esocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas

Transcrição

1 esocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas 1

2 Conhecendo e-social O e-social é um projeto do governo federal que vai coletar informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra, armazenando-as num Ambiente Nacional, possibilitando rígida fiscalização pelos órgãos gestores. Projeto interministerial: Ministérios da Fazenda (Receita Federal), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), pelo Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Caixa Econômica Federal. Quais serão os benefícios do projeto? A princípio, o projeto promete amenizar a burocracia e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Documentos como o CAGED, RAIS e DIRF serão enviados diretamente ao portal do esocial, e os órgãos participantes poderão acessá-los em tempo real, facilitando a comunicação entre os empregadores e o Fisco. 2

3 A preparação para o esocial envolve mudanças nas operações da empresa que vão além dos aspectos tecnológicos de integração com o ambiente do esocial. A empresa deve se preparar adequadamente para responder a importantes perguntas, como: Quais são os impactos no modelo de negócios? O que é preciso mudar nos procedimentos de contratação e gestão de pessoas? A arquitetura de dados, as bases de informações e os atuais sistemas são eficientes e suficientes para assegurar a adequação ao ambiente do esocial? Quais são as lacunas existentes hoje? Como garantir que as rotinas trabalhistas e previdenciárias sejam organizadas e executadas de forma correta? Qual a amplitude dos impactos culturais resultantes das transformações provocadas pelo esocial? Que controles devem ser implantados para garantir a conformidade de agora em diante? Quem será responsável por preparar as informações e garantir seu envio adequado para o ambiente do esocial? 3

4 Cenário atual: Qualquer empregador, independente de seu porte ou atividade, é obrigado a preencher diversas declarações e documentos que possuem as mesmas informações. 4

5 GESTÃO COMPARTILHADA 5

6 Estrutura e Transmissão 6

7 Estrutura e Transmissão As informações do esocial poderão ser enviadas de duas formas: 1. Através de arquivo eletrônico gerado diretamente pelo sistema do empregador, assinado digitalmente e transmitido ao esocial por meio de webservice, recebendo um protocolo de entrega (Comprovante); 2. Diretamente no Portal do esocial na internet cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento. As validações do esocial serão feitas on line por evento no momento da transmissão. 7

8 Arquivos esocial 8

9 Visão dos arquivos do esocial Eventos Iniciais Eventos de Tabelas CARGA INICIAL Arquivos deverão ser enviados inicialmente (IMPLANTAÇÃO) Eventos não periódicos Para cada ocorrência Eventos periódicos Mensalmente 9

10 Estrutura do Registro de Eventos Registro de Eventos Trabalhistas ( Visão Empregador CNPJ/CNO Situação dos Vínculos Visão Empregado CPF/PIS Registro Eletrônico SPED Contribuinte Validação Assinatura Client WebService Validação RET (Registro de eventos Trabalhistas) Internet Recepção Validação Repositório Nacional Fonte: Receita Federal do Brasil 10

11 E-SOCIAL: É SOCIAL PARA O TRABALHADOR Envio dos dados pelas empresas Formação de um banco de dados (SPED) Extração online de dados pelo trabalhador (e-ctps) *Sped: Sistema Público de Escrituração Digital * e-ctps: Carteira de Trabalho e Previdência Social 11

12 Matéria publicada no jornal O ESTADO DE SÃO PAULO em , caderno Política 12

13 Transparência do esocial Trabalhadores Acesso à informação Estado Fiscalização 13

14 Principais áreas envolvidas no esocial Recursos Humanos (Gestão) Departamento pessoal Fiscal e Contábil Segurança e Medicina no Trabalho Gestão de Contratos Jurídico TI Tecnologia da Informação 14

15 Palavra Chave: Integração 15

16 *** Movimentações de pessoal *** 16

17 Movimentações de pessoal: >>> Mudanças de cargo ou função >>> Alterações de horário / turnos de trabalho >>> Transferências de setor / depto. / estabelecimento (M/F) 17

18 Ajustes nos fluxos: Cargo existe? Descreveu atividades? Mapeou os riscos? Fez exame? Está apto? Alterar o cargo! (Por exemplo, no dia 1º/06/14) 18

19 Gestão de processos: Ponto crítico -E se a empresa exigir do trabalhador a execução de uma tarefa não prevista contratualmente? Ou se não houver a prévia avaliação dos riscos ou a realização dos exames médicos obrigatórios? -R: Multa por sonegação de informações, pelo não cumprimento ou cumprimento irregular das normas de proteção ao trabalhador, entre outras consequências trabalhistas. 19

20 O que muda com o esocial? - Legislação? - Gestão? - Cultura? 20

21 Macro-impacto nas empresas: GESTÃO ADEQUAÇÃO CULTURA 21

22 *** Alguns pontos críticos *** 22

23 *** Contratações *** 23

24 CONTRATAÇÃO DE EMPREGADOS: >>> ENVIO DO CADASTRO COMPLETO DO TRABALHADOR >>> MAIS DE 100 CAMPOS PARA SEREM PREENCHIDOS, ENTRE ELES: PRAZO DE ENVIO AO ESOCIAL: ATÉ O DADOS CONTRATUAIS: DIA ANTERIOR AO INÍCIO DA ATIVIDADE DADOS PESSOAIS: -Nome -CPF -PIS -Local e data de nascimento -Filiação -Endereço -Dependentes -Exame médico admissional -Data de admissão -Local de trabalho -Cargo -CBO -Salário -Horário de trabalho -Atividades desempenhadas -Lotação/Estabelecimento 24

25 Planilha Modelo 25

26 *** Segurança do Trabalho *** 26

27 Mapeamento dos riscos ocupacionais >>> Empresa encaminhará informações sobre os riscos ocupacionais dos empregados >>> Informações sobre trabalhadores expostos a agentes nocivos ou demais fatores de riscos ocupacionais. >>> Rígido controle de entrega e utilização de equipamentos de proteção coletiva (EPC) e individual (EPI). 27

28 Preenchimento de informações: S-2360/S-2365 SOC 28

29 Preenchimento de informações: S-2360/S

30 Identificação dos riscos ocupacionais Agentes físicos Agentes nocivos Agentes químicos Agentes biológicos Fatores de Risco Riscos ergonômicos Riscos de acidentes Ref.: Tabela 7 do esocial 30

31 Agentes ergonômicos 31

32 *** Acidentes de Trabalho *** 32

33 Acidentes de Trabalho >>> Registro sobre todos os acidentes ocorridos com os trabalhadores, inclusive no trajeto trabalho-residência e vice-versa. >>> Informação deverá ser prestada até, no máximo, o dia útil seguinte ao da ocorrência, sob pena de multa. >>> Em caso de morte, a comunicação deve ser imediata, sob pena de multa. 33

34 Gestão de processos: Ponto crítico -E se a empresa enviar uma Comunicação de Acidente do Trabalho informando local, atividade ou horário não compatível com o cadastro do empregado? -R: Multa por sonegação ou informação inexata. 34

35 *** Saúde do trabalhador *** 35

36 Saúde do trabalhador: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO / NR-7) >>> Registro sobre todos os exames médicos ocupacionais realizados pelos trabalhadores: a) admissional b) periódico EXAMES ABRANGIDOS c) retorno ao trabalho d) mudança de função e) demissional f) monitoração pontual 36

37 Informações:... entre outras informações do ASO. 37

38 Gestão de processos: Ponto crítico -E se, por exemplo, o exame periódico for realizado fora dos prazos definidos pela NR-7 do Ministério do Trabalho (M.T.E.)? -R: Multa por cumprimento irregular da NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO). 38

39 *** Afastamentos do trabalho *** 39

40 O CID é obrigatório? 40

41 Atestados médicos: Validade - Requisitos a) tempo de dispensa (período de incapacidade) concedido ao trabalhador, por extenso e numericamente; b) assinatura do médico ou odontólogo sobre carimbo do qual conste nome completo e registro no respectivo conselho profissional. c) Código Internacional de Doenças (CID), em se tratando de justa causa médica, exercício de dever legal ou houver solicitação do paciente ou de seu representante legal, mediante expressa concordância consignada no documento. (Portaria MPAS nº 3.291/1984; Resolução CFM nº 1.658/2002) 41

42 Evento S-2320: Afastamento temporário 42

43 Afinal, o CID pode ser exigido? Existe alternativa? 43

44 Atestado Médico Eletrônico O benefício previdenciário será concedido automaticamente, tão logo o profissional médico emita o atestado eletrônico na homepage da Previdência Social. Para emissão desse documento, o médico deve possuir certificado digital ICP-Brasil. A regra está valendo para as Agências da Previdência Social (APS) circunscritas em Porto Alegre, Canoas e Novo Hamburgo (RS) e o afastamento do trabalho deve ser de até 60 dias. Também deve ser observado o transcurso do prazo de 180 dias, contados da cessação do benefício anterior concedido nessa modalidade, para utilização de novo atestado médico eletrônico. (Resolução INSS nº 202/ DOU de ) 44

45 Prazo de apresentação dos atestados médicos na empresa Por ausência de previsão legal, o empregador poderá fazer constar em seu regulamento interno um prazo para apresentação, bem como penalidades administrativas àqueles que não o observarem. Qual o prazo para enviar o arquivo de afastamentos (S-2320)? 45

46 Resposta: Afastamentos Temporários: O evento contendo as informações de afastamento temporário deve ser informado até 10 dias da ocorrência do afastamento do empregado. (Perguntas e respostas do esocial - nº 22) 46

47 *** Férias *** 47

48 Registro de férias: S-2320 >>> Registro sobre a concessão de férias, nos termos da legislação trabalhista (evento S-2320 Afastamento temporário) >>> Descanso de férias deve ser de 30 dias ou de 20 dias (com direito ao abono pecuniário de 10 dias). 48

49 Atenção: CLT, arts. 134 e 135 Art. 134, 1º - Somente em casos excepcionais serão as férias concedidas em 2 (dois) períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 (dez) dias corridos. 49

50 50