ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO - CGI

Transcrição

1 ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO - CGI MISSÃO Executar a gestão das informações e coordenar a política de comunicação da PROEXT. Atribuições Gerais: 1. Atender clientes internos e externos; 2. Auxiliar no atendimento telefônico; 3. Manter a organização dos ambientes; 4. Participar de eventos, quando necessário; 5. Zelar e fortalecer a imagem institucional da Universidade; 6. Zelar pelos equipamentos e materiais da instituição; 1. Alimentar e Administrar a home Page; 2. Assessorar a Pró-Reitora em assuntos relacionados à área de atuação da CGI; 3. Atender e orientar docentes, TA e alunos quanto à política de apoio da PROEXT no tocante às demandas de peças de divulgação e concessão de material gráfico; 4. Consolidar e administrar as Informações Gerenciais; 5. Consolidar os relatórios institucionais da PROEXT; 6. Coordenar as atividades do bureau de design e de comunicação; 7. Coordenar o edital de apoio a eventos; 8. Divulgar das atividades extensionistas PROEXT- CAMPUS; 9. Elaborar e distribuir o boletim EXTENSÃO.DOC; 10. Encaminhar e administrar as demandas (EXT 2) para o Bureau de Design; 11. Participar de Eventos da Extensão. 12. Receber e Administrar os s da Pró-Reitoria; 13. Representar a PROEXT em assuntos relacionados à área de atuação desta coord.; 14. Subsidiar e Instrumentalizar a Pró-Reitoria com informações, gráficos e demonstrativos estatísticos da PROEXT;

2 SECRETARIA 1. Coletas mensalmente release de jornais sobre extensão; 2. Exercer papel de relações públicas, recepcionando os visitantes e encaminhando-os aos setores competentes. 3. Fazer levantamento do material de expediente; 4. Manter agenda da coordenação atualizada; 5. Manter banco de dados de autoridades internas e externas atualizados. 6. Organizar e coletar informações para divulgação; 7. Orientar sobre o procedimento necessário para solicitação de apoio; 8. Participar na organização de eventos institucionais; 9. Passar fax da Coordenação; 10. Preparar folha de ponto dos bolsistas; 11. Receber e efetuar ligações telefônicas; 12. Receber, protocolar e encaminhar documentação; 13. Dá suporte à Pró-Reitora, na ausência da secretária; 14. Redigir documentação necessária (ofício, declaração, etc.). SETOR DE COMUNICAÇÃO Jornalismo 1. Elaborar release através do formulário EXT2 da Pró-Reitoria de Extensão para o boletim eletrônico, os jornais, os programas de rádio que eles produzem; 2. Auxiliar a estagiária de Radialismo na confecção do programa UFPE Para Todos ; 3. Produzir um relatório e clipping mensal com as notícias da Proext veiculadas nos jornais, sites e programas de rádio monitorados pela Assessoria de Comunicação. SETOR DE COMUNICAÇÃO Radialismo 1. Fazer cobertura para rádios universitárias de eventos da Pró-Reitoria de Extensão; 2. Redigir matérias acerca das atividades (programas e Projetos de Extensão);

3 3. Fazer contatos com rádios comunitárias (e demais interessados) em retransmitir o programa UFPE Para Todos. 4. Produzir o programa UFPE Para Todos. Ou seja, definir pautas (temas), entrar em contato com os entrevistados, escrever o roteiro do programa, elaborar perguntas para os entrevistados etc. Bureau de Design 1. Acompanhar o cumprimento dos prazos estabelecidos; 2. Apresentar o projeto e receber o de acordo do cliente antes da produção; 3. Aprovar layout; 4. Atualizar diariamente a planilha de impressão gráfica junto a editora; 5. Dar suporte as dúvidas dos bolsistas; 6. Desenvolver e finalizar projetos gráficos; 7. Desenvolver planilhas, arquivos e métodos necessários para melhoria do andamento dos trabalhos; 8. Discutir com a direção o direcionamento das soluções; 9. Estabelecer prazo de entrega dos trabalhos; 10. Fazer acompanhamento junto às gráficas dos materiais gráficos da Proext; 11. Fazer fechamento dos arquivos gráficos da Proext para encaminhamento às gráficas; 12. Receber as demandas de trabalho; Bureau de Design Secretaria 1. Acompanhar o andamento dos projetos gráficos junto aos bolsistas, quando necessário; 2. Acompanhar o cumprimento dos prazos estabelecidos; 3. Apresentar o projeto e receber o de acordo do cliente antes da produção; 4. Aprovar layout; 5. Atualizar semanalmente quadro do andamento dos trabalhos; 6. Conceituar as soluções de cada projeto junto aos bolsistas; 7. Dar suporte as dúvidas dos bolsistas; 8. Desenvolver e finalizar projetos gráficos;

4 9. Desenvolver planilhas, arquivos e métodos necessários para melhoria do andamento dos trabalhos; 10. Discutir com a direção o direcionamento das soluções; 11. Distribuir demandas entre os bolsistas; 12. Estabelecer prazo de entrega dos trabalhos; 13. Fazer acompanhamento junto às gráficas dos materiais gráficos da Proext; 14. Fazer fechamento dos arquivos gráficos da Proext para encaminhamento às gráficas; 15. Receber as demandas de trabalho; Bureau de Design Bolsista 1. Conceituas as soluções de cada projeto com apoio do designer; 2. Desenvolver projetos gráficos com supervisão do designer; 3. Fazer layout e finalização dos projetos. SETOR DE INFORMÁTICA Atribuição: Executar as atividades técnicas e de política de segurança pertinentes à área de informática, dando suporte aos usuários das unidades da PROEXT. 1. Administrar a rede (intranet) 2. Instalação e atualização de Servidores; 3. Criar políticas de segurança; 4. Administração de contas de usuário e grupo locais e globais; 5. Administrar compartilhamento de arquivos e impressoras; 6. Aplicar procedimentos de segurança (Auditorias, Monitoramento e atualizações de sistemas operacionais e softwares utilizados nos servidores); 7. Realizar mensalmente backup de segurança (tolerância a falhas); 8. Diagnosticar as necessidades junto aos usuários quanto à utilização de softwares e/ou equipamentos para o melhor desempenho de suas tarefas funcionais; 9. Apresentar as melhores soluções de custo/benefício para aquisição de equipamentos de informática; 10. Supervisionar e orientar os estagiários ou bolsistas de informática na execução das suas tarefas.

5 Apoio à informática Atribuição: Dar suporte aos usuários da PROEXT, Reitoria e suas unidades externas. 1. Instalação física de computadores e seus periféricos (impressoras, scanner, datashow); 2. Instalar e configurar softwares nas máquinas dos usuários (clientes da rede); 3. Realizar nos equipamentos as atualizações de segurança periodicamente relatadas pelos desenvolvedores dos softwares; 4. Verificar o estado do cabeamento nos pontos de rede; 5. Configurar as contas de correio eletrônico (outlook express, ou mais atualizado); 6. Diagnosticar e apresentar parecer técnico sobre problemas em equipamentos de informática, preenchendo formulário específico e encaminhar ao Administrador da Rede, para as devidas providências; 7. Cumprir as políticas de segurança elaboradas para o setor de informática; 8. Relatar falhas de seguranças apresentadas nos softwares ou nos equipamentos; 9. Sugerir melhorias para o melhor desempenho de suas tarefas que reflitam na qualidade do atendimento às solicitações de serviços; 10. Manter atualizada informações sobre a estrutura física da rede; 11. Manter atualizada em planilha eletrônica, semestralmente informações sobre os equipamentos de informática existentes na PROEXT; 12. Inserir informações na home page da PROEXT, encaminhadas pela Coord. de Gestão da Informação (tarefa em caráter temporário)