XXX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO Maturidade e desafios da Engenharia de Produção: competitividade das empresas, condições de trabalho, meio ambiente. São Carlos, SP, Brasil, 12 a15 de outubro de 2010. A UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO NA ADAPTAÇÃO DE EDIFICAÇÕES: UM ESTUDO DE CASO Monica Gomes da Silva (UEPA) momigsilva@hotmail.com Pedro Henrique Miranda Lobato (UEPA) ph_bico@yahoo.com.br O projeto apresentado visou evidenciar os benefícios obtidos a partir da aplicação de ferramentas de Planejamento e Controle da Produção (PCP), em uma obra de adaptação de agência bancária às Normas de Acessibilidade, previstas na ABNT NBR 9050:2004. Por meio da identificação dos pontos críticos de impacto à rentabilidade da obra, buscou-se traçar um plano de ação para aplicação das melhores técnicas descritas na literatura disponível, a fim de se otimizar a execução do serviço, abordando as várias áreas, como: mão-de-obra, recursos financeiros e controle de estoques. Como principais resultados, pôde-se observar a redução no prazo de conclusão da obra e dos custos de produção, além de um aumento da produtividade da mão-de-obra disponível e maior segurança dos controles administrativos da empresa. Palavras-chaves: ferramentas de PCP, acessibilidade, rentabilidade
1. Introdução Um dos problemas mais frequentes enfrentados por empresas de produção de bens e/ou prestação de serviços trata-se da falta de organização do seu processo produtivo. Problema este que resulta em diversos aspectos negativos, como: má administração dos custos de produção, o que pode acarretar em despesas desnecessárias à execução do serviço; dimensionamento errôneo do markup (percentual de retorno financeiro desejado sobre o valor de um orçamento apresentado), aumentando a probabilidade de se obter pouco ou nenhum lucro com o bem ou serviço ofertado; não cumprimento de prazos, tanto na entrega do produto final, como nas diversas etapas de produção, ocasionando outro problema também muito freqüente: a baixa produtividade da mão-de-obra disponível. Nesse contexto difunde-se cada vez mais a aplicação das técnicas de Planejamento e Controle da Produção, como uma tentativa de se minimizar tais deficiências. Em Russomano (2000), encontra-se que segundo pesquisas de instituições mundiais, os Sistemas de Planejamento e Controle da Produção representam um papel decisivo entre as ações que vêm sendo tomadas para enfrentar esses desafios. O autor cita ainda que a crescente oferta de materiais e produtos de todas as partes do mundo é um fato incontestável. Isso tem jogado as empresas numa competição de âmbito mundial com desafios decisivos. A competição mundial traz consigo crescentes exigências por parte dos consumidores. Melhor qualidade, maior variação de modelos, entregas mais confiáveis e menores custos tornam-se parte das expectativas dos consumidores. Assim, espera-se que o PCP mantenha pressão constante sobre Produção, Compras e outros departamentos, a fim de que sejam cumpridos os planos de produção preestabelecidos. Como um organismo, o PCP exerce um certo número de funções a fim de cumprir sua missão. Neste trabalho o programa descrito foi implantado em uma empresa prestadora de serviços de construção civil e elétrica de pequeno porte. Trata-se de uma empresa que tem obras de diversos ramos da construção civil no seu histórico, uma vez que oferta seus serviços principalmente através de licitações a órgãos públicos e empresas privadas. O trabalho foi desenvolvido fazendo-se um comparativo entre duas obras de adaptação de edificações, sendo uma executada da forma tradicional com que a empresa trabalhava e a outra com a utilização de algumas ferramentas de Planejamento e Controle da Produção.A adaptação citada trata-se da adequação de duas agências bancárias às Normas de Acessibilidade, para atendimento a pessoas com deficiência física e/ou visual. Essas normas estão baseadas em um Manual de Acessibilidade fornecido pela empresa contratante, baseado em diversas outras normas encontradas na ABNT, como a NBR 9050/2004 acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamento urbano; a NBR 15.250/2005, a qual detalha os requisitos funcionais de acessibilidade em caixas de auto-atendimento bancário entre outras. 2. Revisão bibliográfica 2.1. Planejamento e Controle da Produção Segundo Russomano (2000), o PCP é o setor responsável pela coordenação dos vários departamentos da empresa, visando o bom atendimento das solicitações demandadas, cabendo-lhe providenciar que estas sejam atendidas no prazo e quantidades exigidas, através da programação, emissão e movimentação de várias ordens de produção, bem como acompanhar a produção de um modo geral. O mesmo autor afirma ainda que o PCP envolve geralmente a organização e o planejamento dos processos de fabricação. Especificamente, se 2
constitui no planejamento do seqüenciamento de operações, da programação da movimentação e coordenação da inspeção, e no controle de materiais, métodos, ferramental e tempos operacionais. O objetivo final é a organização do suprimento e movimentação dos recursos humanos, utilização de máquinas e atividades relacionadas, de modo a atingir os resultados de produção desejados, em termos de quantidade, qualidade, prazo e lugar. EmTubino (2000) encontra-se a definição de que o PCP surgiu com a finalidade de formular planos para atingir as metas e estratégias definidas por um sistema produtivo, administrar os recursos humanos e físicos com base nesses planos, direcionar a ação dos recursos humanos sobre os físicos e acompanhar esta ação, permitindo a correção de prováveis desvios. Como pode-se observar, os autores definem PCP como uma função de apoio aos demais setores da cadeia produtiva, com a função bem estabelecida de encontrar meios de planejar, programar e controlar a produção para atingir um objetivo comum. Entretanto, Chiavenato (1990) analisa o Planejamento e Controle da Produção pela forma conceitual das duas primeiras palavras do termo. Este autor cita que o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais os objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para atingi-los da melhor maneira possível e o controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho para assegurar que os planos sejam executados da melhor maneira possível. Russomano (2000) destaca como as principais funções do PCP: definição das quantidades a produzir; gestão de estoques; emissão de ordens de produção; programação das ordens de fabricação (cronograma); movimentação das ordens de fabricação e acompanhamento da produção. Porém, neste estudo de caso não far-se-á uso de emissão de ordens de produção, nem movimentação de ordens de fabricação, visto que são funções aplicáveis ao setor industrial. A função base para que todas as outras sejam exercidas é a definição das quantidades a produzir, onde são estabelecidas metas a serem atingidas; a Gestão de Estoque, que tem a finalidade de manter a linha de produção sempre abastecida de matérias-primas e material auxiliar; a Programação de Ordens de Fabricação, que preestabelece a ocasião onde serão executadas as etapas da produção, quais etapas dependem de etapas antecessoras (essa função é executada por meio da elaboração de cronogramas específicos para cada obra desenvolvida); e o acompanhamento da produção, a qual é função do controle do processo produtivo, ou seja, onde será feita uma comparação entre o que foi programado e o que foi produzido e a ação da possível correção no caso do não atendimento do primeiro pelo segundo. Em Tubino (2000) encontra-se uma visão mais ampla do PCP, onde são evidenciadas atividades por ele exercidas, distribuídas entre os três níveis hierárquicos de planejamento e controle das atividades produtivas de um sistema de produção: níveis estratégico, tático e operacional. Para o primeiro, onde são definidas as políticas de longo prazo da empresa, o mesmo autor afirma que o PCP participa da formulação do Planejamento Estratégico da Produção, gerando um Plano de Produção. No segundo nível, onde são estabelecidos os planos de médio prazo para a produção, ele destaca que o PCP desenvolve o Planejamentomestre da Produção, obtendo o Plano-mestre de Produção (PMP). E no último nível, onde são preparados os programas de curto prazo de produção e onde é realizado o acompanhamento deste. O autor apresenta que o PCP prepara a Programação da Produção administrando estoques, seqüenciando, emitindo e liberando as Ordens de Compras, Fabricação e Montagem, bem como executa o Acompanhamento e Controle da Produção. 3
2.2. Ferramentas do PCP Este trabalho envolve o estudo de 3 (três) ferramentas do PCP encontradas nas diversas literaturas pertinentes ao assunto. 2.2.1. Cronograma de Execução O Cronograma de Execução é desenvolvido após a aceitação do orçamento pela empresa contratante, baseado nos departamentos de Compras e Recursos Humanos, que fornecem informações para subsidiar a melhor elaboração do plano de produção, como: capacidade de produção pela mão-de-obra disponível, grau de facilidade na aquisição das diversas matériasprimas no mercado e custo estipulado para cada etapa da produção. E faz uma correlação com o departamento Comercial que dita os prazos esperados pelo cliente. Esta ferramenta tem como objetivo principal apresentar os tempos planejados para cada etapa da construção, possibilitando uma organização e controle do serviço em todos os períodos de sua execução. Além disso, através do seu acompanhamento constante, propicia um estudo da comparação entre o que foi realizado e o que está sendo realmente executado. 2.2.2. Controle de Estoque Esta ferramenta é uma das mais importantes aplicabilidades do PCP na construção civil, uma vez que um dos maiores desafios das empresas do ramo é evitar a falta de matéria-prima no canteiro de obras, o que pode ocasionar atrasos nas etapas do cronograma, a manutenção de estoques elevados, comprometendo o capital de giro da empresa e o espaço onde este será armazenado. Para Russomano (2000), estoque é qualquer quantidade de material que seja armazenada, para uso futuro, por algum intervalo de tempo. Chiavenato (1990) considera como finalidade dos estoques: Garantir o funcionamento da empresa neutralizando os efeitos de demora ou atraso no fornecimento, sazonalidade no suprimento e riscos de dificuldades no fornecimento; Proporcionar economias de escala através da compra ou produção de lotes econômicos e pela flexibilidade nos processos produtivos. O mesmo autor afirma que a responsabilidade pelo estoque se dilui por toda a empresa e por quase todos os níveis hierárquicos de sua administração. Segundo ele a direção de uma empresa quase sempre se preocupa apenas com o volume global de estoques, sem se ater a detalhes sobre o estoque específico de cada item e que a responsabilidade do controle específico destes itens cabe aos gerentes e chefes da empresa. No caso apresentado, entende-se o almoxarifado como a área do canteiro de obras destinada ao depósito de matérias-primas, como seixo, areia, cimento, arames, cabos etc.; e também o local destinado para armazenamento de materiais menores, como barras de apoio, interruptores, louças e metais sanitários, entre outros. 2.2.3. MRP Material Requirements Planning O sistema MRP Material Requirements Planning, ou Planejamento das Necessidades de Materiais, surgiu durante a década de 60, como a ferramenta do PCP que teria por objetivo executar computacionalmente a atividade de planejamento das necessidades de materiais, permitindo determinar, precisa e rapidamente, as prioridades das ordens de compra e fabricação. Esta seria, então, a principal ferramenta de suporte para a formatação, acompanhamento e controle do cronograma de produção. 4
O MRP divide as etapas de produção em duas categorias: etapa de demanda dependente e etapa de demanda independente. Para as etapas que independem de outras para ser executadas, o momento da sua conclusão deverá ser considerado para o início das atividades que dependem destas. Enquanto que, as etapas que têm sua execução dependente de alguma outra, podem ser calculadas com base na finalização da execução da predecessora, ou sua parcial execução, por exemplo, telhas não podem ser colocadas sem que a etapa de colocação das ripas de sustentação tenha sido pelo menos parcialmente executada. Nesse contexto, é montado um planejamento, o qual irá expor as relações de interdependência entre as etapas do cronograma da obra, com seus respectivos lead times e, juntamente, com a quantidade de estoque necessária de matéria-prima para cada etapa. 2.3. Acessibilidade ABNT NBR 9050:2004 A norma técnica NBR 9050:2004, da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), tornou-se válida a partir de 30 de junho de 2004, com o objetivo de estabelecer critérios e parâmetros técnicos aplicáveis a projetos, construções, instalações e adaptação de edificações, assim como, padrões para mobiliários, espaços e equipamentos urbanos às condições de acessibilidade, ou seja, promover a adaptação do ambiente às pessoas com deficiência física e/ou visual. Ressalta-se que, no atual ambiente do mercado de trabalho, as empresas têm demonstrado real interesse na sua adaptação às normas de acessibilidade, não só pela obrigatoriedade de alguns ramos do mercado, como exemplo dos bancos públicos e privados, mas sim pela sua própria aceitação por parte dos clientes. Esta norma tem como referência: Lei Federal nº 9.503, de 23 de setembro de 1997, incluindo decretos de regulamentação e resoluções complementares - Código de Trânsito Brasileiro; ABNT NBR 9077:2001 Saídas de emergência em edifícios Procedimento; ABNT NBR 9283:1986 Mobiliário urbano Classificação; ABNT NBR 9284:1986 Equipamento urbano Classificação; ABNT NBR 10283:1988 Revestimentos eletrolíticos de metais e plásticos sanitários Especificação; ABNT NBR 10898:1999 Sistema de iluminação de emergência; ABNT NBR 11003:1990 Tintas Determinação da aderência Método de ensaio; ABNT NBR 13994:2000 Elevadores de passageiros Elevadores para transporte de pessoa portadora de deficiência. No caso apresentado a utilização desta norma tornou-se direcionada à adaptação de edificações, especificamente de agências bancárias, sendo observado itens como: largura das portas de acesso, barras de suporte lateral nos banheiros, biombos adaptados, área de circulação para cadeira de rodas, pisos, mapas táteis etc. 3. Estudo de caso O estudo foi desenvolvido em duas obras de adaptação de agências bancárias, localizadas na cidade de Belém, estado do Pará, às Normas de Acessibilidade previstas na ABNT NBR 9050:2004. Este trabalho apresenta os benefícios obtidos pela implantação de ferramentas de Planejamento e Controle da Produção, a partir da comparação realizada à duas obras de adaptação de agências bancárias às Normas de Acessibilidade, sendo que as ferramentas 5
apresentadas foram utilizadas para o controle de apenas uma destas. O trabalho estrutura-se em: dignóstico, desenho do projeto, aplicação e avaliação dos resultados obtidos. 3.1. Diagnóstico Inicialmente é realizado um diagnóstico da situação encontrada no controle de obras desenvolvidas pela empresa. Essa etapa tem por objetivo observar o andamento de um projeto de adaptação de uma agência bancária, com área de aproximadamente 138 m². A adaptação é fundamentada nas normas descritas em um Manual de Acessibilidade, fornecido pela empresa contratante e desenvolvido baseado na Norma NBR 9050:2004. Nesta fase realiza-se a coleta dos dados e observações, para que fossem identificados os pontos críticos, ou principais causas de desperdícios no andamento dos serviços e, consequentemente, diminuição da rentabilidade da obra. Para se identificar os principais pontos de impacto à rentabilidade da execução da obra, foram levantados apontamentos de mão-de-obra e de todos os materiais envolvidos com a obra, foram registrados os custos, bem como elaborado um cronograma de execução no nível micro. Essas atividades não eram executadas anteriormente, com exceção do cronograma que era realizado, no entanto somente no nível macro. Os pontos mais relevantes identificados nessa etapa foram: Mão-de-obra mal dimensionada ou sem dimensionamento; Não cumprimento de prazos; Cronograma parado por falta de material, devido difícil aquisição no mercado ou por falta de programação no frete de distribuição; Não identificação de atividades predecessoras; Falta de conhecimento da rentabilidade da obra. 3.2. Desenho do Projeto Após a realização do diagnóstico da situação inicial foram realizadas reuniões com a diretoria, onde foram apresentadas ferramentas de Planejamento e Controle da Produção, visando um melhor desenho do projeto a ser implantado na empresa. Nessa etapa foram definidas como principais ferramentas a serem aplicadas: o cronograma de execução dos serviços no nível micro, o controle de estoque e a utilização do MRP. As ferramentas seriam utilizadas de forma inter-relacionadas, com o cronograma elaborado antecipadamente ao início da obra, sendo a base para a elaboração da árvore de produção do MRP que, por sua vez, seria alimentada continuamente, de acordo com as informações do controle de estoques. Esta inter-relação teve como principal objetivo a não ocorrência de faltas de materiais no momento da utilização. 3.3. Aplicação Com a definição das ferramentas delineadas na etapa anterior, teve início a fase de aplicação do estudo. Foi implantado o cronograma no nível micro que permite que a empresa tenha maior visão e controle quanto ao cumprimento de prazos de cada atividade planejada, podendo assim enviar materiais e mão-de-obra para o canteiro, no momento da necessidade. O controle de estoques foi realizado no modelo de PMP Plano Mestre da Produção, indicando a utilização dos itens no decorrer do tempo e a necessidade de nova aquisição, 6
quando um determinado item atingir o nível de estoque mínimo, calculado com base no tempo de obtenção e entrega pelo fornecedor (Figura 1). Fonte: Lobato (2010) Figura 1 Plano Mestre da Produção Observou-se algumas dificuldades quanto à atualização dos dados das planilhas de controle de estoque, em virtude da falta de capacitação da mão-de-obra disponível na empresa. O controle, portanto, foi repassado a um funcionário do escritório que assumiu a responsabilidade de contatar constantemente o mestre de obras, até que este se adaptasse com o novo procedimento. Com o andamento dos serviços, também observou-se os benefícios deste novo controle, como a não ocorrência de falta de materiais no momento de sua utilização, melhor visualização da utilização da matéria-prima disponível, o controle de custo de produção no andamento do projeto e maior rendimento da mão-de-obra, uma vez que esta passou a ter sempre disponível o material desejado. A partir da informação advinda das planilhas de controle de estoque e do cronograma previamente elaborado, rapidamente pôde-se projetar o MRP, desenhando-se a árvore de produção para toda a obra (Figura 2). 7
Fonte: Lobato (2010) Figura 2 Árvore de produção O desenvolvimento do estudo melhorou a visualização do tempo de execução de cada etapa do processo de produção. Ressalta-se que os dias programados estão obedecendo o grau de dificuldade na obtenção de matérias-primas e o tempo de transporte de materiais que vêm de locais distantes. Para que houvesse a implantação das ferramentas do PCP nesse estudo de caso, foi necessária a implantação de outras ferramentas também. Essas demais ferramentas tiveram o objetivo de garantir a continuidade do projeto, são elas: ordens de compra programadas; integridade das prioridades, onde analisa-se o cumprimento das prioridades planejadas, também denominado como caminho crítico; e o programa das ordens planejadas, auxiliando até mesmo no controle de contas a pagar. 3.3. Avaliação dos resultados obtidos Depois de aplicadas todas as ferramentas e realizados alguns testes da nova estrutura organizacional, a empresa realizou uma nova obra de adaptação em outra agência bancária, com aproximadamente mesma dimensão da primeira, sendo esta com 143,48 m2 de área reformada. Os resultados mais relevantes foram observados na otimização da utilização da mão-de-obra, no custo de estocagem de materiais, na agilidade à antecipação do prazo de entrega planejado e no aumento da rentabilidade da obra. Porém, também observou-se benefícios paralelos, como: maior limpeza no canteiro de obras, pela diminuição do material ali disposto; menor incidência de retrabalho; maior facilidade no cumprimento do caminho crítico; e melhor 8
controle financeiro da empresa. O único aspecto negativo encontrado trata-se do aumento dos fretes de entrega de materiais. A Tabela 1 apresenta um quadro comparativo das situações inicial, representada pela Obra 1, e final, representada pela Obra 2: Obra 01 Obra 02 Percentual de Otimização Valor Contratado R$ 21.181,90 R$ 21.581,17 Total de custos R$ 14.943,88 R$ 8.866,89 59,33% Dias trabalhados 123 52 42,28% Custos de frete R$ 800,00 R$ 1.200,00-0,5% Rentabilidade 29,45% 58,91% Fonte: Lobato (2010) Tabelas 1 Comparação dos valores resultados da Obra 1 e Obra 2 Neste quadro tem-se como ponto de maior relevância à validade da implantação do projeto, o aumento de aproximadamente 30%, da rentabilidade final da obra. Observa-se também, redução de 42,28% do prazo de prontificação da obra de adaptação da agência. Porém, os custos oriundos do pagamento de fretes tiveram um aumento de 0,50%, em virtude de não mais ser transportada grandes volumes de matéria-prima no início dos serviços, mas sim, transportar os materiais de acordo com a necessidade prevista no cronograma. 4. Considerações finais A partir dos resultados expostos anteriormente, observa-se a validade dos dados das técnicas e ferramentas selecionadas para a execução desse trabalho. Uma vez que, com a aplicação correta da metodologia apresentada, a empresa em estudo obteve uma melhor utilização dos seus recursos humanos, materiais e financeiros. Entretanto, vale ressaltar que o estudo foi desenvolvido em uma obra de adaptação de pequeno porte, não sendo possível se antever que os mesmos resultados seriam obtidos em obras de maior amplitude. A empresa responsável pela obra, a partir deste trabalho, pôde então desenvolver outras ferramentas, para melhor gerenciar os seus projetos, como: planejamento de contas a pagar, controle de rentabilidade no decorrer da obra e controle de custos específicos com mão-deobra. Outro benefício também obtido pela empresa, diz respeito ao aumento da capacidade produtiva e maior segurança no gerenciamento dos serviços prestados. É possível perceber que, mesmo com todas as ferramentas implantadas e os benefícios obtidos, ainda há um grande potencial de aumento nos controles de produção e aperfeiçoamento do trabalho desenvolvido pela empresa, devendo esta manter-se sempre na busca por reciclar-se quanto à aplicação de novas técnicas de planejamento e controle da sua produção. Referências ABNT. NBR 9050: Acessibilidade a Edificações, Mobiliário, Espaços e Equipamentos Urbanos. Rio de Janeiro, 2004. CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação ao Planejamento e Controle da Produção. São Paulo: Mcgraw-Hill, 1990. Conceitos Teóricos de PCP Planejamento e Controle da Produção. Disponível em:< http://www.elemaq.com.br/modules/smartsection/print.php?itemid=116>. Acesso em 29 de jan. 2010. 9
Fluxo de Informações de um Sistema MRP. Disponível em: <http://www.eps.ufsc.br/disserta96/armando/cap3/cap3.htm>. Acesso em 02 de fev.2010. LOBATO. Pedro Henrique Miranda. A Utilização de Ferramentas de Planejamento e Controle da Produção na Adaptação de Edificações: Um Estudo de Caso. Belém: Universidade da Amazônia, 2010. Trabalho de Conclusão do Curso de Especialização em Engenharia da Construção Civil - Planejamento e Controle. RUSSOMANO, Vitor Henrique. PCP: Planejamento e Controle da Produção. 6 ed. São Paulo: Pioneira, 2000. TUBINO, Dalvio Ferrari. Manual de Planejamento e Controle da Produção. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2000. 10