Ferramenta Colaborativa para Groupware

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1 Ferramenta Colaborativa para Groupware Rodolpho Brock UFSC Universidade Federal de Santa Catarina INE Deparrtamento de Informática e Estatística Curso de Graduação em Sistema de Informação rbrock@inf.ufsc.br Resumo: No mundo atual as atividades de desenvolvimento de software são realizadas por mais de um colaborador, com isso existe uma grande preucupação com o gerenciamento destes colaboradores e as atividades que estes estão realizando, bem como a organização dos papéis de cada colaborador na empresa. Com a utilização desta ferramenta qualquer empresa pode se organizar ao ponto de controlar e acompanhar o desenvolvimento das atividades de desenvolvimento de sistemas. Com ela é possível alterar o comportamento de colaboradores e melhorar o ambiente de trabalho através da organização clara e objetiva das atividades. Palavras-chave: colaboração, groupware, desenvolvimento, apoio, visual dataflex. 1. Introdução Este trabalho versa sobre a implementação de uma ferramenta colaborativa para sistemas de Groupware. Tais sistemas dizem respeito ao processo de desenvolvimento de software ser realizado por uma equipe de programadores, analistas e outros colaboradores. Com isso torna-se cada vez mais evidente a necessidade de uma organização especial para coordenar essa equipe para aumentar a produtividade e evitar o desperdício de recursos humanos. Em certas situações, é necessário, além de se ter que satisfazer as necessidades para a metodologia usada no âmbito de uma empresa, no que concerne ao controle de atividades de projetos, é necessário, também, adaptar-se aos interesses, de maneira satisfatória, de empresass parceiras, no contexto do ambiente de negócios. Com o crescente avanço da Internet passou a ser interessante que existisse uma ferramenta que facilitasse o

2 Groupware (desenvolvimento de software por um grupo de desenvolvedores) em empresas, utilizando desse modo, os benefícios da rede mundial, que pudesse ser acessada de qualquer local. 2. Ambiente Inicialmente a World Wide Web foi criada com o objetivo de compartilhar documentos estáticos. Em seus primeiros avanços surgiu a linguagem de marcação de hyper textos, as páginas web, mas inicialmente o conteúdo disponibilizado pelos desenvolvedores era o mesmo para todos os clientes web. Com os novos avanços a world wide web passou a suportar conteúdo dinâmico onde o conteúdo no servidor seria processado de acordo com cada cliente web e personalizado de acordo com as preferencias e escolhas do mesmo. A partir desta nova possibilidade surgiram diversas tecnologias para implementar e usufruir deste novo recurso. Os Serviços Web surgem como a solução para atender as necessidades de executivos, de desenvolvedores de aplicações e da indústria de software, pois são um novo gênero de aplicações Web e uma evolução natural dos padrões e técnicas de computação distribuída, que permitem a realização de funções simples até processos de negócios altamente complexos.os SW também estão preparados para as futuras mudanças da Internet, pois facilmente geram conteúdos dinâmicos provenientes de várias fontes, atendendo a necessidade crescente pelos mesmos. 3. Tecnologias utilizadas A Active Server Pages(ASP) é uma tecnologia da Microsoft para possibilitar a criação de páginas interativas na web. Como a maioria dos produtos Microsoft, o ASP é compativel com os produtos da família Microsoft e quanto as demais tecnologias deixa a desejar. O ASP tem um problema de velocidade de processamento sendo um pouco mais lento que o JSP e o PHP. O Visual DataFlex é uma ferramenta extremamente intuitiva, pois está baseada em uma linguagem de 4ª geração orientada a objetos (OOP), e em várias ferramentas e assistentes que facilitam o trabalho para analistas e programadores na hora de definir a base de dados, validações, fazer atualizações nas regras de negócios e criar telas de entrada de dados e 2

3 relatórios. Além disso, todos os utilitários e recursos são personalizáveis e flexíveis, permitindo que o programador configure as ferramentas para trabalhar da forma mais otimizada possível e de acordo com sua necessidade, tornando as possibilidades de criação de soluções seguras praticamente infinitas. 4. Problema Os sistemas colaborativos, também conhecidos como groupware, são conjuntos de programas integrados, que buscam atender aos requisitos para o trabalho cooperativo apoiado por computador (CSCW Computer Supported Cooperative Work). A importância desses sistemas é notada no mundo atual por oferecerem desde o compartilhamento local de informações até permitir o trabalho entre equipes geograficamente distribuídas. Também há em nossa sociedade uma crescente necessidade em resolver problemas e criar soluções de forma colaborativa, dada a magnitude dos objetivos a serem atingidos. No desenvolvimento de projetos a presença de interação entre os membros do grupo requer atenção primordial, devido ao fato de que as pessoas possuem habilidades que precisam ser combinadas com as de outros indivíduos para a execução de um trabalho de qualidade. Talvez o maior transtorno causado pela falta de organização, e que é responsável por afetar mais setores e colaboradores da empresa, seja referente ao prazo, pois este causa transtornos, os funcionários trabalham sob pressão com prazos mal estipulados, que por sua vez não os conseguem cumprir, causando embaraços entre a diretoria e o cliente pelo não cumprimento do prazo ou pela falta de qualidade do mesmo. 5. Solução Atualmente existe no mercado algumas ferramentas para suprir a necessidade de controle de atividades no desenvolvimento de software, como por exemplo o Lotus Notes que é uma excelente ferrramenta com o propósito deste trabalho. Assim como o MS-Project que é uma ferramenta proprietária com um custo proibitivo para empresas de pequeno porte. Seguindo a mesma linha de softwares encontrados o Rational Clear Case é 3

4 uma ferramenta também proprietária mas tendo ótimos recursos. Entretanto sendo pouco adptável a metodologias diferentes da proposta pela Rational além de também ter um custo elevado. Em última análise podemos citar o PHPColab, como uma ferramenta de livre utilização, desenvolvida em PHP, ou seja um sistema com as vantagens de ser web-based e não ter custo pelo seu uso. Mas tem pouca personalização para diferentes metodologias de desenvolvimento e sua usabilidade é desconfortável no navegador. O sistema estará acompanhando dia-a-dia o desenvolvimento das atividades e exigindo um feedback do colaborador quanto ao progresso do desenvolvimento, desta forma é possível definir regras para prever se a atividade conseguirá ser encerrada a tempo. Com isso, é possivel informar a gerência com antecedência sobre possíveis atrasos dando possibilidade de tomar medidas preventivas para não abalar a imagem e confiança da empresa perante o cliente, minimizando dessa forma os estragos. Uma grande inovação que será feita nesse sistema é o acompanhamento das atividades pelo cliente, o sistema ira disponibilizar ao cliente uma interface onde através de um identificador seja posssível obter um parecer do andamento da atividade, dessa forma minimizará a quantidade de ligações telefônica do cliente para a empresa, garantindo mais sossego para os colaboradores e para os gerentes, dessa forma pretende-se aumentar a produtividade de ambos. Com essa nova ferramenta será obrigatório este mapeamento de modo que nenhuma atividade poderá ser realizada sem o conhecimento do sistema, garantindo desta forma que todas as atividades serão devidamente cobradas de seus solicitadores. Com isso pretende-se aumentar o lucro da empresa. Esta ferramente pretende ainda melhorar o ambiente de trabalho através da estruturação da empresa em posições definidas, dando mais tempo ao colaborador para desenvolver, tentando evitar que sejam feitas tantas interrupções durante o dia pelos clientes. Por ser um sistema web-based ele proporciona uma aplicação livre de sistema operacional ou instalação de programas no cliente, nem a compra de registros ou licenças de uso, com isso fica mais rápido fácil e ágil de implantar o sistema no cliente, pois basta apenas instalá-lo no servidor, e 4

5 uma máquina com acesso a rede e um navegador web. Nos tempos atuais a maioria dos usuários já está acostumada com o uso de navegadores diminuindo os custos com treinamento de usuários e agilizando o ínicio do uso sistema. 6. Desenvolvimento A principal regra deste sistema estava em garantir que a atividade seguisse um fluxo determinado, e este fluxo garantia que a atividade seria realizada da maneira correta. Para garantir o fluxo, foi limitado ao usuário que a partir de uma atividade em um estado x somente poderia passar para o estado y se este estivesse disponível, e de acordo com o estado certos campos deveriam ser obrigatoriamente preenchidos. Em vários pontos do sistema existem gatilhos para conservar os dados íntegros, mas os principais são os que atualizam o arquivo com as atividades com os dados da última realização desta atividade. Isto é necessário para aumentar a performance do sistema evitando gastos com pesquisas em tabelas relacionadas. Informações como o estado atual de uma atividade, seu progresso e o responsável por ela, são necessárias diversas vezes por dia, por isso têm que estar disponível de forma direta. Uma pesquisa na tabela de realizações seria muito dispendiosa em comparação ao custo de processo do gatilho, este seria executado somente em alterações e direto no registro alterado. 7. Resultado Inicialmente víamos na empresa parceira uma desordem muito grande e uma falta de comprometimento dos funcionário com os prazos estipulados, no começo a ferramenta não obteve a aceitação desejada pois necessitava de muita interação com ela, e foi acusada de atrapalhar a produtividade, mas com o uso da mesma nota-se que até mesmo os mais intransigentes estão percebendo que a ferramenta funciona tanto para garantir os prazos para os clientes como o prazo para os funcionários. 5

6 Apesar do que foi dito pelos colaboradores a produtividade não diminuiu, mas também não subiu como era esperado, o motivo aparente é que os colaboradores relaxaram por ter prazos mais compatíveis com a necessidade em relação aos anteriores, como medida corretiva os prazos estão sendo diminuidos gradativamente, espera-se com isso, que com o passar do tempo a produtividade vá elevando-se gradativamente também. Com este trabalho foi possível notar que as ferramentras utilizadas no controle gerencial de colaboradores influenciam direta e indiretamente no funcionamento global da empresa, esta ferramenta melhorou o comportamento dos colaboradores tornando o ambiente de trabalho mais calmo e produtivo além de proporcionar um melhor relacionamento entre a empresa e seus clientes, mas por outro lado ela gerou uma necessidade grande de interações entre o colaborador e a ferramenta, o que pode vir a se tornar um problema. É indiscutível que esta ferramenta continuará influenciando o comportamento dos colaboradores e o modo de trabalho desta empresa, por isso, é imprescindível que seja dada a ela atenção e importância para que a mesma não caia em desuso trazendo os problemas iniciais novamente para a empresa. 6