Guia para elaboração de lições aprendidas Versão: 2.0 Elaborado por: Caio Ruegg Data: 19 de Novembro 2009
Conteúdo Pág. # Objetivo 3 Alcance 3 Definições básicas 3 Por que realizá-las 3 Como preparar-las 4 Como conduzir uma sessão de lições aprendidas 5 Documentação e difusão 6 Formulário anexo 7
Guia para a elaboração de Lições Aprendidas em Projetos 1. Objetivo Estabelecer uma abordagem estruturada para a realização de sessões de Lições Aprendidas em projetos. 2. Alcance Este guia possui uma abordagem genérica, podendo ser utilizado em qualquer tipo de projeto. 3. Definições básicas a. Stakeholders. Indivíduos ou organizações envolvidos direta ou indiretamente e / ou cujos interesses podem ser impactados positiva ou negativamente pelo resultado ou realização do projeto b. Lições Aprendidas. É todo o conhecimento adquirido durante a realização de um projeto, e portanto, faz parte de um processo de aprendizagem. Podem ser identificadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, principalmente nos finais de fase e na entrega dos sub-produtos do projeto. Devem contemplar tanto as experiências bem sucedidas, bem como aquelas passíveis de aperfeiçoamento. Envolve a participação da equipe do projeto e também outros stakeholders. c. Banco de Lições Aprendidas. Repositório de informações sobre o aprendizado ocorrido em projetos anteriores e organizado para que seja utilizado como input para projetos futuros. d. WBS. Work Breakdown Strucuture. Estrutura orientada aos entregáveis do projeto e que identifica e organiza todo o trabalho que será necessário para alcançar os resultados propostos. orientada 4. Por que realizar uma sessão de Lições Aprendidas? a. Cenário 1: Seu projeto foi um fracasso. A equipe de projeto o despreza, o cliente não quer ver você mais pela frente e a sua gerência está decepcionada com o seu desempenho em função do atraso e do estouro do orçamento ocorrido. A última coisa que você quer fazer e dar uma oportunidade para que todos eles o critiquem, mais uma vez. Por que realizar as Lições Aprendidas? Cenário 2: Seu projeto terminou bem. A equipe continua unida, apesar das faíscas que ocorreram. Você ainda possui uma relação razoável com o cliente e apesar, de terminado um pouco acima do estimado, a gerência está satisfeita com os 3
resultados. Provavelmente, você poderá lembrar este projeto como um exemplo bastante satisfatório. Portanto, por que arriscar através das Lições Aprendidas este status ao permitir que as pessoas lembrem aquilo que poderia ter sido realizado melhor? Cenário 3: O projeto foi um sucesso retumbante. A equipe de projeto o admira, o cliente o adora e você foi lançado pela sua gerência como candidato ao melhor gestor do ano. Por que então ainda está preocupado em descobrir o que as pessoas pensam sobre você? b. Independentemente do resultado, devemos encerrar esta etapa e seguir em frente. Para o seu crescimento, para benefício da organização e para os futuros gerentes de projeto, é importante investir tempo para realizar as Lições Aprendidas. Você precisa entender o que foi feito de positivo e também quais foram os equívocos. Conhecer quais atitudes, abordagens e técnicas deram certo e também errado não apenas de acordo com sua perspectiva, mas também, de acordo com a percepção dos principais stakeholders, é fundamental para desenvolver uma abordagem profissional de gestão de projetos com foco na melhoria continua. 5. Como preparar uma sessão de Lições Aprendidas? a. Inclua a sessão como parte da WBS do projeto b. Defina um responsável pela condução e decida quem deve fazer parte da sessão. Ao convocar a reunião, explique os princípios das lições aprendidas. Enfatize que é uma oportunidade de aprender com os acertos e equívocos e, principalmente, que o foco são os processos, não as pessoas. c. Determine o alcance que será coberto na sessão. Uma forma de fazê-lo é definir áreas como: Aspectos técnicos, Aspectos relacionados a gestão do projeto e Aspectos humanos, relacionados a equipe do projeto. d. Incentive os participantes a prepararem-se para a reunião. Peça para que eles reflitam sobre suas experiências durante o projeto. Lembre que as lições aprendidas também devem refletir o que foi bem sucedido. Distribua um conjunto de perguntas abertas para iniciar esta reflexão: i. Que experiências importantes ocorreram durante o projeto? ii. iii. Que expectativas foram cumpridas e quais não? Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva interna, do negócio) 4
iv. Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva externa, do cliente) v. Aonde falhamos, por que e quais foram as conseqüências? (perspectiva interna, do negócio) vi. vii. Aonde falhamos, por que e quais foram as conseqüências? (perspectiva externa, do cliente) Houve imprevistos ou surpresa negativas / positivas? 6. Como conduzir uma sessão de lições aprendidas? a. Busque criar uma atmosfera positiva para o intercambio de experiências. Enfatize que a sessão é uma oportunidade de aprender com os acertos e equívocos. Lições aprendidas, não são positivas nem negativas, são construtivas. b. Lembre que o foco são os processos, não as pessoas. Motive os participantes a não culpar as pessoas nem a empresa. A idéia é não se queixar sobre o passado, mas através da lições aprendidas, olhar para o futuro. c. Explique que para a lição aprendida ser significativa, ela deve ser bem estruturada. Um modelo consistente deve possuir 4 elementos: i. O evento - (O que ocorreu?) ii. A(s) causa(as) Por que ocorreu?) iii. O impacto (Qual foi a conseqüência?) iv. O futuro (Qual é a sugestão para os próximos projetos?) d. Utilize as perguntas distribuídas (item 4 d) como ponto de partida. e. Comece identificando o que foi bem sucedido. f. Encoraje a participação através de perguntas a todos os participantes. g. Utilize flipcharts e documente as contribuições em Post-its. h. Com a equipe, agrupe as contribuições por temas. i. Proponha um título para os temas identificados junto com os participantes. j. Não esqueça que as lições aprendidas poderão ser utilizadas por pessoas que não estão familiarizadas com o projeto. Portanto, ao final, para cada L. A. elaborada pergunte: Alguém alheio ao projeto, entenderá o significado do que foi escrito? 5
7. Documentação e difusão a. Crie um formato para registrar as reflexões e experiências identificadas. Ele deve ser abrangente o suficiente para ser utilizado corporativamente. O relatório de encerramento do projeto deve conter as lições consolidadas pela equipe. b. O escritório de projetos, e/ou o responsável pelo projeto com apoio do sponsor, e/ou o responsável pela área onde o projeto foi realizado, devem assumir a responsabilidade pela divulgação das lições aprendidas. c. Relatórios com as lições consolidadas podem ser utilizados, bem como apresentações durante eventos relacionados não só com a gestão de projetos, mas também com a gestão da qualidade e a própria gestão do conhecimento. d. Relembre a todos que as lições aprendidas foram elaboradas para serem compartilhadas e não enterradas. A forma com que as lições aprendidas serão armazenadas para futuras consultas deve fazer parte de uma discussão mais ampla nas diferentes áreas, parte da estratégia de compartilhamento do conhecimento gerado internamente pela empresa. 6
1. ANEXO Projeto: FORMULARIO DE LIÇÕES APRENDIDAS Equipe: Data: Elaborado por: Tópicos Sim Não Comentários (utilize folhas adicionais, se necessário) 1. O produto final foi entregue conforme o acordado (requisitos / especificações)? 2. Houve desvios entre os prazos realizados e programados? Quais foram às causas dos desvios? 3. Houve desvios entre os custos efetivos e os orçados? 4. Os desvios poderiam ter sido evitados? 5. Os resultados propostos foram alcançados? 6. Eventos inesperados ocorreram? 7. Os clientes / usuários estão satisfeitos? 8. O apoio dos patrocinadores foi satisfatório? 9. Houve problemas de comunicação? 10. Os fornecedores entregaram seus produtos / serviços em conformidade com as especificações combinadas? 11. Houve mudanças no plano do projeto após o início da execução? Como foram gerenciadas? 12. Houve mudanças no escopo do projeto após o início da execução? Como foram gerenciadas? 13. O que faremos da mesma forma em projetos futuros? 14. O que faremos de maneira diferente em projetos futuros? 15. O que sabemos hoje, e que não sabíamos antes do projeto? 16. Que recomendações devem ser feitas para melhorar projetos futuros? 7