ecare diagnosis MANUAL DO PRESTADOR ATUALIZADO EM 10/06/2006
MANUAL DO PRESTADOR ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO 5 2 ENTRANDO NO SISTEMA 6 3 AGENDAMENTO DE CONSULTA 6 4 CONFIRMAÇÃO DE CONSULTA 7 5 MARCAÇÃO DE EXAME 8 6 CONFIRMAÇÃO DE EXAME 9 7 CANCELAMENTO DE GUIA 10 8 IMPRESSÃO DE 2ª VIA 11 9 LISTAGEM DE GUIAS 12
IAPEP SAÚDE
MANUAL DO PRESTADOR 1 INTRODUÇÃO Prezado Prestador, Este é o Manual do Prestador IAPEP Saúde. Aqui são apresentadas algumas regras da nova sistemática, bem como instruções de operação do sistema. O manual deve ser usado como um guia de referência, sendo consultado sempre que necessário. O IAPEP SAÚDE E A INTERNET O IAPEP Saúde opera exclusivamente através da Internet, no endereço http://www.iapepsaude.com.br/. Pode ser acessado por um navegador comum e é compatível com a maioria dos browsers atuais (veja no quadro ao lado os navegadores testados). UTILIZAÇÃO BÁSICA Os credenciados do IAPEP Saúde podem realizar as seguintes operações no sistema: Agendar Consultas Confirmar Consultas Marcar Exames Confirmar Exames Cancelar Guias Imprimir 2ª Via Listar Guias NAVEGADORES COMPATÍVEIS COM O IAPEP SAÚDE Internet Explorer 6 ou superior Mozilla Firefox 1.5 ou superior Todas estão disponíveis no menu lateral direito da aba Atendimento. Cada uma delas é constituída por um número variável de passos, que coletam dados e mostram informações; o último passo sempre finaliza a operação. MENSAGENS DO SISTEMA As mensagens servem para que o sistema mostre avisos importantes ao operador. Sempre contêm uma frase explicativa e são acompanhadas por um ícone. Há três tipos de mensagens: Mensagem de Erro Ocorre sempre que não é possível efetuar uma operação. Exemplo: na identificação de segurado, ao inserir uma matrícula não existente, é apresentada uma mensagem de erro informando que o segurado não pôde ser encontrado no sistema. Mensagem de Confirmação Ocorre sempre que uma operação é completada com sucesso. Exemplo: na confirmação de consulta, é mostrada uma mensagem de confirmação que informa que a consulta foi confirmada com sucesso, bem como seu número de autorização. Mensagem de Informação Informa dados importantes ao operador. Exemplo: na confirmação de exames, há uma mensagem informando que somente guias de exame vindas do IAPEP precisam ser confirmadas.
6 IAPEP SAÚDE 2 ENTRANDO NO SISTEMA Ao entrar no website IAPEP Saúde, o navegador é diretamente redirecionado para a página Entrar no Sistema, onde o prestador deve identificar-se através do Usuário (campo Usuário) e sua respectiva Senha (campo Senha). Para continuar, clique em Confirmar. Caso haja problemas no acesso, entre em contato com a Equipe de Suporte (veja o quadro ao lado). EQUIPE DE SUPORTE Infoway Soluções em Informática 86 3221-2556 Segunda à Sexta, de 8h às 12h e 14h às 18h 3 AGENDAMENTO DE CONSULTA O Agendamento de Consulta é o primeiro passo para o atendimento de um paciente. Deve ser feito no ato do agendamento, inclusive por telefone. Por meio dele o credenciado pode verificar se o segurado não estourou seu limite mensal de consultas e se está em situação regular no sistema. É feito em quatro passos, descritos a seguir. 1 Identificar Segurado Informe a matrícula do segurado (campo Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira. Caso este último campo seja deixado em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (dependência 00). Para prosseguir, clique no botão Avançar. Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada, ou que não está ativa no sistema (veja a Figura 1). 2 Informar Data de AtendIMento Agora você precisa informar a data prevista para o atendimento do segurado. Não é necessário que a confirmação da consulta aconteça exatamente naquele dia; ele serve apenas como uma previsão. Somente são aceitas datas dentro de um prazo de 30 dias, incluindo o próprio dia do agendamento. Observe que são mostrados alguns dados do segurado e do prestador, dentre eles o limite utilizado em consultas até aquela data. Desse modo, é possível controlar o fluxo de pacientes de acordo com o limite financeiro do credenciado. Novamente, clique no botão Avançar para continuar. Caso o segurado já tenha chegado ao seu limite mensal de consultas, aparecerá uma mensagem de erro, informando que o já atingiu seu limite de consultas (Figura 2). Figura 1. Mensagem de Erro: O sistema não pôde encontrar o segurado com a matrícula fornecida. Figura 2. Mensagem de Erro: O segurado já atingiu seu limite mensal de consultas.
MANUAL DO PRESTADOR 3 Conferir Dados Este passo serve para que você confira os dados da guia de agendamento. O sistema mostra também o valor da consulta e a co-participação que será descontada do segurado em seu contracheque. É importante que ele fique ciente destas quantias e concorde em pagá-las. Ao clicar em Avançar, você confirmará o agendamento. 4 Agendamento Finalizado Por fim, deve ser mostrada uma mensagem de sucesso, com o número de Autorização da guia (antes conhecido como Seqüencial) e novamente os dados relativos ao paciente e ao credenciado. A impressão desta guia é opcional e não vale como documento. Quando o paciente for atendido, este agendamento deve ser confirmado, para que a consulta seja devidamente faturada. Se não for possível efetuar o atendimento, é importante que a guia seja cancelada, a fim de liberar tanto o limite do segurado, como o do próprio credenciado, que foram comprometidos no ato do agendamento. CONSULTAS E PERIODICIDADE Uma consulta para determinada especialidade pode ser marcada somente a cada 30 dias para o mesmo segurado. Os retornos não precisam ser informados ao sistema, podendo ser marcados diretamente com o paciente. 4 CONFIRMAÇÃO DE CONSULTA A Confirmação de Consulta informa ao sistema que o paciente foi devidamente atendido e que a guia já pode ser faturada e a co-participação descontada do contracheque do segurado. Nesta operação, também são informados o profissional e a especialidade da consulta. Para ser confirmada, a guia deve ter sido agendada pelo prestador ou pode ter sido autorizada no IAPEP. 1 Identificar Segurado Insira novamente os dados do segurado, do mesmo modo que no agendamento. Para prosseguir, clique em Avançar. Caso não existam guias agendadas pelo prestador identificado ou autorizadas pelo IAPEP, será mostrada uma mensagem de erro, informando que não existem guias daquele segurado a serem confirmadas (veja a Figura 3). 2 Escolher Guia Agora são mostradas as guias encontradas para a matrícula fornecida. Observe que somente aparecem as guias autorizadas pelo IAPEP e as agendadas pelo próprio prestador identificado, ou seja, um prestador pode autorizar somente as guias agendadas por ele mesmo. Escolha o profissional que atenderá o segurado e sua especialidade. Selecione, então, a guia desejada, clicando no círculo correspondente na última coluna (coluna Marque). Somente é possível confirmar uma guia por vez. Para continuar, clique em Avançar. 3 Conferir Dados Novamente, confira os dados da guia. Caso estejam todos corretos, clique em Avançar para finalizar a Confirmação. Figura 3. Mensagem de erro: Não existem guias do segurado informado para serem confirmadas.
8 4 Imprimir Comprovante Na última etapa, deve aparecer uma mensagem de sucesso, com o número de Autorização da guia. A impressão neste momento é obrigatória e o papel valerá como um documento, possuindo inclusive um número de Autenticação, que confirma a autenticidade da guia. IAPEP SAÚDE Para comprovar o atendimento, o segurado deve assinar a Guia de Confirmação de Consulta, que será, ao fim do mês, enviada ao IAPEP para fins de auditoria. Com este procedimento, o prestador pode provar que o paciente foi atendido corretamente e que autoriza o pagamento da consulta. 5 MARCAÇÃO DE EXAME A Marcação de Exame deve ser feita quando o paciente solicitar a realização do exame. Este procedimento verifica se o segurado pode efetivamente ser atendido, ou seja, se está ativo no sistema, ainda possui limite para procedimentos e não está no período de carência do exame. Após a marcação, a guia de exames já está pronta para ser faturada, sem a necessidade de confirmação. 1 Identificar Segurado O primeiro passo é identificar o segurado com seus dados básicos: matrícula e dependência (campos Matrícula e Dependência). Se campo dependência for deixado em branco, o paciente será identificado como titular. Para prosseguir, clique no botão Avançar. Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada no sistema, ou que não está ativa no sistema. 2 Adicionar Exames Neste passo, informe o nome do médico solicitante (campo Solicitante) e os exames (campo Código/Descrição). Ambos os campos são um de tipo especial, definido como Campo de Pesquisa (veja o quadro ao lado). Para inserir o solicitante, digite parte do nome do médico e escolha o profissional desejado. Caso ele não possa ser encontrado, pode-se pesquisar também pelo nome da clínica. Para adicionar exames, clique no campo Código/Descrição e procure o procedimento pelo código CBHPM ou parte da descrição (como mostrado na Figura 4). CAMPOS DE PESQUISA São partes do formulário que oferecerem sugestões à medida em que se digita os dados. Os resultados são mostrados abaixo do campo, onde deve-se sempre escolher uma opção, com um clique do mouse ou com as setas do teclado seguido de Enter. A busca é feita por qualquer parte do nome, não se limitando ao início e sem considerar acentos ou letras maiúsculas e minúsculas. Caso o que for digitado não possa ser encontrado, os caracteres excedentes vão sendo apagados, ficando somente a parte válida. Por exemplo: ao se digitar emilia, o sistema pode encontrar os seguintes registros: Ana Emília Joana Emiliana Emília Maria Emilia Prosepina Zaira Emilia Figura 4. Campo de pesquisa, mostrando sugestões para a entrada glico.
MANUAL DO PRESTADOR O exame pode ser inserido por duas formas: com o mouse: na lista de sugestões, clique no exame desejado e em seguida no botão Inserir. com o teclado: selecione o exame na lista de sugestões com as setas do teclado e pressione Enter. O procedimento selecionado deve aparecer em uma caixa abaixo do campo Código/Descrição (veja a Figura 5). Se desejar remover um exame já inserido na guia, clique em Excluir, localizado à direita da descrição do exame. Uma guia pode conter até três exames. Para prosseguir, clique em Avançar. Caso deseje inserir o exame como simétrico (Raio-X das duas mãos ou Paquimetria dos dois olhos, por exemplo), marque a caixa Bilateral antes de clicar no botão Inserir ou pressionar Enter. O valor do exame será acrescido em 70%, como determina a Tabela CBHPM. Se um exame especial for inserido, será mostrada uma mensagem de erro, informando que somente o supervisor pode solicitar aquele procedimento. Um erro também ocorre se for so- licitado um exame antes do término do seu período de carência, ou ainda se a guia contiver mais de quatro exames. 3 Conferir Dados Esta etapa serve para que os dados, tanto do segurado como do prestador, possam ser conferidos antes da confirmação. É mostrado também o valor total da guia, bem como o da co-participação, além do sumário detalhado na parte inferior. Estas importâncias devem ser informadas ao segurado. Para continuar, clique em Avançar. 4 Imprimir Comprovante Agora deve aparecer uma mensagem de sucesso, informando que o exame foi confirmado e mostrando o número da Autorização (antigo Seqüencial). A página agora deve obrigatoriamente ser impressa e valerá como um documento, tendo sua autenticidade confirmada pelo número de Autenticação. O segurado deve assinar a Guia de Confirmação na linha correspondente, onde autoriza o desconto da co-participação em seu contracheque e libera o pagamento para o prestador. A guia, então, será faturada ao fim do mês. Figura 5. Escolha dos Procedimentos com dois exames inseridos. 6 CONFIRMAÇÃO DE EXAME Quando o segurado obtém uma guia de exame do IAPEP, o prestador ainda não está definido, ou seja, o paciente pode escolher qualquer clínica ou hospital conveniado do IAPEP capaz de realizar os procedimentos. A Confirmação de Exame tem a função de confirmar a realização do exame e informar ao sistema qual prestador o executou. Deve ser feita somente para guias de exame que já foram autorizadas pelo IAPEP e nunca para exames marcados pelo próprio prestador; neste último caso, a confirmação ocorre automaticamente.
10 1 Identificar Segurado A operação inicia com a identificação do segurado. Forneça a matrícula e a dependência do paciente (campos Matrícula e Dependência). Se a dependência for deixada em branco, o segurado será identificado como titular. Para prosseguir, clique em Avançar. Caso não haja nenhuma guia de exames autorizada no IAPEP para o segurado, aparecerá uma mensagem de erro, informando que não existem guias daquele segurado para serem confirmadas. 2 Escolher Guia Neste momento aparecerão as guias de exames que foram autorizadas no IAPEP para o segurado. Escolha a guia desejada clicando no círculo da última coluna (coluna Marque) correspondente. Só é possível confirmar uma guia por vez. Para prosseguir, clique em Avançar. 3 Escolher Exames No terceiro passo, aparecem os exames registrados na guia, para que o prestador possa escolher os que irá executar. Observe que isso possibilita que somente alguns exames possam ser IAPEP SAÚDE realizados naquele momento; os procedimentos restantes podem ser executados posteriormente, inclusive por outro prestador. Marque os exames clicando na caixa da última coluna (coluna Marque, mostrada da Figura 6). Para prosseguir, clique em Avançar. 4 Confirmar Dados Neste passo, apenas confira os dados do paciente antes da confirmação. Certifique-se também dos valores totais e de co-participação, mostrados no início e no fim da guia. Informe-os ao segurado e, se tudo estiver correto, clique em Avançar. 5 Imprimir Comprovante Agora aparecerá uma mensagem de confirmação, informado que o a guia de exame foi confirmada com sucesso. Ela deve então ser impressa e valerá como documento, com sua validade confirmada pelo número de Autenticação. O segurado deve assinar o documento no campo correspondente e este papel precisa, ao fim do mês, ser enviado ao IAPEP. Desse modo, o prestador pode provar que realizou os exames corretamente e que a guia já pode ser faturada. Figura 6. Selecionando os exames que serão realizados. 7 CANCELAMENTO DE GUIA Muitos são os motivos que podem levar uma guia a ser cancelada. Alguns casos possíveis: um agendamento de consulta foi realizado, mas o paciente não pôde ir ou desistiu da consulta; uma guia de exames foi marcada, mas o procedimento não corresponde ao solicitado pelo médico ou o paciente não pôde realizar os exames ou ainda desistiu de realizá-los; uma consulta ou exame foi confirmado erroneamente Em todos esses casos a guia deve ser cancelada para que o limite de exames e consultas do segurado seja restaurado, bem como o limite financeiro do prestador. Podem ser canceladas guias em duas situações: agendadas ou confirmadas, desde que ainda não estejam faturadas e tenham sido feitas pelo próprio prestador; não é possível, portanto, que o prestador cancele guias vindas do IAPEP.
MANUAL DO PRESTADOR 11 1 Identificar Segurado Entre com o número da matrícula e a dependência do segurado (campos Matrícula e Dependência). Para passar para o próximo passo, clique em Avançar. Caso não existam guias daquele segurado que possam ser canceladas pelo prestador, será mostrada uma mensagem de erro, informando que não existem guias daquele paciente para serem canceladas (Figura 7). 2 Escolher Guia Nesta etapa aparecem as guias daquele segurado que podem ser canceladas. Escolha a desejada, clicando no círculo correspondente, na última coluna (coluna Marque). Para prosseguir, clique em Avançar. 3 Conferir Dados Este é o momento de conferir os dados e verificar se esta é realmente a guia desejada. Para cancelá-la, clique em Avançar. 4 Imprimir Comprovante Agora a guia já está cancelada e os limites, tanto do segurado, como do prestador, foram restaurados. A impressão do Comprovante de Cancelamento é opcional, podendo ser feita caso o cliente exija uma garantia de que a guia foi cancelada e não será cobrada. Este documento NÃO deve ser enviado ao IAPEP. Figura 7. O sistema não encontrou guias do segurado informado para serem canceladas. 8 IMPRESSÃO DE 2ª VIA Caso ocorra algum imprevisto e não seja possível imprimir a guia no momento da confirmação, é possível fazer a re-impressão do comprovante. A 2ª via também pode ser necessária quando alguma guia é perdida ou extraviada. 1 Identificar Segurado Identifique o segurado com a sua matrícula e dependência (campos Matrícula e Dependência). Para prosseguir, clique em Avançar. Caso não seja encontrada nenhuma guia, o sistema mostra uma mensagem de erro, informando que não existem guias para aquele segurado. 2 Escolher Guia No segundo passo, são mostradas as guias disponíveis para segunda impressão. Observe que aparecem somente as guias agendadas, confirmadas ou canceladas. Escolha a guia desejada, clicando no círculo correspondente da última coluna (coluna Marque). Para visualizar a guia, clique em Avançar. 3 Imprimir Guia Finalmente, a guia selecionada é mostrada e está pronta para ser impressa. Observe que a guia é semelhante à original; a única diferença é a identificação 2ª via, no canto superior direito do papel.
12 IAPEP SAÚDE 9 LISTAGEM DE GUIAS Permite que o prestador tenha controle sobre as guias que já foram inseridas no sistema. 1 Buscar Guias Para iniciar, informe as datas inicial e final (campos Data Inicial e Data Final) a que a listagem deve se referir. Por exemplo: para obter uma listagem dos atendimentos do mês de setembro de 2006, use as datas 01/09/2006 e 30/09/2006; para uma listagem de guias do dia 05 deste mesmo mês, preencha com 05/09/2006 em ambos os campos. 2 Resumo de Guias O sistema, mostra, então as guias encontradas para o intervalo de datas especificado. Na seção Informações Gerais, são informadas o número de guias, bem como a soma de seus valores. Entretanto, estes números não contabilizam todas as guias; somente são consideradas as guias válidas (agendadas e confirmadas).