Aula 5 Pagamento de Fornecedor Caso 4: Aquisição de
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- Sérgio de Lacerda Sintra
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1 Aula 5 Pagamento de Fornecedor Caso 4: Aquisição de material de consumo sem contrato e sem retenções: gerando documento hábil NP Tutorial 1: Introdução e checklist Olá, Conforme vimos no Tutorial 1 do Caso 1, dentro dos contextos de uso do CPR para pagamento de fornecedores há, nas Secex, seis casos mais comuns. Temos, no curso, tutoriais que explicam em detalhes cada um desses casos: Caso 1 pagamento de fornecedor com contrato e retenções; Caso 2 pagamento de fornecedor com contrato registrado na sede e pagamento feito pela Secex; Caso 3 pagamento por lista de fatura (código de barras); Caso 4 pagamento de fornecedor de material de consumo sem contrato e sem retenções; Caso 5 pagamento de fornecedor de material permanente sem contrato e com retenções; Caso 6 pagamento de obras com contrato e sem retenções. O que passamos a estudar agora é o Caso 4: pagamento de fornecedores de material de consumo sem contrato e sem retenções. Primeiramente, uma visão geral do processo de trabalho do Caso 4: Uma vez verificada a necessidade de material de consumo, a própria Secex licita, contrata e paga. O documento hábil NP neste caso serve para permitir o pagamento ao fornecedor diretamente pela Secex. A partir do processo administrativo de pagamento, criamos um checklist, como aprendemos no Tutorial 1 do Caso 1, para facilitar a apropriação da NP. O exemplo específico que trabalharemos é o de Aquisição de material de expediente. Vamos supor que o checklist que você preparou para o Caso 4 contém as seguintes informações: a. NÚMERO DO PROCESSO: TC /2013-1; b. CONTRATO: não existe; c. INSCRIÇÃO GENÉRICA DO CONTRATO: não há neste caso. d. INSCRIÇÃO GENÉRICA DA OBRA: não há neste caso. e. OBJETO DA DESPESA: Material de Expediente, tais como papéis, canetas, clipes, etc; f. NOME DA EMPRESA: JBC COMERCIO DE PECAS PARA REFRIGERACAO LTDA; g. CNPJ: /
2 h. NE: 2013NE A Natureza de despesa é O subitem 16 é para material de expediente. i. DOCUMENTO FISCAL: NF nº 203, emitida em 05/1/2013, atestada em 10/1/2013. j. VALOR: Total Bruto R$ 500,00. Não há divisão entre subitens diferentes. k. RETENÇÕES NA FONTE: não há retenção na fonte. Com relação aos TF: é porque a empresa é optante pelo simples nacional. Com relação ao ISS e ao INSS: é porque não se trata de prestação de serviço. Uma vez tendo os dados prontos à nossa disposição, é hora de começarmos a operar o Siafi. Veja como acessá-lo pelo tutorial Acessando o novo CPR. Para iniciar a apropriação de uma despesa, há duas opções: digite INCDH no campo de Transações e tecle enter (ou clique na seta amarela); ou clique em MENU GERAL, CONTAS A PAGAR E A RECEBER, DOCUMENTO HÁBIL e, finalmente, em INCLUIR DOCUMENTO HÁBIL. 2ª forma CURIOSIDADE: Um documento hábil é assim chamado porque habilita algum procedimento contábil. Mais informações, veja o Tutorial 1 do Caso 1. 2
3 Esta é a tela inicial da transação INCDH. Não preencha o campo Número! Ele será automaticamente gerado ao final da apropriação. Preencha apenas o campo Tipo de Documento com a sigla NP e, logo em seguida, clique em Confirmar. 3
4 OBSERVAÇÃO: As transações de registro de dados no novo CPR são divididas em Abas. Dentro de cada aba, há blocos com um grupo de dados a serem preenchidos. Cada bloco desses é chamado de GRID. Nos próximos tutoriais, veremos como preencher corretamente: A Aba Dados Básicos no Tutorial 2; A Aba Principal com Orçamento no Tutorial 3; A Aba Dados de Pagamento no Tutorial 4; O pré-doc da OB no Tutorial 5; e A realização do documento hábil NP no Tutorial 6. OBSERVAÇÃO: a Ordem Bancária preenchida pelo pré-doc será posteriormente realizada via GERCOMP. Adiantamos que algumas Abas não precisam ser preenchidas no Caso 4: Principal sem Orçamento; Dedução; Encargo; Outros Lançamentos; e Resumo. Você participará de uma simulação para ver na prática como fazer cada apropriação. Depois, a título de esclarecimento de dúvidas, você poderá consultar os tutoriais específicos que deseja recapitular de cada caso. No próximo tutorial, começaremos a preencher as abas do novo CPR, a começar pela Aba Dados Básicos. Para saber como preenchê-la, acesse o Tutorial 2 do Caso 4. FIM 4
5 Aula 5 Pagamento de Fornecedor Caso 4: Aquisição de material de consumo sem contrato e sem retenções: gerando documento hábil NP Tutorial 2: Aba Dados Básicos Ao acessar o INCDH, a aba Dados Básicos será a primeira a aparecer. DICA: preencha as abas, grids e campos na ordem em que aparecem. Assim, não nos esquecemos de preencher nenhum, e a apropriação fica mais rápida. No primeiro Grid, que chamamos de Grid cabeçalho, serão preenchidos os seguintes dados: a. Código da UG pagadora: é a UG na qual você está executando. No nosso exemplo, é a b. Data de emissão contábil: normalmente é a data em que estamos apropriando a NP. No nosso exemplo, é 01/03/2013. c. Data de vencimento: Embora pareça, não é o prazo limite para pagamento da despesa! É apenas a data em que pretendemos emitir a ordem bancária, que pode inclusive ser antes do prazo limite. No nosso exemplo, é 01/03/2013. d. Taxa de câmbio: NÃO preencher, pois os pagamentos serão sempre em nossa moeda, o Real. e. Processo: número do processo de pagamento. Esse campo aceita hífens, ponto e barra, só não aceita espaços. Para ficar conforme o padrão TCU, preencha o campo no seguinte formato: TC / No nosso exemplo, é o TC / a. OBSERVAÇÃO: como regra geral, costumamos padronizar algumas anotações durante a apropriação. Isso nos ajuda a pesquisar informações com muito mais facilidade, o que possibilita uma melhor gestão e resolução mais rápida de eventuais problemas. É o caso, por exemplo, de se padronizar 5
6 a anotação de processos usando o formato TC / f. Ateste: dia em que a nota fiscal foi atestada, ou seja, a data do carimbo de atestação. No nosso exemplo, foi 10/1/2013. g. Valor do documento: total bruto que será apropriado. Não há nenhum desconto aqui. Se houver desconto, esse será informado na aba apropriada. No nosso exemplo, o valor é de R$ 500,00. h. Código do Credor: é o CNPJ da empresa. No nosso exemplo, é o / Para o sistema aceitar, colocamos só os números. O nome da empresa aparecerá automaticamente após preencher esse campo e sair dele. a. Observação: quando por algum motivo não sabemos o CNPJ, ainda há salvação: o Código do Credor pode ser pesquisado a partir do nome da empresa. Para isso, clique na lupa ao lado do campo. O próximo Grid a ser preenchido é Dados de Documentos de Origem. CURIOSIDADE: Assim como no velho CPR, documento de origem num pagamento a fornecedor é o documento fiscal, que pode ser: nota fiscal de serviços; nota fiscal de material; ou fatura. Para preencher os dados da nota fiscal, clique no botão Incluir. 6
7 Serão abertos os campos: Emitente: automaticamente preenchido com o CNPJ do credor; Data de emissão: preencha-o com a data de emissão da nota fiscal. No nosso exemplo, a data é 05/1/2013. Número: preencha-o com o número da nota fiscal. Esse campo não aceita espaços em branco. No nosso exemplo, a NF é a 203. Valor: preencha-o com o valor da nota fiscal correspondente, que no nosso exemplo é de R$ 500,00, e clique em confirmar. o OBSERVAÇÃO: se existir mais de um documento fiscal por exemplo, várias notas fiscais clique no botão incluir para informar os dados de cada uma das próximas notas. Clique em confirmar após cada inclusão de nota fiscal. OBSERVAÇÃO: o Grid Documentos Relacionados não é preenchido em nenhuma apropriação de pagamento de fornecedor. O próximo campo a ser preenchido é o de Observação. Esse campo tem tamanho limitado, por isso, orientamos resumir o objeto do pagamento em uma linha. OBSERVAÇÃO: como boas práticas, o TCU costuma padronizar algumas anotações durante a apropriação. Isso nos ajuda a pesquisar informações com muito mais facilidade, o que possibilita uma melhor gestão e resolução mais rápida de eventuais problemas. É o caso, por exemplo, de se padronizar a forma como preenchemos o campo observação. Para mais observações a respeito, consulte o Tutorial 2 do Caso 1. 7
8 DICA IMPORTANTE: no registro de um documento hábil, há vários lugares em que aparece o campo Observação. Por recomendação da Setorial Contábil do TCU, todos os campos Observação devem conter exatamente as mesmas informações. Por isso, depois de preencher devidamente o primeiro campo, para não ter que digitar tudo de novo nos demais, copie-o e cole-o em um documento Word temporário, para poder colar as mesmas informações nos outros campos. No nosso exemplo, analisamos o checklist e preenchemos o campo Observação da seguinte forma: NF 203 (R$ 500,00), AQUISIÇÃO DE MATERIAL DE EXPEDIENTE. TC / EMPRESA OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL. CERTIDÕES DE REGULARIDADE FISCAL VÁLIDAS. OBSERVAÇÃO: o campo Informações Adicionais é como se fosse um post-it: algo informal que serve para deixar qualquer explicação que queira sobre qualquer coisa que queira. Esse campo não é contabilizado, ou seja, não vai para nenhum registro oficial permanente. Serve, por exemplo, para detalhar mais o objeto (pois o campo Observação tem tamanho limitado e nem sempre cabe o que queremos escrever). Serve também para dar orientações para quem for usar essa contabilização no futuro (por exemplo, explica que há um erro na contabilização oficial que não pode ser clonado, ou seja, copiado e colado para contabilizações similares futuras). Note que é possível saber quem escreveu nesse campo, portanto escreva coisas úteis. Após o preenchimento do campo observação, clique no botão Confirmar Dados Básicos. Pronto: concluímos a aba Dados Básicos. OBSERVAÇÃO: após clicar em Confirmar Dados Básicos, se houver necessidade de alterar alguma informação na Aba Dados Básicos, clique no botão Alterar. Depois de fazer as modificações, clique em Confirmar Dados Básicos. Lembrar-se de que, caso a alteração seja no Grid Documento de Origem (por exemplo, um dado da nota fiscal), deve-se clicar em confirmar dentro do Grid primeiro, para só depois clicar em Confirmar Dados Básicos. 8
9 OBSERVAÇÃO: recomendamos que você use o botão Salvar Rascunho ao finalizar o preenchimento de cada aba. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 1. Lembre-se de usar o mesmo nome e salve substituindo o anterior. Dessa forma, você não perde trabalho feito caso o sistema caia ou falhe por qualquer motivo. Recomendamos que o nome seja padronizado, sempre colocando, em caixa alta, o 1º nome de quem está fazendo, o nome principal da empresa, e o número do documento fiscal. Por exemplo: CECILIA JBC NF 203. Agora vamos preencher a Aba Principal com Orçamento. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 4. FIM 9
10 Aula 5 Pagamento de Fornecedor Caso 4: Aquisição de material de consumo sem contrato e sem retenções: gerando documento hábil NP Tutorial 3: Aba Principal com Orçamento Após termos concluído o preenchimento da aba Dados Básicos, vamos para a aba Principal com Orçamento. Clique nela. OBSERVAÇÃO: o que diferencia cada um dos seis casos que estamos tratando no curso é justamente a Situação da aba Principal com Orçamento. Toda a contabilidade da apropriação é comandada por essa situação e pelas informações constantes nessa aba. A Situação que utilizamos para o pagamento de material de consumo imediato é a DSP102. Digite esse código no campo Situação e clique em Confirmar. OBSERVAÇÃO: Caso não saiba o código correto, você pode pesquisa-lo. Para saber como, consulte o Tutorial 4 do Caso 1. 10
11 O campo UG do Empenho, que no nosso exemplo é a , já vem automaticamente preenchido. O campo ESTOQUE pede uma conta contábil de estoque, e já vem parcialmente preenchido até o quarto algarismo. Você pode preencher esse campo diretamente caso saiba o código, ou, se não o souber, pode pesquisa-lo pela lupa. Se clicar na lupa, aparecerá uma lista com as contas contábeis de estoques. Escolhemos a que melhor se aplicar ao caso. Em geral, as duas mais utilizadas são as para bens diversos, tais como material de expediente; e a para gêneros alimentícios, tais como café, açúcar etc. No nosso exemplo, o que melhor se encaixa após analisarmos é o código de bens diversos, ou seja: digite no campo ESTOQUE. Logo em seguida, no Grid da NE, preencha o número da nota de empenho, no nosso caso, 2013NE000001, e o subitem, que é o 16 para materiais de expediente. 11
12 OBSERVAÇÃO: para pesquisar o número da NE, não é útil usar a lupa, pois a pesquisa mostrará todas as Notas de Empenho da UG de uma vez. Portanto, tenha o número da NE em mãos desde o checklist. Por outro lado, ao clicar na lupa para o subitem, a pesquisa retornará apenas os subitens da nota de empenho já especificada. Como há somente um subitem na NE 2013NE000001, ao clicar na lupa o sistema retornará apenas um subitem. Clique nele para ser automaticamente preenchido no campo Subitem. No campo RP em Liquidação?, selecione sempre NÃO. No campo Valor, preencha o valor da despesa presente no checklist, que no nosso exemplo é de R$ 500,00. O campo Observação vem automaticamente preenchido e não permite alteração na Aba Principal com Orçamento, apenas pela Aba Dados Básicos. Clique no botão Confirmar e pronto! O preenchimento da Aba Principal com Orçamento está completo. OBSERVAÇÃO: recomendamos que você salve o rascunho da apropriação. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 1. Após a aba Dados Básicos, você pode salvar rascunho a qualquer momento, mesmo sem ter concluído a aba. Em seguida, preencheremos a Aba Dados de Pagamento. Para saber como fazer isso, acesse o Tutorial 4 do Caso 4. FIM 12
13 Aula 5 Pagamento de Fornecedor Caso 4: Aquisição de material de consumo sem contrato e sem retenções: gerando documento hábil NP Tutorial 4: Aba Dados de Pagamento Após termos concluído o preenchimento das Abas Dados Básicos e Principal com Orçamento, vamos para a aba Dados de Pagamento. Clique nela. O campo Data de Pagamento vem automaticamente preenchido com a data de hoje. Precisamos preenchê-lo com a data em que emitiremos a ordem bancária. No nosso exemplo, a data é 01/03/2013. Logo em seguida, para preencher os dados do favorecido da OB, clique em Incluir. 13
14 No Grid Lista de Favorecidos, o CNPJ da empresa e o valor líquido do pagamento são automaticamente preenchidos nos campos Favorecido e Valor, respectivamente. CUIDADO: antes de confirmar o Grid Lista de Favorecidos, é muito importante verificar se o valor líquido que pagaremos à empresa é mesmo o valor correto. Por algum erro de preenchimento das outras Abas, o valor pode estar maior ou menor que o devido. No nosso exemplo, como não há cálculos de retenções, o erro mais comum que pode acontecer é digitar errado o valor com zeros a menos ou a mais. Observe o valor antes de clicar em Confirmar. Se suspeitar que o valor está errado, investigue-o nas Abas anteriores. Após verificar se o valor líquido está correto, clique em Confirmar. Observe que apareceu um botão Pré-doc. Nós o preencheremos após o registro do documento hábil NP. OBSERVAÇÃO: há um passo opcional, porém interessante, antes de registrar o documento hábil. É a função Verificar Consistências, uma janela que traz informações sobre cada aba. Clique no botão Verificar Consistências. 14
15 [obs. Cont.] Essa função é interessante para checar se o que foi preenchido até então está consistente, por exemplo, se falta alguma coisa, se há algum erro de cálculo etc. Se estiver correto o preenchimento, aparecerá um sinal verde. Se estiver faltando algo que possa ser preenchido depois, parecerá uma exclamação em amarelo. Se tiver algo que impeça o registro, aparecerá um sinal vermelho, explicando qual foi o erro detectado. No nosso caso, o alerta é o pré-doc que deixamos para preencher depois. Lembre que não o preencher não impede o registro do documento hábil. Finalmente, para registrar o documento hábil, clique em Fechar e, logo em seguida, em Registrar. Após o registro, note que apareceu uma caixa de diálogo informando o número do documento hábil. No nosso exemplo, foi gerado o número 2013NP O número da nota de sistema (NS) que foi gerada é 2013NS CURIOSIDADE: note que no Caso 1 pagamento de fornecedores com contrato e com retenções, ao final do registro do documento hábil NP, havia quatro compromissos gerados. Cada um referia-se a um documento financeiro: OB, DARF, 15
16 DAR e GPS. Comparativamente, no Caso 4 pagamento de fornecedores de material de consumo sem contrato e sem retenções, ao final do registro do documento hábil NP, há apenas um compromisso gerado: o documento financeiro OB. Isso ocorreu justamente por não haver retenções no pagamento ao fornecedor. OBSERVAÇÃO: Para anexarmos a NS ao processo administrativo de pagamento, precisamos primeiro consulta-la. Há dois modos de consultar a NS: ou pelo novo CPR, clicando no link da NS, que nos remeterá a uma janela do Siafi tradicional; ou pelo próprio Siafi tradicional, acessando a transação >CONNS. DICA: para saber como gerar e inserir a cópia da NS no processo administrativo, consulte o roteiro que disponibilizamos na biblioteca do curso. Após o registro, para sair da apropriação do documento hábil NP, clique em Retornar. Pronto! Acabamos de gerar o documento hábil NP. Agora só falta preencher o pré-doc da OB. Para saber como preenchê-lo, acesse o Tutorial 5 do Caso 4. FIM 16
17 Aula 5 Pagamento de Fornecedor Caso 4: Aquisição de material de consumo sem contrato e sem retenções: gerando documento hábil NP Tutorial 5: Preenchimento do Pré-doc Agora vamos preencher o pré-doc da Ordem Bancária. OBSERVAÇÃO: Note que, na etapa de fazer a apropriação do documento hábil NP, utilizamos a transação INCDH incluir documento hábil. Uma vez registrado o documento, o sistema gerou um número de NP e saiu do documento hábil. Por isso, para preencher o pré-doc, é preciso entrar no documento hábil NP de novo. Isso é feito por meio da transação Consulta Documento Hábil, ou CONDH. Explicamos isso para esclarecer que não estamos registrando um novo documento hábil ao preencher o prédoc. Estamos apenas atualizando o documento hábil NP já existente. Para preencher o pré-doc, acesse a transação CONDH. Para tanto: Ou digite CONDH na linha de comando e tecle Enter; Ou clique em Menu Geral, Contas a Pagar e Receber, Documento Hábil, e por último em CONSULTAR DOCUMENTO HÁBIL. OBSERVAÇÃO: além das atualizações nos pré-docs, a transação CONDH também serve para fazer outras alterações no próprio documento hábil. A mais comum é a alteração de datas, por exemplo: quando por algum motivo muda o dia de pagamento, é preciso atualizar todas as datas relacionadas a esse dia. 17
18 A primeira tela da transação CONDH possui vários filtros para pesquisar um documento hábil. Sugerimos que você pesquise diretamente pelo número da NP, pois abre diretamente o documento desejado, em vez de abrir uma lista de possíveis resultados. No nosso exemplo, o número da NP está distribuído em três campos: ano, que é o 2013; tipo, que é o NP; e número, que é o 1. Após preencher esses campos, clique em pesquisar. O sistema abriu diretamente a NP 1, que é a que queremos alterar para preencher os pré-docs. OBSERVAÇÃO: se você não tiver o número fácil em mãos, você pode usar os outros filtros para pesquisar o documento hábil que está procurando. Nesse caso, o resultado da pesquisa será uma lista. Clique no documento desejado. Uma vez dentro da NP 1, para preencher o pré-doc, clique em Alterar Documento Hábil, Aba Dados de Pagamento, e, em seguida, no botão pré-doc. 18
19 19
20 No campo Tipo de OB: mantenha o tipo que já vem pré-selecionado, que é OB Crédito. Esse é o tipo usado sempre que o pagamento for realizado na conta corrente do favorecido, que é a empresa. Para pagamento por meio de fatura com código de barras, tais como telefone, veja o Caso 3. No Grid OB, estão habilitados os campos: Campo Processo: é o número do processo, no seguinte formato: TC / No nosso exemplo, preencha TC / Campo Taxa de câmbio: não o preenchemos, afinal todos os pagamentos são realizados em Reais. No Grid Domicílio bancário do favorecido, há 3 campos: banco, agência e conta corrente. Essas informações costumam ser colocadas pela empresa na nota fiscal. Se não você tiver essas informações, você pode usar a lupa para pesquisar por uma conta dessa empresa cadastrada no Siafi. No nosso exemplo, pesquisamos e chegamos aos seguintes dados: banco 001; agência 3140; conta corrente
21 CUIDADO: É mais interessante que a própria empresa forneça os seus dados bancários, pois os registrados no Siafi podem estar desatualizados. Porém, se não conseguir contatar a empresa, então clique na lupa, digite o CNPJ da empresa, clique em pesquisar e selecione na lista um domicílio bancário. OBSERVAÇÃO: Caso o domicílio informado pela empresa não esteja na lista de resultado da pesquisa, o cadastro deve ser feito no Siafi tradicional, pela transação >ATUDOMCRED. Caso tenha dúvida a respeito, consulte a Setorial Contábil do TCU. Embora o grid Domicílio Bancário do Pagador possua 3 campos: banco, agência e conta corrente; apenas a conta corrente é preenchida. Os demais campos ficam em branco. Mantenha o campo Conta Corrente com a palavra UNICA com letras maiúsculas e sem acento. Isso porque o dinheiro do TCU está na Conta Única do Tesouro Nacional. Por fim, resta preencher apenas o último campo Observação. Lembra a dica de copiar o campo Observação? Se não lembra, acesse o Tutorial 2 do Caso 4. Se tiver copiado, cole neste novo campo Observação as informações do campo Observação da aba Dados Básicos. Se não tiver copiado, digite as mesmas informações novamente. Clique em Confirmar. 21
22 Para registrar o preenchimento do pré-doc, clique em Registrar Alterações. A última coisa que falta é preencher a janela de diálogo com o motivo da alteração do documento NP 1. No nosso exemplo, escrevemos PREENCHIMENTO DO PRÉ-DOC DA OB. OBSERVAÇÃO: Sempre que abrir uma janela como essa, descreva o motivo de forma clara, pois ele fica registrado no histórico de alterações do documento. Não coloque, por exemplo, apenas a palavra ALTERAÇÕES. Coloque de forma clara e pontual o que você realmente alterou, como fizemos no exemplo. Clique em Confirmar. Este é o último botão para o registro do documento hábil. 22
23 OBSERVAÇÃO: Note que há uma confirmação de que o documento hábil foi atualizado sem reflexo contábil, ou seja: não houve nenhuma alteração de valores ou códigos, nem foi gerada uma nova NS. No processo de trabalho amplo, acabamos de concluir a apropriação por completo. Agora só falta a etapa de realização da NP e o envio da RE ao banco para que o pagamento seja efetivamente concluído. Consulte o Tutorial 6 do Caso 4, para a realizar o documento hábil NP. FIM 23
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