Guia de Conversão SNC

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1 Guia de Conversão SNC V7.55 Versão 1.7 Setembro 2010

2 Índice Índice... 2 Introdução... 3 Conversão do Plano de Contas... 4 Tabela de Equivalências...7 Criação do Exercício Conversão de Contas Análise do Resultado de Conversão Tipos de Lançamento Lançamento de Ajustes Passagem de Saldos entre Tipos de Lançamentos Apuramento SNC Documento de Abertura Balancetes Mapas Legais/Gestão Add-in Financeiro Movimentos Liquidação de Pendentes da Contabilidade Criação de Contas Após a Conversão Contas de Terceiros Configuração Base Reconhecimento dos Activos Pg 2

3 Introdução Em Portugal, a partir do ano 2010 entra em vigor o SNC - Sistema de Normalização Contabilística. Este sistema é uma adaptação das Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro, aceites internacionalmente. Este documento apresenta, passo-a-passo, o processo que a PRIMAVERA sugere na conversão de POC para SNC. Paralelamente são discutidos conceitos introduzidos no produto, bem como configurações de sistema que é necessário alterar/configurar. Várias funcionalidades aqui apresentadas são válidas a partir da versão 7.55 do ERP PRIMAVERA. PKB ConvertSNC Conversão do Plano de Contas para SNC (Vídeo Demo) Manual de Diferenciação v7.55 Pg 3

4 Conversão do Plano de Contas Para a realização da conversão do Plano Oficial de Contas (POC) para o Sistema de Normalização Contabilística (SNC) a PRIMAVERA sugere a execução dos seguintes passos: 1. Preparar o ficheiro de conversão com a tabela de equivalências de contas (ver subcapítulo Tabela de Equivalências ); 2. No Administrador, clonar a base de dados da(s) empresa(s) a actualizar; 3. Em Administrador [Empresa] Gestão de Exercícios, criar o exercício 2010 (ver subcapítulo Criação do Exercício 2010 ); 4. Criar o plano 2010 SNC através do utilitário ConvertSNC (ver subcapítulo Conversão de Contas ); 5. Opcionalmente, criar o documento de abertura através do utilitário ConvertSNC (ver subcapítulo Documento de Abertura ); 6. Configurar manualmente as tabelas não convertidas; 7. Lançar manualmente os ajustes em SNC 2010, no período 0 e em diário próprio; 8. Repetir manualmente os ajustes em POC no ano de 2009, num tipo de lançamento próprio (por exemplo, 002 ). Para obter mais informação relativamente a este passo, consultar os subcapítulos Tipos de Lançamento e Lançamento de Ajustes; 9. Efectuar os procedimentos habituais de encerramento do exercício de 2009 em POC; 10. Lançamento manual do IRC de 2009 no tipo de lançamento próprio para SNC (por exemplo no tipo de lançamento 002 ); 11. Execução do apuramento SNC em 2009 através do utilitário ConvertSNC (ver subcapítulo Apuramento SNC ); 12. Criar (ou repetir) o documento de abertura, através do utilitário ConvertSNC (ver subcapítulo Documento de Abertura ). Em seguida é apresentado o processo sugerido pela PRIMAVERA, porém de forma esquematizada e mais detalhada: Pg 4

5 - Para preparar a tabela de equivalências Pg 5

6 - Processo de conversão SNC na base de dados produtiva Pg 6

7 PKB Como clonar uma empresa? Como criar um Exercício? Como criar o Documento de Abertura do ano 2010? Plano Contas Como criar o Balancete e Realizar o Apuramento do ano 2009? Como criar o Documento de Abertura do ano 2010? Como criar Tipos de Lançamento? Tabela de Equivalências Preparar o ficheiro para a criação das contas SNC (em 2010) e indicar desde já a equivalência de contas para a transição de 2009 para 2010, são passos imprescindíveis neste processo. Este ficheiro indica ao sistema duas ordens importantes: Quais são as equivalências de contas entre o plano de 2009 (POC) e o de 2010 (SNC); Qual o plano SNC que a empresa deseja ter em Para quem deseja começar esta tarefa desde uma folha em branco, nos sugerimos que o ponto de partida seja o plano de contas SNC que se deseja (segunda e terceira coluna) ter e depois vamos, conta a conta, indicar as contas equivalentes do POC. Obviamente, que o POC pode aumentar, ou não o desdobramento do SNC. O ficheiro é composto por quatro colunas: Operacao POC SNC Descricao A única operação disponível é a de D - Delete/Apagar. Se se indicar esta operação, então estamos a dizer ao sistema que aquela conta POC não tem continuidade no SNC. Esta situação deve ser caso raro em contas de movimentos, mais frequentes em contas integradoras. É da responsabilidade do cliente que todas as contas de movimento com saldo de fim tenham continuidade por uma conta SNC. Conta POC. Quando preenchida significa que a conta tem continuidade em SNC. Conta SNC Descrição da conta SNC. Este ficheiro deverá respeitar as seguintes regras: Quando a operação é indicada (D), então a conta POC é obrigatória e as colunas SNC e Descrição devem estar vazias; Se a conta POC está preenchida e a Operação está vazia, então as colunas SNC e Descrição devem estar preenchidas. Pg 7

8 Assim, em seguida são descritas as situações indicadas: Operacao POC SNC Descricao D 411 A conta 411 não tem equivalência para SNC Irc-ret.fonteoutros rendimentos A conta do SNC tem equivalência com a conta do POC. Neste caso, todas as propriedades da conta POC, nomeadamente classe de IVA, retenções na fonte, etc., vão ser transportas para a conta 262 Quotas não liberadas * SNC de Vai ser criada a conta 262 (SNC) em Não existe nenhuma equivalência para o POC. O utilitário de conversão, ConvertSNC, inclui também uma funcionalidade adicional que foi desenhada a pensar nas contas de terceiros. Essa funcionalidade permite a expansão das contas, por exemplo, ao indicar a regra 211 -> > Clientes Gerais, então todas as subcontas da 211 vão ser copiadas para o SNC sob a conta As situações em que mais do que uma conta POC tem correspondência para a mesma conta SNC são devidamente tratadas pelo sistema. Se uma conta POC não tem equivalência na tabela de conversão, então transita automaticamente para 2010 com o mesmo código. É o caso das contas de ordem/analítica. Existem correspondências que não são unívocas e que não são tratadas pelo ConvertSNC. Por exemplo, em algumas situações a mesma conta POC pode ter um saldo a transitar em parte para uma conta, outra parte para outra. Os casos encontrados são: POC Descrição SNC Acções - Empresas do Grupo 14311/ Acções - Empresas Associadas Acções - Empresas Participantes e Acções - Outras Empresas Obrig. Tít Particip.-Emp. do Grupo Obrig. Tít Part.-Emp. Associadas Obrig. Tít Part.-Emp. Part. e Part / / / / / / Outras Dividas de Terceiros 22911/269/ Outras provisões 295/296/297/298 Pg 8

9 4111 Empresas do Grupo 4111/ Empresas Associadas 4121/ Empresas do Grupo Empresas Associadas Outras Empresas 4151/ / /4158 Nestas situações, há que escolher uma das contas para a nossa equivalência de contas, e depois de fazer o lançamento de abertura de 2010, fazer uma transferência parcial entre a conta escolhida e a segunda conta. PKB Estrutura do ficheiro.xls/.csv do ConvertSNC Criação do Exercício 2010 O utilitário para gestão de exercícios não sofreu alterações relacionadas com o SNC. O ConvertSNC exige que o exercício seja criado antes de prosseguir na conversão. Neste ano em particular, recomenda-se claramente que a abertura do exercício seja feita para todos os módulos. Por exemplo, se o utilizador criar o exercício de 2010 para a Contabilidade e executar o utilitário ConvertSNC, então os outros módulos não sofrem alterações. Se posteriormente criar o exercício para Equipamentos e Activos, então vão existir contas inválidas. Pg 9

10 PKB Como criar um Exercício? Conversão de Contas Para simplificar o processo de conversão de contas POC para SNC, a PRIMAVERA disponibiliza o utilitário ConvertSNC que vai ser explicado em detalhe de seguida: Pg 10

11 Um dos passos iniciais é a selecção das empresas que deseja converter. O utilizador pode converter mais do que uma empresa, sendo isto muito útil para os gabinetes de contabilidade. Posteriormente, é necessário indicar o ficheiro com as regras de conversão. Estas regras são aplicadas a todas as empresas seleccionadas anteriormente. Pg 11

12 O ficheiro pode ter o formato XLS (Excel 2003 ou compatível) ou CSV. No formato CSV torna-se necessário ter cuidado para que, quando as contas ultrapassam os 9 dígitos de comprimento, não ocorra uma conversão automática desse campo em exponencial (por exemplo, 3E10). Nesses casos torna-se necessário envolver o número por aspas (por exemplo, ). Este passo em que é criado o plano de contas SNC só está disponível para empresas que não tenham sido convertidas ou, se já o foram, que não tenham movimentos em Pg 12

13 Em segundo lugar é analisado o(s) plano(s) de conta(s), e a ligação à contabilidade da(s) empresa(s) seleccionadas no segundo ecrã. Na directoria em que o utilitário está a ser executado, dentro da directoria ConvertData estão a ser preenchidos dois ficheiros por empresa: <Empresa>PlanoSNC.csv - contém as contas POC a converter/remover e as contas a criar no novo plano SNC; <Empresa>LigacoesSNC.csv - contém as configurações de ligação à Contabilidade que serão actualizadas. Estes dois ficheiros são o resultado da aplicação do ficheiro de conversão à empresa indicada entre os símbolos <Empresa>. O ficheiro <Empresa>PlanoSNC.csv é composto por cinco colunas: Operacao Onde são indicadas as contas que vão ser eliminadas, através do carácter D. ContaPOC Conta POC (2009). DescritivoPOC Descrição da conta anterior. Esta coluna é apenas informativa, logo não será tida em conta na conversão. ContaSNC Conta SNC que vai ser criada em DescritivoSNC Saldo2009 Descrição que a conta a criar vai ter. Saldo da conta POC em 2009 (quando a conta POC está preenchida). Esta coluna é apenas informativa, logo não será tida em conta na conversão. O ficheiro <Empresa>LigacoesSNC.csv é formado por seis colunas: Operacao Modulo Onde são indicadas as entradas que vão ser eliminadas,através do caracter 'D'. Módulo a que a ligação diz respeito: B - Bancos (Documentos de Tesouraria) C - Compras E - Equipamentos e Activos G - Produção M - Contas Correntes P - Recursos Humanos S - Stocks Pg 13

14 V - Vendas Documento Linha Tipo de documento do módulo em que esta entrada se encontra (por exemplo, FA - Factura). Número da linha referente à configuração da integração à Contabilidade. ContaPOC A ligação indicada em ContaSNC A ligação indicada que é proposta para No caso de o utilizador ter seleccionado apenas uma empresa, então poderá editar os ficheiros referentes à empresa automaticamente. Isto torna-se especialmente útil na tabela de conversão das ligações à Contabilidade, já que no mesmo espaço se pode reconfigurar todas as contas para O utilizador pode editar esses ficheiros in-loco com efeitos automáticos se prosseguir com a conversão. Pg 14

15 Caso não deseje continuar, mas deseja reaproveitar as regras já indicadas, então pode apagar as colunas adicionais do ficheiro e utilizá-lo como ficheiro inicial para as outras empresas. Se no momento em que se inicia o utilitário o utilizador tiver o ficheiro aberto em MS Excel, então o sistema apresentará o seguinte erro: Erro ao actualizar contas: The Microsoft Jet database engine cannot open the file. It is already opened exclusively by another user, or you need permission to view its data.. O ConvertSNC vai executar duas scripts distintas: A primeira trata exclusivamente do plano de contas, e de tudo o que orbita à sua volta. Esta script é denominada por scriptpoc.sql. A segunda script trata da conversão do plano funcional, sendo executada a posteriori. É denominada por scriptpalt.sql. Não tendo o plano funcional um carácter de balanço, apenas de demonstração de resultados, não foi sujeito a uma tarefa de conversão. Esta script apenas cria o plano funcional em 2010 e elimina referências a alguma função que não esteja dentro deste grupo. Torna-se absolutamente necessário que o utilizador tenha consciência deste facto e, caso utilize um plano funcional não PRIMAVERA, que elimine o conteúdo desta script. Pg 15

16 Em seguida é apresentado um conjunto de áreas que não são convertidas e que devem ser verificadas: Reflexões do plano de contas que não indiquem contas completas (por exemplo, com wildcards); Chaves de repartição com wildcards; Prefixos de abertura de entidades; Contas indicadas nos itens de tesouraria; Em 2010, as contas indicadas em documentos de outros módulos; Configuração das Tabelas na Ligação à Contabilidade; Tabela de modelos de lançamento; Lançamentos automáticos na tabela de documentos. O sistema dá informação de alguns erros típicos: - Depois de indicar as regras de conversão, o sistema primeiro analisa o ficheiro de conversão indicado, nomeadamente se não existem contas POC e SNC duplicadas. É também lançado um aviso de contas que estão indicadas no ficheiro de conversão, mas que não existem na empresa que está a ser analisada. Não sendo um erro, permite alertar para algum equívoco de escrita do utilizador; - Contas que após a conversão têm um tipo de conta diferente da sua equivalente em POC; - No plano SNC, existirem contas sem a conta de razão equivalente. Por exemplo, foi criada a conta 151, mas não existe a conta 15. Apesar de o sistema lançar estes erros, eles só são verificados depois conversão estar concluída. Assim, a PRIMAVERA aconselha a fazer testes em empresas clonadas antes de se passar para a empresa activa/produtiva. Embora se possa converter a mesma empresa várias vezes, é profundamente desaconselhado que seja feito mais do que uma conversão numa empresa produtiva já que conversão de conversão não dá um mesmo resultado. Para mais informações acerca da conversão de contas do ConvertSNC, sugere-se a leitura do manual que acompanha o utilitário e os seguintes artigos disponíveis na PRIMAVERA KnowledgeBase: Pg 16

17 PKB Como converter o Plano de Contas para o SNC? Estrutura do ficheiro.xls/.csv do ConvertSNC Ficheiros [Empresa]_PlanoSNC.csv e [Empresa]_LigacoesSNC.csv Criar nova Conta em 2009 após Actualização para SNC Análise do Resultado de Conversão Após a conversão de contas, o utilizador poderá verificar que: - O plano de contas em 2010, em Tabelas Contabilidade Planos Plano Contas, vai apresentar a estrutura indicada no utilitário de conversão: - Nas contas de 2009 vai ter a indicação da conta POC alternativa, bem como a indicação do nome dessa conta em 2010: Pg 17

18 - Criação de um plano alternativo SNC em 2009, em Tabelas Contabilidade Planos Planos Alternativos (opção Contas do Plano Alternativo do menu Contexto): - E a criação de um plano POC em 2010: Pg 18

19 - Na edição de movimentos, em Contabilidade Movimentos, a conta alternativa e a sua respectiva descrição passam a ser indicadas usando o sistema de tooltip: Se a empresa convertida já tinha movimentos em 2010, então torna-se absolutamente necessário verificar o balancete da empresa depois de convertida. PKB Plano Contas Planos Alternativos Pg 19

20 Tipos de Lançamento Com a versão 7.50 foi introduzido o conceito Tipos de Lançamento. Os tipos de lançamentos são áreas de lançamento no ERP que não se intersectam entre si. Qualquer empresa que seja convertida da versão 7.00, poderá verificar que todos os lançamentos se encontram associados ao tipo de lançamento 000. Assim, ao lançar num tipo de lançamento diferente obtém-se: Saldos / Acumulados separados; Numerações de documentos e diários separados. No entanto, o plano de contas, classes de IVA, Selo, etc. são elementos comuns a todos os tipos de lançamento. Toda a exploração do módulo de Contabilidade apresenta o filtro Lançamento sobre o qual se deseja fazer a consulta. Por exemplo, no extracto de conta, em Contabilidade Exploração Extractos: Para criar novos tipos de lançamento o utilizador deverá aceder a Tabelas Gerais Organização Tipos de lançamento: Pg 20

21 O tipo de lançamento 000 é de sistema. PKB Como criar Tipos de Lançamento? Tipos de Lançamento Lançamento de Ajustes As contas de 2010 necessitam de ser comparadas com as contas de Como temos critérios de mensuração diferentes entre POC e o SNC, o balancete comparativo de 2010 vs 2009 não pode ser feito com os saldos SNC de 2010 vs POC de Assim, a proposta da PRIMAVERA passa por criar um espaço em que se possa fazer esses ajustes sem afectar o POC, e nesse espaço proceder-se ao encerramento do exercício 2009 segundo os princípios SNC. Esse espaço é gerado através da criação de um tipo de lançamento especial, para que se possa realizar os movimentos de ajustes, em 2009, mas sem afectar a contabilidade POC de Os ajustes são lançados através de um movimento contabilístico, num tipo de lançamento próprio, mas utilizando as contas POC correspondentes. A indicação das contas SNC no editor de movimento, em Contabilidade Movimentos, permite ao utilizador ter a indicação da correspondência directamente. Sugere-se que o utilizador altere a lista por omissão da categoria do plano de contas (quando pressionada a tecla F4) para ter a indicação da conta/descrição alternativa, tal como se vê de seguida: Pg 21

22 Existem situações em que a conta SNC não tem correspondência no POC, por exemplo a conta 37 de activos biológicos não tem correspondência POC. Nestas situações a recomenda-se criar uma conta do tipo ordem (contas começadas por 0 ), e associá-la, através da conta alternativa / descrição alternativa à conta SNC, neste caso à 37. Depois é necessário criar um documento na Contabilidade, em Contabilidade Documentos, que não exija o balanceamento financeiro (opção Financeira da secção Balanceamentos do separador Geral ). Depois destes dois passos realizados pode-se então lançar o ajuste, usando o documento criado. PKB Gestão de Listas Movimentos Documentos Pg 22

23 Passagem de Saldos entre Tipos de Lançamentos Atendendo a que os saldos são separados entre tipos de lançamento, interessa que a passagem de saldos acumulados entre o tipo de lançamento POC ( 000 ) e o tipo de lançamento que representa a área onde se realizam os ajustes. É importante que o cliente se questione se a comparabilidade exigida é ao mês, ao trimestre ou ao ano. Por exemplo, se o cliente tiver necessidade de comparativos mensais, então será necessário realizar esta passagem de saldos mês a mês, bem como realizar os ajustes no período em que estes ocorrem (desde o período 0/2009 para realizar a transição das diferenças passadas). Se o cliente apenas apresenta relatórios anuais, então esta passagem pode-se resumir a apenas uma única passagem de todos os acumulados do ano (0-13), e assim realizar os ajustes completos no período 14. No utilitário ConvertSNC, depois de converter as empresas, apresenta as seguintes opções: O utilizador escolhe a primeira opção, Realizar apuramento (Ano -1) com novo Plano de Contas Contabilístico. Pg 23

24 Nesta janela são apresentadas as opções para criar um documento no tipo de lançamento 002, com o saldo acumulado das mesmas contas no período indicado. Neste utilitário é sugerida a utilização do tipo de lançamento 002 (o utilizador pode escolher outro, no entanto, ao longo deste documento será referenciado sempre o tipo de lançamento 002 como exemplo). Caso não exista ele sugere a sua criação. Se a empresa apenas faz contas anuais, então apenas necessita de indicar a cópia de saldo do período 0-13 para o tipo de lançamento 002, à data de Caso contrário, terá de fazer este procedimento para todos os períodos que necessite (trimestral ou mensal). No relatório de processamento do utilitário é indicado o documento gerado. Se não for possível realizar a sua geração, então é apresentado o respectivo erro. Depois de este passo ter sido realizado, recomenda-se que se compare o balancete (soma saldos) no tipo de lançamento 000 e no tipo de lançamento 002. Depois de se ter realizado este passo é necessário que o utilizador proceda ao lançamento dos ajustes que se impõem. Esses ajustes são representados por documentos lançados na contabilidade no tipo de lançamento 002. Apuramento SNC O conversor permite automatizar a tarefa de realização do apuramento. Pg 24

25 O utilizador escolhe a primeira opção, Realizar apuramento (Ano -1) com novo Plano de Contas Contabilístico. No primeiro ecrã retira-se a opção para criar os saldos e passa-se para a fase seguinte: O ConvertSNC mais uma vez utiliza os motores da aplicação para lançar o apuramento. Assim, internamente são criados no ERP dois modelos de apuramento SNC, de acordo com as regras estabelecidas pela Comissão de Normalização Contabilística (CNC): O sistema apenas encarrega-se de realizar esses lançamentos no ERP. Pg 25

26 Uma vez mais, o relatório das actualizações indica todos os documentos criados. Isto é especialmente útil se se está a lidar com mais do que uma empresa, pois permite visualizar as empresas em que se tive sucesso e os documentos por gerados: Os apuramentos executados no ConvertSNC estão disponíveis na mesma opção de apuramentos do ERP, em Contabilidade Apuramentos Resultados / Outros: Pg 26

27 Assim, se o utilizador necessitar, pode repetir os apuramentos como até agora, desde que o faça no tipo de lançamento 002. Sugere-se que depois de se ter realizado o documento de abertura, o balancete de abertura de 2010 seja comparado com o balancete de fecho de 2009 (no plano alternativo). PKB Como criar o Balancete e Realizar o Apuramento do ano 2009? Como efectuar o apuramento de resultados/outros? Documento de Abertura O documento de abertura de 2010 não pode ser feito com o utilitário normal disponível no Administrador. A razão principal é a de que as contas de 2009 são diferentes das de 2010, bem como impunha-se um utilitário não destrutivo já se vai explicar porquê. Para criar o documento de abertura, aceder ao ConvertSNC e escolher a segunda opção, Criar documento de abertura (Ano) : Pg 27

28 As opções recomendadas pela PRIMAVERA são as seguintes: Pg 28

29 A PRIMAVERA disponibiliza as seguintes opções: Procedimento adoptado para o lançamento de ajustes Os ajustes são realizados em 2009 e repetidos em 2010 Os ajustes são realizados apenas em 2009 Os ajustes são realizados apenas em 2010 Origem do documento e abertura O documento de abertura é realizado com base no tipo de lançamento 000 (POC). O documento de abertura é realizado com base no tipo de lançamento 002 (SNC). O documento de abertura é realizado com base no tipo de lançamento 000 (POC). Sendo que fica ao critério do utilizador escolher a opção desejada. No entanto, é do nosso entender que o procedimento mais correcto é o de abrir o ano de 2010 sem ajustes (opção 1), e realizar, num diário próprio, esses mesmos ajustes no período 0 de Este utilitário não é destrutivo, isto é, no período 0 apenas remove documentos gerados por ele próprio. Se o utilizador já tiver lançado acertos de balanço resultantes da adopção da primeira vez do normativo SNC, então este utilitário não vai eliminá-los. Como existe um diferencial entre o fecho de contas em 2009 e o início da actividade de 2010, este passo do utilitário foi desenhado para pode ser executado múltiplas vezes. Assim sendo, ao contrário do utilitário no administrador, no período 0 ele apenas remove o documento gerado por ele próprio. Se o utilizador já tiver lançado acertos de balanço resultantes da adopção da primeira vez do normativo SNC, estes são preservados. PKB Como criar o Documento de Abertura do ano 2010? Pg 29

30 Balancetes A funcionalidade de balancetes, em Contabilidade Exploração Balancetes, foi actualizada para permitir a sua extracção com a exclusão de diários. Estas funcionalidade está disponível nos Balancetes de Razão, Analítico e Planos Alternativos. A razão pela qual isto foi feito prende-se com a necessidade de ser necessário apresentar um balancete de abertura em 2010, mas desprovido dos efeitos dos ajustes entretanto realizados. É desta forma que o utilizador pode comprovar que o documento de abertura de 2010 corresponde inteiramente ao balancete de fecho de Em situações em que mais do que uma conta POC é convertida para uma só conta SNC, a análise do balancete de 2010 sobre o plano alternativo POC considera que os movimentos da conta SNC ficam reflectidos em todas as contas POC que a usavam como conta base. PKB Balancetes Pg 30

31 Mapas Legais/Gestão A PRIMAVERA providencia os mapas indicados pela CNC e cujos modelos foram já aprovados por lei. Para isso encontram-se disponíveis duas pastas adicionais: Demonstrações-SNC e Balanços-SNC, em Contabilidade Exploração Análises Legais e de Gestão Mapas Legais/Gestão. Neste momento apenas os mapas standards estão disponíveis. No entanto, no final do ano de 2010 (para quem apresenta contas anuais) ou no final de Janeiro de 2010 (para quem tem especialização do exercício e deste modo apresenta contas mensais), é necessário comparar o exercício de 2010 com o equivalente SNC em Isto consegue-se através de três substituições simples, por exemplo: =Saldo("431/8","00","MF") passa a, =PASaldo( SNC, 431/8, 00, MF, 002 ). A PRIMAVERA, com a sua politica de melhoria contínua, vai progressivamente melhorando estes mapas. Brevemente também serão distribuídos os mapas comparativos de Balanço e Demonstrações de Resultados por Natureza. Outro aspecto importante para o SNC é a de que, nas novas demonstrações, quando os valores estão a vazio as linhas devem deixar de ser apresentadas. Por exemplo, se uma empresa não tem activos financeiros detidos para negociação, então a linha da Demonstração de Resultados correspondente deve ser omissa (e o número do anexo reordenado). A eliminação é conseguida através dos critérios à linha, da seguinte forma: 1. Seleccionar todo o relatório e clicar em Visualizar condições : 2. O sistema apresenta uma coluna com as condições para aquela linha aparecer. Pg 31

32 A regra apresentada acima, por exemplo o valor da coluna F adicionado do valor da coluna G deve ser diferente de zero. Obviamente nem sempre isto será o correcto. Por exemplo, um edifício que já depreciou totalmente (>50 anos), não será totalmente correcto eliminar esta linha do balanço já que o anexo deve indicar a existência do edifício. A Demonstração de Resultados por Funções deixou de ser uma obrigação. A sua apresentação passa a ser opcional com a introdução do SNC. Por outro lado, o Mapa de Fluxos de Caixa é agora obrigatório usando o método directo. Por consequência, esta funcionalidade vai passar a estar, brevemente, disponível no licenciamento CBL.BAS. O mapa Demonstração das Alterações no Capital Próprio fornecido pela PRIMAVERA é meramente informativo, não seguindo o modelo indicado pela comissão SNC. PKB Análise Comparativa entre 2010 e o Plano Alternativo SNC de 2009 Mapas Legais / Gestão Add-in Financeiro No Add-in Financeiro também são disponibilizados os mapas com o formato SNC, sendo que, com esta ferramenta obtém-se o extra da flexibilidade que o próprio MS Excel acarreta. PKB Add-in Financeiro Pg 32

33 Pg 33

34 Movimentos No editor de movimentos, em Contabilidade Movimentos, é possível verificar que são apresentadas as contas SNC ao lançar um documento. Por exemplo: A conta e a sua respectiva descrição apresentada é a que se encontra na conta que está a ser lançada (no ano do lançamento). Actualmente, esses campos estão a ser preenchidos pelo utilitário ConvertSNC no ano de 2009, com a indicação da conta SNC. PKB Editor de Documentos Liquidação de Pendentes da Contabilidade A liquidação de pendentes é baseada no código de contas, isto é, quando se define que uma conta faz liquidação de pendentes e se utiliza esta conta num lançamento de um documento, que por sua vez está marcado para liquidação de pendentes, então o sistema apresentará uma janela com todos os movimentos sem contrapartida dessa conta. Isto porque, se nada fosse realizado, e atendendo que a maioria das contas mudara de código em 2010, não seria possível liquidar em 2010 um movimento de 2009, já que as contas têm códigos diferentes. Desta forma, a PRIMAVERA alterou quer a liquidação quer o extracto correspondente para mostrar as posições em aberto da conta em que se está a lançar, bem como as posições da conta alternativa. Em termos práticos isto significa que, quando se a lançar a conta em 2010, será possível liquidar movimentos dessa conta e ainda movimentos da conta que está definida como sendo a conta alternativa da conta original. Pg 34

35 Criação de Contas Após a Conversão Atendendo a que a conversão é feita antes de terminar o exercício 2009, é normal que seja necessário proceder ainda à criação de contas em 2009 necessárias para fechar as contas do exercício. O processo é o seguinte: 1. Na criação da conta em 2009, indicar desde já a sua correspondência em 2010: 2. Quando o sistema perguntar se esta conta deve ser criada em 2010, indicar que não é necessário: Quando o utilizador desejar fazer a correspondência de todas as contas que foram criadas em 2009 após a conversão, então aceder ao Administrador e na opção Dentro de Ficheiros executar a script que se encontra disponível no artigo Criar nova Conta em 2009 após Actualização para SNC da PRIMAVERA KnowledgeBase. Todas as contas criadas com indicação da conta alternativas são então criadas em 2010, e inseridas nos planos alternativos SNC e POC. A alternativa manual é a seguinte: 1. Criar a conta em 2009 e colocar no campo conta alternativa a conta para 2010, quando questionado se se pretende criar automaticamente a conta em 2010 deverá ser indicado que "não"; 2. Criar a conta em 2010; 3. Criar no plano alternativo SNC, no exercício de 2009, a conta de 2010 alimentada pela conta POC 2009; Pg 35

36 4. Criar no plano alternativo POC no exercício de 2010, a conta de 2009 alimentada pela conta SNC 2010 (que foi criada no segundo passo). PKB Criar nova Conta em 2009 após Actualização para SNC Pg 36

37 Contas de Terceiros Uma análise do novo plano de contas revela que as contas de terceiros têm uma subdivisão adicional. Por exemplo, a conta 211 passa a ter uma segmentação por Terceiros Gerais, do Grupo, Subsidiárias, Associadas, etc. Até recentemente a PRIMAVERA sugeria a utilização do campo Tipo de Terceiro, na ficha do terceiro. Entretanto detectou-se que o mesmo campo tem vindo a ser utilizado para outros fins. Assim, foi adicionado o conceito de Segmento de terceiro. O segmento de terceiro é uma nova propriedade nas tabelas de Clientes/Fornecedores/Outros Terceiros, para indicar precisamente em que ponto do balanço este terceiro entra. A indicação de um tipo de terceiro tem duas implicações: Na definição do prefixo de abertura de contas, no Administrador Contabilidade [Empresa] Parâmetros do Exercício, encontra-se disponível o token S. É necessário actualizar esta definição. Para o mercado de Portugal, são sugeridos os seguintes prefixos de abertura (assumindo 4 dígitos para as contas da Contabilidade no terceiro): Pg 37

38 Clientes - 211SD????; 212SD????; 214SD????; 218SD???? Fornecedores - 221SD????; 222SD????; 228SD???? Outros devedores D???? Outros credores D???? Na parametrização da ligação à Contabilidade vai existir um novo token ( %F ) que permitirá fazer essa descodificação do prefixo associado ao terceiro. Assim sendo, faz parte das tarefas do utilizador a verificação da configuração à Contabilidade. Por exemplo, onde se lê 211DN deve-se passar a indicar 211%FDN (em 2010). Desta forma pretende-se que a continuidade de movimentos em 2009 e O utilizador fica apenas incumbido de preencher o tipo de terceiro para o conjunto que terceiros que utiliza. PKB Clientes Fornecedores Outros Terceiros Pg 38

39 Configuração Base Para as novas empresas iniciadas em 2010, as configurações base de empresas com sede em Portugal e exercício do tipo Privado ou CCOP incluem o plano de contas SNC, bem como todas as suas definições. Estas configurações base só têm dados para Isto é, o cliente nunca vai ter POC nem vestígios da presença dessas contas. As configurações base podem ter valor adicional para comparar as ligações à Contabilidade propostas pela PRIMAVERA, nomeadamente Equipamentos e Activos e Recursos Humanos. No Administrador, utilizando a opção Importar/Exportar de Ficheiro XML é possível copiar as ligações à contabilidade de uma destas empresas para a do cliente. Pg 39

40 1. Em primeiro lugar, fazer a exportação da nova empresa: 2. Indicar a empresa de onde se pretende exportar: 3. Indicar o ano: Pg 40

41 4. Indicar a localização do ficheiro e concluir o assistente: 5. Esta é uma operação multi-empresa, de modo que se pode fazer esta importação para um conjunto de empresas: Pg 41

42 6. Finalmente, indicar o ficheiro indicado na exportação e concluir o assistente: No caso particular de Equipamentos e Activos, a ligação à contabilidade resume-se à execução de uma script que se encontra disponível no artigo Actualização das Configurações de Ligação à Contabilidade de outros Módulos, na PRIMAVERA KnowledgeBase. O plano contabilístico sugerido na configuração base é o 000. Pg 42

43 Reconhecimento dos Activos A introdução do SNC aumenta as diferenças entre o tratamento contabilístico/gestão dos activos e o seu tratamento fiscal em sede de IRC. Existe um conjunto de conceitos que são introduzidos com as SNC s que não existem sobre a perspectiva puramente fiscal, tal como o Valor Residual, Valor Justo, Vida Útil, etc. Para tratar os activos sobre esta perspectiva, a PRIMAVERA introduziu em 2008 o conceito de Processamento Multiplano. Assim, o mesmo activo pode ter critérios de valorização distintos consoante o plano em consulta. Desta forma, a mesma ficha pode ter um valor actual de 400 Eur para efeitos fiscais, e processar a uma taxa de 16,66 % e no plano contabilístico estar avaliada por 700 Eur, e com uma vida útil restante de 10 anos. Quando se cria um plano novo no ERP, esse plano apenas é criado para as novas fichas. Foi necessário introduzir uma operação no ERP que permite a criação deste plano (e dos valores e critérios correspondentes) para as fichas já existentes. Para isso, o primeiro passo a realizar é o de fechar o exercício 2009 para o módulo de Equipamentos e Activos: Esta operação encontra-se disponível em Administrador [Empresa] Equipamentos e Activos Operações de Fecho do Exercício. De seguida, aceder ao assistente que permite a transacção sobre planos de depreciação, em Administrador [Empresa] Equipamentos e Activos Operações sobre Planos de Depreciação. Pg 43

44 A primeira opção cria um novo plano automaticamente. Automaticamente significa que os bens são reconhecidos no novo plano com os mesmos valores do plano base, e que os critérios de depreciação são deduzidos do plano original. Optar pela opção mais sofisticada, que inclui a exportação do reconhecimento: opção Criação de um Plano de Depreciação (com exportação do reconhecimento). Posteriormente deve-se indicar o plano base que vai servir de indicação para o plano novo que se pretende criar: Pg 44

45 De seguida, indicar os atributos que pretende para o novo plano: Sendo o plano contabilístico, sugere-se que deve ser este a integrar na contabilidade, que é do âmbito contabilístico e que naturalmente é valido para todos os activos (actuais e novos). Na opção seguinte é questionado quais são os critérios base para as novas fichas: Pg 45

46 Sugere-se a utilização de um método linear, mas com periodicidade duodecimal. De notar que a PRIMAVERA disponibiliza, no plano contabilístico, quatro métodos de depreciação diversos, e que são universalmente aceites: Finalmente, identificar as empresas às quais esta operação se aplica. Num ambiente multi-empresa torna-se necessário automatizar estas tarefas: Pg 46

47 Finalmente, indicar em que pasta os ficheiros de exportação são criados: É criado um ficheiro de exportação por empresa. Finalmente, confirmar a operação antes de prosseguir: Pg 47

48 Depois de processado, são apresentados os resultados da operação de exportação: É então criado um ficheiro com as características do reconhecimento. Pg 48

49 A cor verde indica quais as colunas que poderão ser editadas pelo utilizador. Neste caso foi exportada a ficha , com um valor actual de 1000 Eur e com uma depreciação acumulada de 666 Eur. Neste exemplo é feita uma troca para os valores para 1150 Eur de valor actual, a depreciação mantém-se, mas a vida útil passa para 4 anos. De seguida, procede-se à importação dos novos valores, para o novo plano. No mesmo assistente, seleccionar a opção de importação, opção Importação do reconhecimento para um Plano de Depreciação : Pg 49

50 Seleccionar o mesmo ficheiro com as alterações indicadas: Confirmar a que empresa o ficheiro se aplica: Pg 50

51 Confirmar o aviso e continuar com a operação: O relatório final mostra que a importação ocorreu com sucesso: Pg 51

52 Ao aceder ao ERP, verificar o que o sistema efectuou. Neste caso foi criado o plano 000 definido anteriormente: Pg 52

53 As ligações à contabilidade também são copiadas do plano original. Em relação à ficha, reparar que a mesma já tem associado o novo plano: Foi aplicado um lançamento Revalorização por Custo de Reposição (VCR), para que a ficha atinja o valor desejado, em Equipamentos e Activos Exploração Análise de Gestão Revalorizações Custo de Reposição: Pg 53

54 Internamente o sistema faz um lançamento de reconhecimento inicial (processamento do tipo R) pelo valor da mesma ficha, no plano base, e depois um dos seguintes cenários ocorre: Cenário A ficha é eliminada do ficheiro de Excel. Não há alterações nos valores indicados. À ficha é indicado o valor actual 0. A ficha é reconhecida no novo plano por um valor inferior ao valor do plano base. a) O novo valor líquido é inferior ao valor líquido do plano actual. b) O novo valor líquido é superior ao valor líquido do plano origem. A ficha é reconhecida por um valor superior ao valor do plano base, mas são indicados novos valores de depreciação. A ficha é reconhecida por um valor superior ao valor do plano base, mas com um valor nulo no novo valor de depreciação acumulada. Consequência Não é lançado nenhum documento adicional. A ficha é reconhecida no novo plano pelos mesmos valores do plano origem. Não é lançado nenhum documento adicional. A ficha é reconhecida no novo plano pelos mesmos valores do plano origem. É lançado um processamento de abate. O bem fica liquidado (em todos os planos). a) É lançada uma perda por imparidade pela diferença dos valores actuais (Anterior-Novo). b) O bem é reconhecido com os novos valores indicados no ficheiro de excel 1. É lançado um documento de revalorização por custo de reposição com os novos valores. É lançado um documento de revalorização por custo de mercado com os novos valores. Os ganhos/perdas são calculados pela diferença dos valores anteriores. 1 Este cenário é suportado por um tipo de processamento que não tem suporte contabilístico (não é integrado na Contabilidade). Assim, cabe ao utilizador fazer o respectivo lançamento contabilístico. Pg 54

55 As SNC s remodelam totalmente as contas dos activos não correntes, de modo que o que foi referido anteriormente em relação às ligações à contabilidade mantém-se válido. Estes lançamentos são lançados no período 0 e os ajustes são lançados na contabilidade no período 0 de 2010, em Contabilidade Utilitários Movimentos Diferidos Activos: Desta forma é restabelecida a reconciliação entre o módulo da Contabilidade e o módulo dos Equipamentos e Activos. Atendendo a que o plano 001 não foi alterado, este mantém-se como sendo Activo para integrar na contabilidade. É da responsabilidade do utilizador remover a opção de integração na Contabilidade deste plano, em Tabelas Equipamentos e Activos Depreciação Planos, opção Integração na Contabilidade : Pg 55

56 PKB Operações Fecho do Exercício Como realizar operações sobre Planos de Depreciação? Como criar Planos de Depreciação com Reconhecimento? Consulta do Balancete Contabilístico Pg 56

57 PRIMAVERA Business Software Solutions S. A. Todos os direitos reservados. Pg 57