Submódulo 1.2. Guia de Elaboração dos Procedimentos de Rede

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1 Submódulo 1.2 Guia de Elaboração dos Procedimentos de Rede Rev. N.º Motivo da Revisão 0 Este documento foi motivado pela criação do Operador Nacional do Sistema Elétrico. Data de Aprovação pelo CA Data e Instrumento de Aprovação pela ANEEL 27/6/ /03/2002 Resolução nº 140/02 Endereço na Internet:

2 1 OBJETIVOS ALTERAÇÕES DESTA REVISÃO RESPONSABILIDADES OPERADOR NACIONAL DO SISTEMA ELÉTRICO ONS AGENTES AGÊNCIA NACIONAL DE ENERGIA ELÉTRICA - ANEEL METODOLOGIA / ETAPAS DO PROCESSO DE ELABORAÇÃO METODOLOGIA DE REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS RECURSO PARA UTILIZAÇÃO E REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS E MELHORIA CONTÍNUA FERRAMENTAS COMPUTACIONAIS GED: A GERÊNCIA ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS COMO FORMA DE APOIO À ELABORAÇÃO E REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS ARIS: FERRAMENTA DE APOIO À MODELAGEM DE PROCESSOS... 7 Endereço na Internet : Página 2/8

3 1 OBJETIVOS 1.1 Apresentar de forma clara todo o processo de Elaboração dos Procedimentos de Rede, descrevendo e resumindo todas as etapas seguidas, assim como as tecnologias de apoio e seu processo de revisão. 2 ALTERAÇÕES DESTA REVISÃO 2.1 Não se aplica. 3 RESPONSABILIDADES 3.1 Operador Nacional do Sistema Elétrico ONS (a) Coordenar o processo de elaboração dos Procedimentos de Rede; (b) Elaborar a versão inicial dos Módulos; (c) Coordenar e convocar Comissão Técnica, com representantes dos Agentes; (d) Realizar Workshops para discussão dos Módulos componentes dos Procedimentos de Rede; (e) Registrar comentários dos Agentes e prestar esclarecimentos quando de sua não inclusão; (f) Divulgar as versões para a Comissão Técnica, para os Agentes, para o Conselho de Administração e para a ANEEL; (g) Promover e buscar a participação dos Agentes nas diversas etapas do processo; (h) Aprovar através de sua Diretoria Executiva a minuta inicial e final dos Módulos dos Procedimentos de Rede; (i) Revisar os Módulos a partir dos comentários sugeridos pelos Agentes e pelo ONS em cada uma das etapas de elaboração dos Procedimentos de Rede. 3.2 Agentes (a) Participar nas diversas etapas para a elaboração dos Procedimentos de Rede; (b) Participar da Comissão Técnica constituída para apoiar o ONS na análise e consolidação dos Procedimentos de Rede. 3.3 Agência Nacional de Energia Elétrica - ANEEL (a) Analisar o documento e solicitar alterações, caso sejam necessárias, para a homologação e futura disponibilização para uso pelo ONS e Agentes; (b) Homologar os Procedimentos de Rede para uso pelo ONS e pelos Agentes. Endereço na Internet : Página 3/8

4 4 METODOLOGIA / ETAPAS DO PROCESSO DE ELABORAÇÃO 4.1 A elaboração de cada Módulo contido nos Procedimentos de Rede obedece às seguintes etapas: (a) Etapa A Preparo da Minuta Inicial: Os profissionais do ONS, podendo a seu critério interagir com especialistas internacionais, do Setor e de Universidades, definem os Submódulos que deverão compor o Módulo a ser elaborado e preparam os documentos que servirão de base para as etapas seguintes. Ao elaborar essa proposta inicial de texto, os profissionais envolvidos deverão procurar garantir a consistência com os temas dos demais Módulos e adequar seus textos à estrutura padrão e global dos Procedimentos de Rede para atingir unicidade e integração da documentação; (b) Etapa B Padronização e Modelagem pela Equipe de Sistematização e Consistência: Nesta etapa, a Equipe de Sistematização e Consistência, a partir da proposta inicial, padroniza os textos, realiza uma análise de consistência e integração, modela os processos através de Diagramas de Função e discute os resultados com os responsáveis pela elaboração do Módulo; (c) Etapa C Divulgação Interna: Os textos iniciais, já revisados pela Equipe de Sistematização e Consistência, são divulgados internamente pelo responsável pela elaboração do Módulo e pela Equipe de Sistematização e Consistência para comentários; (d) Etapa D Workshop Interno: Os textos revisados são então discutidos em um Workshop interno. Esse Workshop visa o nivelamento do entendimento e o consenso da organização em relação ao um determinado Módulo. Para que este objetivo seja atingido, o responsável pelo Módulo convoca representantes das diversas áreas do ONS, principalmente aqueles cujo Módulo possui diversos pontos de interseção com o Módulo em questão; (e) Etapa E Revisão decorrente da etapa D: Os textos são revisados pelos responsáveis com apoio da Equipe de Sistematização e Consistência, de modo a incorporar os comentários decorrentes do Workshop Interno; (f) Etapa F Aprovação da Diretoria: A Diretoria Executiva do ONS analisa, consolida e aprova o documento resultante do Workshop Interno para que possa ser divulgado para a Comissão Técnica; (g) Etapa G - Divulgação do Documento Inicial para Comissão Técnica: Os textos, com as modificações decorrentes do Workshop Interno já incorporadas, são distribuídos para comentários da Comissão Técnica, formada por profissionais pertencentes aos quadros do ONS e dos Agentes; (h) Etapa H Análise pela Comissão Técnica: A Comissão Técnica analisa o documento, incorporando comentários, e os consolida em uma minuta consensual. Caso não haja consenso, permanece a posição do ONS e os Agentes divergentes devem ser aconselhados a levantar suas questões quando da discussão no Workshop Externo. Nesta etapa, o ONS participa coordenando e prestando quaisquer esclarecimentos solicitados pela Comissão Técnica; (i) Etapa I Revisão decorrente da etapa H: Nesta etapa, é executada uma nova análise de consistência pela Equipe de Sistematização e Consistência. Nesta revisão é feita revisão da padronização. Além disso, para que seja mantida a consistência do Módulo, é realizada uma nova análise de consistência e integração e revisão dos Diagramas de Função em função das alteração adotadas após reunião da Comissão técnica; Endereço na Internet : Página 4/8

5 (j) Etapa J Divulgação Externa: O ONS disponibiliza a 1 a Minuta de cada módulo a todos os Agentes solicitando contribuições que deverão ser encaminhadas formalmente à Comissão Técnica; (k) Etapa K Workshops Externos: É realizado o Workshop externo pelo ONS, no sentido de apresentar aos Agentes o módulo dos Procedimentos de Rede e iniciar sua discussão, sendo registradas todas as contribuições recebidas, as quais são encaminhadas à Comissão Técnica. Quando o ONS julgar necessário, podem ser realizados mais Workshops com os Agentes; (l) Etapa L Consolidação e Revisão decorrente da Etapa K: Nesta etapa, o ONS com apoio da Comissão Técnica consolida uma minuta registrando as contribuições recebidas, incorporadas e não incorporadas, com as correspondentes justificativas. Após isso é executada uma nova análise de consistência pela Equipe de Sistematização e Consistência. Nesta revisão, mais uma vez é feita a revisão da padronização e dos Diagramas de Função e análise de consistência e integração a partir das alterações decorrentes dos comentários feitos pelos Agentes no(s) Workshop(s) externo(s). O objetivo desta análise de consistência é garantir a integração do Módulo em questão com os demais Módulos dos Procedimentos de Rede, contribuindo para a transparência e integração do ONS; (m) Etapa M Aprovação da Diretoria: A Diretoria Executiva do ONS analisa, consolida e aprova o documento resultante do(s) Workshop(s) Externo(s) para que possa ser divulgado para o Conselho de Administração; (n) Etapa N - Envio ao Conselho de Administração (CA) para aprovação: As minutas revisadas são encaminhadas ao Conselho de Administração para aprovação e/ou comentários; (o) Etapa O Análise e Revisão pela Comissão de Conselheiros: Se julgar necessário, o Presidente do Conselho de Administração poderá designar uma Comissão de Conselheiros do ONS que será a responsável pela análise e consolidação da minuta final do módulo, com apoio da Diretoria Executiva do ONS; (p) Etapa P Revisão decorrente da Etapa O: Os textos são revisados pelos responsáveis com apoio da equipe de Sistematização e Consistência, de modo a incorporar os comentários decorrentes da análise e revisão pela Comissão de Conselheiros. A Equipe de Sistematização e Consistência realiza neste momento a revisão final da padronização e dos Diagramas de Função e a análise de consistência final garantindo desta forma a consistência e integração da minuta final do Módulo; (q) Etapa Q - Aprovação pelo Conselho de Administração: Os textos revisados, conforme solicitado, são aprovados pelo Conselho de Administração; (r) Etapa R Envio à ANEEL para Homologação: Os textos aprovados pelo CA são submetidos à ANEEL para homologação; (s) Etapa S Revisão decorrente da Etapa R: Os textos são revisados de modo a incluir eventuais comentários da ANEEL e, novamente, submetidos a uma análise de consistência pela Equipe de Sistematização e Consistência para que seja verificado os impactos dos comentários feitos pela ANEEL na consistência e integração dos Módulos; (t) Etapa T Homologação pela ANEEL: Os textos revisados conforme solicitado são submetidos à ANEEL para homologação e, em seguida, disponibilizados para uso pelo ONS e Agentes;. 4.2 Após a homologação do conjunto dos 23 Módulos, pela ANEEL, será elaborado um único documento - Procedimentos de Rede. Este documento será totalmente integrado, segundo o conceito de hipertexto, entre seus Módulos e Submódulos, para facilitar a consulta e o Endereço na Internet : Página 5/8

6 entendimento. O documento único Procedimentos de Rede será disponibilizado a todos os Agentes do Setor. 5 METODOLOGIA DE REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS 5.1 O ONS é responsável por coordenar as revisões dos "Procedimentos de Rede", de forma que os mesmos estejam permanentemente compatíveis com as evoluções organizacionais, estruturais e legais do Setor Elétrico. O processo deve ser altamente participativo e as revisões devem ser aprovadas pelo Conselho de Administração do ONS e homologadas pela ANEEL. 5.2 O processo de revisão dos "Procedimentos de Rede", seja alteração de conteúdo nos módulos/submódulos já existentes ou inclusão de um novo módulo/submódulo, deve contemplar as seguintes etapas: (a) Etapa 1 Caracterização da necessidade de revisão (1) Uma das Diretorias do ONS assume a coordenação do processo de revisão submetendo a justificativa ao de acordo da Diretoria Executiva. (b) Etapa 2 Edição do documento de revisão (2) Após aprovação da Diretoria Executiva prepara-se o documento de revisão. (c) Etapa 3 Workshop Interno (ONS) (3) Após uma ampla divulgação interna, realiza-se discussões com representantes das diversas áreas do ONS, agregando o resultado obtido no documento de revisão. (d) Etapa 4 Workshop Externo: (4) Após uma ampla divulgação externa, com a participação da comissão técnica, realiza-se discussões com representantes de todos os Agentes interessados, agregando o resultado obtido no documento de revisão. (e) Etapa 5 Aprovação do Conselho de Administração (5) O documento recebe a aprovação ou sofre revisões orientadas pelo Conselho de Administração. (f) Etapa 6 Homologação da ANEEL (6) O documento é submetido ao processo de homologação da ANEEL. 6 RECURSO PARA UTILIZAÇÃO E REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS 6.1 O sistema de Gerência Eletrônica de Documentos GED apoia a sistematização da elaboração e revisão de Procedimentos de Rede de várias formas. Dentre elas podemos citar: (a) O Workflow - permite automação completa dos processos de criação, revisão e alteração dos documentos, emitindo avisos automáticos para os envolvidos no processo, e disponibilizando o Status do processo de criação de determinado Procedimento de Rede; (b) Controle e gerenciamento dos Procedimentos de Rede em base centralizada, implementando controle automático de versões e disponibilização da versão mais atual do documento (garantia de consistência e unicidade); (c) Publicação automática de documentos no site do ONS, com controle de acesso à documentação, facilitando o fluxo de informações dentro e fora da organização (garantia de transparência e acessibilidade). Endereço na Internet : Página 6/8

7 7 REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS E MELHORIA CONTÍNUA 7.1 Os Procedimentos de Rede devem ser considerados como uma obra permanentemente em progresso, de modo a refletir a evolução do modelo adotado para o Setor Elétrico Brasileiro, do próprio ONS e de seu relacionamento com os Agentes e demais Atores do Setor. 7.2 Nesse sentido, tão logo seja emitida a revisão 0 (zero) do conjunto de 23 Módulos que compõem os Procedimentos de Rede, a qual corresponde à homologação dos mesmos pela ANEEL, serão estabelecidas rotinas para sua atualização periódica, englobando coleta de sugestões de revisões, consistência das revisões propostas e implementação das mesmas, com a conseqüente revisão dos textos dos Procedimentos afetados. 8 FERRAMENTAS COMPUTACIONAIS 8.1 GED: A Gerência Eletrônica de Documentos como forma de apoio à elaboração e revisão dos Procedimentos de Rede Através da implantação do sistema de GED (Gerência Eletrônica de Documentos) no ONS, um conjunto de facilidades poderá ser implementado, contemplando as necessidades de permanente atualização e consistência dos Procedimentos de Rede, entre outros aspectos Como apoio à elaboração e revisão dos Procedimentos de Rede, pode-se citar o Módulo de Workflow presente no sistema de GED. Através desta ferramenta, é possível que as inúmeras etapas descritas no item 4.1 e necessárias para que o Módulo dos Procedimentos de Rede em revisão entre em vigor sejam controladas eletronicamente. Desta forma, o envio destes documentos para determinado Agente ou a cobrança de prazos para sua divulgação serão feitos automaticamente, uma vez que o Módulo de Workflow seja programado para isto Outra possibilidade de atuação da Gerência Eletrônica de Documentos sobre os Procedimentos de Rede diz respeito a sua capacidade de promover a vinculação das interfaces existentes entre os documentos. Está prevista a inserção de links nos diversos Submódulos, segundo o conceito de hipertexto, de modo a que seja possível a imediata visualização das partes de outros documentos com as quais sejam estabelecidas interfaces O sistema de GED poderá ser programado para guardar informações sobre os relacionamentos entre os documentos, de tal a garantir a consistência da documentação, emitindo avisos de alerta quando da alteração de qualquer parte da documentação O sistema de GED também permite que os Procedimentos de Rede em vigor estejam sempre disponíveis internamente através de uma base de dados centralizada. O sistema será capaz de controlar o acesso e a criação de novas versões dos documentos, garantindo a disponibilidade da versão mais atual. 8.2 ARIS: Ferramenta de Apoio à Modelagem de Processos O ARIS é o software utilizado pelo ONS para a modelagem dos processos que compõem os diversos Módulos dos Procedimentos de Rede. Este software possui uma base de dados única garantindo, portanto, a consistência dos processos modelados armazenados na mesma. Por possuir uma base única, é possível a extração diversos tipos de relatórios de sua base de dados permitindo a análise completa dos processos em questão. Estes relatórios, juntamente com os modelos de processo, podem servir de insumo para o redesenho de processos, quando o mesmo se faz necessário A modelagem de processos possibilita a descrição detalhada das atividades realizadas em um dado ambiente empresarial, não apenas no que se refere ao fluxo de ocorrência dessas atividades como, também, das suas características particulares. Nesse sentido, determinada Endereço na Internet : Página 7/8

8 atividade pode ser descrita, por exemplo, pelos tempos a ela associados, pelos seus custos e sua freqüência de ocorrência. Além disso, pode-se relacionar a ela todos os insumos necessários à sua efetivação como, por exemplo, os sistemas de informação utilizados, os softwares, os documentos que servem de entrada ou de saída dessa atividade, entre outros Conforme já mencionado anteriormente, ao longo destes Procedimentos de Rede, encontram-se os Diagramas de Função referentes a cada uma das funções desempenhadas pelo ONS. Para o melhor entendimento dos diagramas, são apresentados no Anexo I os objetos utilizados nesses diagramas e uma breve explicação sobre seus significados Este modelo representa o que se faz, pois descreve uma função com foco nas informações e dados de entrada e saída necessários para sua realização, sempre relacionados aos responsáveis por seu fornecimento ou recebimento. Pode também agregar informações sobre documentos e ferramentas de apoio à execução da função Sua utilidade no ONS tem sido facilitar o entendimento dos Procedimentos de Rede, pois resume importantes características desta documentação, como as responsabilidades do ONS e dos Agentes no fornecimento e recebimento de informações. Endereço na Internet : Página 8/8