SAGE RETAIL, GESTÃO COMERCIAL Passagem de Dados / Fecho de Ano Sage Janeiro 2017
Passagem de Dados / Fecho de Ano... 3 Eliminar descontinuados / inativos... 6 Criar novas séries dos documentos... 6 Copiar existências... 6 Copiar pontos de clientes... 7 Copiar talões de reembolso não utilizados... 8 Copiar pendentes em conta corrente... 8 Dados para processamento de comissões desde... 9 Copiar documentos de venda pendentes de conversão... 10 Copiar documentos de compra pendentes de conversão... 11 Copiar conta corrente bancária... 12 Copiar Caixa... 13 Pág. 2 / 14
Passagem de Dados / Fecho de Ano O elevado volume de vendas e/ou o extenso número de documentos e consequente aumento do tamanho da base de dados, bem como a simples necessidade de dividir os dados em períodos de trabalho distintos, podem exigir uma divisão da base de dados de trabalho. Uma vez que a nova base de dados será menor, garantirá maior velocidade nas transações (menor volume de dados a processar e, no caso de existirem vários postos, menor tráfego de dados na rede), otimizando assim o desempenho da própria aplicação. Para proceder à Passagem de Dados / Fecho de Ano aceda à Área de Sistema Empresas - Nova Empresa. Será apresentado um wizard que o auxiliará neste processo Deverá começar por selecionar a empresa com que está a trabalhar e que irá ser objeto de fecho. Ou seja, a empresa que contém toda a informação. A base de dados original será mantida tal como está atualmente, podendo sempre que necessário consultar alguma informação. Será então criada uma nova empresa que irá conter a informação selecionada neste processo de fecho. Antes de definir os dados a migrar terá que criar a empresa propriamente dita, definindo a licença da aplicação e uma nomenclatura Pág. 3 / 14
Avançando no wizard, poderá ainda definir alguns dados fiscais relativos à empresa bem como os utilizadores que terão acesso à mesma. De seguida indique um nome para a base de dados que irá receber os dados resultantes de todo este processo e que será a base de dados de trabalho no futuro. A aplicação irá sugerir como nome da base de dados a sigla que definiu para esta nova empresa seguida do sufixo Data, no entanto poderá definir um outro nome. Pág. 4 / 14
Definidos os dados da empresa em si, terá agora que selecionar a informação que pretende que seja transferida para a nova empresa. Os dados relativos às tabelas da aplicação e configurações serão sempre considerados neste processo, podendo, no entanto, optar por migrar também as existências de artigos, os pendentes de c/c, documentos ainda não convertidos, etc Pág. 5 / 14
Eliminar descontinuados / inativos Embora os dados das tabelas sejam migrados sempre para a nova empresa, poderá optar por eliminar artigos marcados como descontinuados e entidades inativas. As entidades inativas consideradas neste processo serão fornecedores, clientes, documentos, séries e moedas. A eliminação ocorrerá caso não existam registos relacionados. Não poderá, por exemplo, ser eliminado um fornecedor caso existam artigos associados. A numeração de documentos não é reiniciada, será mantida a numeração atual. Criar novas séries dos documentos Esta configuração permitirá definir novas séries de documentos em substituição das atualmente em uso. Uma vez ativada esta opção, ao avançar no wizard será apresentado o quadro das séries em uso Série Atual devendo então ser definida uma série de substituição para cada uma delas Nova série Serão apenas listadas as séries ativas no momento. Ao indicar as novas séries de substituição, as séries existentes serão consideradas como inativas na nova empresa. Copiar existências Ativando esta opção, será criado um documento INVA de natureza e com comportamento de Inventário, com data do dia anterior à data da passagem de dados. Por cada armazém será gerado um INVA com o respetivo stock. Estes inventários apresentam-se encerrados para que figurem no extrato de cada um dos artigos. Aquando da cópia de existências para a nova base de dados, passa igualmente o stock de taras por cliente, possibilitando assim a continuidade da gestão das taras caucionadas e emprestadas Pág. 6 / 14
Copiar pontos de clientes Selecionando a migração de pontos de clientes será criado um documento de atribuição de pontos para cada um, mantendo-se desta forma o saldo de pontos por cliente. Uma vez que se trata de uma atribuição de pontos e não desconto de pontos, o valor Pontos a Descontar apresenta-se com sinal negativo. Atribuição de 40 pontos ao cliente 1 Pág. 7 / 14
Copiar talões de reembolso não utilizados Esta opção permitirá migrar para a nova empresa os talões de reembolso e talões de desconto ainda não descontados na totalidade. Copiar pendentes em conta corrente Com a cópia de pendentes em conta corrente pretende-se que, na nova base de dados, seja possível dar continuidade ao controlo dos pendentes. No entanto, alguns tipos de movimentos, nomeadamente a devolução de uma letra enviada à cobrança usando o pendente original ou a devolução de um cheque já depositado, não será possível, uma vez que não existe o pendente na nova base de dados. Nestes casos, o utilizador terá de lançar manualmente o pendente na respetiva carteira para que seja possível fazer o seu seguimento. Antes da cópia de pendentes em conta corrente é efetuada uma verificação dos pendentes existentes comparando-os com o saldo e, caso se verifiquem incoerências, será apresentado aviso ao utilizador que terá que decidir se pretende dar continuidade ao processo premindo o botão Sim ou se pretende cancelar a passagem de dados para poder analisar o c/c botão Não. Caso não pretenda ser alertado para eventuais incoerências nos restantes c/c poderá avançar clicando na opção Sim para todos. No final de todo o processo serão geradas notas de lançamento correspondentes aos pendentes de c/c. Pág. 8 / 14
Dados para processamento de comissões desde Esta opção apenas será apresentada caso existam planeamentos de comissão configurados. Ativando esta configuração, serão enviados para a nova empresa os dados necessários para o cálculo das comissões dos documentos a partir da data indicada, não sendo considerados os documentos para os quais já foram processadas as comissões. Pág. 9 / 14
A data sugerida é a data do último documento processado, no entanto pode definir uma outra data. Havendo documentos pendentes em c/c que resultarão em comissão para o vendedor aquando liquidação, no momento da passagem de dados serão pré-processadas as comissões e o valor calculado constará no campo Valor da comissão da nota de lançamento relativa ao pendente. Copiar documentos de venda pendentes de conversão Selecionando esta opção, serão copiados para a nova base de dados os documentos de venda passíveis de conversão e que ainda não o tenham sido convertidos na totalidade. Se for importado um documento por converter, de forma a poder emitir mais documentos nessa mesma série/tipo de documento, o último documento dessa série/tipo de documento será copiado para a nova base de dados, uma vez que para assinar um documento de uma dada série, é necessária a assinatura do último documento existente dessa mesma série. Na nova base de dados, os documentos importados não serão considerados no diagnóstico de assinaturas de documentos. Os documentos pendentes de conversão copiados serão marcados como Importados, para que o processamento de stock não os reprocesse (exceto para o cálculo da quantidade disponível/consignada). Estes documentos importados não serão passíveis de impressão nem de pré-visualização, pelo que, caso pretenda emitir uma segunda via do mesmo deverá fazê-lo na base de dados original. Pág. 10 / 14
Copiar documentos de compra pendentes de conversão Ativando esta configuração serão migrados para a nova empresa os documentos de compra passíveis de conversão e que ainda não tenham sido convertidos na sua integra. Se for importado um documento por converter, o último documento dessa série/tipo de documento será copiado para a nova base de dados sendo apresentada mensagem de documento já convertido aquando edição do mesmo. Os documentos pendentes de conversão copiados serão marcados como Importados, para que o processamento de stock não os reprocesse (exceto para o cálculo da quantidade disponível/consignada). Estes documentos importados não serão passíveis de impressão nem de pré-visualização, pelo que, caso pretenda emitir uma segunda via do mesmo deverá fazê-lo na base de dados original. Pág. 11 / 14
Copiar conta corrente bancária Optando por copiar a conta corrente bancária, será lançado em c/c um movimento com o valor de saldo nessa data. A data aqui considerada será a data de vencimento. Os movimentos bancários com data de vencimento superior à data da passagem de dados serão copiados individualmente. Imaginemos por exemplo os seguintes movimentos bancários: A passagem de dados efetuada a 31-12-2016 irá resultar nos seguintes movimentos: Pág. 12 / 14
Saldo inicial a débito de 22.755 que corresponde ao saldo do c/c tendo em conta a data de vencimento dos movimentos Cheque emitido no valor de 500 pois embora a data de registo seja anterior ao fecho de ano, apenas vence dia 3 Fevereiro de 2017 Copiar Caixa Isto é, será lançado na nova empresa um documento de caixa contendo o saldo por Caixa/Modalidade: Serão igualmente importados para a nova base de dados os cheques pendentes de depósito. Não vai ser considerado o valor de títulos (modalidades cheques pré-datados e letras) para o saldo de caixa, no entanto, esses títulos passam para a nova base de dados sob a forma de notas de lançamento caso seja selecionada a opção Copiar pendentes em conta corrente. Pág. 13 / 14
No caso de os caixas terem abertura manual, a passagem de dados irá abrir automaticamente os caixas. Pág. 14 / 14