TUTORIAL Módulo de Objetivos

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1 TUTORIAL Módulo de Objetivos Versão 1.0

2 ÍNDICE Finalidade do documento... 3 Acessando o módulo... 3 Selecionando o ciclo de Objetivos... 4 O que são Objetivos / Indicadores... 5 Criando um novo Objetivo... 6 Criando um novo Indicador... 7 Incluindo as previsões dos Indicadores... 8 Critérios para definição de pesos nos Objetivos Definindo pesos dos Objetivos e Indicadores Desdobrando um Indicador Acompanhando os objetivos Analisando um caso parte I Analisando um caso parte II Área de Transferência Prazos Quadro Resumo Principais Conceitos Página 2

3 Finalidade do documento Este tutorial tem a finalidade de orientá-lo, de maneira rápida, na utilização do Módulo de Objetivos (Gestão de Metas). Acessando o módulo Uma vez que você já acessou o sistema, você verá no centro da tela, um bloco de acesso direto ao Ciclo de Performance. Página 3

4 Figura 1. Acesso ao Módulo de Objetivos Clicando neste bloco, você terá acesso a um descritivo do processo de Ciclo de Performance elaborado pela Mondial Assistance Brasil. Figura 2. Tela de Detalhamento do Ciclo de Performance Clique sobre o ícone destacado e o Módulo de Objetivos será aberto. Selecionando o ciclo de Objetivos No primeiro acesso, o sistema irá carregar uma tela onde você deve selecionar o Ciclo de Objetivos vigente. Para isso, clique no botão no canto esquerdo superior da tela, conforme indicado na imagem abaixo: Figura 3. Selecione aqui o Ciclo de Objetivos a visualizar Página 4

5 No futuro, se você tiver que acessar novamente esta tela, clique sobre o botão destacado na imagem abaixo. Figura 4. Tela inicial do Módulo de Objetivos O que são Objetivos / Indicadores Com o ciclo selecionado, já é possível iniciar a operação do módulo. Clique sobre o botão Objetivos, conforme indicado na imagem abaixo para abrir a caixa de Objetivos, correspondente ao usuário. Figura 5. Exibição da lista de objetivos do usuário Caso você já tenha objetivos ou indicadores cadastrados, eles aparecerão na tela, para seu acompanhamento. Caso contrário, é possível criar um novo clicando sobre o botão desejado, na categoria correspondente, como vemos na imagem 7, a seguir. Página 5

6 Vamos detalhar estes botões: Figura 6. Criando novos objetivos ou indicadores Novo Objetivo o Objetivo é o controle da meta numa visão macro. Nele, você poderá agrupar conjuntos de atividades específicas (os Indicadores), onde apontaremos o andamento das metas. Novo Indicador Indicador é a ação que será realizada para o atingimento da meta elaborada e é nele que apontaremos o andamento de uma meta. Indicadores pertencentes a um pode ter pesos diferentes isto significa que diferentes ações podem contribuir de maneiras diferentes para a conclusão da meta. IMPORTANTE: ao definir seus objetivos, é importante você criar sempre os indicadores. Criando um novo Objetivo Clicando sobre o botão Novo Objetivo, a janela de criação será exibida na tela. O seu preenchimento é muito simples, conforme veremos a seguir. Figura 7. Tela de inclusão de objetivo Selecione a estratégia da empresa a qual este objetivo se refere diretamente. Em seguida, digite a descrição do objetivo. A data de início e término será buscada automaticamente do período de duração do ciclo, que corresponde ao ano fiscal. Por fim, informe se o objetivo será: Página 6

7 Público um objetivo público poderá ser visto por qualquer pessoa da sua estrutura funcional (pares, subordinados e líderes). Se você não habilitar este campo, somente seus líderes poderão ver seus objetivos. Global um objetivo global é o objetivo que será visível e compartilhado por todas as pessoas abaixo da sua caixa todas as pessoas pertencentes à sua estrutura de subordinação. Ou seja, da sua caixinha de metas para baixo, todos terão essa mesma meta que você está criando. Entretanto, somente você poderá indicar o andamento desta meta. Compartilhado um objetivo compartilhado será visível e compartilhado por todos os seus subordinados diretos todas as pessoas que respondem diretamente para você na estrutura de subordinação. Assim como no objetivo global, somente você poderá indicar o andamento desta meta. IMPORTANTE: cuidado para não confundir os Objetivos Globais e Objetivos Compartilhados com os Objetivos Desdobrados (para maiores informações sobre esse item, veja página 12). Feitas as configurações, clique em Salvar e a meta estará criada. Criando um novo Indicador Clique sobre o botão Novo Indicador, a janela de criação será exibida na tela. Figura 8. Tela de inclusão de objetivo Digite a Descrição do seu novo Indicador. Em seguida, você deverá selecionar o Tipo de objetivo. Neste campo, devemos utilizar: Percentual, caso nossa mensuração se limite a indicar se a objetivo foi ou não cumprido em sua totalidade (100%); IMPORTANTE: Para casos de metas de porcentagem, é muito importante detalhar na descrição seus percentuais de atingimento de acordo com a escala considerada pela Mondial Assistance: Página 7

8 0% Não atendeu o objetivo proposto 50% Atendeu parcialmente o objetivo proposto 100% Atendeu o objetivo na totalidade 125% Superou as expectativas (exemplo: 50% da meta = R$ 500,00; 100% da meta = R$ 1.000,00; 125% da meta R$ 1.500,00). Para a possibilidade de atingimento de até 125%, deve ser descrito na meta o critério para superação e resultado inferior. - Nos casos das metas que não apresentarem o critério de parcialidade, no momento da apuração será considerado apenas Não atendeu o objetivo proposto (0%) ou Atendeu o objetivo na totalidade (100%). - Não serão consideradas escalas diferentes para mensuração de resultados. Inteiro, quando estivermos lidando com quantidades inteiras, como número de clientes ou de visitas, por exemplo; Financeiro, quando nossa mensuração for baseada em valores, como despesas e receitas, por exemplo; O campo Métrica é informativo, não obrigatório, e pode conter uma orientação sobre qual a métrica utilizada na mensuração do objetivo. Assim como vimos na criação do objetivo, você pode definir se um Indicador é Público, Global ou Compartilhado. Os critérios de funcionamento são os mesmos que vimos na criação dos Objetivos. Novamente, as datas do indicador são buscadas automaticamente da duração do ano fiscal. Incluindo as previsões dos Indicadores Por fim, você pode incluir os itens de previsão na criação de seu indicador. Os itens de previsão, também conhecidos como milestones, são a indicação de valores parciais que deverão ser atingidos ao longo da duração do indicador para que se possa verificar seu andamento parcial. Para fazer isso, clique sobre o botão +, conforme indicado na imagem abaixo. Página 8

9 Figura 9. Inclusão de Previsões no Indicador Cada item de previsão deverá ter uma descrição, o valor parcial a ser atingido e uma data limite para cumprimento. Com esta informação, a utilização do módulo se torna mais visual e dinâmica, pois será possível visualizar e identificar, através de cores e índices, quais objetivos estão ou não no prazo. Para gravar o item, basta clicar sobre o botão Fechar. Figura 10. Tela de inclusão de item de Previsão Após incluir todos os itens do seu plano de ação, será possível visualizá-los ao final da janela de objetivo. Abaixo, é possível visualizar como ficam os itens de previsão, com os progressos esperados preenchidos. Clicando no botão indicado na imagem abaixo, é possível alternar a visualização dos itens do plano com o gráfico de progresso esperado versus a data. Figura 11. Exemplo de Plano de Ação preenchido Página 9

10 Figura 12. Exemplo de gráfico de Plano de Ação preenchido Para editar um item, basta clicar no ponto do gráfico referente a ele. Para finalizar a criação do Indicador, clique no botão Salvar. A partir deste momento, seu objetivo e seu plano de ação já passarão a ser considerados no sistema. Figura 13. Gravação dos dados do objetivo Critérios para definição de pesos nos Objetivos Após criar os objetivos e indicadores, o próximo passo do cadastro é a definição do peso dos objetivos e indicadores. Na Mondial Assistance Brasil, os colaboradores deverão definir as suas metas individuais e seus pesos até atingir o total de 100%. IMPORTANTE: a distribuição do peso entre suas metas individuais deve ser alinhada entre você e seu gestor. Página 10

11 Definindo pesos dos Objetivos e Indicadores Estabelecidos os critérios dos Pesos, vamos cadastrá-los no sistema. Figura 14. Definindo pesos No exemplo apresentado, temos uma meta global com peso 70%. Assim, a soma dos demais pesos de objetivos (destacado em verde) deverá ser 30%. Para ajustar o peso do objetivo, dê um clique duplo sobre o número 1, que aparece na linha do objetivo desejado. Surgirá a tela abaixo: Figura 15. Digite o peso do objetivo Digite o peso do objetivo no campo correspondente e clique sobre o botão Salvar. Figura 16. Seu peso foi salvo Repita o procedimento com todas as suas metas. Página 11

12 IMPORTANTE: os pesos dos indicadores apontam o quanto aquele indicador contribui para o atingimento daquela meta. Se você tiver mais de um indicador num mesmo objetivo, defina os percentuais com que cada Indicador contribui para sua meta. Se existir apenas um indicador, digite o valor 100. Desdobrando um Indicador O desdobramento é feito sempre de um Indicador do gestor para um subordinado. O desdobramento indica que um objetivo depende de outro(s) colaborador(es) para ser atingido e que o progresso alcançado por este(s) colaborador(es) refletirá diretamente no progresso final do indicador do Gestor. Para desdobrar um Indicador, basta arrastá-lo até a foto de um subordinado, ou então, até um objetivo pré-existente deste subordinado. IMPORTANTE: ao desdobrar um indicador, este será passado ao colaborador com o mesmo tipo do indicador original, uma vez que seus progressos são combinados para calcular o progresso final. Na imagem abaixo, vemos em destaque um objetivo do tipo Inteiro, que será desdobrado a um subordinado. Figura 17. Exemplo de desdobramento de objetivo do tipo Inteiro Página 12

13 Arrastando o Indicador até a foto do subordinado, o gestor indica que seu atingimento agora depende também da performance deste subordinado. Figura 18. Desdobrando o objetivo Ao concluir o arrasto, a tela de configuração do desdobramento será exibida. Nela, será mostrado se este Indicador já possui outros desdobramentos e, ao final dela, é possível exibir a aba de configuração. Figura 19. Visualização da tela de desdobramento de objetivo Página 13

14 Mesmo sendo um desdobramento, é possível selecionar outra estratégia e alterar a descrição do Indicador, para que ele possa representar um real significado ao colaborador. Sendo assim, no nosso exemplo, o indicador principal é de Lançar 3 novos produtos em 2015, para aumentar o Market Share da empresa, porém, desdobrando-o a um subordinado, para ele, o objetivo ficará como Lançar 1 novo produto em 2015, para aumentar o Market Share da empresa. É possível definir também os itens de previsão. Figura 20. Visualização da tela de desdobramento de objetivo Para visualizar os relacionamentos de cada objetivo, basta clicar na linha do objetivo desejado e, em seguida, no primeiro botão de ação, no canto superior esquerdo da tela. Figura 21. Botões de ação (botão Exibir todos os Relacionamentos) A seta verde indica que o indicador foi desdobrado, ou seja, ele parte de um gestor a um ou mais subordinados. Do lado esquerdo da tela, também é possível visualizar detalhes do desdobramento/alinhamento, como progresso atingido pelo(s) colaborador(es) e outros relacionamentos deste objetivo. Página 14

15 Figura 22. Representação gráfica de desdobramento Clicando no segundo botão de Ação, é possível visualizar a quem o objetivo foi desdobrado e qual a participação de cada subordinado no progresso final. Figura 23. Botões de ação (botão Detalhes dos Desdobramentos) Figura 24. Detalhe da lista de desdobramentos Página 15

16 Acompanhando os objetivos É possível acompanhar o status e o progresso dos seus objetivos e da sua equipe simplesmente olhando para a tela do módulo. Usuários com objetivos em atraso terão sua caixa colorida em vermelho. Também é possível verificar qual objetivo está atrasado, observando se há um triângulo de alerta ao lado da descrição. Para usuários em dia com seus objetivos, as caixas estarão em verde. O percentual de objetivos no prazo também é exibido ao lado da foto do usuário. Figura 25. Acompanhamento visual de progresso O percentual apresentado ao lado da imagem é uma média ponderada do progresso de todos os Objetivos, logo, o peso do Objetivo está diretamente ligado ao progresso geral. Uma vez definido o peso do objetivo, o mesmo não poderá ser alterado. Para atualizar o andamento de um objetivo, basta clicar 2 (duas) vezes em cima da coluna Andamento do objetivo correspondente. Figura 26. Atualização de progresso do Indicador Clicando em Salvar, seu status e percentual geral de progresso serão recalculados automaticamente. Página 16

17 Analisando um caso parte I Vamos analisar rapidamente o comportamento do módulo quanto aos percentuais e ao status de progresso: nas imagens abaixo, os mesmos resultados apontados no sistema podem apresentar o resultado de 59% ou 125%, dependendo da visualização. E por que isto ocorre? Figura 27. Exemplo de leitura dos objetivos Isto se dá pelo fato de que a visualização do tipo Progresso (mostrado na primeira imagem) apresenta o resultado da meta como um todo, enquanto a visualização do tipo Previsão (segunda imagem) mostra o resultado com base nos itens de previsão (milestones). Página 17

18 Figura 28. Exemplo de leitura dos objetivos Sendo assim, o sistema considera que seu objetivo está dentro do prazo. Analisando um caso parte II Observe o exemplo abaixo: Figura 29. Exemplo de objetivo compartilhado É possível observar a relação entre o progresso do objetivo e seu desdobramento: Para o Aluno MP, o objetivo é de Lançar 1 novo produto. Já para o seu gestor, o Administrador, o objetivo é de Lançar 3 novos produtos, do qual, ele desdobrou o lançamento de um produto para o Aluno MP. Da sua parte, Administrador já atingiu 1, como podemos ver na coluna Andamento de sua caixa. Isto, somado a mais 1 produtos lançado pelo Aluno MP, resulta em um progresso total de 2 (66%), no momento. Para atingir 100%, eles ainda precisam lançar mais 1 produto. Este valor pode ser gerado tanto pelo Administrador quanto pelo Aluno MP. Porém, caso ele seja gerado apenas pelo Aluno MP, o objetivo final será atingido, mesmo que o Administrador não terá cumprido sua parte da meta. Página 18

19 Com isso, chegamos a 2 entendimentos importantes: 1) O progresso dos desdobramentos reflete diretamente no progresso final do objetivo; 2) É possível atingir um objetivo mesmo que algum desdobramento não atinja sua meta, uma vez que um desempenho abaixo do esperado poderá ser compensado por outro colaborador. Área de Transferência Esta área é um facilitador para os procedimentos de arraste. Caso exista um desdobramento a ser feito entre objetivos que não cabem na mesma tela. A área de transferência está localizada no canto direito superior da tela. Para utilizá-la, arraste o Indicador para a Área de Transferência, mova a tela conforme necessário, e depois recomece o arrasto da Área de Transferência para o objetivo alvo ou colaborador. Figura 30. Movendo um objetivo para a Área de Transferência Figura 31. Movendo um objetivo da Área de Transferência para outro colaborador Página 19

20 Prazos Você terá até o dia 31/07/2015 para alimentar o sistema com seus dados de andamento dos Objetivos. Se você tentar lançar dados fora desta data, o sistema não permitirá. Figura 32. Mensagem de alerta sobre atingimento de prazo Quadro Resumo Principais Conceitos Conceito Observação Criar um objetivo Criar um Indicador Objetivo Público Objetivo Global Objetivo Compartilhado Objetivo Não Público Texto descritivo no objetivo deve ser direto, claro e curto e sempre atrelado a uma estratégia. Local onde os apontamentos serão feitos. Lembre-se de criar objetivos baseados no conceito SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Relacionado ao Tempo). Visível para seu superior, para sua equipe e para os seus pares na estrutura. Será compartilhado por todas as pessoas abaixo a sua estrutura de subordinação. Somente você poderá alterar o andamento do objetivo. Cria uma cópia para todos da equipe de um nível abaixo, só para ciência de seus subordinados. Visível somente para você e seus superiores Excelência Operacional Estratégias da empresa Desdobrar um objetivo Estratégia de Crescimento Inovação Estratégia de Gestão de Pessoas Ação que você pode fazer de cima para baixo, ou seja, para seus subordinados e que influencia no andamento do meu objetivo. Página 20