Objectivos de um projecto:

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1 MSProject2003 Eng. Jaime Martins Projecto: esforço concertado para atingir um objectivo realizado num determinado tempo dispondo de um determinado conjunto de recursos Objectivos de um projecto: realizar um conjunto de tarefas dentro de um período de tempo previamente estabelecido mantendo os custos dentro dos limites orçamentados 2

2 Fases do projecto: Definição Planeamento (tempo, custo, trabalho) agendar as tarefas interligar as tarefas definir recursos, custos e horários afectar recursos às tarefas respeitar o orçamento disponível cumprir o tempo previsto Implementação objectivos linhas gerais estruturar a equipa execução controlo alterações ao projecto Encerramento 3 Aplicação informática que gere uma base de dados onde são introduzidas todas as informações correspondentes a um projecto 4

3 Definir o projecto Tarefas (tasks) Recursos (resources) Controlo (track) Relatórios (Reports) data inicio colaboração horários de trabalho listar tarefas organizar em fases agendar as tarefas (dependências) prazos e constrangimentos das tarefas especificar recursos (pessoas, equi pamentos, etc) custos hora normal/ex tra/tarefa definir o horário de trabalho para cada recurso atribuir recursos às tarefas guardar um plano base analisar partes criticas monitorizar a evolução do projecto modificar o projecto 5 Agendar as tarefas (dependências) Fim Início (finish to start) Início Início (start to start) Fim Fim (finish to finish) Atraso (lag time) Sobreposição (lead time) 6

4 Constrangimentos do projecto Agendado a partir da data de início do projecto (Scheduled from Start) As tarefas devem ser iniciadas o mais cedo possível Agendado a partir da data de conclusão do projecto (Scheduled from Finish) As tarefas devem ser iniciadas o mais tarde possível 7 Prazos e constrangimentos das tarefas Definir um prazo (deadline) Constrangimentos (constrain): O mais cedo possível (as soon as possible) [default] O mais tarde possível (as late as possible) Não concluir antes de (finish no earlier than) Não concluir depois de (finish no later than) Tem de concluir a (must finish on) Tem de iniciar a (must start on) Não iniciar antes de (start no earlier than) Não iniciar depois de ( start no later than) 8

5 Tipos de tarefas Trabalho fixo (fixed work) Unidades fixas (fixed units) Duração fixa (fixed duration) A tarefa pode ser Condicionada pelo esforço (effort driven) a duração de uma tarefa diminui ou aumenta à medida que os recursos são adicionados ou removidos de uma tarefa, enquanto a quantidade de esforço necessária para concluir a tarefa permanece inalterada Marco ponto de referência que assinala um acontecimento importante num projecto e que é utilizado para controlar o progresso do projecto 9 Caminho crítico é o conjunto das tarefas críticas, ou seja, as tarefas cujo aumento de duração introduz um aumento igual na duração total do projecto Ver o caminho crítico (Gantt Detalhado) caminho crítico folga 10

6 Tempo de Atraso Tempo útil (ou de horário) 2 dias de atraso em tempo útil [+2 dias] Tempo decorrido (ou passado) 2 dias de atraso em tempo decorrido [+2 diasp] (em inglês a letra acrescentada é o e de ellapsed ) 11 Definição dos recursos Nome identifica o recurso Tipo trabalho/material Rótulo material símbolo das unidades do mat erial Iniciais abreviatura do recu rso Grupo permite identificar g rupos de recursos Unidades máx. numero de unidades disponíveis Taxa normal - custo/hora normal Taxa trab. ext. - custo/hora extra Custo/utilização taxa fixa por utilização Imputar em custo rateado/início/final Calendário base horário do recurso Código 12

7 Nivelamento leveling) de recursos (resources Exemplo de recurso com sobrecarga (overallocation) Recurso nivelado 13 Nivelamento automático de recursos Automático faz o nivelamento automaticamente Manual faz o nivelamento quando o utilizador manda nivelar 14

8 O nivelamento automático pode conduzir a situações não aceitáveis e obrigar a nivelar à mão : Por alteração de tarefas Diferir a execução de tarefas Dividir as tarefas em várias fases Por alteração de recursos Mudar os recursos de tarefa Aumentar o horário dos recursos Alterar o perfil de ocupação do recurso Substituir o recurso por outro NOTA : Atenção às alterações no tempo e nos cus tos 15 Custos Custo total do projecto Custo de cada tarefa Custo de cada recurso Custo dos recursos por tarefa Distribuição do custo durante a execução de uma tarefa Desvios entre os custos orçamentados e os reais 16

9 Origem dos custos no Project Os custos associados à utilização dos recursos, tendo em conta os preços indicados na folha respectiva Todos os outros custos, que não sejam resultantes da utilização dos recu rsos atribuídos à tarefa, e que são introduzidos na coluna custo fixo (material, subempreitada, etc.) Imputação dos custos fixos Início (start) Rateado (prorated) Fim (end) 17 Plano de base (baseline) Ferramentas > Controlo > Guardar Plano Base (Tools > Traking > Save Baseline) Quando o planeamento do projecto está completamente definido, e antes de iniciar a execução dos trabalhos, criamos uma imagem que permita comparar a evolução real do projecto com o planeamento inicial Gantt de Controlo (Traking Gantt) 18

10 Projectos consolidados A utilização de tarefas sumário permite definir diversos níveis de estruturação de tarefas A consolidação de projectos permite o mesmo, mas utilizando um projecto como tarefa sumária de outro A utilização de project os consolidados implica: Criar um sub-projecto Inclui-lo como tarefa noutro mais abrangente Relacionar as tarefas do projecto e do sub-projecto Definir os custos a partir dos níveis mais baixos e criar planos base para cada um deles 19 Partilha de recursos Partilhar os recursos de um projecto com os recursos definidos noutro Criar um Conjunto de Recursos (resources pool) para serem partilhados por vários projectos 20

11 Análise de riscos Regras para o planeamento Reduzir os riscos ao mínimo (há sempre riscos) Prever acções para e liminar ou atenuar as consequências dos acontecimentos imprevisíveis Estudar cuidadosamente Tarefas que são precedidas por outras que dependem de terceiros Tarefas que envolvem actividades ou processos novos ainda não testados Tarefas de longa duração 21 Métodos de análise de riscos CPM Critical Path Methode (caminho crítico) PERT Program Evaluation and Review Technique GERT Graphical Evaluation and Review Technique 22

12 Método do caminho crítico - CPM Utiliza um conceito determinístico Análise dos intervalos de variação do início e final das tarefas, sem que essa variações afectem a duração total do projecto Folga livre intervalo que não atrasa a tarefa seguinte Folga total atraso que não aumenta a duração do projecto 23 Método de PERT Utiliza um conceito probabilístico Baseado na avaliação da probabilidade da duração de uma tarefa cair dentro de um intervalo Análise do desvio padrão e das curvas de Gauss para estabelecer valores Optimistas Estimados Pessimistas O valor mais provável da duração de uma tarefa é obtido através de uma média pesada (1+4+1) dos três valores 24

13 Execução e controle Exportação de dados Access Excel Web etc. Documentação do projecto Impressão das vistas obtidas no ecrã Produção de relatórios Aplicação de filtros às anteriores 25 Execução e controle Execução do projecto Execução das tarefas planeadas Liderança da equipa de projecto Distribuição de informação Recolha de dados Exemplo de registo de dados de execução (balizamento): 26

14 Execução e controle Controlo do projecto Avaliação do desempenho Análise dos desvios Relatórios de análise de desvios Controlo de custos Planeamento sem recursos 27 Encerramento Formas de encerramento Extinção Adição Integração Esgotamento Quando? Como? Plano de encerramento Relatórios de alteraçõ es Relatório final do projecto Documentar factos e números re levantes Analisar factores de sucesso e de insucesso 28

15 Relatórios de Encerramento Resumo do projecto (project summary) Informações sumárias sobre o projecto Assinala desvios quanto aos valores globais Recursos acima do o rçamento (overbudget resources) Listagem dos recursos com desvios positivos de custos Indicação dos respect ivos desvios Orçamento (budget) Custos orçamentados, efectivos e seus desvios Utilização de tarefas (task usage) Utilização de recursos (resource usage) 29