PAGAMENTOS (SIAFI) 1 APRESENTAÇÃO

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1 PAGAMENTOS (SIAFI) 1 APRESENTAÇÃO 1.1 O subsistema Contas a Pagar e a Receber (CPR) do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) que permite o gerenciamento de compromissos de pagamento e recebimento, a partir do registro dos documentos que os originam, tais como notas fiscais, recibos, etc. Ele possibilita ainda a emissão automática das ordens bancárias e dos documentos de recolhimento de tributos e contribuições correspondentes aos compromissos O CPR permite o cadastramento de contratos, notas fiscais, recibos e outros documentos hábeis, cuja contabilização é efetuada por eventos de sistema. Estes documentos geram compromissos de pagamento e de recebimento que montarão o fluxo financeiro. Outros documentos do SIAFI, como a Nota de Empenho (NE) e a Programação Financeira (PF), também geram compromissos para as Unidades Gestoras (UG) dos órgãos que utilizam o CPR As consultas, tanto ao fluxo de caixa como ao demonstrativo ou consolidado dos compromissos, podem ser direcionadas por diversas chaves de seleção e classificação (fonte/categoria de gasto, credor/devedor, UGR etc). A partir da consulta ao demonstrativo dos compromissos, o usuário poderá comandar os pagamentos e recebimentos, em modo "batch"(programado) ou on-line, gerando automaticamente os documentos Ordem Bancária (OB), Nota de Sistema (NS), Guia de Recolhimento da Previdência Social (GRPS) ou Documento de Arrecadação Financeira (DARF).. 2 CONCEITOS BÁSICOS. 2.1 DOCUMENTO DE ORIGEM: é o recibo, nota fiscal ou qualquer outro documento (papel), emitido pela unidade ou pelo fornecedor, que será cadastrado no sistema. 2.2 DOCUMENTO HÁBIL (DH): é o documento cadastrado no sistema que gera compromissos de pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão(nota de Empenho(NE),

2 Contrato, Proposta de Programação Financeira etc.) ou de Realização (Nota Fiscal(NF), Recibo, Folha de Pagamento, Programação Financeira Aprovada etc) 2.3 DOCUMENTO DE REFERÊNCIA: é um documento hábil cujos dados servirão de base para um outro documento hábil, que, ao ser cadastrado, baixará os compromissos do primeiro no valor correspondente; ex.: A Nota de Empenho(NE) é um documento de referência para a Nota Fiscal de Pagamento. 2.4 SITUAÇÃO: é o indicador que determina o que será contabilizado quando da liquidação e realização ou cancelamento do documento hábil, bem como seu relacionamento com o documento de referência(exigência, tipo, equivalência de valor etc.); é a situação que indica os eventos a serem aplicados. 2.5 DEDUÇÃO/ENCARGOS: corresponde às retenções de impostos e contribuições, bem como de descontos, cujos valores serão deduzidos do valor do documento, ou encargos decorrentes da emissão de documentos ficais. 2.6 UG PAGADORA/RECEBEDORA: é a unidade gestora responsável pelo pagamento/recebimento dos compromissos gerados pelo documento hábil de realização, inclusive os decorrentes de retenções/encargos..2.7 CREDOR/DEVEDOR: identifica a entidade credora do compromisso, se documento de pagamento ou retenção/encargos, ou devedora, se documento de recebimento; 2.8. COMPROMISSOS: são os valores a pagar ou a receber gerados a partir do cadastramento de um documento hábil, podendo ser também de previsão(anterior à liquidação) ou de realização(já liquidado). 3 NOVO CPR Ao se acessar o novo sistema de contas a pagar e receber (CPR), será visualizada a tela inicial de loguin do SIAFI, onde deverão ser informados os dados de acesso: código usuário(cpf) e senha de acesso, conforme imagem a seguir:

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4 Na tela inicial do módulo CPR do SIAFI é possível verificar: Mensagens Novas; Usuário e UG; Acesso de funcionalidades por linha de comando; Acesso aos menus de funcionalidades; Acesso a partir do M enu Geral, localizado no canto esquerdo do painel. Usuário e UG Funcionalidades por linha de comando M ensagens novas Funcionalidades por M enus O processo de pagamento no novo CPR inicia-se pela inclusão do Documento Hábil no SIAFI, documento esse que gerará o compromisso para posterior pagamento. A inclusão do documento hábil poderá ser feita a partir da linha de comando digitando INCDH ou a partir do menu lateral Menu Geral>Contas a Pagar e Receber>Documento Hábil>Incluir Documento Hábil, conforme figura a seguir. Obs. Antes de iniciar o procedimento de pagamento, o ideal é consultar se há saldo na respectiva conta do empenho para realizar o pagamento, caso o saldo seja insuficiente ou não tenha saldo disponível, será necessário solicitar a descentralização de crédito à SPO.

5 Linha de comando para acesso: INCDH Acesso para inclusão de documento hábil. Uma vez acessado o menu de inclusão de documento hábil, será aberta uma tela para que sejam preenchidos os dados referentes ao documento. O primeiro passo é preencher o tipo de documento que será incluído, no caso deve ser preenchido com a sigla da nota de pagamento (NP) e clicar em confirmar, não sendo necessário preencher o campo número, que será gerado automaticamente ao se clicar no botão confirmar. Deve ser Preenchido com NP(nota de pagamento). Número que será gerado ao clicar em confirmar. Botão para confirmação de inclusão da NP.

6 Após clicar em confirmar uma nova tela será aberta contendo 8 abas, porém somente 4 deverão ser preenchidas, de acordo com os parâmetros do documento a ser pago, as abas são as seguintes: Dados básicos Principal Com Orçamento Principal Sem Orçamento Deduções Encargo Ajuste Dados Do Pagamento Resumo Vejamos detalhadamente cada uma dessas abas, com seus respectivos campos de preenchimento. 3.1 DADOS BÁSICOS Essa aba do módulo CPR deve ser preenchida com as informações básicas contidas no documento a ser pago como: data de emissão, data de vencimento, n do processo, CNPJ do Credor, valor da nota. Preencher com a data atual. Verificar na capa do processo. Data de ateste no verso da N. fiscal. Dados Básicos Valor bruto da despesa (soma das N. fiscais, se houver mais de uma). CNPJ da empresa credora.

7 Após inserir todos os dados destacados na figura anterior, deverá ser incluído o documento de origem a partir do botão incluir, podendo, se necessário for, ser incluído mais de um documento de origem ( nota fiscal, recibo, fatura, boleto) clicando no botão incluir, destacado na figura anterior. Os seguintes campos serão disponibilizados, a serem preenchidos com as informações do documento de origem a ser cadastrado: emitente, data da emissão do documento, número do documento e o valor do documento. CNPJ do emitente do doc. de origem. Data de emissão do Documento. Valor Bruto. N do documento. Confirmar Inclusão do Doc. de origem Confirma a aba. O campo Observação deve ser preenchido com os seguintes dados: nº da NF; descrição detalhada do serviço; mês ou período de referência; nº do processo; nº e ano do contrato. Uma vez preenchida e confirmada a aba Dados básicos, deve se passar ao preenchimento da aba Principal com Orçamento, clicando sobre a respectiva aba.

8 3.2 PRINCIPAL COM ORÇAMENTO Principal c/orçamento Insira a situação "DSP001" para serviços..havendo serviço continuado c/contrato, marque "SIM ". Complete a conta de contrato que tenha saldo para essa empresa.(>conrazao) Número do empenho e respectivo subitem, consultar no processo ou no SIAFI(>conne). Valor total da despesa a deduzir do empenho informado. Confirme a aba. Após o preenchimento das abas dados básicos e principal com orçamento já é possível registrar o compromisso para posterior conclusão.

9 3.3 DEDUÇÕES A próxima aba a ser preenchida é a aba de Deduções. Nessa aba serão registradas todas as deduções referentes a impostos federais e estaduais(iss,inss,etc.). A aba poderá ser acessada dando um clique sobre ela. Data de vencimento do DARF: é o 3º dia útil da semana seguinte à do pagamento (normalmente é a quarta-feira da próxima semana). Data do pagamento da despesa,data atual. Valor total dos tributos federais de todos os recolhedores, havendo um ou mais. Código de recolhimento conforme tabela no anexo 2 da IN RFB 1.234/12. (MUITA AT ENÇÃO!!) Se houver mais de um recolhedor, não precisa incluir outra dedução DDF001. Basta incluir na lista. Inclua um recolhedor e insira o CNPJ. Confirme a janela da lista de recolhedores. Confirme a janela do DARF. Base de cálculo dos tributos (geralmente é o valor da nota fiscal). Após o preenchimento dos dados de recolhimento dos tributos federais, deverão ser especificados na linha Recolhedores os dados dos recolhedores, devendo ser informado: CNPJ do recolhedor, a base de cálculo e valor da receita, conforme figura acima. No caso de mais de um recolhedor, não será necessário incluir outra dedução DDF001, bastando clicar no botão incluir para inclusão de novo recolhedor. Após inclusão de cada recolhedor, deve ser confirmada a inclusão clicando no botão confirmar. Havendo feito a inclusão de todos os recolhedores deverá ser confirmada a aba, no botão confirmar no final da tela, conforme destacado na imagem acima.

10 3.3.1 Pré-Doc Uma vez confirmada a aba será disponibilizada a opção para preenchimento do Pré-doc. O Pré-doc é do documento que contém as instruções para o pagamento, como: vinculação do recurso, o período de apuração, a base de cálculo, o processo e as observações referentes ao recolhimento dos impostos federais do documento hábil, conforme imagem abaixo. Outras despesas correntes (3). Data correspondente ao sábado da semana de emissão do DARF. Número que consta na capa do processo. Clique para preencher o Pré-doc. Cole a observação e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "TRIBUTOS FEDERAIS" Confirme a janela. Após o preenchimento das informações deverá ser confirmada a janela, passando-se ao preenchimento dos dados referentes a dedução do ISS, conforme a seguir: Inclua a dedução "DDR001" para o ISS. Confirme.

11 Quando o botão confirmar da tela anterior for clicado, a seguinte tela será mostrada: Data atual Data atual Valor total de ISS de todos os recolhedores, havendo um ou mais. Código da receita do ISS é sempre "1782". Código do município que vai arrecadar o ISS. Brasília é "9701". Valor total de ISS recolhido em nome do recolhedor em questão Inclua um recolhedor e insira o CNPJ. Confirme a janela da lista de recolhedores. Após confirmar a inclusão do DAR (documento de arrecadação de receita), será necessário o preenchimento das informações do Pré-doc, referente ao DAR inserido, que poderá ser acessado clicando no ícone Pré-doc, conforme a seguir: UG do CNMP, sempre Outras despesas correntes (3). Mês de emissão da nota. Ano de emissão da nota. Código do município de domicílio da empresa que emitiu a nota. Clique na lupa para encontrar o município. Data de emissão da NF (Corpo da Nota). Valor da nota fiscal ou da maior, se houver mais de uma. Alíquota do ISS. Número da Nota Fiscal (Corpo da Nota).

12 Para concluir o Pré-Doc, deve ser preenchida a observação, conforme tela abaixo. Cole a mesma observação já preenchida nas outras abas e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "ISS". Se a base de cálculo for diferente do valor da nota informado acima, inclua esse valor ao final da observação. Após preenchidas todas as informações, confirme o Pré-doc no botão confirmar. Será necessário agora inserir a dedução referente ao INSS, o código da dedução é o DGP001,conforme imagem abaixo. Inclua a dedução "DGP001" para o INSS e clique confirmar.

13 Após a inclusão da dedução DGP001 serão disponibilizados os campos para preenchimento com os dados da dedução. Dia 20 do mês seguinte ao de emissão da nota Data atual Valor total de INSS de todos os recolhedores, havendo um ou mais. Código de recolhimento do INSS, sempre Valor total de INSS recolhido em nome do recolhedor em questão. Confirme a janela da lista de recolhedores. Inclua um recolhedor e insira o CNPJ. Após preenchidas as todas as informações, confirme a janela da GPS no botão confirmar. Será disponibilizada a opção de preenchimento do Pré-doc referente a GPS Outras despesas correntes (3). M ês de emissão da nota. Ano de emissão da nota. Número que consta na capa do processo. Cole a observação e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "ISS". Se a base de cálculo for diferente do valor da nota informado acima, inclua esse valor ao final da observação Confirme o Pré-Doc.

14 3.4 DADOS DE PAGAMENTO Incluídas todas as deduções e confirmadas, deverá ser acessada a aba Dados de Pagamento, dando um simples clique sobre a aba, que abrirá a seguinte tela: Nessa tela inicial da aba Dados de Pagamento não será necessário o preenchimento de nenhum campo, sendo necessário somente a conferência dos valores e CNPJ do favorecido, se estiverem corretos, clique em confirmar para habilitar a opção do preenchimento do Pré-doc referente a Ordem Bancária (OB), conforme tela abaixo. Preencher com a opção OB de Crédito. Número que consta na capa do processo. Dados bancários do favorecido, podem ser inseridos individualmente, ou consultados pelo CNPJ na lupa disponível no campo conta corrente. Cole a mesma observação já preenchida nas outras abas e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "PAGAM ENTO".

15 Após preenchidas as informações necessárias, conforme acima, confirme a janela do Pré-doc. Está é a última aba a ser preenchida, agora é necessário verificar a consistências das informações inseridas em todas as abas, janelas, Pré-docs, etc. Para verificar se todos os dados necessários ao pagamento estão inseridos, para tanto, basta clicar no botão Verificar Consistências, conforme imagem abaixo. Verifique a consistência do pagamento, pode haver pendências. Registre o documento. Se algum dado estiver inconsistente, será mostrado na janela, conforme imagem acima, sendo necessário corrigir as inconsistências para registrar o documento. Tudo correto, basta clicar no botão Registra para registrar as informações do documento.

16 Pronto!!!! Sua NP foi incluída com sucesso. Será gerado o número para sua NP, conforme imagem a seguir: Anote na capa do processo o número da NS (NS495). Anote na capa do proceddo o número da NP (NP354). É importante anotar os números dos documentos gerados, pois será necessário gerenciar os compromissos referentes a NP registrada. A opção de gerenciar compromissos pode ser acessada por meio da linha de comando GERCOMP ou por meio do menu lateral: Menu_Geral>Contas_a_Pagar_e_Receber>Compromissos>Gerenciar_Compromissos.

17 3.5 GERENCIAR COMPROMISSOS Na tela que segue, escolha a opção pagamento:

18 Será aberta uma janela com os parâmetros de pesquisa da opção Gerenciar documentos, geralmente é necessário o preenchimento apenas da data, pois poucos são os documentos pendentes, geralmente os que acabaram de ser gerados. Clicando em pesquisar serão mostrados os compromissos pendentes, conforme tela acima: Deverá ser escolhida a opção realizar totalmente R Número dos documetos, veririficar o número, deve ser o mesmo da NP registrada. Tipo dos Documentos, importante conferir. Valores individuais de cada documento inseridos, importante conferir os valores. Após selecionar os compromissos que serão realizados, basta clicar no botão executar. Será aberta uma janela na qual deve ser informada a vinculação, que será sempre 400,

19 conforme a próxima imagem. Após confirmar as vinculações, será gerado o número dos seguintes documentos: Esses NP NS OB DF DR GP documentos devem ser anotados na capa do processo, nessa ordem, somente por organização. Pronto!! O procedimento no novo CPR termina aqui, mas será necessário acessar o SIAFI (Emulador) para impressão dos documentos gerados.

20 4 IMPRESSÃO DOS DOCUMENTOS Por meio da linha de comando do SIAFI (Emulador) deverá ser acessada a opção >CONDOC, conforme tela seguir: A seguinte tela será mostrada, bastado inserir o número dos documentos para se proceder a consulta do documento e impressão. Ex: NS DF DR GP OB RE800752

21 Após impressos todos os documentos devem ser anexados ao processo, deverá ainda ser feito um despacho para Conformidade Documental, conforme abaixo, que o modelo encontrase disponível em:

22 6 DESPACHO