Arquitetura de Informação e Atuação Multidisciplinar em Projeto de ECM para Engenharia.

Transcrição

1

2 Arquitetura de Informação e Atuação Multidisciplinar em Projeto de ECM para Engenharia. Case Cemig: Gerenciamento Eletrônico de Documentos do Processo de Obras de Expansão de Média e Baixa Tensão da DDC

3 CLIENTE: Luis Henrique de Sousa Coimbra Superintendência de Expansão de Redes de Média e Baixa Tensão da Distribuição ER ANALISTA DE INFORMAÇÃO: Livia Marangon Duffles Teixeira Superintendência de Coordenação da Gestão Empresarial e Infraestrutura GE ANALISTA DE TI: Ivan de Lima Borges Superintendência de Tecnologia da Informação e Telecom TI unicações - TI

4 Roteiro de Apresentação: - Percepção da Demanda pelo Cliente - Percepção da Demanda pelo Analista de Informação - Percepção da Demanda pelo Analista de Ti - Demonstração da Ferramenta - Debate

5 Percepção da Demanda pelo Cliente

6 A Gerência: A Gerência de Expansão fica sediada em Belo Horizonte e é composta de sete coordenações regionais sendo: Belo Horizonte (CN) Governador Valadares (LE) Juiz de Fora (MQ) Montes Claros (NT) Divinópolis (OE) Varginha (SU) Uberlândia (TA) Realizamos em média atendimentos / ano em 774 municípios que se convertem em obras / ano.

7 O Processo: Regulado pela Agência Nacional de Energia Elétrica ANEEL e passível de auditorias realizadas periodicamente. Documentação produzida durante o desenvolvimento do processo precisa ser arquivada para avaliações e comprovações. Atendimentos realizados produzem diversos documentos tais como: levantamentos de campo, croquis, relatórios fotográficos, anteprojetos, projetos, memórias de cálculos, listas de materiais, autorizações de órgãos externos, relatórios de vistoria, dentre outros...

8 O Processo: Estes grandes volumes de documentos e a ausência de um padrão e método de arquivamento provocam uma série de efeitos indesejados tais como: grandes áreas para arquivo de documentos; vulnerabilidades decorrentes de riscos de perda dos arquivos em função de incêndio, insetos, inundações, etc.; desorganização da documentação; dificuldade de localização das pastas; impossibilidade de uso simultâneo das informações por mais de uma pessoa ou área sem prejuízo da rotina; perda de tempo; dificuldades com os órgãos fiscalizadores; desgastes entre as equipes; conflitos de informação; dentre outros.

9 Imagens de arquivos:

10 Imagens de arquivos:

11 Imagens de postos de trabalho:

12 Iniciativas Isoladas: Constantes mudanças no processo e a necessidade de adaptação às novas realidades fizeram com que algumas coordenações buscassem iniciativas isoladas para criação de uma pasta digital. Arquivamento de documentos em pastas na rede Arquivamento de documentos como anexos da nota de serviço no SAP

13 Efeitos Indesejados Necessidade de Mudanças Demanda

14 A Demanda: melhorar a organização da documentação das obras reduzindo os conflitos de informações com a possibilidade de versionamento da documentação; permitir o controle das alterações realizadas e manutenção de histórico; padronizar o formato da pasta; permitir o arquivamento em local único com acesso pela intranet a qualquer tempo e em qualquer lugar da Empresa e fora dela; possibilitar o uso simultâneo das informações da pasta por mais de uma pessoa ao mesmo tempo; permitir mais facilidade e agilidade na pesquisa e prestação de informações às partes interessadas no processo de Expansão; possibilitar a realização das atividades relacionadas ao processo de Expansão em diversos locais da Empresa e nas Empresas contratadas; reduzir as áreas destinada à arquivos; melhorar o ambiente de trabalho - mais limpo e organizado; reduzir gastos com papéis; reduzir custos de forma geral; contribuir para o meio ambiente; dar maior agilidade no repasse de serviços CEMIG Contratadas e viceversa.

15 Iniciativas preliminares: Uso da solução existente na Empresa desenvolvida para outro propósito mas que com adaptações de workflows permitiram a implantação em abril/2013 de um projeto piloto na regional Oeste, da primeira versão do que chamamos pasta eletrônica da obra. Ao longo de 2014 o projeto piloto foi expandido para as regionais Centro e depois Norte para uma melhor avaliação da solução em implementação.

16 Amadurecimento da Demanda: Mapeamento do Processo e Interações com as definições das etapas da Obra COMERCIAL SOLICITAÇÃO DO CLIENTE PLANEJAMENTO OPERAÇÃO RECEPÇÃO E TRIAGEM ORÇAMENTO ELABORAÇÃO DO PROJETO LIBERAÇÃO PARA EXECUÇÃO EXECUÇÃO DA OBRA ATUALIZAÇÃO FECHAMENTO JURIDICO MATERIAIS E LOGISTICA GESTÃO

17 Amadurecimento da Demanda: Mapeamento dos documentos que compõe a pasta eletrônica por etapas Acessos Externos A Empreiteira administrativa, T Empreiteira de atualização E Empreiteira de execução da Obra P Empreiteira de elaboração do projeto O/P Determina se o arquivo é Obrigatório ou Opcional na etapa (01 à 07) MA Determina se aceita múltiplos arquivos para o documento

18 Amadurecimento da Demanda: Mapeamento dos fluxos de aprovação das etapas da pasta eletrônica

19 Demanda Apresentada: No início de 2015, com o amadurecimento da demanda e observado que a solução adotada não atendia integralmente ao que se esperava, bem como apresentava alguns problemas de desempenho, verificamos que deveríamos buscar uma nova solução para atendimento aos requisitos do processo.

20 Percepção da Demanda pelo Analista de Informação

21 o Natureza complexa da demanda o Desafio de estruturar um ambiente colaborativo

22 o FUNDAMENTAÇÃO 1 PARA O DESENVOLVIMENTO: O PROFISSIONAL DA INFORMAÇÃO

23 o FUNDAMENTAÇÃO 2 PARA O DESENVOLVIMENTO: ECM Enterprise Content Management

24 o FUNDAMENTAÇÃO 3 PARA O DESENVOLVIMENTO: A ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO

25 o Importância do amadurecimento do cliente para o novo processo o Entendimento do processo e suas atividades o Planejamento da Arquitetura de Informações o Aprovação da modelagem pelo cliente o Especificação para a Ti

26 espinha dorsal - estudo documental : o concebe a obra como um dossiê composto por etapas (sub-dossiês), o etapas estas que agregam diferentes tipos de informações (metadados) e anexam diferentes tipos de arquivos (que são os tipos documentais dentro de cada nó ).

27 o MODELAGEM: GESTÃO DE UMA ETAPA

28 o MODELAGEM: GESTÃO DO PROCESSO

29 Percepção da Demanda pelo Analista de TI

30