Nota 27 Logística Documental

Transcrição

1 Nota 27 Logística Documental

2 Tipos de serviços de documentos para DVII: ) Requisição: Armazenagem de caixas box; Armazenagem de mídias digitais; Armazenagem de plantas de engenharia; Realização de digitalização e microfilmagem: Empréstimo de documentos para unidades; Consulta interna (sem empréstimo); Consulta externa (sem empréstimo); Devolução de documentos; Disponibilização de mídia digital para público externo. 2) Descarte - Descarte de Box (exclusivo da DVII) 3) Informação - Apoio 2

3 . Digitar IW2 e pressionar <Enter>. 3

4 2. No campo Tipo de nota, digitar No campo Nº Modelo nota digitar LOGDOC. 3. Pressionar <Enter>. Obs.: O termo LOGDOC significa Logística Documental. 4

5 3 2. No campo, digitar título do serviço desejado, conforme abaixo: a) Requisição: Armazenagem de caixas box; Armazenagem de mídias digitais; Armazenagem de plantas de engenharia; Realização de digitalização e microfilmagem: Empréstimo de documentos para unidades; Consulta interna (sem empréstimo); Consulta externa (sem empréstimo); Devolução de documentos; Disponibilização de mídia digital para público externo. b) Descarte - Descarte de Box (exclusivo da DVII) c) Informação - Apoio.2. No campo Área operacion. Selecionar no matchcode a sua área. 3. Clicar na aba Nota. 5

6 2. Clicar no match-code no campo Parte objeto. 2. Na Seleção de Catálogo : Selecionar o serviço desejado. 6

7 . Selecionar a subdivisão do serviço desejado. 2. Clicar em Selecionar. OBS.: O item Descarte não poderá ser solicitado pelo usuário, apenas a DVII. 2 7

8 . Em Situação, detalhar com informações complementares e relevantes, se necessário referentes a abertura da nota, incluindo um contato telefônico. 8

9 . O campo Departam.respon. neste campo digitar sempre a área com o nível hierárquico superior da área solicitante. Ex: área responsável - DVFA, digitar SPCM/DVFA. O campo Usuário respons, digitar a matrícula referente a demanda. O campo Autor da nota, digitar a matrícula do criador da nota. 2. Pressionar <Enter>. 9

10 . Em Selecionar Unidade organizacional e pressionar <Enter> ou clicar em Avançar. 0

11 2 Esta tela aparecerá se tiver mais de uma área, caso contrário vá para a página 2.. Em Unidade organizacional : Selecionar a área com data fim Clicar em Transferir ou pressionar <Enter>

12 3. Clicar na aba Detalhamento da Remessa, somente para as requisições. 2. Preencher os itens solicitados por box (até 0 boxes por nota). Ao final desta cartilha há um glossário de termos Clicar em Gravar. 2

13 . Aparecerá a mensagem: Nota gravada. 3

14 . Digitar IW22 Pressionar <Enter>. 4

15 . Digitar o número da nota 27 a ser aprovada. 2. Pressionar <Enter>. 5

16 4. Clicar em Definir Status. 2. Marcar : APRO Aprovada Gerência. 3. Clicar em Voltar ou pressionar <Enter>. 4. Clicar em Gravar

17 O item Descarte não poderá ser solicitado pelo usuário. Serviço exclusivo da DVII/Arquivo. A Logística Documental refere-se aos serviços prestados pelo Arquivo Estático da COPASA. O envio de qualquer tipo de documento para o Arquivo Estático deverá ser em caixa Box ou malote com a identificação do remetente e lacrados pelas Unidades proprietárias dos documentos. Ao criar uma Nota Tipo 27, o solicitante deverá registrar todas as informações necessárias para possibilitar o atendimento da demanda. Notas que estiverem com dados incorretos ou incompletos serão canceladas e encerradas. 7

18 Pontos de Atenção Notas que não forem aprovadas, no prazo de 2 dias úteis, serão canceladas e devolvidas ao usuário solicitante. Cada nota pode incluir até 0 caixas Boxes. Só deverá entrar na aba da nota Detalhamento da remessa quando for requisições. O tempo de arquivamento é definido pelas leis e normas vigentes e será contato a partir do registro dos documentos no sistema pela DVII / Arquivo. Nº identificação: Para cadastro o campo será preenchido pela DVII / Arquivo. Para consulta e empréstimo será preenchido pelo usuário. O usuário ao enviar os documentos para armazenagem deverá identificar na caixa box o número do item ( a 0) e o número da nota SAP. 8

19 Glossário Apoio: Solicitação de informações referente aos serviços prestados na DVII / Arquivo. Exemplo: critério para digitalização de documentos, armazenagem, empréstimo e etc. Descarte: Eliminação de documentos arquivados. Serviço exclusivo da DVII/Arquivo. Detalhamento da Remessa: Tipo do documento: Titulo do documento. Exemplos (Contratos de obras, relatórios, processo de concorrência, etc.). Data inicial e Data final: É o período dos documentos da caixa com o seguinte formato Temporalidade: É o prazo de permanência no arquivo. Exemplo: 05 anos. 9

20 Glossário Nº identificação: É o número do documento no sistema. Observação: É o conteúdo existente na caixa box, que auxilia na localização do documento no momento da consulta. LOGDOC: Logística Documental. Ultima modificação 3/05/205 20