esocial o novo módulo do Sistema SPED

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1 esocial o novo módulo do Sistema SPED Outubro de 2014

2 Agenda A chegada do esocial Estrutura da nova obrigação acessória Cronologia Overview e abrangência Pontos críticos Estratégia

3 A chegada do esocial O esocial, integrante do sistema SPED, será obrigatório a partir de 2015, e será um avanço na sistemática das obrigações acessórias Social CEF Caixa Econômica Federal Gestão de Terceiros Saúde e Segurança do Trabalho Tecnologia da Informação Folha de pagamentos Dados da mão de obra com ou sem vínculo de emprego Trabalhista MTE - Ministério do Trabalho e Emprego Ambiente Nacional do esocial Fiscais RFB Receita Federal do Brasil MF Ministério da Fazenda Previdenciário INSS - Instituto Nacional do Seguro Social MPS - Ministério da Previdência Social Jurídico e Relações sindicais Engenharia e Facilities Financeiro e Fiscal

4 Cronologia Embora o cronograma oficial não tenha sido publicado, a cronologia acima foi baseada em informações divulgadas pelos coordenadores do esocial pela Receita Federal. * Apenas os vínculos ativos e informações de eventos que ocorrerem a partir do início da obrigatoriedade do esocial para as empresas serão consideradas.

5 Estrutura da nova obrigação acessória A transmissão dos dados deve obedecer um sequenciamento, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. 1 Eventos Iniciais e Tabelas 2 Eventos não periódicos 3 Eventos periódicos Informações do Empregador Arquivos de Tabelas Tabela de Rubricas Tabela de Lotações Tabela de Cargos Tabela de Funções Tabela de Horários/Turnos de Trabalho Tabela de Estabelecimentos Tabela de Processos Tabela de Operadores Portuários Cadastramento inicial do vínculos Admissão Alteração de Dados Cadastrais Alteração Contratual CAT ASO Afastamento Temporário Alteração do Motivo do Afastamento Retorno do Afastamento Estabilidade - Início Estabilidade - Término Condição Diferenc. de Trabalho Início Condição Diferenc. de Trabalho Término Aviso Prévio Cancelamento de Aviso Prévio Trab. Sem Vínculo de Emprego - Início Trab. Sem Vínculo de Emprego - Alteração Contratual Trab. Sem Vínculo de Emprego - Término Desligamento Reintegração Exclusão de Eventos Abertura dos eventos periódicos Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador) Pagamentos diversos (inclusive estrangeiros) Serviços Tomados Serviços Prestados Serviços tomados de cooperativa Serviços prestados por cooperativa Aquisição de produção rural Comercialização da produção rural Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol Rec. Exportação de Serviços de TI, TIC e Call Center Receita de Atividades Concomitantes Bases de Cálculo, Retenção, Deduções e Contribuições Espetáculo Desportivo (entidade promotora do evento) Encerramento Fonte: Informações atualizadas em dezembro/2013 conforme Minuta do Manual de Orientação do esocial Versão 1.1, sem efeito normativo. Transmissão por assinatura digital Eventos trabalhistas não periódicos: deverão ser gerados e transmitidos dentro do prazo legal Eventos periódicos: início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento (arquivo com mesmo identificador o arquivo mais recente será o arquivo válido) até o dia 7 do mês seguinte ao que se refiram. 5

6 Estrutura da nova obrigação acessória Dos dados atualmente reportados nas obrigações acessórias atuais, destacamos o percentual presente no esocial 15% 10% 11% RAIS DIRF CAGED 85% 90% 89% 13% 13% 12% GFIP CAT MANAD 87% 87% 88% Dados enviados Dados não enviados 6

7 Estrutura da nova obrigação acessória Dos campos de dados que devem ser enviados no esocial, apenas 512 são reportados nas obrigações acessórias atuais Apenas 28% dos dados que serão exigidos no esocial são reportados atualmente nas obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias TOTAL 28% 72%

8 Overview e abrangência Com o esocial, será necessário adotar um novo fluxo de transmissão da informação. Áreas e processos Sistemas Compilador Mensageria Ambiente Nacional do esocial RH TI Fiscal SSMA dentre outros Compras Jurídico Terceiro s... Principais iniciativas: Interpretação técnica da legislação do esocial Integração do RH com demais áreas envolvidas com o esocial Revisão de compliance e das tabelas de incidências Análise do ambiente tecnológico e controles internos Mapeamento dos gaps de cadastro Verificação da aderência e qualidade dos dados exigidos pelo esocial Matriz de recomendações para adequação aos requisitos do esocial Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações Revisão da estrutura, papéis e responsabilidades Implementação das soluções e entrega do esocial 8

9 Como as empresas estão se preparando? Pesquisa realizada pelo IBEF SP e durante o mês de março procurou entender como as empresas estão se preparando para o esocial Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Sim, inclusive foi definida uma estrutura dedicada a esta implantação. 35% 42% 51,3% Diante da nova obrigação, quais dos temas abaixo que você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar? 01 Processos Internos 02 Mudança Cultural 03 Sistemas e Tecnologia 04 Integridade e Qualidade da Informação 30,8% Parcialmente, pois está aguardando o cronograma definitivo de implantação. 21% 12,8% Não, a minha empresa ainda não iniciou o projeto interno para adequação ao esocial. 2% 5,1% Acompanha à distância, pois entende que o software da folha de pagamento atenderá todas as necessidades. 56% 47% 39% 33% Janeiro 2014 Março

10 Como as empresas estão se preparando? Pesquisa realizada pelo IBEF SP e durante o mês de março procurou entender como as empresas estão se preparando para o esocial Em sua empresa, qual o papel de cada uma das áreas na organização das informações requeridas pelo esocial? (mar/2014) Não envolvida Participa Lidera Recursos Humanos Tecnologia da Informação Quais ganhos e benefícios você visualiza em sua empresa com a adequação do esocial? Melhoria no cumprimento da legislação Eficiência dos Processos 02 (42%) 01 (50%) Contabilidade Fiscal Segurança da Informação Eliminação de erros e redução dos custos operacionais com obrigações acessórias Ainda não consigue visualizar ganhos e benefícios 04 (36%) 03 (36%) Jurídico 10

11 O melhor caminho 08 Impactos culturais com mudanças no tempo de resposta às demandas 07 Necessidade de integração entre departamentos, sistemas e clientes Gestão de riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais Localização dos dados e migração das informações Principais Pontos Adequações nos processos internos com revisão de papéis e responsabilidades Mapeamento das informações em papel e planilhas Definição da governança e ajustes na estrutura 03 Campos do Manual não atendidos pelas soluções tecnológicas 04

12 Estratégias para enfrentar o desafio O desafio é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas e acreditamos que existam 5 grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Tecnologia Processos Pessoas Estrutura e Governança Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes. Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação. Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços. Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo. Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial. Interpretação técnica da legislação do esocial; Mapeamento dos gaps de cadastro; Revisão de compliance e das tabelas de incidências; Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos; Verificação da adequação e da qualidade dos dados exigidos; Matriz de recomendações para adequação ao esocial. Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o esocial; Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações; Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades; Implementação das soluções e entrega do esocial; Gestão da mudança; Gestão de projeto (PMO). 12

13 Marcel Cordeiro Av. Francisco Matarazzo, 1400 Torre Torino, São Paulo Brasil T: +55 (011) C: +5 5(011) F: +55 (011) Marcel Cordeiro Tax Partner Labor & Social Security 2014 Todos os direitos reservados. Neste documento, refere-se à PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda., a qual é uma firma membro do network da PricewaterhouseCoopers, sendo que cada firma membro constitui-se em uma pessoa jurídica totalmente separada e independente. O termo refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (IL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da IL nem de qualquer outra firma membro. A IL não presta serviços a clientes. A IL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da IL, nem pode obrigá-las de qualquer forma.