SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

Transcrição

1 IMPRENSA IT / 8 1. OBJETIVO Administrar o fluxo de informações e executar ações de comunicação junto aos públicos interno e externo do Crea GO de forma transparente, ágil, primando pela veracidade dos fatos (ética) e com fornecimento de informações precisas. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Informações relativas às atividades executadas pelo Crea GO. DS. 13 Plano de Comunicação 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Atividades da Imprensa Visando auxiliar a Sede do Crea GO e as Inspetorias a alcançar seus objetivos junto ao público externo e consolidar a imagem institucional da Autarquia, por meio de uma comunicação simétrica, coordenando a interface entre a entidade e os veículos de comunicação sediados na capital e no interior do Estado. A Assessoria de Imprensa está subordinada a Coordenadoria de Comunicação Social e, por isso, cada uma deverá desempenhar as seguintes funções: Coordenadoria de Comunicação Social: Elaborar Plano de Comunicação Institucional. Este documento pressupõe a criação e manutenção de fluxos de comunicação que facilitem a interação entre o Crea-GO e seus públicos de interesse; Item excluído; Propor, formatar e aplicar a realização de programas de treinamento contínuo de porta-vozes como forma de se manter um bom relacionamento com a imprensa (Media Training). A formatação e coordenação deverá ser realizada pela coordenadora de comunicação que deverá aplicar o programa ou contratar terceiros para a aplicação do mesmo; Acompanhar, quando solicitado, o Presidente (ou seu representante) em eventos de pequeno, médio e grande portes de interesse do Crea-GO em âmbitos institucional, político ou técnico e captar material para publicação nos produtos impressos e eletrônicos do Conselho; Redigir artigos e discursos, quando o seu conteúdo for basicamente opinativo e interpretativo (posição política ou de interesse pessoal do Presidente do Crea-GO). Elaborado/revisado por: / 10/09/2014 Paula N. P. Batista / Dorisney M. C. Costa Data Aprovado para uso: 10/09/2014 Dorisney Maria Cunha Costa Data

2 IMPRENSA IT / 8 Artigos e discursos de conteúdo técnico deverão ser escritos pelos assessores técnicos do Conselho; Elaborar mailing-list de fontes oficiais, credenciadas para conceder entrevistas em nome do Crea-GO, para atender às solicitações da imprensa em diversas áreas de atuação do Crea-GO, contendo nome, telefone residencial, telefone do trabalho e número do celular. Caberá à Assessoria de Imprensa a sua atualização constante; Elaborar mailing-list de servidores que atuam em áreas estratégicas dentro do Crea- GO, contendo nome, cargo, telefone do departamento em que atua, telefone residencial e número de celular. Caberá à Assessoria de Imprensa a sua atualização constante; Propor e coordenar ações de comunicação, visando reforçar o entendimento da imprensa sobre o papel do Crea GO junto aos seus públicos de interesse. Caberá à Assessoria de Imprensa executar as ações aprovadas; Propor e coordenar ações de comunicação para o posicionamento do Crea GO, junto aos seus públicos de interesse. Caberá à Assessoria de Imprensa executar as ações aprovadas; Propor a realização de entrevistas individuais e coletivas, quando necessário. Caberá à Assessoria de Imprensa acompanhar a Coordenadoria na realização das entrevistas; Aprovar o conteúdo de releases, press-kits, sugestão de pauta e notas exclusivas para a imprensa tradicional e especializada. Caberá à Assessoria de Imprensa a expedição de tais materiais para os públicos de interesse; Aprovar pedido de visitas da imprensa às instalações do Conselho, que deverá ser acompanhada pela Assessoria de Imprensa; Aprovar matérias (notas, reportagens, artigos e outros) e fotografias para a Assessoria de Imprensa abastecer o link Últimas Notícias no site do Conselho, de acordo com os recursos tecnológicos que o site oferece. Caberá à Assessoria de Imprensa inserir tais materiais no site; Aprovar matérias jornalísticas redigidas para veículos de comunicação oficiais do Conselho: revista, informativo/jornal, boletim eletrônico, comunicados e etc; Propor e coordenar eventos protocolares/técnico-científicos/de capacitação que aproximem o Conselho de seus públicos-alvos, divulgando tais eventos junto aos públicos de interesse e junto aos meios de comunicação; Sugerir os públicos de interesse para a expedição de convites e brindes. Caberá à Assessoria de Cerimonial e Eventos executar as ações. Sugerir a contratação de empresas de clipping eletrônico (Tv e rádio) com o objetivo de arquivar matérias de interesse do Crea veiculadas em programas jornalísticos tradicionais ou especializados, locais, regionais ou nacionais. Caberá ao Departamento

3 IMPRENSA IT / 8 Administrativo/Financeiro tomar as providências necessárias para efetuar a contratação. Assessoria de Imprensa: Seguir as recomendações contidas no DS. 13 Plano de Comunicação e elaborar o Plano de Assessoria de Imprensa para se manter o bom relacionamento e divulgação do Crea-GO junto à imprensa da capital e do interior; Item excluído; Aplicar, somente quando for solicitado, palestras relativas a programa de treinamento contínuo de porta-vozes como forma de se manter um bom relacionamento com a imprensa (Media Training); Redigir discursos/apresentações e/ou outros voltados para eventos técnicos, políticos, institucionais e sociais; Executar ações de comunicação, por meio da utilização de técnicas pertinentes ao jornalismo, visando reforçar o entendimento da imprensa sobre o papel do Crea GO, que por sua vez é a responsável por transmitir as informações para sociedade; Executar ações de comunicação para o posicionamento do Crea GO, junto aos veículos de comunicação, tanto na capital como no interior; Interagir com os veículos de comunicação tradicionais e especializados; Confeccionar e atualizar mailing-list de imprensa da capital e do interior; Prestar atendimento personalizado, por meio da utilização de técnicas pertinentes ao jornalismo, à imprensa da capital e do interior; Organizar, intermediar e acompanhar a realização de entrevistas individuais e coletivas, quando necessário; Produzir e expedir releases, press-kits (pacotes de imprensa), sugestão de pauta e notas exclusivas para a imprensa tradicional e especializada; Organizar o RG. 118 Clipping impresso e virtual. O clipping eletrônico dependerá da efetivação de compra de material em empresa especializada e terceirizada; Atualizar murais e em especial os de divulgação de eventos de interesse dos profissionais; Acompanhar visitas da imprensa às instalações do Conselho e vice-versa; Redigir e editar matérias jornalísticas para veículos de comunicação oficiais do Conselho: revista, informativos/jornais, boletim eletrônico, comunicados e etc;

4 IMPRENSA IT / 8 Produzir e inserir notas, matérias e fotografias para abastecer o link Últimas Notícias no site do Conselho, de acordo com os recursos tecnológicos que o site oferece; Prestar apoio em eventos institucionais/técnicos/políticos que aproximem o Conselho de seus públicos-alvos, divulgando os eventos para imprensa; além de solicitar a produção de matérias junto aos veículos de comunicação sediados na capital e interior sem ônus para o Conselho; Expedir convites e brindes para jornalistas, sempre respeitando a política de recebimento de brindes praticada por cada veículo de comunicação. 3.2 Produtos de Comunicação Externa Item excluído a) Revista do Crea GO Publicação e Periodicidade: será definida pela Presidência, em decorrência da análise da disponibilidade financeira e orçamentária do Conselho; Tamanho: 20,5 X 27,5 (Fechado) Impressão em Policromia (4x4 cores) Uso de Papel Couchê Número de páginas: 32 páginas, sendo no mínimo 60% de cunho editorial e até 40% de anúncios publicitários Tiragem: mínimo de 20 mil exemplares Público-Alvo: profissionais e empresas vinculados ao Crea-GO, entidades de classe, instituição de ensino superior e técnico, imprensa, órgãos federais, estaduais e municipais, vereadores, deputados estaduais, deputados federais e senadores por Goiás. Observação: A Revista do Crea-GO é produzida por uma equipe de jornalistas profissionais terceirizados. Sendo assim, a Coordenadoria de Comunicação Social e a Assessoria de Imprensa deverão supervisionar e facilitar o trabalho da equipe que edita a revista. b) Notícias do Crea-GO - Boletim Eletrônico Periodicidade: semanal; Tamanho: A4;

5 IMPRENSA IT / 8 Número de páginas: variável, predominando conteúdo editorial ou anúncios institucionais ou de serviço de interesse do Conselho; Formato: JPEG e PDF; Disponibilidade para leitura: site do Crea-GO na coluna Destaques no link Comunicação Social / Boletim Eletrônico ; Público-Alvo: profissionais e empresas vinculados ao Crea-GO, entidades de classe, instituição de ensino superior e técnico, imprensa da capital e do interior, órgãos federais, estaduais e municipais, vereadores, deputados estaduais, deputados federais; Poderá conter anúncios institucionais/serviços de interesse do Crea-GO ou de entidades ligadas ao Conselho; Observação: O Boletim Eletrônico semanal é produzido pela Assessoria de Imprensa com pautas definidas pela Coordenadoria de Comunicação Social, e sintetiza os assuntos mais relevantes aos profissionais do Crea GO. Além de comunicar sobre as realizações do Conselho e da sua Diretoria. c) Desenvolvimento Profissional do Crea-GO - Agenda Eletrônica de Cursos e Eventos da Área Tecnológica Periodicidade: semanal; Tamanho: A4; Número de páginas: variável; Formato: enviado em JPEG e PDF; Disponibilidade para leitura; site do Crea-GO na coluna Destaques no link Cursos e Eventos ; Público-Alvo: profissionais e empresas vinculados ao Crea-GO; Item excluído; Observação: A Agenda Eletrônica semanal é produzida pela Assessoria de Imprensa e sintetiza os cursos e eventos mais relevantes aos profissionais do Crea-GO. d) Canal aberto com os profissionais Publicação e Periodicidade: sempre que necessário; Tamanho: A4; Número de páginas: variável;

6 IMPRENSA IT / 8 Formato: enviado em JPEG e PDF; Público-Alvo: todos os profissionais da área tecnológica com endereço eletrônico atualizado; Observação: O Canal aberto com os profissionais é o canal eletrônico de comunicação com todos os profissionais registrados na Autarquia Goiana. Nele são divulgadas informações técnicas e jurídicas para que os profissionais tomem conhecimento do fato em questão. e) Informativo/Jornal do Crea-GO Publicação e Periodicidade: mensal ou de acordo com a disponibilidade financeira e orçamentária do Conselho; Tamanho: 28,0 (largura) X 31,0 (altura) - (Fechado); Impressão em Policromia (4x4 cores); Uso de Papel Sulfite 90g ou 75g; Número de páginas: 08 páginas, sendo no mínimo 60% de cunho editorial e até 40% de anúncios publicitários; Tiragem: 05 mil exemplares; Público-Alvo: Entidades de classe, instituição de ensino superior e técnico, inspetorias, sede do Crea-GO, eventos da área tecnológica e viagens do presidente. 3.3 Produtos de Comunicação Interna a) Você precisa saber Publicação e Periodicidade: sempre que necessário; Tamanho: A4; Número de páginas: variável; Formato: enviado em JPEG e PDF; Público-Alvo: colaboradores da sede e do interior; Observação: O Você precisa saber é o canal eletrônico de comunicação com todos os colaboradores do Crea-GO. Nele são divulgadas todas as informações de interesse do Conselho.

7 IMPRENSA IT / Produtos de Comunicação Mistos a) Via expressa com o inspetor Publicação e Periodicidade: sempre que necessário; Tamanho: A4; Número de páginas: variável; Formato: enviado em JPEG e PDF; Público-Alvo: inspetores chefes e auxiliares Observação: O Via expressa com o inspetor é o canal eletrônico de comunicação com todos os 141 inspetores sediados no interior em 47 inspetorias do Crea-GO. Nele são divulgadas informações direcionadas ao Inspetor. b) Via expressa com o conselheiro Publicação e Periodicidade: sempre que necessário; Tamanho: A4; Número de páginas: variável; Formato: enviado em JPEG e PDF; Público-Alvo: conselheiros efetivos e suplentes; Observação: O Via expressa com o conselheiro é o canal eletrônico de comunicação com todos os conselheiros do Crea-GO. Nele são divulgadas informações direcionadas ao Conselheiro. 3.5 Serviços a) Envio de releases e afins A Assessoria de Imprensa deverá enviar aos veículos de comunicação tradicionais e especializados notícias referentes ao Conselho. Este material será utilizado nos veículos de comunicação, impresso, virtual ou eletrônico, como informação jornalística, sem ônus para o Crea-GO, gerando assim a mídia espontânea. Este material poderá ser enviado sob a forma de:

8 IMPRENSA IT / 8 Releases jornalísticos: Padrão; De opinião; Dirigido; Especial; Artigo; Rádio e televisão; Cobertura; Nota de Esclarecimento Releases não-jornalísticos: Convocação; Nota oficial; Comunicado; Nota de Esclarecimento; Press-kit (pacote de imprensa): é definido como um conjunto informativo composto de textos, fotografias, artigos, números, índices econômicos e outros materiais destinados à divulgação de fato jornalístico. 3.6 Controle de Solicitações de Serviços e Produtos Todas as solicitações de serviços e produtos requeridos pela Imprensa às demais unidades do Conselho, serão registradas via Memorando 4. REGISTROS RG. 118 Clipping Memorando 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Clipping RG. 118 Coordenadoria de Comunicação Social Pasta Acesso da Imprensa Indexado por data Permanente Pasta Memorando Coordenadoria de Comunicação Social Acesso da Coordenadoria de Comunicação Indexado por data 01 ano Lixo Social