esocial Contextualização e Abordagem Junho, 2017

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1 esocial Contextualização e Abordagem Junho, 2017

2 1 esocial o SPED Previdenciário Mais complexo e oneroso no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) - obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas Consolidação de informações e extinção de obrigações acessórias atuais, com foco fiscalizatório e arrecadatório Dentre os objetivos de controle dos vínculos trabalhistas do esocial, constam: (i) reduzir as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e seguro desemprego e (ii) ampliar a base de fiscalização

3 2 Cronograma Cronograma de implementação das obrigações JUL/13 DEZ/14 MAR/2017 MAI/2017 JUN/AGO 2017 JAN/2018 JUL/2018 Publicação da versão 1.0 do leiaute do esocial Instituído o esocial, através do Decreto n /2014 Publicação da versão do esocial Publicação da versão do esocial 26/06/2017 Liberação do ambiente de testes para empresas de T.I.. 01/08/2017 Liberação para demais empresas Vigência do esocial Envio dos eventos de Segurança e Medicina do Para empresas com Faturamento até R$ 78MI o Go Live ocorrerá 06 meses após as demais empresas Fonte*: (Julho Site oficial de 2018). da RFB As informações ( de SESMT também seguirão esta data.

4 3 Abrangência Leiaute v Cargas iniciais / Tabelas Eventos não periódicos Eventos periódicos S-1000 Informações do empregador/ Tabelas S-1005 Estabelecimentos e Obras Construção Civil S-1010 Rubricas S-1020 Lotações Tributárias S-1030 Cargos / Empregos Públicos S-1035 Tabela de Carreiras Públicas S-1040 Funções / Cargos em Comissão S-1050 Horários/Turnos de S-1060 Ambientes de S-1070 Processos Administrativos/Judiciais S-1080 Operadores portuários S-2100 Cadastramento inicial do vínculo S-2190 Admissão de Trabalhador Registro Preliminar S-2200 Admissão de trabalhador S-2205 Alteração de dados cadastrais do trabalhador S-2206 Alteração de contrato de trabalho S-2210 Comunicação de acidente de trabalho S-2220 Monitoramento da saúde do trabalhador S-2230 Afastamento Temporário S-2240 Condições ambientais do trabalho fatores de risco S-2241 Insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial S-2250 Aviso prévio S-2298 Reintegração S-2299 Desligamento S-2300 Trabalhador sem vínculo de Emprego/Estatutário início S-2306 Trabalhador sem vínculo de Emprego/Estatutário alteração contratual S-2399 Trabalhador sem vínculo de Emprego/Estatutário término S Cadastro de Benefícios Previdenciários - RPPS S-3000 Exclusão de eventos S-1200 Remuneração dos trabalhadores S-1202 Remuneração dos trabalhadores RPPS S Benefícios previdenciários - RPPS S-1210 Pagamentos de Rendimentos do S-1250 Aquisição de Produção Rural S-1260 Comercialização da Produção Rural PF S-1270 Contratação de trabalhadores avulsos não portuários S-1280 Informações Complementares aos Eventos Periódicos S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos S-1300 Contribuição Sindical Patronal S Informações das contribuições sociais por trabalhador S Imposto de Renda Retido na Fonte S Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte S Informações do IRRF consolidadas por contribuinte

5 4 Principais impacto em Segurança e Medicina do TEMA AÇÕES Saúde e segurança do Ajuste do atual processo para controle e manutenção da entrega de equipamentos de proteção Contratação de módulo sistêmico para gestão (ou melhor utilização dos sistemas já contratados) DESAFIOS / RISCOS Ausência de controle da entrega de EPIs e EPCs Controles manuais para manutenção das informações Inconsistências entre laudos e programas de segurança e medicina do trabalho Laudos e programas inexistentes ou vencidos Ausência de pagamento dos adicionais de insalubridade e periculosidade Intempestividade na realização dos ASOs CAT em atraso Controle de afastamentos for a de ambiente sistêmico Grande quantidade de documentos físicos PRINCIPAIS RESPONSÁVEIS Recursos Humanos Técnicos em Segurança do Engenheiros de Segurança do Médicos do Técnicos em Enfermagem do

6 5 Consequências do esocial Maior visibilidade das práticas trabalhistas e previdenciárias da empresa Alteração significativa nas rotinas de trabalho Necessidade de redesenho dos fluxos Necessidade de manutenção recorrente dos dados cadastrais dos empregados Alteração na cultura organizacional da empresa Aumento dos processos revisionais Mudança na gestão e integração de TI Otimização e aumento dos procedimentos fiscalizatórios pela RFB/MTE Maior gestão da segurança e saúde dos empregados Acompanhamento da Saúde e Segurança do em meio digital Envio de multas administrativas via digital Adequações no processo de contratação e cadastro de empregados

7 6 Como se preparar? 1 Foco em Compliance ADERÊNCIA PREPARAÇÃO OPERAÇÃO Diagnóstico Revisar adequação trabalhista, previdenciária, procedimentos e dados com impacto na implantação do esocial com foco nos pilares de compliance, tecnologia e transações. Revisar os procedimentos trabalhistas e previdenciários atualmente adotados, tendo em vista as informações que deverão ser incluídas no esocial. Foco em Tecnologia Mapear e avaliar os sistemas envolvidos com os eventos do esocial (Sistema de folha de pagamentos, Gestão de RH, Medicina e Segurança do, Jurídico e Gestão de terceiros) para identificar necessidades de ajustes e correções em tecnologias. 2 Análise dos processos 3 Revisar os processos e controles existentes na gestão de Recursos Humanos, no que tange a aderência ao esocial, identificar os riscos e recomendar melhorias. Foco em Transações Revisar as transações que tenham impacto no esocial, de forma que a empresa possa ajustar procedimentos para mitigar riscos decorrentes da ausência de informações obrigatórias que possam impactar no cumprimento da legislação. Análise de dados Data Quality: Análise da qualidade de dados do cadastro inicial de vínculo dos empregados (bloco S2100 do esocial). 4 5 Estruturação dos planos de ações Esta fase visa identificar, em conjunto com a equipe da empresa os gaps identificados na fase de diagnóstico, priorizar os gaps e os planos de ações (criticidade, impacto etc definidos pelo cliente), cronograma do trabalho de implementação e ìdentificar os stakeholders. Identificação de crédito Mapear eventuais créditos decorrentes de procedimentos trabalhistas e previdenciários adotados, relacionados à folha de pagamentos e a depósitos judiciais trabalhistas, a fim de que a empresa possa recuperar valores pagos a maior/recuperar valores de depósitos não levantados. 8 Implementação do roadmap -- Suporte ao Censo para o Cadastro Inicial; -- Qualificação Cadastral; -- Gestão dos arquivos Content Management; -- Software Selection; -- Data governance; -- Painel de indicadores e de riscos; -- Revisão de prontuários de funcionários; -- Revisão de cargos e funções; -- Revisão de dimensionamento da estrutura organizacional; -- Implantação da célula de SPED Center; -- Revisão de políticas; -- e outros 9 10 Revisão de consistência de dados Revisão na consistência dos 44 arquivos exigidos pelo esocial, quando aplicável à Empresa (um arquivo de cada tipo), após a construção das interfaces de entrega, que será de responsabilidade do Cliente. Operação assistida Assessor o Cliente em demandas relacionas às práticas trabalhista e previdenciária durante a fase de adaptação à nova obrigação acessória. 6 7 PMO Change Management

8 EY Auditoria Impostos Consultoria Transações Sobre a EY A EY é líder global em serviços de auditoria, impostos, transações corporativas e consultoria. Em todo o mundo, nossos 152 mil colaboradores estão unidos por valores pautados pela ética e pelo compromisso constante com a qualidade. Nosso diferencial consiste em ajudar nossos colaboradores, clientes e as comunidades com as quais interagimos a atingir todo o seu potencial. No Brasil, a EY é a mais completa empresa de consultoria e auditoria, com profissionais que dão suporte e atendimento a mais de clientes de pequeno, médio e grande portes, sendo que 117* são companhias listadas na CVM e fazem parte da carteira especial da equipe de auditoria. Tatiana Carmona Diretora Executiva tatiana.carmona@br.ey.com Ana Spilari Gerente ana.spilari@br.ey.com EYGM Limited. Todos os direitos reservados.