preventiva, mas não indica qual (não está descrita). A ficha encontra-se fechada. ESE (CIN/ACA) Os alunos estrangeiros em mobilidade não estão inscritos no sistema de Gestão Académica.Não estão criados os planos de estudos destes alunos. ESE (CIN/ACA) O processo dos alunos em mobilidade está organizado e arquivado pela Coordenadora do Programa ERASMUS- Não constam do Processo Individual dos alunos GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 6

5 20 X 21 X 22 X 23 X 24 X 25 X 26 X 27 X 28 X 29 X 30 X 31 X 32 X 33 X 34 X ESE (CIN) Os planos de equivalência dos alunos em mobilidade são aprovados pelos Coordenadores de Curso, não pelo CTC como previsto no procedimento. ESA (FOR): Não foi evidenciado para o horário de atendimento o preenchimento do impresso FOR -01/01 identificação de necessidades ESA (FOR): No mestrado de Agricultura Biológica não estão a utilizar o impresso de calendarização de Avaliação Contínua e de Avaliação Final. SC (CIN) Data da acta da última reunião Dez.2010 Estão previstas várias alterações em termos de procedimentos (ex. candidaturas online), mas não existe nenhuma acta que evidencie uma reunião formal que evidencie. SC (CIN) Plano de Melhorias Acção 13 Foi efectuada a melhoria apresentada, mas o mapa não foi actualizado em conformidade. SC (CIN) ESCE (ACA) A colaboradora Sónia Simas dos SCe Paula Andrade da ESCE, não tinham conhecimento do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas. ESTG (ACA) O plano de melhorias não está actualizado, pois não representa o estado efectivo de algumas actividades já concluídas (encontram-se indicadas como estando em curso) como sejam o cartão único e o livro de termos. ESTG (ACA) Mapa de Indicadores Não foram apresentadas evidências de indicadores - N.º de inscrições on-line - A Informação está disponível nos SC mas não é facultada aos ACA da ESTG. Na emissão de certidões de conclusão das U.C O Software existente não regista as datas em que são emitidas as certidões, pelo que a aferição deste indicador carece de verificação manual que não foi efetuada. ESTG (ACA) O dossier do Curso de Licenciatura em Engenharia de Sistemas de Energias Renováveis não possui a listagem de docentes do curso. ESTG (ACA) Reingressos Não foi utilizado o impresso ACA-03/01 (Regime de Ingresso, Mudança de Curso e Transferência) no procedimento de reingresso do Aluno Fernando Taborda, n.º 3600 do Curso de Engenharia de Computação Gráfica ESTG (ACA) Reingressos No impresso ACA-03/01 (Regime de Ingresso, Mudança de Curso e Transferência), da aluna Martina Ferreira de Faria do Curso de Licenciatura em Turismo, os campos relativos a Serviços Administrativos e a Despacho não estão datados nem assinados. ESCE (ACA) Reingressos No impresso ACA-03/01 (Regime de Ingresso, Mudança de Curso e Transferência), do aluno Luís Filipe Costa do Curso de Licenciatura em Informática de Gestão os campos relativos a Serviços Administrativos e a Despacho não estão datados nem assinados. ESTG (ACA) Concursos Especiais - Maiores de 23 Anos - No impresso ACA-03/02 (Concursos Especiais de Acesso ao Ensino Superior), da aluna Isabel Maria Pereira do Curso de Licenciatura em Gestão (nocturno) os campos relativos a Serviços Administrativos e a Despacho não estão datados nem assinados. ESTG (ACA) ESTG (FOR) Não existe nenhum dossier de Curso do Mestrado em Empreendedorismo e Inovação na Industria Alimentar, pelo que os documentos que deveriam compor o mesmo não foram disponibilizados pelos serviços. Não existe qualquer processo de pedido de equivalências dos alunos das 2 edições deste curso de forma a poderem frequentar o 2.º ano do Curso. Não foi apresentado nenhum Programa de Unidades Curriculares. Ex. Aluna Ana Luísa Rodrigues Leitão, n.º 1526 (Ano lectivo 2009/2010) ESTG (ACA) Foi utilizado um impresso ACA-04/01 (Boletim de Inscrição) na Inscrição do Aluno Fernando Taborda, n.º 3600, do Curso da Licenciatura de Computação Gráfica com a Revisão 3 de Esta revisão deste documento não consta na lista de documentos do Processo, apenas constando como última revisão, a n.º 2 datada de ESTG (FOR) Moodle O Curso de Mestrado em Empreendedorismo e Inovação na Industria Alimentar apenas possui uma unidade curricular criada designada de e-placard MEIIA-2.º edição. Não existe assim nenhuma Unidade Curricular criada e consequentemente nenhum documento associado, designadamente, Programa, Horário de Atendimento e Sumários. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 6

6 35 X 36 X 37 X 38 X 39 X 8.2 ESTG (FOR) Horários Curso de Mestrado em Design Integrado não está afixado o horário correspondente às últimas semanas de aulas. ESCE (ACA) Indicadores Os cálculos de resultados dos indicadores de 2010 cujo acompanhamento é semestral, não foram realizados. ESCE (ACA) O impresso ACA 05/01 Boletim de Estatutos Especiais - relativo à solicitação do estatuto de trabalhador-estudante do Aluno Renato H. Correia Domingues, do Curso de Licenciatura em Contabilidade e Fiscalidade, com o n.º 393, não estão assinalados os campos referentes aos documentos que foram entregues Entidade Patronal e Segurança Social. ESCE (ACA) A Pauta de Avaliação Provisória da unidade curricular Contabilidade Financeira III ( ), do Curso da Licenciatura em Contabilidade e Fiscalidade, 2.º Ano, 1.º Semestre, possui uma data posterior (03/03/2011) à data que consta na Pauta de Avaliação Final (28/02/2011) ESCE (FOR) Moodle A unidade curricular de Estatística II, do Curso de Licenciatura em Contabilidade e Fiscalidade, 2.º Ano, 2.º Semestre, não possui qualquer tipo de informação: Programa, Sumários e horário de atendimento. * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 6 de 6