Termos de Referência para Assistente Administrativo

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1 Termos de Referência para Assistente Administrativo Local de recrutamento: Maputo Duração: 1 ano (com possibilidade de extensão por períodos iguais ou superiores). Os primeiros 3 meses constituem um período probatório. Posição: Assistente Administrativo Localização: Escritórios Centrais da Jembi Health Systems Maputo 1. Objectivo Geral A Jembi Health Systems - Moçambique, pretende contratar um(a) Assistente Administrativa para apoiar a implementação de sistemas de informação de saúde, em algumas províncias do país. Para o sucesso do projecto em alusão, a componente de Apoio Administrativo assume um papel preponderante na provisão de serviços administrativos de boa qualidade com vista a viabilização das acções previstas em tempos considerados ótimos, bem como na componente de organização da documentação financeira, recursos humanos e recursos materiais e das múltiplas operações administrativas e organizacionais correspondentes, assegurando deste modo uma actuação eficiente de todas as áreas de administração e gestão da organização. O volume de recursos financeiros, humanos e materiais previstos durante a efectivação do projecto, justificam dentro dos níveis de racionalidade administrativa a contratação de pessoal técnico com formação especifica, com valências e competências comprovadas na área de organização administrativa. A contratação de um(a) Assistente Administrativo enquadra-se dentro de uma estratégia organizacional visando a melhoria da eficiência e eficácia nas múltiplas operações administrativas e financeiras previstas ao longo da implementação das actividades do projecto. A contratação deste tipo de profissional dará a organização um conforto necessário no controle das operações administrativas que de uma forma geral proporcionarão às outras áreas de gestão, uma dinâmica integrativa das várias funções administrativas indispensáveis ao bom funcionamento da instituição. 2. Responsabilidades do(a) Assistente Administrativo: 0(a) Assistente Administrativo irá desenvolver as suas atividades nos escritórios da Jembi em Maputo, sob supervisão directa do Administrador com as seguintes atribuições e responsabilidades: 1

2 A) Dar suporte administrativo e técnico nas áreas de administração e secretariado incluindo: i. elaborar a correspondência; ii. tramitar a entrada e saída de correspondência e tratar de documentos variados; cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos; iii. preparar relatórios, formulários e planilhas; iv. receber documentos e classifica-los segundo critérios pré-estabelecidos; v. dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos. vi. responsabilizar-se pelo arquivo de documentos conforme procedimentos estabelecidos; vii. fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, no local ou à distância fornecendo e recebendo informações necessárias para a tomada de decisões; viii. participar da elaboração de projetos referentes a melhoria dos serviços da organização; ix. programar e organizar a realização de eventos e reuniões de trabalho; x. secretariar reuniões e outros eventos; xi. redigir documentos utilizando redação oficial; xii. digitar documentos incluindo o desenvolvimento de demarches ligadas à tradução de documentos; xiii. apoiar a Direcção e membros da Jembi Health Systems e outros profissionais nos vários serviços administrativos em geral; xiv. compilar a documentação necessária à tomada de decisão dos gestores da organização em assuntos e contextos vários; xv. zelar pelo manuseamento de informação confidencial; xvi. ocupar-se de atendimento telefónico e organização de agenda; xvii. actuar no uso de máquinas de escritório, fotocopiadoras, computadores e os programas usados. B) Fazer o acompanhamento de processos administrativos incluindo: I. verificar os prazos estabelecidos nos vários processos administrativos; II. localizar inerente aos processos administrativos ; III. actualizar o cadastro dos funcionários e de fornecedores de bens e serviços; IV. submeter pareceres para apreciação da chefia; V. expedir ofícios e memorandos aos diferentes destinatários; VI. garantir o fluxo de informação de/para os técnicos da Jembi/MOASIS, media, parceiros e outros; VII. emitir cartas, convites, editais nos processos de compras e serviços; C) Dar suporte administrativo e técnico na área de recursos humanos incluindo: 2

3 i. organizar e actualizar dados dos processos individuais dos quadros da Jembi/MOASIS nomeadamente a gestão dos contratos de trabalho, controlo da efectividade de serviço e cumprimento da disciplina laboral de todos os trabalhadores; ii. executar procedimentos de recrutamento e seleção; iii. dar suporte administrativo à área de treinamento e desenvolvimento; iv. orientar trabalhadores sobre direitos e deveres; v. ocupar-se da elaboração do Plano de Férias dos funcionários da jembi/moasis; vi. controlar frequência e deslocamentos dos trabalhadores; vii. actuar na elaboração anual da relação nominal e periodica nas comunicações a Direcção de trabalho pela admissão e despedimento do pessoal; viii. actuar na elaboração, conferência, controlo e scan de timesheets (folha de ponto); ix. controlar recepção e distribuição de benefícios; x. apoiar na preparação das declarações mensais de Segurança Social e Imposto IRPS. xi. apoiar na prepação das declarações anuais dos imposto IRPS para as declarações individuais dos funcionários da Jembi Health Systems. D) Dar suporte administrativo e técnico nas área de materiais, patrimônio, logística e procurement incluindo: i. controlar material de expediente; ii. fazer o levantamento das necessidades de material; iii. requisitar materiais; iv. Controle de stock dos bens de consumo; v. solicitar compra de material; vi. conferir material solicitado; vii. providenciar devolução de material fora de especificação; viii. distribuir material de expediente; ix. controlar expedição e/ou recebimentos de materiais e equipamentos; x. controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância); xi. pesquisar preços; xii. programar e organizar deslocações de trabalho e viagens, quer internas quer externas. E) Dar suporte administrativo e técnico na área de contabilidade e finanças incluindo: 3

4 I. preparar documentos contabilísticos; II. assegurar o registo contabilísticos permanente nos livros de escrituração obrigatória; III. fazer controle da execução dos planos de actividades e orçamentos aprovados; IV. classificar, lançar e registar documentos contabilísticos; V. analisar de balancetes e demostrações de resultados periódicos; VI. elaborar reconciliações bancárias; VII. conferir contas e preparar movimentos contabilísticos; VIII. preparar declarações fiscais; IX. Apoiar o Administrador na manutenção dos arquivos documentais de Contabilidade, Finanças e Procurement; X. apoiar na elaboração de fecho de contas mensais e anuais. XI. participar nos processos de pagamentos mensais de salários dos trabalhadores; XII. garantir o respeito das obrigações fiscais referentes aos Recursos Humanos; XIII. zelar pela boa gestão dos recursos financeiros e materiais dentro dos princípios de eficiência, eficácia e economicidade. 3. Qualificações do(a) Assistente Administrativo Requisitos Profissionais: a) Qualificação em Secretariado, Administração Pública, Administração Geral e Administração Hospitalar ou outras áreas afins (nível médio); b) Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa( gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo patrimônio); c) Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Ms Word (conhecimentos básicos de layout e uso de estilos), Excel (bom) e PowerPoint (bom); d) Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros; e) Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita, com boa compreensão, assim como expressão; f) Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa; g) Disponibilidade de trabalhar fora das horas normais de expediente; h) Disponibilidade de viajar em território nacional; i) Alto sentido de responsabilidade; j) Consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais; k) Flexibilidade e capacidade para ouvir e integrar as opiniões dos outros trabalhadores; l) Capacidade de guardar sigilo profissional e, m) Honestidade e boa integridade profissional. 4

5 B. Requisitos adicionais: i. Curriculum Vitae; ii. No acto da candidatura dever-se- á submeter 2 ( duas ) cartas de referência; iii. Anexar Certificado de Habilitação Técnico Profissional e, iv. Carta de motivação com expectativa salarial. Notas: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados Maputo, Fevereiro de