expert PDF Trial E-Social - Impactos nos processos de controle das Empresas Elaborado por: Gisleise Nogueira de Aguiar

Transcrição

1 Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo Tel. (11) ramal 1529 (núcleo de relacionamento) desenvolvimento@crcsp.org.br web: Rua Rosa e Silva, 60 Higienópolis São Paulo SP Presidente: Claudio Avelino Mac-Knight Filippi Gestão Palestra E-Social - Impactos nos processos de controle das Empresas Elaborado por: Gisleise Nogueira de Aguiar O conteúdo desta apostila é de inteira responsabilidade do autor (a). A reprodução total ou parcial, bem como a reprodução de apostilas a partir desta obra intelectual, de qualquer forma ou por qualquer meio eletrônico ou mecânico, inclusive através de processos xerográficos, de fotocópias e de gravação, somente poderá ocorrer com a permissão expressa do seu Autor (Lei n. 9610) TODOS OS DIREITOS RESERVADOS: É PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL DESTA APOSTILA, DE QUALQUER FORMA OU POR QUALQUER MEIO. CÓDIGO PENAL BRASILEIRO ARTIGO 184. Março 2014

2 Objetivo do Encontro Visão Geral 1 Visão geral sobre a e-social apresentando o seu histórico, propósito, e layout. Abordar os principais impactos nos processos e sistêmicos. Apresenta alguns exemplos práticos de processos afetados pelo esocial 1

3 1 2 Contextualização Estrutura das Informações Apresentação do Leiaute Cronograma de Entrega Principais Impactos 3 1 Contextualização 4 2

4 O que é o esocial? O esocial consiste na escrituração digital das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei nº 8.212, de Discussão do leiaute (empresas piloto) Histórico do esocial Lançamento do site e-social Ambiente de Qualificação Inicio de Teste de Homologação 5 Dez/2009 Jun/2013 Out/2013 Fev/2013 Jan/2013 Jul/2013 Jan/2014 Desvinculo do Projeto SPED (Autonomia Própria) AD SUFIS n.05 Publicação do Leiaute Publicação do Manual esocial 6 3

5 Objetivos do esocial Atendimento integrado aos órgãos da administração direta e indireta federal nas informações previdenciárias e trabalhistas: Secretaria da Receita Federal do Brasil Ministério da Previdência Social Ministério do Trabalho e Emprego Instituto Nacional do Seguro Social Caixa Econômica Federal Cenário Atual Qualquer empregador, independente de seu porte ou atividade, é obrigado a preencher diversas declarações e documentos que possuem as mesmas informações

6 Cenário Proposto Objetivos do esocial Garantir direitos trabalhistas e previdenciários. Aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e das relações trabalhistas. Aumentar a arrecadação, pela diminuição da inadimplência, da incidência de erros, da sonegação e da fraude. Simplificar o cumprimento das obrigações principais e acessórias, para redução de custos e da informalidade

7 Substituição de Obrigações Livro de Registro de Empregado Formulário do Seguro Desemprego Comunicação de Acidente de Trabalho Perfil Profissiográfico Previdenciário MANAD DIRF GFIP RAIS CAGED Substituição de Obrigações Livro de Registro de Empregado Formulário do Seguro Desemprego Comunicação de Acidente de Trabalho Perfil Profissiográfico Previdenciário MANAD DIRF GFIP RAIS CAGED

8 Números Atuais... 4 bilhões de reais lançados em 2012 referente a diferença entre Folha de Pagamento x GFIP. 2,5 milhões de trabalhadores com vínculos extemporâneos incluídos no CNIS em % dos trabalhadores autônomos estão na informalidade. Estudos apontam para 6 milhões de empregados domésticos e apenas 1,5 milhão tem inclusão previdenciária. Benefícios Ganhos para o Empregador Redução dos custos operacionais no atendimento das obrigações principais e acessórias. Melhoria dos processos internos (compliance). Diminuição de passivos fiscais e trabalhistas. Consulta e download a qualquer momento das informações da empresa disponíveis no ambiente nacional do esocial

9 Benefícios Ganhos para o Trabalhador Possibilidade de fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas pelo empregador. Portal na web para consulta de todos os dados trabalhistas de forma unificada. Maior garantia em relação aos direitos trabalhistas e previdenciários Estrutura das Informações 16 8

10 Estruturação por Eventos Eventos Inicias Eventos não periódicos Eventos Mensais Eventos Iniciais 22 Tabelas Periodicidade de Envio dos Eventos 17 Envio único e deve ocorrer antes do início do envio dos eventos não periódicos e eventos mensais. Eventos não periódicos Eventos Mensais Serão transmitidos tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem os eventos. Até o dia 7 do mês seguinte e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas. 18 9

11 Arquitetura do esocial 19 3 Apresentação do Leiaute 20 10

12 Estrutura da e-social ANTERIOR ATUAL TXT XML Registros/Blocos Asíncrono Eventos Síncrono/Assincrono Download do Manual de Orientação

13 Eventos Iniciais do esocial S1000 Informações do Empregador Evento onde são fornecidas pelo empregador as informações cadastrais, alíquotas, e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos da esocial, inclusive para apuração das contribuições. As informações do empregador estão relacionadas com todos os eventos do esocial. As informações prestadas no evento são utilizadas na apuração das contribuições incidentes sobre as remunerações dos trabalhadores do empregador. Eventos Iniciais do esocial S1010 Tabela de Rubricas Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de rubricas do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação do evento de remuneração dos trabalhadores. Será necessário o relacionamento de/para com a tabela de rubricas definida no esocial. O relacionamento incorreto com as rubricas da tabela do esocial ou erros na classificação tributária das rubricas afetará diretamente o cálculo das contribuições

14 Eventos Iniciais do esocial S1020 Tabela de Lotações / Departamentos Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de lotações do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação de outros eventos do esocial. Não confundir lotação /departamento com centro de custo. Eventos Iniciais do esocial S1030 Tabela de Cargos Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de cargos do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação de diversos eventos do esocial

15 Eventos Iniciais do esocial S1040 Tabela de Funções Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de funções do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação de eventos do esocial. Este evento não é obrigatório. Eventos Iniciais do esocial S1050 Tabelas de Horários / Turnos de Trabalho Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de horários / turnos de trabalho. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação dos eventos do esocial

16 Eventos Iniciais do esocial S1060 Tabela de Estabelecimentos / Obras O evento apresenta o detalhamento de informações de FPAS/Terceiros para os estabelecimentos (filiais) do contribuinte, além de informações relativas ao CNAE preponderante e alíquota RAT das obras de construção civil. As informações prestadas no evento são utilizadas na apuração das contribuições incidentes sobre as remunerações dos trabalhadores dos referidos estabelecimentos. Substituição do CEI pelo CNO. Eventos Iniciais do esocial S1070 Tabela de Processos Administrativos / Judiciais Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros da tabela de processos do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação de outros eventos do esocial. Deve ser informado apenas os processos administrativos ou judiciais que tenham reflexo no processo de apuração das contribuições, portanto, processos relacionados a contencioso trabalhista não devem ser informados

17 Eventos Iniciais do esocial S1080 Tabela de Operadores Portuários Evento utilizado pelo OGMO (Órgão Gestor de Mão de Obra) para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de operadores portuários. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para apuração da contribuição incidente sobre a remuneração de trabalhadores avulsos para o financiamento dos benefícios decorrentes do grau de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho. Eventos Iniciais do esocial S2100 Cadastramento Inicial do Vínculo 31 S-1000 Informações do Empregador S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S-1030 Tabela de Cargos S-1040 Tabela de Funções S-1070 Tabela de Processos S-1020 Tabela de Lotações Tabela IBGE de Municipios S-2100 Cadastramento Inicial do Vínculo Tabela da RFB de Países Tabela 05 Tipo de Inscrição Tabela 20 Tipo de Logradouro Tabela 01 Categorias de Trabalhadores 32 16

18 Eventos Iniciais do esocial S2100 Cadastramento Inicial do Vínculo Evento que será enviado pela empresa no início da implantação da esocial, servindo de base para construção do Registro de Eventos Trabalhistas (RET), o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Para cada vínculo trabalhista existente na data de implantação do esocial deverá ser gerado um arquivo correspondente, contendo as informações cadastrais e contratuais atualizadas até a data-base. No endereço do local de nascimento e de moradia é solicitado o código do munícipio no padrão IBGE, código de país no padrão do BACEN e tipo de logradouro de acordo com tabela definida no esocial. Composição Eventos Não Periódicos S2200 Admissão do Trabalhador Este evento se destina a registrar a admissão do trabalhador na empresa. Trata-se do primeiro evento relativo a um determinado "vínculo". Os prazos legais para registros de admissão serão os mesmos e o evento será enviado tempestivamente; Vale ressaltar que o trabalhador não pode ter eventos de folha antes do evento de admissão

19 Composição Eventos Não Periódicos S2220 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador As modificações de dados cadastrais do trabalhador, tais como: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc., são informadas através deste evento, o qual deve ser utilizado tanto para segurados "empregados", quanto para outros trabalhadores sem vínculo de emprego (avulsos, diretores não empregados, cooperados, etc.). Não deve ser utilizado em alteração de vínculo de trabalho; Vale ressaltar que este evento e alterações pertinentes ao trabalhador serão válidas após a data da ocorrência. Composição Eventos Não Periódicos S2240 Alteração de Contrato de Trabalho Evento utilizado para alterações do contrato de trabalho, tais como: remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato de trabalho, local de Trabalho, cargo ou função, jornada de trabalho, etc. Deverá estar de acordo com a carteira de trabalho. 18

20 Composição Eventos Não Periódicos S2260 Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) Evento enviado para comunicar acidente de trabalho envolvendo o trabalhador, ainda que não haja afastamento de suas atividades laborais. Se houver afastamento do trabalhador em decorrência do acidente, também deverá ser enviado (em seguida e em outro arquivo) o evento de afastamento temporário. O evento deverá ser enviado no primeiro dia útil após o incidente. S2280 Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) Evento que detalha as informações relativas ao último ASO efetuado para o trabalhador. Assim como nos demais arquivos de eventos, a retificação do "trabalhador" ou do "vínculo" ao qual se refere o evento não é permitida. Composição Eventos Não Periódicos Obrigatório o CRM do médico e UF; Controle e agendamento a fim de evitar vencimento de prazos. 19

21 Composição Eventos Não Periódicos S2320 Afastamento Temporário S2325 Alteração de Motivo de Afastamento S2330 Retorno de Afastamento Temporário Eventos utilizados para comunicar afastamento temporário do trabalhador, bem como eventuais alterações, prorrogações e retorno O evento tem que seguir os código predefinidos de motivos de afastamento. Os eventos S2325 e S2330 só deve ser enviado após a data do evento S2320 S2340 Estabilidade - Início S2345 Estabilidade - Término Eventos que indicam a entrada e saída do trabalhador na condição de estável em relação ao vínculo que se refere o evento. Composição Eventos Não Periódicos Revisão da gestão e controles das ocorrências de eventos de estabilidade. 20

22 Composição Eventos Não Periódicos S2360 Condição Diferenciada de Trabalho Início S2365 Condição Diferenciada de Trabalho - Término Estes eventos se destinam a registrar as condições de inicio e término do trabalho do empregado, indicando a prestação de serviços em condições insalubres e/ou perigosas, além da especificação da exposição a fatores de riscos e respectivas medidas de controle. As informações prestadas neste evento irão integrar o perfil profissiográfico previdenciário do trabalhador. Evento informativo que não influencia na RUBRICA da folha de pagamento. S2400 Aviso Prévio S2405 Cancelamento de Aviso Prévio O evento S2400 se destina a registrar a comunicação do aviso prévio e cancelamento dado pelo empregador ao empregado, ou recebido pelo empregador e dado pelo empregado. No caso do evento S2385 destina-se ao cancelamento que deve ser utilizado apenas quando a empresa, após comunicar o aviso prévio ao trabalhador, decide cancelar o mesmo. Composição Eventos Não Periódicos Reorganização dos processos e controles de aviso prévio para envio dos respectivos eventos e não sofrer penalidades da legislação trabalhista. 21

23 Composição Eventos Não Periódicos S2600 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Início Eventos utilizados para prestar informações cadastrais e alterações relativas a trabalhadores que não possuem vínculo empregatício com a empresa, como trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais (diretores não empregados, cooperados, etc.). Evento relacionado aos controles e gestão dos dados de pessoas sem vínculo de emprego (autônomos, conselheiros, etc.). S2620 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego Alteração Contratual Evento utilizado para atualização de informações contratuais relativas a trabalhador que não possui vínculo empregatício com a empresa, tais como diretor não empregado, servidor público indicado para conselho ou órgão representativo, etc. Composição Eventos Não Periódicos Evento relacionado aos controles e gestão dos dados de pessoas sem vínculo de emprego (autônomos, conselheiros, etc.). 22

24 Composição Eventos Não Periódicos S2680 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego Desligamento Evento utilizado para prestar informações sobre o encerramento de contrato ou de vinculação com a empresa de trabalhador sem vínculo empregatício, tais como trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais (diretores não empregados, cooperados, etc.). Evento relacionado aos controles e gestão dos dados de pessoas sem vínculo de emprego (autônomos, conselheiros, etc.). S2800 Desligamento Este evento se destina a registrar o desligamento do trabalhador do quadro da empresa. A princípio, deve ser o último evento relativo a um determinado vínculo trabalhista". Composição Eventos Não Periódicos Na reintegração deverá ser gerado um novo número de matrícula para composição do evento. 23

25 Composição Eventos Não Periódicos S2820 Reintegração por Determinação Judicial Evento enviado em caso de reintegração de trabalhador previamente desligado da empresa. É o único tipo de evento que pode ser enviado com data posterior a data do evento de desligamento. A partir do envio do evento, fica restabelecido o vínculo de trabalho. Na reintegração deverá ser gerado um novo número de matrícula para composição do evento. S1100 Abertura Evento utilizado para indicar o início do envio dos eventos periódicos, que são compostos de folha de pagamento e outras informações que compõe a declaração mensal do esocial. Todos os demais eventos periódicos somente poderão ser enviados após a transmissão desse evento. Composição Eventos Periódicos Retificações de informações relativas aos eventos periódicos também deverão ser precedidas desse evento, com o indicativo "Retificação". 24

26 Composição Eventos Periódicos S1300 Pagamento Diversos Evento onde são prestadas as informações relativas aos pagamentos diversos pagos efetuados a pessoas físicas e jurídicas, inclusive rendimentos pagos a residentes e domiciliados no exterior. Os pagamentos ocorridos durante o mês devem ser agrupados por beneficiário e por código de rendimento, sendo gerado apenas um evento para cada código de rendimento. S1200 Remuneração do Trabalhador Evento utilizado para prestar informações da remuneração de cada trabalhador no mês de referência, utilizado tanto para os segurados empregados, quanto para contribuintes individuais, avulsos, etc. Para recepção deste evento é necessária a existência de evento prévio de "Abertura" (ou de retificação) para o período ao qual se refere a remuneração. As informações contidas no evento ficarão pendentes, e somente terão validade após o envio do evento de encerramento da e-social. Composição Eventos Periódicos Compreende-se como trabalhador qualquer pessoa que possua vínculo com a empresa. 25

27 Composição Eventos Periódicos S1800 Espetáculo Desportivo Leiaute utilizado pela entidade promotora do evento que envolva associação desportiva que mantém clube de futebol profissional, para informação de todas as receitas relacionadas ao evento desportivo, tais como venda de ingressos, publicidade, propaganda, transmissão, licenciamento, etc. A geração do arquivo é feita de forma diária, por entidade promotora do evento, informando um ou mais eventos desportivos realizados naquela data. Nas datas em que não ocorrerem eventos, não é necessária a geração do arquivo. S1310 Outras Informações Serviços Tomados Evento onde são prestadas as informações relativas aos serviços prestados por terceiros mediante cessão de mão de obra ou empreitada, com as correspondentes informações sobre as retenções efetuadas pela empresa declarante. Via de regra o evento é preenchido por PJ, sendo aceito para PF apenas no caso dos serviços serem prestados mediante empreitada parcial em Obra de Construção Civil da PF. Composição Eventos Periódicos Revisão dos contratos com terceiros para garantir o compliance. 26

28 Composição Eventos Periódicos S1320 Outras Informações Serviços Prestados Evento onde são prestadas as informações relativas aos serviços prestados mediante cessão de mão de obra pela empresa declarante, com a identificação das empresas contratantes e das notas fiscais emitidas. O evento é de preenchimento exclusivo de PJ. Revisão dos contratos já firmados para garantir o compliance; Cuidado para que a atividade fim da empresa não seja terceirizada ultrapassando os limites da legislação. S1330 Outras Informações Serviços Tomados de Cooperativa de Trabalho Evento preenchido exclusivamente pela empresa contratante de serviços prestados por cooperados por intermédio de cooperativa de trabalho. Composição Eventos Periódicos Identificação de todos os tipos de cooperativas que prestam serviços para a empresa (taxis, transporte coletivo, médicos, etc.). 27

29 Composição Eventos Periódicos S1340 Outras Informações Serviços Prestados pela Cooperativa de Trabalho Evento preenchido exclusivamente por Cooperativa de Trabalho, identificando as empresas tomadoras de serviços da cooperativa e detalhando as notas fiscais de serviços prestados pela cooperativa. As informações de serviços prestados pelas cooperativas devem estar alinhadas com os informes das empresas tomadoras. S1350 Outras Informações Aquisição de Produção Evento utilizado para informar a aquisição de produção, devendo ser preenchido nas seguintes situações: Pelas pessoas jurídicas em geral, quando efetuar aquisição de produtos rurais de pessoa física; Por pessoa física (intermediário) que adquire produção de produtor rural pessoa física ou segurado especial para venda no varejo a consumidor final pessoa física; Por Entidade inscrita no Programa de Aquisição de Alimentos (PAA), quando a mesma efetuar a aquisição de produtos rurais no âmbito do PAA, de produtor rural, pessoa física ou pessoa jurídica. Composição Eventos Periódicos Formalização da relação entre produtores rurais (pessoas físicas) e empresas. 28

30 Composição Eventos Periódicos S1360 Outras Informações Comercialização da Produção Evento utilizado pelo produtor rural pessoa física e pelo segurado especial, para prestar informações sobre a comercialização da produção, e também pelas Agroindústrias e demais Produtores Rurais pessoa jurídica, devidamente identificadas conforme classificação tributária, com as informações relativas a comercialização da produção pelo estabelecimento identificado no registro superior. Formalização da relação entre produtores rurais (pessoas físicas) e empresas. Composição Eventos Periódicos S1370 Outras Informações Recursos Recebidos ou Repassados para Clube de Futebol Evento onde são informados os recursos repassados pela empresa para associação desportiva que mantêm clube de futebol profissional. Também é utilizado pela própria associação desportiva para informação dos recursos recebidos de terceiros. Envolver as áreas jurídica e marketing. 29

31 Composição Eventos Periódicos S1380 Inf. Complementar da Desoneração Evento preenchido exclusivamente por empresa enquadrada na classificação tributária [05] (empresas de TI, TIC e Call Center de que trata a Lei /2008) ou [12] (empresa enquadrada nos artigos 7 a 9 da Lei /2011). As informações destacadas no esocial devem ser as mesmas destacadas na obrigação EFD Contribuições. Composição Eventos Periódicos S1390 Receita de Atividades Concomitantes Evento obrigatório para empregador cuja {classtrib} é igual a [03], ou seja, empresa enquadrada no regime de tributação Simples e cuja tributação previdenciária seja substituída e também não substituída. Nos demais casos, o evento não deve ser informado. Avaliar as atividades concomitantes da empresa. 30

32 Composição Eventos Periódicos S1399 Encerramento Evento de encerramento da transmissão de eventos periódicos. Evento obrigatório no encerramento da folha. 4 Cronograma do Projeto 62 31

33 Cronograma 63 5 Principais Impactos 64 32

34 Principais Pontos de Impactos Base de Dados Processos Atuais Base de Dados Sistemas de Informação Saneamento do Cadastro de Empregados Ativos Com certeza esta será uma das atividades mais trabalhosa e importante para garantir o sucesso da implantação do esocial. O trabalho consiste na qualificação e atualização das informações atuais e complemento de campos novos, como o código do IBGE por exemplo. A RFB vai abrir um período de consulta para que as empresas consultem a situação do cadastro de seus empregados ativos

35 Base de Dados Tabela Padrão de Rubricas da RFB Pode haver mais de uma rubrica da empresa com a mesma classificação na tabela padrão (n-1), mas não pode haver uma rubrica da empresa com mais de uma classificação na tabela padrão (1-n). Atenção especial na classificação tributária das rubricas. Identificação dos processos judiciais no caso de rubricas que tiveram sua classificação tributária alterada por decisão judicial. Base de Dados Revisão de Cadastros e Tabelas em Geral Análise dos demais cadastros e tabelas dos sistemas atuais, além do cadastro de empregados, que serão impactados pelo esocial para identificação da necessidade de atualização de informações e/ou inclusão de novos campos. Cabe ressaltar que esta revisão se faz necessária também para as informações relacionadas ao processo de retenção e substituição da contribuição previdenciária

36 Processos Atuais Necessidade de uma ampla revisão dos processos atuais Vários processos de diferente áreas serão afetados pelo esocial, principalmente por causa dos eventos não periódicos. Cabe uma atenção especial para os eventos de admissão e férias, pois talvez estes sejam os eventos não periódicos de maior impacto na cultura das empresas. Sistemas de Informação Atualização dos sistemas de informação Os sistemas eletrônicos de informação utilizados pela área de RH deverão sofrer um volume significativo de alterações, inclusive no modelo de dados, para adequação ao esocial. Os sistemas eletrônicos de informação utilizados pela área fiscal e jurídica deverão sofrer alterações para adequação dos eventos relacionados a retenção e substituição da contribuição previdenciária e controle dos processos judiciais

37 Quando devo iniciar as primeiras ações?

38 Links Importantes

39 Contato: 38