Os novos desafios do Técnico de Secretariado

Transcrição

1 Os novos desafios do Técnico de Secretariado I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa 24 de Abril de 2014 Ana Vieira

2 Qual é o lugar do secretariado nas empresas de hoje? 1. AS MUDANÇAS ESTRUTURAIS Ana Vieira 2

3 A estrutura do Secretariado [tradicional] Portaria n.º 782/2009 Secretário [nível 4] Técnico Administrativo [nível 4] Assistente Administrativo [nível 2] Ana Vieira 3

4 A estrutura do Secretariado [atual] Secretário de Administração [nível 6/7] Secretário de Direção [nível 5/6] Secretário [nível 4] Ana Vieira 4

5 Requisitos [Conhecimentos] Conhecimentos factuais e teóricos em contextos alargados na área de secretariado. [nível 4] Conhecimentos abrangentes, especializados, factuais e teóricos na área de secretariado e consciência dos limites desses conhecimentos. [nível 5] Conhecimento aprofundado das áreas de secretariado e assessoria que implica uma compreensão crítica de teorias e princípios. [nível 6] Conhecimentos altamente especializados, alguns dos quais se encontram na vanguarda do conhecimento numa determinada área do secretariado, que sustentam a capacidade de reflexão original e ou investigação. Consciência crítica das questões relativas aos conhecimentos na área de secretariado e nas interligações entre várias áreas. [nível 7] Ana Vieira 5

6 Requisitos [Aptidões] Uma gama de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções para problemas específicos na área de secretariado. [nível 4] Uma gama abrangente de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções criativas para problemas abstratos na área de secretariado. [nível 5] Aptidões avançadas que revelam a mestria e a inovação necessárias à resolução de problemas complexos e imprevisíveis nas áreas de secretariado e assessoria. [nível 6] Aptidões especializadas para a resolução de problemas em matéria de investigação e ou inovação, para desenvolver novos conhecimentos e procedimentos e integrar os conhecimentos de diferentes áreas do secretariado. [nível 7] Ana Vieira 6

7 Quais são as funções do secretariado nas empresas de hoje? 1. AS MUDANÇAS FUNCIONAIS Ana Vieira 7

8 Funções do Secretariado Gerir a própria atividade de secretariado no quadro das orientações estabelecidas, geralmente previsíveis, mas suscetíveis de alteração. Supervisionar as atividades de rotina de terceiros, assumindo determinadas responsabilidades em matéria de avaliação e melhoria das atividades. [nível 4] Gerir e supervisionar o trabalho de secretariado sujeito a alterações imprevisíveis. Rever e desenvolver o seu desempenho e o de terceiros. [nível 5] Gerir atividades ou projetos técnicos ou profissionais complexos, assumindo a responsabilidade da tomada de decisões em contextos de trabalho imprevisíveis. Assumir responsabilidades em matéria de gestão de desenvolvimento profissional individual e coletivo. [nível 6] Gerir e transformar contextos de trabalho complexos, imprevisíveis e que exigem abordagens estratégicas novas. Assumir responsabilidades por forma a contribuir para os conhecimentos e as práticas profissionais e ou para rever o desempenho estratégico de equipas. [nível 7] Ana Vieira 8

9 As novas funções obtenção de informações para o executivo cópias de artigos de revista e jornais, resumos de artigos de periódicos (clipping); consulta fontes de informação para obtenção de informações desejadas pelo executivo (visita periódica a livrarias para sondagem de novas publicações de interesse); participação ativa em encontros e, às vezes, coordenação e presidência de trabalhos; preparação de encontros, congressos e conferências (lembrar o executivo das tarefas que foram delegadas para esses encontros); Ana Vieira 9

10 As novas funções redação da correspondência (redação rápida, ter conhecimento gramatical, deve dispensar a leitura e conferência do executivo e muita da correspondência pode mesmo ser assinada por si); preparação de relatórios administrativos e redação de artigos para publicações (ter conhecimentos de preparação de textos, de regras básicas de metodologia científica, etc.); digitação e edição de textos; composição de relatórios, memorandos e listas de assuntos que farão parte da conversa profissional do executivo num encontro. Ana Vieira 10

11 O secretariado serve de charneira em toda a rede de ligações Ana Vieira 11

12 Que características pessoais deve o secretariado possuir? Ana Vieira 12

13 Características pessoais [1] Amabilidade Delicadeza Capacidade de Organização e Método Lealdade Sentido de oportunidade Dinamismo Pontualidade Boa memória Maturidade emocional Iniciativa Ana Vieira 13

14 Características pessoais [2] Inteligência Espírito de cooperação Espírito de adaptação Critério Discrição Boa presença Cultura geral Ter Facilidade de expressão oral Facilidade de expressão escrita Conhecimentos técnicos adequados Ana Vieira 14

15 Qualidades necessárias segurança profissional bom senso equilíbrio emocional ponderação diante de situações complexas humildade para reconhecer os seus limites aceitar críticas e outros argumentos disponibilidade para trabalhar em equipa organização e capacidade de planeamento discrição senso de humor Ana Vieira 15

16 O Secretário deve evitar: indiscrição demonstrar desinteresse profissional uso abusivo do telefone para conversas particulares desleixo com a sua expressão corporal e roupas excesso de curiosidade ausência prolongada do local de trabalho preocupação com trabalhos manuais que trouxe de casa transações comerciais particulares fofocas exagero na apresentação pessoal Impertinência ou mesmo egoísmo. Ana Vieira 16

17 2. PERFIL TRADICIONAL VS ATUAL Ana Vieira 17

18 O perfil tradicional receção e envio de documentos; atendimento telefónico e de visitas; redação de documentos; manutenção do arquivo e da agenda; marcação de reuniões provisão do material de escritório. Ana Vieira 18

19 O novo perfil gestão e utilização de diversos sistemas de informação telefone, fax, fotocopiadoras, scanners, computadores, intranet, internet, agendas eletrónicas, etc. gestão de serviços e de aprendizagem atendimento ao público apoio logístico a reuniões preparação da sala, estabelecimento de horários, provisão do material necessário, etc. entre outros Ana Vieira 19

20 Atitude pró-ativa ser a ponte entre aqueles que tomam decisões de gestão/direção e aqueles que irão executar as mesmas; tomar, muitas vezes, decisões autonomamente, desde que estejam de acordo com as orientações superiores; executar tarefas relevantes para a empresa; ser capaz de transmitir segurança à chefia na realização das tarefas; adquirir conhecimentos genéricos sobre a área do executivo que assessora diretamente; interessar-se por adquirir informação dessa mesma área de especialização; estar atento ao desenvolvimento tecnológico para o poder acompanhar e usufruir de todas as ferramentas existentes. Ana Vieira 20

21 Competências críticas inovação gestão do fluxo de informação domínio de no mínimo dois idiomas iniciativa criatividade e dinamismo polivalente - multiprofissional negociação cultura geral conhecimento de tecnologias conhecimento de gestão estratégica discrição e ética visão sistémica facilidade de percepção espírito de equipa actualização Ana Vieira 21

22 Competências críticas maturidade adaptabilidade às situações capacidade de organização habilidade de comunicação capacidade de gestão do tempo conhecimento de cerimonial / de etiqueta capacidade de resolver problemas Ana Vieira 22

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