Implementação do módulo LES Transportation para fretes de entrada Palestrantes: Carine Antunes (Analista TI) Francisco Sá (Coordenador de Suprimentos) Marcos Rosa (Consultor MM) Data 15/03/2012
Agenda A Samarco Objetivo Escopo e Definição da solução Cronograma Desafios Comparação de cenários Benefícios alcançados Lições aprendidas Contato e Agradecimentos
A empresa Somos uma empresa brasileira, fornecedora de minério de ferro de alta qualidade para a indústria siderúrgica mundial. Acreditamos na perenidade dos nossos negócios e trabalhamos com o objetivo de buscar resultados superiores que sejam sustentáveis e que contribuam para o desenvolvimento do País, dos nossos acionistas, clientes, empregados, fornecedores e das comunidades com as quais nos relacionamos. Acionistas
A Samarco no mundo Nossos Números Empregados Vendas de Pelotas (MT) Finos Total (Pelotas + Finos) Faturamento Bruto (US$ Milhões) 2359 21,4 1,8 23,2 4269
Processo Samarco
ObjetivoPosicionamento Estratégico A necessidade da área de suprimentos surgiu após avaliação realizada no processo de controle dos fretes de entrada. Vulnerabilidades encontradas: Falta de controle dos pagamentos de fretes, firmados junto a Transportadora Medições de frete rodoviário criadas fora do respectivo pedido de compra do SAP e consequente falta de controle de utilização da verba pelo sistema Falta de conferência de todos os valores de frete rodoviário cobrados, quanto a sua conformidade com os preços e condições contratadas. As conferências são feitas por amostragem, pelo gestor do contrato Como ação imediata foi solicitado que em conjunto com a TI fosse estudada uma ferramenta com o objetivo de melhorar os controles sobre os valores financeiros dos conhecimentos de frete.
Escopo: Transportes Inbound SAP FORUM Tempo de Fazer Melhor Definição da soluçãoratégico Devido a maturidade de utilização do sistema SAP na Samarco, optamos em ativar o módulo LES para documentos de entrada, pois, o mesmo módulo já era utilizado para fretes de saída.
Cronograma do Projeto SAP FORUM Tempo de Fazer Melhor Ano 2011 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Processo de contratação de consultoria especializada (análise técnica e comercial) Processo de preparação (elaboração do Business Blue Print, mapeamento do processo AS IS, realização de reunião de Kickoff) Processo de realização (Definição das customizações, alterações no sistemas, mapeamento do processo TO BE, testes unitários, testes integrados, treinamentos) Processo de implementação e Operação Assistida (preparar documentação final de projeto, realizar transporte para produção, realizar operação assistida) Go Live
Desafios e seus impactos na Estratégia Corporativa Processos / Áreas de Negócio Entrada de mercadoria no SAP Revisão de faturas no SAP Contabilidade Gestão de suprimentos Principais Desafios Gerar um pedido por CTRC Permitir diversas classificações contábeis por CTRC Incluir mais três transações para lançamento do recebimento (VL31N, VT01N e VI01) Realizar o cálculo de impostos sem a localização Brasil Automatizar o processo de Escrituração de CTRC S Realizar o rateio do custo de frete de acordo com o valor das mercadorias Dificuldade em fazer a gestão dos contratos das transportadoras Auxiliar na gestão do controle de seguros operacionais Como TI pode ajudar a superação dos desafios Desenvolvida rotina ABAP para gerar um pedido por CTRC Realizado tratamento via EXIT ABAP para permitir múltiplas classificações contábeis Desenvolvida automação para geração do Custo de Frete sem interferência do usuário (VI01) Desenvolvido toda parte de cálculo de impostos através de fórmulas ABAP Foi desenvolvido relatório que permitiu a área tributária identificar os CTRC s não escriturados e através deste relatório realizar a escrituração Foi implementada EXIT ABAP para realizar o rateio do custo do frete de acordo com o valor da mercadoria Desenvolvidos relatórios que permitem uma completa gestão dos contratos das transportadoras Desenvolvido relatório que permitiu realizar a gestão dos seguros de frete
Comparação entre Cenários Processo Anterior Controle de recebimento de CTRC realizados utilizando planilha eletrônica Impossibilidade de auditar os valores do CTRC Despesas de frete lançadas via débito posterior na revisão de faturas Pagamento realizado sem possibilidade prévia de conferência de valores Custo do produto apurado no momento incorreto Relatórios elaborados manualmente via planilhas Processo Atual Controle de recebimento de CTRC realizado no recebimento via SAP Possibilidade de realizar auditoria sobre o valor do CTRC Despesas de frete lançadas via Transação MIRO normal Pagamento do frete utilizando pedido de serviço próprio Cálculo de frete realizado no recebimento Custo do produto calculado e realizado no recebimento Utilização de relatórios para realizar a gestão do serviço
Outros Benefícios SAP FORUM Tempo de Fazer Melhor Lançamento de CTRC eletrônicos diretamente no SAP; Otimização do processo de entrada de faturas para fretes; Auxílio na emissão de relatórios gerenciais referente a seguros operacionais; Auxílio na gestão dos contratos de frete pela conferência de relatórios gerenciais; Redução do risco de erro nas cobranças de frete por erro de digitação; Maior acurácia na cobrança de conhecimentos de fretes.
Lições Aprendidas Comprometimento da área de negócios com a entrega do produto através da participação efetiva de gerente de projetos da área solicitante. Participação no projeto de outras áreas impactadas (tributário e contabilidade) possibilitando visão sistêmica do processo
Obrigado! carine@samarco.com (28) 9277-6416 www.samarco.com.br marcos.rosa@megawork.com.br (27) 8875-7065 www.samarco.com.br fsa@samarco.com (28) 9275-4453 www.samarco.com.br Agradecimentos: Alvaro Tourinho: Gerente de Sistemas Eric Augustin: Gerente de Materiais e logística Consultoria: Megawork Consultoria e Sistemas