Entendendo o esocial. Ambiente Nacional do esocial

Transcrição

1

2 as informações que necessitem. Desta forma, não há necessidade de uma empresa enviar a mesma informação diversas vezes. Entendendo o esocial O esocial é uma nova obrigação acessória em fase de implantação pelo Governo Federal que visa unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. No devido tempo, o esocial substituirá outras obrigações acessórias tais como: CAGED, SEFIP/GFIP, RAIS, DIRF, Registro de Empregado, PPP, CAT, entre outras. Ambiente Nacional do esocial O esocial será obrigatório para todos os empregadores (empregador doméstico, MEI - microempreendedor individual, empresas em geral, entidades beneficentes, órgãos públicos etc). O prazo de implantação seguirá o cronograma estabelecido através da RESOLUÇÃO Nº 2, de 30 de Agosto de 2016 do COMITÊ DIRETIVO DO ESOCIAL. *RFB, MTE, CEF, INSS e Previdência Social. A ideia é que as empresas alimentem uma base de dados única onde os *Entes do Governo possam buscar

3 Cronograma oficial Conteúdo obrigatório Empresas com faturamento (2016) 78 Milhões Abaixo Envio de arquivos testes Julho/2017 Julho/2017 Obrigatoriedade de prestação de informações por meio do esocial, exceto as relacionadas no item abaixo. Janeiro/2018 Julho/2018 Obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho. Julho/2018 Janeiro/2019

4 Muito mais que eficiência, o esocial exigirá eficácia na realização dos processos de RH, Folha de Pagamento e de Saúde e Segurança Ocupacional. Neste contexto, um sistema de gestão muito mais inteligente será o diferencial! Odair Fantoni - Autor do livro esocial Fácil: Implantação Consciente. Mesmo para as empresas isentas de controle do ponto, as alterações de horários e jornadas devem ser enviadas ao esocial. Portanto, a fim de evitar não conformidades nos prazos e envios de informações ao esocial, é aconselhável que as empresas com até 10 empregados também adotem controle de ponto eficaz, de preferência eletrônico. O que muda na rotina das empresas? Em razão da possibilidade de cruzamento das informações prestadas por meio do esocial, os cuidados devem ser redobrados, pois não conformidades podem resultar em diversas penalidades, desde multas até bloqueios de CNDs. Além disso, informações não conformes, mesmo na fase de testes, podem resultar em fiscalização dos últimos 5 anos. Você sabia......que o PPP Perfil Profissiográfico Profissional, que até então era obrigatório apenas para algumas empresas, agora será obrigatório para todas? Assim, além dos riscos ambientais indicados no PPRA, PCMAT, PGR etc, as empresas devem se preocupar com todos os riscos, inclusive os ergonômicos e de acidentes!

5 saúde ocupacional são alguns dos eventos que merecem maior atenção por parte dos empregadores. Entendendo o esocial O esocial exigirá maior rigor nos controles e nos processos de recursos humanos, principalmente nos relacionados à administração de pessoal, folha de pagamento, saúde, segurança e até mesmo no controle de ponto e jornada de trabalho dos colaboradores. Entre as informações que serão enviadas ao governo através do esocial, as admissões, os afastamentos e licenças, folha de pagamento, comunicação de acidentes de trabalho, agentes de riscos e atestados de Você sabia que o evento Admissão deverá ser enviado ao esocial até o dia anterior ao início de atividade do empregado?... que até mesmo o banco de horas de cada empregado será fiscalizado pelo esocial?

6 esocial. Afinal, um dos objetivos do programa é melhorar a qualidade das informações prestadas pelas empresas ao Estado. Você sabia......que a grafia do nome do empregado no esocial deve ser igual ao do CPF Cadastro Pessoa Física? 2 - Qualificação cadastral (CNIS/eSocial) Tarefas Prévias É recomendado que todas as empresas realizem diversas tarefas prévias, a fim de se adequarem a esta nova realidade. São 13 as tarefas prévias: 1 - Recadastramento dos Colaboradores Esta atividade é necessária, pois será com base nela que evitar-se-á inconformidades no envio dos cadastros dos colaboradores ao esocial (cadastro de vínculo inicial). Em razão de alguns ajustes necessários apontados na qualificação, principalmente os ajustes a cargos dos próprios trabalhadores, em média, este processo leva de 3 (três) a 6 (seis) meses para ser finalizado. Por isso, entendemos que, quanto antes realizar os recadastramentos e qualificações cadastrais, melhor. Não esqueça: para os dependentes de IRRF, o CPF já é obrigatório a partir dos 12 anos! Entretanto, a Receita Federal já deu sinais de que a partir de 2018 será obrigatório a partir dos 6 anos. Recadastrar os colaboradores e seus dependentes é o primeiro passo para enviar informações atualizadas ao

7 madores de serviços e ou, devem ser utilizados pelos prestadores que tem seus colaboradores alocados na empresa. Assim, na relação prestadores e tomadores, ambos devem ficar atentos para indicarem no esocial os ambientes em comum em total conformidade. Para pensar! Nas análises dos riscos ERGONÔMICO - PSICOSSO- CIAIS / COGNITIVOS não será necessário a participação de PSICÓLOGOS? Tarefas Prévias 3 - Revisões/Definições Ambientes de trabalho A definição dos ambientes de trabalho, aparentemente simples, requer cuidados especiais, pois todas as informações enviadas ao esocial devem estar em total conformidade com o PPRA, PGR, PCMAT e Laudos Técnicos. Importante ressaltar que, além da possibilidade de o mesmo trabalhador atuar em dois ou até mais ambientes, muitos destes ambientes localizam-se em to- 4 - Elaboração/Revisões das Descrições das Atividades Desempenhadas Outro ponto que merece atenção especial é a elaboração das descrições de Atividades Desempenhadas, tarefa esta que não é de fácil realização e entendemos, deve ser realizada por profissionais de SST e de Cargos e Salários, atentando para instruções específicas existentes no leiaute do esocial e normas previdenciárias.

8 com a atividade e/ou exposição aos riscos ambientais) existentes nas NRs. Você sabia......que alguns treinamentos e capacitações são de consignação obrigatória no Registro de Empregados? É o caso, por exemplo, da capacitação para trabalho em altura previsto na NR 35: O empregador deve promover programa para capacitação dos trabalhadores à realização de trabalho em altura O empregador deve realizar treinamento periódico bienal e sempre que ocorrer quaisquer das seguintes situações: a) mudança nos procedimentos, condições ou operações de trabalho; b) evento que indique a necessidade de novo treinamento; c) retorno de afastamento ao trabalho por período superior a noventa dias; d) mudança de empresa A capacitação deve ser consignada no registro do empregado. Tarefas Prévias 5 - Mapeamento das necessidades de treinamentos obrigatórios Apesar das indicações de qualificações terem sido retiradas do esocial, temos diversos motivos para acreditar que no futuro elas retornem ao escopo do projeto. Portanto, a fim de evitar penalizações futuras, deve-se realizar uma revisão e ajustes de qualificação de todos os colaboradores, atentando para as mais de 140 indicações de qualificações obrigatórias (em conformidade 6 - Revisões dos códigos da CBO dos cargos existentes na empresa O código da CBO deve estar em conformidade, entre outros, com as atividades desempenhadas e, observar questões como formação e registro profissional necessário. Além disso, o código da CBO impacta na quantidade de aprendizes. Portanto, se faz necessária a revisão completa de todos os códigos da CBO dos cargos existentes na empresa. Entretanto, esta tarefa só pode ser efetivamente realizada após concluídos os levantamentos e ajustes nas descrições das atividades desempenhadas.

9 processos de folha de pagamento, administração de pessoal, Recrutamento e Seleção, SST, e de gestão de RH impactantes no esocial, principalmente quanto aos prazos das atividades e respectivas responsabilidades das partes envolvidas nos processos (RH, Gestores/Clientes Internos e Clientes/Fornecedores Externos). Tarefas Prévias 7 - Revisões das Lotações Para a definição das lotações tributárias devemos atentar para questões previdenciárias impactantes, tais como: relação serviços prestados/tomados (terceirizados e temporários), entre outros. 8 - Revisão/elaboração do Acordo de Nível de Serviço (ANS ou SLA, do inglês Service Level Agreement) É muito importante e necessário mapear e definir, ou quando já existentes, ajustar os procedimentos dos 9 - Revisão de todos os horários/jornadas Diversas informações relacionadas aos horários e jornadas, ponto, regime de compensação, Banco de Horas etc, devem ser analisadas e ajustadas a fim de prestar informações em total conformidade com a legislação, ao esocial. Cabe destacar que, muito importante no contexto do esocial, será dinamizar os processos de apuração do ponto dos empregados. Observar o posicionamento do judiciário para algumas questões relacionadas aos horários e jornadas será um grande auxílio nesta revisão.

10 c) cláusula de concordância, mediante opção, por benefícios concedidos pela empresa. Cuidado com o contrato padrão disponibilizado por alguns sistemas. Muitas vezes ele não atende necessidades específicas da empresa! Tarefas Prévias 10 - Revisão do contrato de Trabalho: Para bem atender ao esocial, até mesmo o contrato de trabalho e documentações acessórias devem passar por revisão e ajustadas. Entre os itens de maior importância citamos: a) cláusulas de horários (normal, prorrogação e compensação); b) cláusula obrigando utilização de EPIs e penalizando a falta de utilização e ou da falta de fiscalização da utilização; 11 - Análise e, se for o caso, ajustes das informações para os arquivos digitais (MANAD) e de Registro Eletrônico O passado espelha o futuro! Assim, analisando o pleno atendimento aos arquivos MANAD e Registro eletrônico, temos certeza do atendimento futuro ao esocial pelo sistema utilizado. Certo também que, ao analisar o MANAD nos últimos 5 anos, evitamos problemas com fiscalizações presenciais. O MANAD deve espelhar a folha de pagamento! Qualquer divergência, desconfie!

11 Tarefas Prévias 12 - Estudar a possibilidade de descentralização de atividades Em razão da nova dinâmica do esocial, principalmente quanto aos prazos, devemos repensar a cargo de quem diversas atividades deverão ficar após a implantação do esocial. Principalmente as empresas que mantém empregados em localidades distantes da base do RH, devem priorizar esta atividade Indicação da Natureza das Rubricas e Códigos de Incidências para as Verbas Utilizadas pelo Empregador Definir as rubricas e códigos de incidências das verbas (proventos, descontos e valores especiais) é uma das tarefas prévias mais difíceis do esocial, pois pode impactar diretamente nos recolhimentos e até mesmo impedir a emissão de CNDs. Assim, a revisão, principalmente das incidências das verbas se faz necessária e, entendemos que o Jurídico e até mesmo a alta direção da empresa, em alguns casos, devem participar na tomada de decisão sobre questões relacionadas as incidências de verbas.

12 É um sistema de tratamento e apuração do controle de frequência 100% web, desenvolvido pela DIMEP, que há 80 anos oferece soluções completas para otimizar e automatizar o gerenciamento da força de trabalho. Como a DIMEP pode te ajudar? O Kairos utiliza tecnologia em nuvem gerenciada, o que garante mais segurança das informações dos clientes e alta disponibilidade, tudo isso hospedado no banco de dados da Amazon (AWS), líder mundial em infraestrutura de nuvem. Outra vantagem é a redução de custos que o uso de cloud computing (computação em nuvem) proporciona às empresas. É imprescindível que as empresas adotem uma solução ágil, segura e eficaz para gerenciamento da força de trabalho. Pensando nisso, a DIMEP oferece ao mercado a aplicação Kairos, uma ferramenta moderna que possibilita a completa gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários. É destaque no Market Guide da Gartner e está entre as 18 principais empresas do mundo em sistemas de gerenciamento de força de trabalho na nuvem, a mais nova tendência no mercado de TI.

13 Painel do Gestor com indicadores de faltas, atrasos, horas extras; Configuração automática de modelos de escalas; Controle de banco de horas automático; Relatórios personalizados; Quais são os diferenciais do Kairos? Cálculo automático das marcações; Fácil integração com sistemas de folha de pagamento; Multiempresa e multiusuários; Módulo de Compliance; Protocolo HTTPS e ISO 27001; Aplicativo mobile para gestão da equipe online; Aplicativo mobile para marcação de ponto (Portaria 373); Central de atendimento exclusiva com atendentes preparados e qualificados para auxiliar em dúvidas operacionais. Customização de alertas e boletins por ;

14 Estamos à disposição para o agendamento de uma reunião presencial. Ligue para nossa Central de Atendimento: (11) comercial@dimep.com.br Saiba mais sobre o Kairos: Fontes pesquisadas para elaboração deste e-book: esocial O que é e o que muda na vida do profissional de RH Ícones: Roundicons (Flaticon.com) - flaticon.com/packs/business-8 - Madebyoliver (Flaticon.com) -