MANUAL DE NOVO MÓDULO AGENDA DO GABINETE

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1 MANUAL DE NOVO MÓDULO AGENDA DO GABINETE

2 Índice 1. Visão geral Visualização de compromissos Agendamento Cadastros Edição Retorno Reagendamento Permissões gerais Permissões pessoais Relatórios Importação de compromissos Anexos

3 1. Visão geral A agenda do gabinete foi inicialmente desenvolvida com funções básicas em relação ao gerenciamento de compromissos do parlamentar e de seus assessores, e com o passar do tempo foram sugeridas novas funcionalidades para que a agenda suprisse totalmente a necessidade do gabinete. Após um estudo feito analisando o uso da agenda nos gabinetes, foi constatada a necessidade de uma atualização desse módulo, que conta com novas funções e o aprimoramento daquelas já existentes Visualização de compromissos Existem duas maneiras de visualizar a agenda do gabinete: Compromissos do dia e compromissos da semana. A visualização do dia sempre irá exibir os compromissos do dia selecionado (ver anexo 1) pelo usuário logado, podendo ser aplicado o filtro de usuários do sistema (ver anexo 3). A visualização por semana (ver anexo 2) inicia a partir do dia selecionado pelo usuário logado e exibe todos os compromissos para os próximos sete dias, incluindo sábados e domingos, que podem ser ocultos com a opção para mostrar apenas dias úteis (ver anexo 4). Os compromissos particulares também são mostrados na visualização, porém apenas o arrolado e as pessoas definidas por ele poderão ver o conteúdo. Compromissos cadastrados para um dia todo serão sempre listados no topo da listagem, em ambos os tipos de visualização 2

4 Os horários exibidos na agenda, em ambos os tipos de visualização, compreendem o espaço de tempo entre 06:00 e 23:59. Caso nenhum dia específico seja selecionado pelo usuário para exibição de compromissos, o dia corrente será utilizado pelo sistema. 3

5 2. Agendamentos A maneira de cadastrar e editar compromissos é uma das funcionalidades que mais sofreu modificações na nova agenda, com a inclusão de novos dados necessários para o funcionamento e maior informação para os usuários. 2.1 Cadastros Para cadastrar um novo compromisso, o usuário deve clicar no retângulo com a hora, caso a visualização seja dos compromissos diários (ver anexo 1), ou no retângulo relativo ao dia e hora, caso a visualização seja semanal (ver anexo 2). O retângulo selecionado mostrará um fundo amarelo para destacar a opção selecionada no momento. Na tela de cadastro (ver anexo 5), o campo com a data e a hora será selecionado de acordo com o quadro que o usuário clicou na página da visualização da agenda, podendo ser alterada normalmente, e o horário final do compromisso será sempre com uma hora a mais, também podendo ser alterado. Caso o compromisso seja para o dia inteiro, a opção dia todo deve ser selecionada. O usuário tem a opção de gerar repetições ao cadastrar, caso seja um compromisso que ocorre sempre em um determinado dia ou espaço de tempo (Ex.: Uma assembléia em um bairro a cada semana) iniciando na data do compromisso e terminando na data definida pelo usuário. As opções disponíveis são: Diária, onde o compromisso será repetido todos os dias, A cada 7 dias, onde o compromisso será cadastrado sempre sete dias à frente, A cada 15 dias, A cada 30 dias e Mesmo dia da semana, onde o 4

6 novo agendamento será cadastrado no dia da semana correspondente ao dia do a compromisso original (Ex.: Uma assembléia em um bairro a cada segunda-feira). Uma das principais diferenças entre a nova agenda e a anterior é a unificação das chamadas agenda geral e agenda pessoal, que agora funcionam como uma só. Quando for feito o cadastro de um compromisso pessoal que apenas o próprio usuário (e aqueles que possuem permissão) pode ver o conteúdo, a opção Particular deve ser selecionada, assim, o compromisso será mostrado na agenda, mas seu conteúdo será suprimido, mostrando apenas o horário (Ver anexo 9). Caso o agendamento seja relacionado ao trabalho no gabinete e outras pessoas necessitem acessá-lo, marque a opção Público. A prioridade de um compromisso sempre será cadastrada como normal caso o usuário não selecione outra opção. No caso do cadastro ser feito com prioridade alta, nenhum outro compromisso poderá ser cadastrado no mesmo horário. Os campos restantes são apenas de texto e são obrigatórios para o cadastro, incluindo a seleção de ao menos um assessor ou o parlamentar. Quando algum dos usuários já tiver um compromisso cadastrado para o dia e horário selecionados, o nome aparecerá em destaque. 2.2 Edição O formulário para edição dos compromissos é semelhante ao de cadastro, com apenas uma diferença: A opção de editar apenas o compromisso atual ou todos os que estão relacionados a ele (no caso de ser um compromisso com repetição.). Caso a opção de alterar todos os relacionados seja marcada, todos os dados informados serão alterados em todos os compromissos relacionados a ele, incluindo a data e horário, que serão redefinidos a partir do horário do atual em edição. 5

7 3. Retorno O sistema de informação de retornos (ver anexo 6) também sofreu alterações, agora permitindo a edição do retorno e também o reagendamento da atividade. Na agenda antiga, após dar retorno em um compromisso, o usuário não poderia mais alterar o texto informado, caso tivesse esquecido alguma informação ou errado a digitação. Agora, o usuário pode alterar o retorno quantas vezes for necessário, necessitando informar apenas a razão pela qual precisou editar o texto. Cópias de segurança dos retornos alterados são armazenadas em banco de dados e podem ser visualizadas nos relatórios gerenciais. 3.1 Reagendamento Uma das novas funcionalidades da agenda é o reagendamento do compromisso, que pode ser feito ao dar o retorno da atividade. O usuário precisa apenas informar a data e horário do novo agendamento e o sistema automaticamente irá copiar todas as informações relativas ao compromisso (Local, contato, descrição, etc.), tornando mais ágil o trabalho. 6

8 4. Permissões gerais A agenda, assim como outros módulos do sistema, possui permissões especiais para garantir a segurança e veracidade das informações cadastradas. São quatro as permissões disponíveis: Cadastro, edição, exclusão e visualização. Com a permissão de cadastro, o usuário pode apenas adicionar novos compromissos, sem a opção de editar em caso de erro, que só está disponível para usuários com permissão de edição. A permissão de exclusão permite ao usuário excluir da agenda apenas compromissos cadastrados por ele próprio, não podendo excluir qualquer outro cadastro da agenda. A permissão de visualização sobrepõe todas as outras, e permite ao usuário apenas visualizar a agenda do gabinete, sem ter acesso a qualquer outra ação. 4.1 Permissões pessoais Como acontece em grande parte dos gabinetes, são as secretárias que definem a agenda de compromissos do parlamentar e seus assessores. Tendo isso em mente, foi criada uma permissão especial para que uma pessoa tenha total acesso à agenda de um ou mais usuários do sistema, podendo ver os seus compromissos particulares e dar retorno em atividades já passadas. Para isso, no menu Configurações na seção de cadastro de usuários, cada um poderá definir quais pessoas poderão ver a sua agenda e receber os avisos em tela gerados pelo sistema. 7

9 5. Relatórios Os relatórios e formas de impressão da agenda sofreram poucas alterações, que se deram apenas no funcionamento, exibindo as mesmas informações para o usuário final. Agora, no relatório de atividades, o usuário pode ver a agenda de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, diferente da agenda antiga onde apenas uma agenda poderia ser mostrada de cada vez. Nos relatórios gerenciais, que possuem uma permissão especial, são listadas todas as atividades dos usuários selecionados, incluindo os particulares. Isso é feito por uma questão de segurança do sistema e do próprio gabinete. 8

10 6. Importação de compromissos Devido às grandes alterações que foram feitas na nova agenda, a importação automática dos compromissos da agenda antiga não poderá ser executada, pois muitos dos dados necessários para o funcionamento pleno não estão disponíveis na agenda antiga. Assim, a importação deverá ser feita pelo próprio usuário, selecionando a opção Importar compromisso no menu de ações da agenda antiga, que continuará disponível para consultas até o final do mês de março. O formulário de cadastro da importação é idêntico ao de novo cadastro de compromisso da nova agenda, cabendo ao usuário apenas preencher os campos faltantes para que a importação seja concluída. 9

11 7. Anexos Anexo 1 Visualização da agenda Dia 10

12 Anexo 2 Visualização da agenda Semana completa Anexo 3 Filtro de usuários 11

13 Anexo 4 Visualização da agenda Dias úteis Anexo 5 Tela de cadastro e edição de compromisso 12

14 Anexo 6 Cadastro de retorno 13