Saiba tudo sobre o esocial
Introdução Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o Governo propiciou maior controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis e fiscais das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibilizados aos níveis de Governos: Federal, Estadual e Municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das empresas para com o Fisco. Assim, o Sped é o instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações, e é composto pela Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições. Agora começa a ser implementado o esocial, que constituirá a maior e mais complexa parte do Sped. 2
O que é esocial? O esocial é um projeto do Governo Federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do esocial. Isso possibilitará aos órgãos participantes do projeto a efetiva utilização desses dados para fins trabalhistas, previdenciários e de apuração de tributos e do FGTS. O esocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), lançado em 2007. Em um primeiro momento, o esocial será obrigatório para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões. Em uma segunda fase, outros níveis de empresas deverão se adequar, como as participantes do Simples, Microempreendedores Individuais (MEI) e, por fim, Empregadores Domésticos. 3
Principais mudanças para as empresas: O esocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema unificará o envio dos dados sobre trabalhadores para o Governo Federal e permitirá que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim não será preciso, por exemplo, tratar de múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho, ou ao Fisco. O esocial abrange todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas prestadas a: Previdência Social Caixa Econômica Federal Receita Federal Ministério do Trabalho e Emprego 4
Cronograma para a implantação do esocial A publicação da Resolução nº 1 de 24 de junho de 2015 define o cronograma da obrigatoriedade para utilização do esocial, escalonando as empresas da seguinte forma: Para as empresas que tiveram faturamento igual ou maior a R$ 78 milhões no ano de 2014, será a partir do mês de setembro de 2016. A exceção ocorre para as informações relativas ao ambiente de trabalho. Neste caso, as empresas serão obrigadas somente a partir da competência janeiro de 2017 a utilizar o esocial para transmitir informações sobre monitoramento da saúde do trabalhador e condições do ambiente de trabalho, bem como comunicação de acidente de trabalho. Para as demais empresas, será a partir do mês de janeiro de 2017. A exceção ocorre para as informações relativas ao ambiente de trabalho. Neste caso, as empresas serão obrigadas somente a partir da competência julho de 2017 a utilizar o esocial para transmitir informações sobre monitoramento da saúde do trabalhador e condições do ambiente de trabalho, bem como comunicação de acidente de trabalho. As empresas já contam com a nova versão do Manual de Orientação do esocial, da Resolução nº 002/2015 de 7 de julho de 2015, com as publicações de layouts, manuais, tabelas e regras para começar a tomar as providências. Quem não atender aos critérios estará sujeito a multas e penalidades. O maior desafio está em adaptar os processos, treinar pessoas e ter ferramentas que suportem toda a operação dentro do compliance legal em que está calcado o esocial. 5
Necessidade de adequação das empresas O esocial não altera nenhuma legislação, mas sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a empresa só se preocupa sobre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o esocial a fiscalização poderá ser automática. A empresa que não se adequar ao esocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. 6
Classificação das informações para o esocial As informações do esocial são classificadas em três tipos: Eventos Iniciais/Tabelas/Cadastramento inicial: primeiro grupo a ser transmitido ao Ambiente Nacional do esocial. Estes eventos identificam o empregador/ contribuinte, contendo dados básicos de sua classificação tributária e estrutura administrativa. Eventos não periódicos: não têm data prefixada para ocorrer. Dependem de acontecimentos entre empresa e trabalhador, que influenciem no reconhecimento e cumprimento dos deveres trabalhistas, previdenciários e tributários. Eventos periódicos: ocorrem com periodicidade previamente definida, baseada nas informações da folha de pagamento. 7
Preparação das empresas para o esocial A ADP acompanha o processo do esocial desde o início do projeto, através de uma empresa parceira que participa da fase piloto. Essa participação ativa deu à ADP a correta dimensão do tempo e da quantidade de detalhes que uma empresa precisa se ater para se adequar ao esocial. Os próximos anos trarão muitas mudanças para os departamentos de RH, que antes davam maior enfoque à gestão da folha de pagamento e do ponto e frequência dos colaboradores. Com a chegada do esocial, será necessário o levantamento atualizado de outras informações como, por exemplo, Grau de Exposição a Risco, Condição de Acidente de Trabalho, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Monitoração Biológica, Controle de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), além de diversos Dados de Autônomos. Haverá uma complexidade do processo de folha de pagamento, com a necessidade de submissão de eventos periódicos e não periódicos ao esocial. 8
Quem cuida das adequações ao esocial nas empresas A adequação ao esocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: Recursos Humanos, Tecnologia, Contábil, Logística, Folha de Pagamento, Medicina do Trabalho e Financeiro. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva os responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho, bem como a maneira como os dados circulam dentro da empresa. Houve alterações nos prazos atuais de envio de documentos? O esocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo de admissão, com suas respectivas informações, ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente. 9
Benefícios esperados pelo governo O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Por exemplo, nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do esocial. Neste ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse. Os objetivos do Governo, no que tange à implantação do esocial, são, entre outros: a) simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias; b) facilitar a fiscalização por parte dos diversos órgãos públicos (Receita, INSS, MTE e Caixa) do cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas; c) maior controle das informações; d) garantir os direitos previdenciários e trabalhistas dos trabalhadores; e) melhorar a qualidade das informações prestadas. Com a obrigatoriedade do esocial, a rotina da empresa relacionada às relações trabalhistas estará 100% exposta. 10
Vantagens para as empresas: Entre as principais vantagens da adoção do esocial pelas empresas estão: a) Atendimento a diversos órgãos do Governo com uma única fonte de informações voltada para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes; b) Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do esocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores; c) Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto. 11
inovação / tecnologia / automação Soluções para empresas de todos os tamanhos. adp.com.br Tel.: (11)3003-2323 www.adp.com.br/solicitevisita